办公室公文处理职责 总结(共6篇汇总)

第1篇办公室公文处理制度

临河区人民政府办公室公文处理制度

为了提高办公室公文处理的质量和效率，保证政务工作高效运转，特制定如下制度。

一、公文管理

1．凡上下级来文，一律由办公室文书统一收发、登记、备案、用印、归档和销毁。

2．办理文件在运转过程中，均要经办公室文书和综合秘书传递，不得横传，以防丢失或压误。

3．各类密级文件，按照政府领导批示，需有关部门阅知办理的，由对应的综合秘书通知承办部门领导阅办，阅办人员不得将原件和批示复印件带走。

二、公文审批

1．各镇、办事处、区直各单位报送区政府审批的公文，按照区长、副区长分工负责的原则办理。

2．区政府办公室负责区政府各类公文的处理及承办工作。各镇、办事处、区直各单位报送的公文，经办公室文书登记后，按照自下而上逐级审核把关、逐级送审签批的原则进行，防止倒签文件。

3．各镇、办事处，区直各单位报送区政府的公文，除领导有特殊要求或紧急事项外，不得直接报送政府领导个人，更不得多头主送。未经区政府办公室受理而直接报送政府领导的公文，一般不予接受，不作批示。对符合要求的公文，根据政府领导分工呈报，重大问题需报送区长审批；对不符合要求的公文不予受理或退回报送单位修改完善后重报。公文的审批，部门负责人未提出意见的，副区长不予受理；分管副区长未提出意见的，区长不予受理。对报送区政府的请示事项应及时答复来文单位，紧急事项三天内办理完毕。各单位向区政府上一级呈报公文，必须经分管副区长和区长审核同意后上报。

4．上三级公文由区政府办公室主任阅送区长或常务副区长批签，传阅各副区长。

5．区政府的重要文件要呈送区长审批，涉及全局的重大问题要由区政府党组会议或常务会议集体讨论决定。

三、发文程序及要求

(一)发文程序

1．授意。区政府领导向综合秘书交代拟稿任务和制发文件的目的、总体思路、主要内容和措施，综合秘书要认真领会、理解领导意图。

2．拟稿。区政府办公室综合秘书负责撰拟相关材料，按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，做到内容、文字、格式规范。

3．审核。文稿由区政府办公室分管文字工作的副主任负责审核；会议纪要和特殊情况下的文稿可由交办领导直接审核。未经

区政府办公室审核通过的文稿，不准直接送领导签发。

4．签发。凡区政府发出的文件由区长、副区长按分工签发；凡政府办发出的文件由办公室分管副主任审核后由办公室主任签发；办公室的重要文件由分管副区长签发；须区长签发的文件，由办公室主任审签把关后呈区长签发。

(二)发文要求

1．以区政府名义制发的下行文或平行文，经办公室分管副主任把关，由区长或区长授权的副区长签发。内容涉及全局的重大问题，由分管副区长审核后，送区长或常务副区长签发；区政府制发的上行文，由区长或常务副区长签发。提请区人民代表大会及常务委员会审议的议案和规范性文件，以及涉及方针、政策等重大问题的文件，由区长签发。

2．以区政府办公室名义的发文，经办公室分管副主任把关后，由办公室主任签发，特殊情况下可由办公室主任委托副主任签发。涉及政府工作的重要问题，须经区长或副区长审阅后，由办公室主任签发。

3．以区委、政府两办联合发文，先由办公室分管副主任把关后，由两办主任签发。重要文件需呈送区委、政府分管领导审签后，由两办主任签发；以区委、政府联合发文，先由办公室分管副主任把关，两办主任审核，然后由分管副区长审签并送呈区委分管领导审签后，由区委、政府主要领导签发。

4．凡以区政府名义召开的专题会议所形成的各类文件，包括会议纪要、领导讲话等会议材料，区政府不再批转；会议上已经

明确和解决的问题，不再另行发文。

5．严格控制公文规格和发文数量，可发可不发的公文一律不发；可以政府办公室名义制发的文件不以政府名义制发；属政府部门职权范围内的事项，应由部门自行发文或联合发文，不以政府或政府办公室行文，联合行文应明确主办单位。

