文书档案建档规范
四、文书档案建档规范
1 总则
1.1 为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。
1.2 本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。
2 规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
D3JT 22-2000(归档文件整理规则)。
DA/T l—2000(档案工作基本术语)
3 术语
3.1 立档单位(fonds constituting unit)
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
3.2文书档案(administrative archives)
指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。
3.3文件(record；document)
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
3.4 原件(original document)
最初产生的区别于复制件的原始文件。
3.5 复制件(copy；duplicated document)
与原件内容相同的复制品。
3.6 文稿(draft；manuscriot)
文件起草过程中形成的历次稿件，可分为草稿和定稿两种。
3.7 文本(text；version)
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
3.8 手稿(manuscripts)
作者手写或打字等方式制作的原稿。
3.9 归档文件(archived rdes)
在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3.10 件(douccument)
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。
3.11 归档文件整理(arrangement of archived files)
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
4 基本要求
4.1 单位应将文书档案建档工作列入各职能部门的工作内容和管理职责。
4.2兼职档案人员年度考核、晋职晋级时，单位应要求综合档案室提供归档情况。
5 管理职责
5.1 院档案主管部门
5.1.1 制定文书档案工作规范，对文书档案建档工作提出要求。
5.1.2 负责对院属单位文书档案建档工作进行监督、检查及业务指导。
5.2 单位主管领导
5.2.1 加强对本单位文书档案工作的领导，把文书档案工作纳入议事日程。
5.2.2 落实文书档案建档工作所需的工作条件。
5.3 单位职能部门
5.3.1 负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。
5.3.2 参与本部门归档文件材料保管期限的划分。
5.4 综合档案室
5.4.1 负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》。
5.4.2 检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。
5.4.3 督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。
5.4.4 负责审定归档文件材料保管期限的划分。
5.5 兼职档案员
5.5.1 负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。
5.5.2 负责本部门归档文件的整理、归档。
5.5.3 对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。
6 文件材料归档范围和质量要求
6.1 归档范围
6.1.1 凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。
6.1.2 院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。
6.2 不归档范围
中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。
6.3 质量要求
6.3.1 归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。
6.3.2 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。
6.3.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
6.3.4 未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。
7．归档文件的分类与整理
7.1 归档文件的分类
中国科学院归档文件一般采用年度一问题(机构)一保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
7.2 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。
7.3 保管期限的划分
保管期限分为永久、长期(16—50年)、短期(15年以下)三种。(当国家对保管期限有新的规定时，执行新规定。)
7.4 归档文件的整理方法
7.4.1 归档文件的整理单位
归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；正文与附件为一件，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册(本)为一件；来文与复文为一件，也可各为一件。
7.4.2 修整
有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
7.4.3 装订
归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理单在前，文件在后。
7.4.4 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内(这里“保管期限”即为最低一级类目)，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
7.4.5 编号
归档文件依分类表和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章式样见附录图Dl。
7.4.5.1 全宗号：院档案馆给本单位的全宗编号。
7.4.5.2 年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
7.4.5.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
7.4.5.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
7.4.5.5 问题(机构)分类
作为分类类目的问题(机构)名称，或其规范化简称。
7.4.6 编目
归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录式样见附录图D2。
7.4.6.1 件号：填写室编件号。
7.4.6.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人
7.4.6.3 文号：文件的发文字号。
7.4.6.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可依据文件内容自拟标题，标题外加“[]”号。
7.4.6.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。7…46.6页数：每份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
7.4.6.7 备注：注释文件需说明的情况。(如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项填写不下，可在备考表中做详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。) .
