公司文书档案管理实施细则

公司文书档案管理

实施细则

北京分公司文书档案管理实施细则

第一章总则

第一条为规范通号工程局集团北京分公司(以下简称”分公司”)文书档案管理工作,统一文书档案工作标准,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局<企业档案管理规定>、<国有企业文件材料归档办法>、<中国铁路通信信号股份有限公司档案管理办法>、<中国铁路通信信号股份有限公司文书档案管理实施细则>(办公函〔〕5号)和<通号工程有限公司文书档案管理实施细则>(通京工程办公【】70号)的相关要求特制定本细则。

第二条本细则适用于分公司及各部门、项目部。

第二章文件材料的收集、归档

第三条文书档案,是指企业在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。

第四条文件材料的收集归档工作,应纳入各企业工作计划,纳入领导工作议程,纳入部门的职责范围和文书处理人员(含兼职文书人员)的岗位责任制。

第五条各部门、项目部在其职能活动中形成的应归档的文件材料,必须由文书处理人员收集整理,及时向档案部门移交归档,不允许承办部门或个人分散保存。分公司应建立文件材料归档责任追究制度,不

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按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。

第六条分公司各级文书处理人员在文件材料收集、整理、归档时,应做好以下工作:

(一)按照归档范围,将需归档的文件材料收集齐全、完整;

(二)对归档文件进行价值鉴定,确定保管期限;

(三)确定文件材料的秘密等级,绝密文件应单独存放;

(四)按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。

第三章归档范围

第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,应列入归档范围(见附件1)及时归档。

第八条归档文件材料的来源:

(一)本企业内部形成的文件材料;

(二)本企业所属或派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

(三)本企业引进项目、外购设备附带的文件材料;

(四)本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

(五)本企业参与的合作项目,合作企业按要求应向本企业提交的文件材料;

(六)本企业执行、办理的外来文件材料。

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第四章归档要求

第九条归档文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

第十条归档文件材料应为原件,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。

第十一条外文或少数民族文字材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

第十二条电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存,即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性(纸质、电子文件一致)。

第十三条归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。

第十四条归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十五条两个以上企业合作完成的项目,由主办企业保存全套文件材料,协办企业保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的,按其规定执行。

第十六条分公司各部门、项目部应设立专(兼)职档案(文书)管理人员,该人员将所属部门、项目部应确保归档文件材料的收集整理完整、准确、齐全,整理完毕并编制移交清册,向分公司档案管理部门移交。重要的文件材料移交时应编制归档说明。分公司档案管理部门接

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收时应全面检查归档文件的质量。

第十七条交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

第五章归档时间

第十八条管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。

第十九条电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件

归档时间一致。

第二十条分公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

第二十一条分公司各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之前,应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交分公司档案管理部门保管。

第二十二条下列文件材料应随时归档:

(一)变更、修改、补充的文件材料;

(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

(三)企业产权变动过程中形成的文件材料;

(四)其它临时活动中形成的文件材料。

第六章归档文件的整理

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