四、公文草拟、印制、归档及督办要求

(一)文件草拟时限

1．区政府领导的讲话材料，要提前与有关部门进行衔接，待会议时间确定后，立即修改初稿，提前2天将初稿送领导审定。

2．常务会议纪要原则上2日内完成初稿，经分管副主任把关、主任审阅后呈送区长签发。

3．专题研究事项的会议，需要整理会议纪要的，原则上要在当日完成初稿，特殊情况不超过2个工作日内完成初稿，经分管副主任把关、主任审阅后呈送区长或副区长签发。

(二)文件印制要求

1．公文打印要保证质量，公文校对后的修改要认真细致，修改后要进行复查，以防错改和漏改。

2．公文装订要整齐规范，不得出现倒装、缺页、复页、顶页、缺行、斜装、油污等现象。

3．一般性文件不超过半个工作日印出，紧急公文必须按要求及时印完。

4．签发程序完成后方可印制材料。

(三)公文归档要求

1．公文办理完毕后，应及时整理归档，个人不得保存应归档的文件。

2．归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3．政府召开的重要会议和举办的重大活动形成的文件材料(包括记录、录音、录像、照片等)，由组织会议或活动的人员整理后交综合秘书归档。

4．联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存复印件或公文副本。

5．归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

(四)文件督办

对上级人民政府及各部门和区人民政府、区人民政府办公室文件中要求贯彻落实的事项，以及区人民政府领导指示和交办的重要事项，采取印发督查督办通知、电话通知等形式，督促承办单位按时办理。具体由区委、政府督查室负责督促。

二〇一一年三月三十一日

第2篇办公室公文处理办法

学院办公室

关于印发公文处理办法的通知

本校各单位、附属医院

《学院公文处理办法》已经学校同意，现印发给你们，请遵照执行。

学院办公室 2016年3月18日

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学院办公室 2016年3月18日印发

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学院公文处理办法

第一章总则

第一条为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发?2012?14号）、《党政机关公文格式》和省市关于公文处理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条公文是学校依法实施领导、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级精神和学校政策，公布规章制度，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条学校办公室是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文处理工作。

第二章行文规则

第六条学校常用的公文种类有

（一）决议。适用于党代会、教代会、工代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和人员。

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（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布学校规章制度，要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况或宣传表彰先进、批评指出错误。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求答复和审批事项。

（十）纪要。适用于记载、表达会议主要精神和议定事项。第七条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。严格控制公文数量，凡上级已有具体政策措施和明确规定、可直接组织贯彻落实的，上级文件未提出制定具体贯彻意见要求的，照搬照转上级文件的，学校现行文件规定仍然适用的，内容与已发文件雷同或没有实质内容的，可以通过协调或其他方式解决的，一般不再发文。校领导在会议上的报告、讲话及会上已印发的经验交流材料，一般不再以文件形式印发。凡属校内部门职权内可自行发文或几个部门联合行文能够解决的，不再以学校名义发文。校内非常设协调机构人员调整，该机构负责人没有变动的，不再另外行文。

第八条行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不—

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得越级行文。

第九条行文应当贯彻党、政分开的原则。凡属党务方面的工作，以校党委名义发文；属政务方面的工作，以学校名义发文。涉及学校重大事项、决定时，经主要负责领导签发，可以党政联合行文。

第十条校党委、学校可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。学校办公室是唯一能受校党委、学校委托对外行文的部门，学校其他单位不得对外行文。学校纪委、工会、团委可以根据工作需要，经校领导签发后，以各自名义对外行文。

第十一条根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定

（一）上行文。以校党委、学校的名义对上行文，一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。公

文遵循一文一报原则，一般不多头分送，因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。

下级单位向校党委、行政报送请示或报告，主送机关为学院党委、学院，不能直接报送校领导个人。下级单位的请示事项，如需以校党委或学校名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后报校办公室处理，不得原文转报上级单位。

落实上级单位领导批示的情况报告，需附领导批示复印件。向上请示问题和报告工作要分开，不得将请示、报告混用。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事

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项

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

机关部门在其职权范围内，可以就一些具体业务工作向学校其他单位行文。涉及多个部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得行文。

学校正式编制外常设的临时协调、工作机构，以其办公室所挂靠部门的名义向学校其他单位行文。非常设机构在其职权范围内，可以向学校其他单位行文。

特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。

（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以校党委、学校或校办公室函件形式回复。

（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。

第三章公文拟制

第十二条学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

第十三条学校公文起草应当做到

（一）符合国家的法律、法规及其他相关规定，完整准确—

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体现发文意图，并同现行有关公文衔接；分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。

（二）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公文涉及其他单位职权范围事项的，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。经协商不能取得一致意见的，由主办单位报送上级领导协调或者审定。