7.4.6.8 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
7.4.6.9 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面式样见附录图D3。
7.4.7 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
7.4.7.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒式样见附录图D4(a)。
7.4.7.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项式样见附录图D4(b)、附录图I)4(e)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
7.4.8 备考表
备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。备考表式样见附录图D5。
7.4.8.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。也可以是文件目录备注项中加有“*”号标示，需要注释的详细说明。
7.4.8.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
7.4.8.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
7.4.8.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
8．档案接收
8.1 接收时间：文书档案在次年六月底以前接收完毕。8.2交接手续
8.2.1 归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合档案室检查验收。
8.2.2 综合档案室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。
8.2.3 质量检查符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合档案室备查。
附录B
院属单位文书档案归档范围及保管期限参考表
人物档案归档范围和保管期限表
人物档案归档范围和保管期限表 序号归档范围保管期限 1 著名人物生平传记材料类：反映著名人物的生平历史的各类书表，永久 如参加党、团组织的申请书、志愿书、个人履历表等；各种证件， 如会员证、专利证、代表证等；自传、日记、个人回忆录、思想 总结、汇报、自我鉴定、口述的历史材料等 2 任免奖惩材料类：有关著名人物的职务任免通知、委任状、任命书、永久 聘书、奖惩通报、奖状、奖杯、奖品、喜报、荣誉证书、证章、领 导题词以及各种学术科研成果的获奖证书 3 文件材料类：反映著名人物各个时期出席各种重要会议及重要活动永久 的通知、工作报告、文章、演讲稿、讲话、题词、日记、典型发言 材料、工作笔记、学术思想手稿等 4 学术性材料类：著名人物撰写出版的各种著作、译著、正式出版的永久 教材、研究成果、论文、参考书、重要讲义、重要讲稿、专利材料、 学术手稿等 5 社会评价性材料类：广播电视新闻和报刊杂志有关著名人物的报道、永久 介绍、纪念性材料、先进事迹的宣传、反映名人成就的作品及研究 成果；社会对著名人物的研究、介绍、评价材料 6 通讯材料类：反映著名人物社会活动、国际交往、职务工作和学术永久 方面具有保存价值的来往书信、便笺、电报、传真、电话记录、通 知、通讯录等材料 7 声像材料类：反映著名人物各个时期的学术活动、外事活动、政务永久 活动、以及家庭生活中具有保存价值的照片、底片、录音、录像、 影片、磁盘、光盘等 8 实物材料类：著名人物收藏的有重要保存价值的各种图书、资料、永久 字画、礼品、纪念品、著名人物使用过的具有保存价值的实物、 用品以及赠送给名人的礼品等 9 著名人物专题纪念活动材料：庆祝生日华诞、执教数载纪念庆典等永久 活动形成的讲话、贺信、贺词、回忆录、征文及已故著名人物追悼 会、人物塑像等活动中产生的文件材料 人物类档案 归档范围和保管期限表 1
文书档案管理实施细则
文书档案管理实施细则 1 目的 为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。 2 范围 适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。 3 职责 总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。负责对收集起来的档案进行重新编制件号、盒号、档号。 各部门负责人：对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文书档案工作进行监督、检查、指导和考核。 各部门档案管理人员：负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。 4 术语定义 编目：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。 归档文件目录：指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 编件号：是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份文件编一个件号。目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。 来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位/部门一栏填写公司全称加上部门全称。来源单位/部门名称太长可使用通用简称。过多时可以适当省略。批准通过的审批表，来源单位/部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。 文号：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。 档案名称：即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。 日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如：。 页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。
文件档案记录管理制度
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
科研课题档案建档规范
八、中国科学院大科学项目档案建档规范 1总则 1.1为加强中国科学院大科学工程项目(以下简称项目)档案建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统，发挥项目档案在运行、维修、管理和扩建、改建、技术改造等工作中的作用，制定本规范。 1.2本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责，规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和项目档案的验收、归档与移交，适用于中国科学院大科学工程项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的建档工作。 1.3项目建档工作除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准、规范的规定。 2规范性引用文件 下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。 GB/Tll822-2000((科学技术档案案卷构成的一般要求) GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》 DA/T28-2002(<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范) 3术语 3.1大科学工程项目(Largescalescientificconstructionproject) 是指大科学装置的建设项目，亦称作大科学装置建造工程，具有工程和研制双重特性。它包括大科学装置的建造及与其相配套的建筑物、构筑物和附属基础设施的建设。其组成见示意图(附录A)。 3.2大科学装置(Large-scalescientificfacility) 是指通过较大规模投入和工程建设来完成，建成后通过长期的稳定运行和持续的科学技术活动，以实现重要科学技术目标的大型设施。