（四）严格控制公文篇幅，校内发文除重大决策部署外，普发类文件正文一般不超过3000字；报送上级的请示一般不超过1500字；校内请示一般不超过1200字。

第十四条校级公文的报批。各单位拟申请以校党委、学校名义行文，应由本单位负责人审核、签字，涉及其他单位的，须由拟稿单位和共同经办单位负责人会签，并准确填写公文处理单。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。

校级公文签发前须经学校办公室核稿，不得直接报送校领导审签。校办公室审核重点行文理由是否充分，行文依据是否准确；是否符合发文单位的职权范围，发文意图是否完整准确体现，文种是否正确；格式是否规范；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；同现行有关公文是否衔接，有无矛盾；提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行；涉及其他单位的事项是否经过协商一致；文字表达是否准确、简练，附件是否齐备、题目是否一致；涉密文件、内部文件的密

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级、印发传达范围是否准确等。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。审核合格的公文由校办公室提交校领导签发。

校办公室对各单位报送的公文应当及时审核、报批，普通公文审核期限一般不超过2个工作日，紧急公文应当及时审核。

第十五条

校级公文的签发。综合性的、重大的问题，由校办公室呈送党委书记、校长签发；日常工作例行性和业务性的专项问题，由校办公室呈送分管校领导签发。

校领导和各单位负责人对报请签发的各类公文，要及时批阅。办理紧急公文时，遇到相关校领导在外出差的，可电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。

第十六条公文的制发包括以下主要程序

（一）复核。签发后的公文在印发前须经校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审定稿。

（二）编号、套红。复核合格的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。

（三）印制。公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约，—

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原则上对内发文以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布，除印制少数存档外，不再印发纸质公文。有特殊要求需要印制的公文，由校办公室印制，普通公文印制时间不超过1个工作日，紧急公文应当立即印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十七条拟制涉密公文应当按有关规定办理。

第四章收文办理

第十八条学校收文办理包括接收、登记、初审、承办、催办、答复等主要程序。

（一）接收、登记和初审。接收校外来文包括上级单位及其他外单位来文，接收校内来文包括校内各单位请示或报告等。校办公室对接收的文件进行编号，登记文题、来源、去向等信息。学校各单位收到上级正式公文或外出开会带回正式公文，必须送校办公室登记办理，不得直接签批或传阅。除领导直接交办事项外，各单位呈送校领导的请示或报告必须送校办公室登记办理，不得直接报送校领导个人。

校办公室收到学校各单位呈报的公文时应进行审核，审核重点是否应由该单位办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关单位的事项是否已协商、会签等。对不符合规定的公文，经校办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。

（二）承办。校办公室应将收到的公文分为传阅件和阅示件。传阅件应当根据公文内容、要求和工作需要，确定范围后

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及时分送传阅对象阅知或者批办；办理传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。阅示件应当提出拟办意见请有关校领导阅批或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。需要呈请校领导阅批的传真件，应当复制后办理。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，需报请校党委、行政审批的事项，承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。

（三）催办。校办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向校办公室主任和有关领导反馈办理情况。

（四）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十九条接收涉密公文应当按有关规定办理。

第五章公文管理

第二十条校级公文由校办公室统一管理。学校各单位应由专人统一管理公文。

各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十一条公文的立卷、归档。公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本及时整理（立卷）、归档。印制的校级公文，—

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校办公室应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后由校办公室保存备查。联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存其他形式的公文副本。

第二十二条公文的清退销毁。不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经校办公室负责人批准，可以销毁。

第二十三条公文的撤销和废止，根据职权范围和有关法律法规执行。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第二十五条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交校档案室。

第二十六条个人出差、开会带回的公文，应当视内容及工作需要交校办公室办理。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十七条新设立的单位应当向校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第二十八条违反规定擅自拟发的或者与上级规定、要求相抵触的公文，学校责令有关单位予以撤销，并予以通报。对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为，学校

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将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。

第六章附则

第二十九条学校公文含电子公文。学校电子公文处理工作的具体办法另行制定。学校外事方面的公文，依照外事主管单位的有关规定处理。

第三十条本办法适用于学校党委、行政及各二级单位书面形式的公文处理，学院附属医院公文处理工作参照本办法执行。

第三十一条本办法由校办公室负责解释。

第三十二条本办法自印发之日起施行，原有关规定同时废止。

附件学院公文格式

学院发文代字表

二级单位公文版头模板

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附件1

学院公文格式

第一条学校公文用纸采用A4型纸，左侧装订；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

第二条版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心之外。

（一）版头

发文机关标志。一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文单位全称或规范化简称。

以校党委名义或校党政联合发文，用“中共学院委员会文件”；以学校名义发文，用“学院文件”；学校办公室受权代校党委、学校发文，或其他需要以校办公室名义的发文，用“中共学院委员会办公室文件”“学院办公室文件”；校内各二级单位机关发文，用不带“文件”字样的各自单位名称作版头，如“学院教务处”“学院文化与传播学院”。

“中共学院纪律检查委员会”“中国教育工会学院委员会”“共青团学院委员会”分别用于校纪委、工会、团委制发公文。

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小初号小标宋体字，以醒目、美观、庄重为原则。

发文字号。由发文代字、年份和顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。

校党委、学校和学校办公室文件的发文代字由校办公室确定。校党委或校党委、行政联合发布重要决定、重要事项用“莆

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院党发”；以学校名义发布重要决定、重要事项用“莆院发”；以校党委或校党委、行政联合对校外单位行文用“莆院党”，发函用“莆院党函”；以学校名义对校外单位行文用“莆院”，发函用“莆院函”。其他以校党委或学校名义的发文，根据涉及工作范围确定发文代字，分别为“莆院党XX”和“莆院XX”。学校办公室受权代校党委、学校发文发布重要决定、重要事项用“莆院党办发”“莆院办发”；校办公室受权代校党委、学校对外行文用“莆院党办”“莆院办”，发函用“莆院党办函”“莆院办函”；其他需要以校办公室名义的发文用“莆院党办综”“莆院办综”。涉及校内常规工作、事务性工作的通知，一般情况的通报，要求相关单位报送有关材料、数据等，一般以发文单位标志为“学院办公室”的信函形式印发，发文代字为“便函”；此类公文不计入学校正式公文，办理完毕后由校档案室统一归档并保管10年，不作永久保存。

校内各二级单位根据《学院发文代字表》标注发文代字，联合行文时使用主办单位的发文代字。二级单位有变动调整的，发文代字由校办公室作相应调整。

年份、顺序号用阿位伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“”括入。顺序号不加“第”字，不留虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

标题。一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送单位。公文的主要受理单位，应当用全称或规范化简称，或者同类单位的统称。

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编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格；主送单位之间用顿号或逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记，标注方法同抄送单位。

正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心，特殊情况可适当调整。文中的数字、年份不能断开回行。

附件说明。公文附件的顺序号和名称。

说明附件时，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文单位署名、成文日期和印章。

发文单位署名，署发文单位全称或者规范化简称。

成文日期，署签发人签发或者会议通过的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排。

印章，公文除会议纪要外，应当加盖发文单位印章。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准

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居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，一般应在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字（有序号时带序号）用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字（有序号时带序号），如“莆院党发?2015?1号附件1”。

（三）版记

抄送单位。除主送单位外的其他需要执行或者知晓公文内容的单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，在最后一个抄送单位名称后标句号。

如需把主送单位移至版记，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位臵于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

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印发单位和印发日期。

公文的印发单位和印发日期，一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送单位、印发单位和印发日期下各印一条长度同版心宽度的分隔线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（四）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三条除第二条中的基本组成部分和格式外，有的学校公文还应包括份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附注。

（一）份号

公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在公文首页版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★15年”。

（三）紧急程度

公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应

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当分别标注“特急”“加急”。

标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）签发人

上报的公文需标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。

上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，编排在发文机关标志下空二行位臵，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（五）附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

第四条学校公文如需附表，对横排A4纸型表格，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

对A3纸型表格，单面印刷时，表头边缘居左与A4纸文稿共同装订，多余部分折叠美观、易翻，与A4纸文稿对齐。

第五条学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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第六条信函的格式除下列特别要求外，均与其他公文种类相同。

发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称，上边缘至上页边为30mm，居中排布，用小初号红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为一行。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下一行。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为一行。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

第七条

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

除校党委会议、校长办公会议、学校专题会议外，其他会议纪要格式可以根据实际制定。

第八条学校公文的制版版面应干净无底灰，字迹清楚无

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断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

学校公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

学校公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，误差允许±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。包本装订的公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