按照不同的应用目的，大科学装置可分为三类：(1)为多学科领域的基础研究、应用基础研究和应用研究服务的，具有强大的支持能力的大型公共实验平台；(2)为特定学科领域的重大科学技术目标建设的专用研究装置；(3)为国民经济建设、国家安全和社会发展提供基础数据的重大公益基础设施。 3.3系统(System) 由若干相互联系和相互作用的部分(要素)，按一定的关系组成的具有特定功能的有机整体。它是大科学装置的有机组成部分。 3.4部件(Subassembly) 由若干零件装配而成的组件。它是系统的组成部分。 3.5零件(Member) 用来装配成部件的单个制件。它是部件的基本组成单元。 3.6单项工程(Unitofproject)具有独立的设计文件，可独立组织施工，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，它是构成建设项目的组成部分。对大科学装置而言，是指构成大科学装置的独立组成部分。 3.7单位工程(Subunitofproject) 具有独立的设计文件，可独立组织施工，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。它是单项工程的组成部分。 3.8分部工程(Subproject) 单位工程中可以独立施工的工程。它是单位工程的组成部分。 3.9分项工程(Subunit) 单位工程中最基本的计算单位。它是分部工程的组成部分。 分部工程按不同的施工方法和不同的规格等划分具体的分项项目。
小说人物备份档案
“嗜血玫瑰（Bloodthirsty rose）”泰伦斯·罗斯（Terrence Rose） “摇曳百合（swaying lili）”莉莉·亚尔珍特（Lily Al Jane's） “鬼魅之手（Hand of ghosts）”伊尔·桑托斯（Ealy Santos） “猎鹰之眼（Falcon eye）”范德尔·冯·曼施坦因（Vander Von Manstein） “神之左手（Left hand of god）”戈登·菲利普斯（Gordon Phillips） “疾风舞者（Strong wind dancer）”乔森纳尔·伊莱亚斯（Johnson Nall Elias） “旋风突袭（Cyclone Raid）”德里克·莱科宁（Derek Jones） “神之右手（Right hand of god）”凯文·菲利普斯（Kevin Phillips） “凤凰挽歌（Phoenix Dirge）”玛利亚·索尔达多（Maria S oldado） “真理色光（Truth Color）”希金斯·道尔顿（Higgins Dalton） “灭绝之源（Destroy the source of）”迪斯特里·安东尼（Destr oy Anthony） “黑影（shadows）”泰里克·琼斯·福特（Tyreke Jones Ford，T·J·Ford） “白发魔女（White Hair witches）”玛利亚·圣安东尼奥·达蒙（Maria SAN Antonio Damon）“死亡之翼（Death wings）”赫尔·菲尔德斯（Hull Fields） “决断之剑（Firm sword）”西蒙斯·塞德里克（Simons Cedric）
最新文书档案归档范围及保管期限管理规定资料
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
文书档案管理细则
文书档案管理细则 第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。 第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。 第三条职责 （一）办公室负责公司文书档案的管理。 （二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。 第四条文件材料的归档范围 （一）外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决 议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件 材料。 （二）公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重 要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、 总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件 材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简 报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、
计划、总结、重要简报等。 （三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间 公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。 第六条归档文件的系统性要求 （一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。 （二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使 案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件 应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单 位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需 要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。 第七条归档文件在技术加工方面的要求 （一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。 （二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。 （三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年； 年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、 批复时间立卷。 （四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。 （五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺， 概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达 意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要 超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。 （六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫
科研课题档案建档规范模板
科研课题档案建档 规范
八、中国科学院大科学项目档案建档规范 1 总则 1.1 为加强中国科学院大科学工程项目(以下简称项目)档案建档工作, 确保项目档案的完整、准确、系统, 发挥项目档案在运行、维修、管理和扩建、改建、技术改造等工作中的作用, 制定本规范。 1.2 本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责, 规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和项目档案的验收、归档与移交, 适用于中国科学院大科学工程项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的建档工作。 1.3项目建档工作除执行本规范外, 尚应执行国家现行有关标准、规范的规定。 2 规范性引用文件 下列标准所包含的条文, 经过在本规范中引用而构成为本规范的条文。 GB/Tl l822- ((科学技术档案案卷构成的一般要求) GB/T50328- 《建设工程文件归档整理规范》 DA/T28- (<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范) 3 术语 3.1 大科学工程项目(Large scale scientific construction project)
是指大科学装置的建设项目, 亦称作大科学装置建造工程, 具有工程和研制双重特性。它包括大科学装置的建造及与其相配套的建筑物、构筑物和附属基础设施的建设。其组成见示意图(附录A)。 3.2 大科学装置(Large-scale scientific facility) 是指经过较大规模投入和工程建设来完成, 建成后经过长期的稳定运行和持续的科学技术活动, 以实现重要科学技术目标的大型设施。 按照不同的应用目的, 大科学装置可分为三类: (1)为多学科领域的基础研究、应用基础研究和应用研究服务的, 具有强大的支持能力的大型公共实验平台; (2)为特定学科领域的重大科学技术目标建设的专用研究装置; (3)为国民经济建设、国家安全和社会发展提供基础数据的重大公益基础设施。 3.3 系统(System) 由若干相互联系和相互作用的部分(要素), 按一定的关系组成的具有特定功能的有机整体。它是大科学装置的有机组成部分。 3.4 部件(Subassembly) 由若干零件装配而成的组件。它是系统的组成部分。 3.5 零件(Member) 用来装配成部件的单个制件。它是部件的基本组成单元。 3.6 单项工程(Unit of project)具有独立的设计文件, 可独立组织施工, 竣工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程, 它是构成建
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词：文书工作；文书档案管理；重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档 案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整 齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，
文书档案管理规定 (2)
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
2015年档案管理办法
档案管理办法 1. 目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，结合本公司的实际情况，制定本办法。 2. 范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3. 术语和定义 3.1 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4. 管理职责 4.1 人力行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导其它各部门档案管理。 4.1.2建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.3负责隶属本部门档案资料的收集、整理、分类、鉴定、统计管理等； 4.1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.5提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.6将公司重要及必要的档案资料定期扫描建立电子档案作为历史资料保存，便于查阅和利用； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2 其他各部门相关人员 4.2.1负责本部门在工作变动时，做好相关档案移交工作，并及时通知人力
行政部档案管理人员； 4.2.2每季度向人力行政部移交合同或文件资料原件或复印件； 4.2.3负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.2.4财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5各部门需安排一名监管档案文件人员； 5. 管理内容和要求 5.1 档案资料的收集及归档范围 5.1.1各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制本部门《档案目录》。 5.1.2 档案资料的归档范围 （1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； （2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； （3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； （4）公司领导的批示、指示等； （5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； （6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； （7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； （8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； （9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； （10）本公司发布的各类广告、宣传材料； （11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； （12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； （13）财务档案资料； （14）各种实物档案；
X的人物档案-桃生封真篇
桑桑学院plus | 首页 | 动漫厅| 原创馆| 影音室| 文学院 | F1征文| X的人物档案-桃生封真篇 主页>动漫厅>评论感想>漫画相关所属连载：X的人物档案作者：玖月 X Character File－桃生封真 脚本：大川七濑译者：玖月 导演：本田保则，音乐：福冈YUTAKA。 声优：桃生封真-成田剑；桃生小鸟－岩男润子； 桃生镜护－泽木郁也；司狼神威－关智一 桃生封真 [独白](人格改变前的封真) 一直都想着。 神威，由我来守护。 无论是谁到来，无论发生了什么，神威，由我来守护。 至今仍历历在目的， 是我还年幼的时候， 初次见到神威的那个雨天。 雨中，神威独自一人。 怀抱着一只纤弱的幼犬。 孤零零地在雨地里等候。 后来才得知，那是在等母亲斗织归来。 然而，当时，我所想到的，只是， 要守护那个怯怯然站在那里，有着寂寞眼眸的孩子。 那双大眼睛。 若然那双眼睛能喜笑颜开，将是多么高兴的事。