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附件2

学院发文代字表

一、校党委文件、信函

莆院党发发布重要决定、重要事项的对内行文莆院党综涉及综合工作的对内行文莆院党纪涉及纪检工作的对内行文

莆院党组涉及党建、组织工作的对内行文莆院党干发布干部任免事项的对内行文莆院党宣涉及宣传思想工作的对内行文莆院党统涉及统战工作的对内行文

莆院党群涉及工会、共青团等群团工作的对内行文莆院党对外行文莆院党函对外发函

二、学校文件、信函

莆院发发布重要决定、重要事项的对内行文莆院综涉及综合工作的对内行文

莆院监涉及监察、审计工作的对内行文

莆院人涉及人事工作、发布行政干部任免事项的对内行文莆院教涉及教学工作的对内行文莆院学涉及学生工作的对内行文

莆院研涉及学位点建设、研究生工作的对内行文莆院招涉及招生工作的对内行文莆院就业涉及就业工作的对内行文莆院科涉及科研工作的对内行文莆院建涉及基建工作的对内行文莆院后涉及后勤工作的对内行文

莆院资涉及资产设备工作的对内行文莆院财涉及财务工作的对内行文

莆院外涉及对外合作交流、外事工作的对内行文

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莆院保涉及安全稳定、保卫工作的对内行文

莆院人武涉及人民武装、征兵、国防教育工作的对内行文莆院图涉及图书、文献资源建设工作的对内行文莆院医涉及医学教育、附属医院工作的对内行文莆院继教涉及继续教育工作的对内行文莆院对外行文莆院函对外发函

三、学校办公室文件、信函

莆院党办发受权代校党委发布重要决定、重要事项的对内行文莆院办发受权代学校发布重要决定、重要事项的对内行文莆院党办综以党委办公室名义对内行文莆院办综以学校办公室名义对内行文莆院党办受权代校党委对外行文莆院办受权代学校对外行文莆院党办函受权代校党委对外发函莆院办函受权代学校对外发函

便函涉及校内常规工作、事务性工作的对内行文

四、校纪委、工会、团委文件

莆院纪校纪委对内、对外行文莆院工校工会对内、对外行文团莆院委校团委对内、对外行文

五、行政机关、教辅单位文件组织组织部对内行文宣传宣传部对内行文统战统战部对内行文机关党机关党委对内行文监审监审处对内行文人事人事处对内行文教务教务处对内行文科研科研处对内行文学生学生处对内行文

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基建基建处对内行文后勤后勤处对内行文

资产资产设备处对内行文财务财务处对内行文

外事对外合作交流处对内行文保卫保卫处对内行文武装武装部对内行文医学医学部对内行文

仙游校区仙游校区管委会对内行文图书图书馆对内行文

继教继续教育学院对内行文

技术现代教育技术中心对内行文思政思政教研部对内行文基医基础医学部对内行文实验实验中心对内行文

六、二级学院文件

文传文化与传播学院对内行文

文传党文化与传播学院党委对内行文外语外国语学院对内行文

外语党外国语学院党委对内行文数学数学学院对内行文

数学党数学学院党委对内行文

环生环境与生物工程学院对内行文

环生党环境与生物工程学院党委对内行文机电机电工程学院对内行文

机电党机电工程学院党委对内行文信息信息工程学院对内行文

信息党信息工程学院党委对内行文土木土木工程学院对内行文

土木党土木工程学院党委对内行文美术工艺美术学院对内行文

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美术党工艺美术学院党委对内行文音乐音乐学院对内行文

音乐党音乐学院党委对内行文体育体育学院对内行文

体育党体育学院党委对内行文管理管理学院对内行文

管理党商学商学党护理护理党药技药技党临床临床党基教基教党—

24 —管理学院党委对内行文商学院对内行文

商学院党委对内行文护理学院对内行文

护理学院党委对内行文

药学与医学技术学院对内行文

药学与医学技术学院党委对内行文临床医学院对内行文

临床医学院党委对内行文基础教育学院对内行文

基础教育学院党委对内行文

附件3 二级单位公文版头模板

中共学院委员会组织部

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中共学院委员会宣传部

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26 —

中共学院委员会统战部

— 27 —

中共学院机关委员会

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28 —

学院监察审计处

— 29 —

莆田学院人事处—

30 —

莆田学院教务处— 31 —

莆田学院科研处—

32 —

莆田学院学生处— 33 —

莆田学院基建处—

34 —

莆田学院后勤处— 35 —

学院资产设备处

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36 —

莆田学院财务处— 37 —

学院对外合作交流处