所以，我对自己发誓。 神威，由我来守护。 神威的父亲不在了。 神威的父亲是谁，都与我无关。 神威、我，还有我重要的妹妹小鸟。 我们一起，在公园的那棵大榆树下，嬉戏至日薄西山。 直到那一天为止，一直都过得那么幸福。 在那些暖意融融的日子里，对于明天是否还将继续，从来都没有过半分怀疑。 直到母亲去世……而神威离开了东京的那一天。 为了寻回那种幸福。 神威，由我来守护。 [剧情] 封真骑车载着小鸟，正在上学的途中。 小鸟坐在后座，回想着今早的梦境而微笑。 小鸟：我告诉你啊……哥哥。 小鸟作了一个美梦哟。 封真：梦？ 小鸟：是"神威"的梦。 我梦见神威他啊，回来了呢！ 小鸟高兴地搂着封真的腰。 小鸟：神威啊。好象长大了呢。以前的梦里，神威总是分手时小学生的样子。可是今天不一样了呢。 是和小鸟差不多年纪的样子。 要是真的话，多好啊！ 封真柔声对身后的小鸟说道。 封真：……是啊！ 夜里。刀隐神社。 封真为一直未归的父亲担心，而到神社里来寻找。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。
会计档案建档规范
精品文档你我共享 Z K Y 中国科学院标准 ZKY/B002－7－2006 会计档案建档规范 2005－04—20发布 2006－06—1实施 中国科学院发布 前言 本规范根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》、《电子文件归档与管理规范》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。 本规范为第一次制定。 本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。 本规范由中国科学院批准。 本规范起草部门：中国科学院办公厅。 本规范主要起草人：靳桂荣、张峥、袁慧、黄丽荣。
ZKY／B002—7—2006 会计档案建档规范 1 总则 1.1 为加强我院会计档案的建档工作，确保会计档案的完整、准确、系统，充分发挥会计档案为经济业务工作服务的作用，制定本规范。 1.2 本规范规定了会计建档工作的基本要求和管理职责，明确了会计核算材料的归档范围、整理立卷、保管与交接和利用的要求。 1.3 本规范适用范围执行《中国科学院档案管理工作标准》。 2规范性引用文件 下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范条文。 2.1 《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号) 2.2 《会计电算化工作规范》(财会字[1996]17号 2.3 GB／Tl8894--2002((电子文件归档与管理规范) 3术语 3.1 财务部门(finance department) 指本单位的财务核算管理部门。 3.2 会计档案(accounting archives) 指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 3.3 会计凭证(accounting voucher) 指用来记录经济业务，明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。 3.4 原始凭证(underlying document) 指在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况，并明确有关经济责任的一种凭证。 3.5 记帐凭证(journal voucher) 指对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计帐薄的凭证。 3.6 汇总凭证(summarized voucher) 指将许多同类记帐凭证逐日或定期汇总后填制的凭证。 3.7 会计帐簿(accounting book) 指以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的薄籍。 3.8 财务报告(rmancial report) 指根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。 3.9 卷、册(volume) 指按照会计核算材料形成的特点组成的基本保管单位。
档案学经典导读,综
云南大学 档案学经典导读期末论文 （2013届） 题目：近十年中国档案史研究综述 专业图书情报 学生姓名邵巍 学号 12013001668 任课教师周铭 2014年2月
近十年中国档案史研究综述 [摘要] 本文通过对中国档案史概念的引入、学科研究内容和现在问题的探讨，对中国少数名族档案史、名人与档案史、档案断代史和中国档案史的学科建设四个方面进行了总结，并对其中的不足和今后的发展方向进行了探讨。 [关键词] 档案；档案史；档案事业 1 前言 中国档案史作为档案学的一个重要分支学科，其发展至今已有40多年的历史。本文主要选取近十年来以档案史为主题的期刊文献进行研究，对这些学术论文做大致的梳理和分类，以期对中国档案史的研究起到一定借鉴作用。 中国档案史是指档案学科体系中研究中国档案历史现象的产生、发展过程以及客观规律与客店的分支学科。其研究的内容主要包括以下5个方面：（1）档案的起源和发展演变； （2）档案库、档案室、档案馆、档案行政管理机构、档案教育机构、档案学术研究机构、档案宣传出版单位、国际档案组织的建立及其活动的历史； （3）档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编纂和提供利用等业务实践的发展历史； （4）档案工作法律、法令、料理、通则和办法的制定及其实施的历史； （5）档案事业史上的时间和历史人物。 中国档案史研究现阶段主要问题，首当其冲的是如何对这门学科命名。以前称之为“中国档案史”，后来改称为“中国档案事业史”，其中也有一些称之为“档案工作史”、“文书档案发展史”、“中国档案管理史”等，不过，“中国档案史”的叫法比较普遍。从习惯上称“中国档案史”到正式命名为“中国档案事业史”，反映了档案界对此探索的过程。但正式命名的改变并不意味着对此争论的停止,之所以更名为“中国档案事业史”，一部分学者认为“中国档案史”所囊括的研究面太过狭窄，忽略了档案管理工作及其历史发展。但是“档案事业”这一概念的直到19世纪才被提出，“中国档案事业史”的提法又一定程度上不能反映中国古代的档案工作。所以在学科名称的问题上，还值得进一步的探讨和商榷，在本文中暂用“中国档案史”的提法①。 2 主题 通过对近十年来以档案史为主题的期刊文献进行研究，对这些学术论文逐一归类，并根据前言部分档案史研究内容5个方面进行对号入座，将这些数学期刊 ①张会超. 将中国档案史研究进行到底[J]. 档案管理,2005,05:66-67.
文书档案管理论文
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
学校文书档案管理办法
学校文书档案管理办法 文章来 源初中教师网w 9 1 一、总则 为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。 本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。 三、整理要求 归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。 四、整理方法 ⑴文件的确定 归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。