业主档案管理标准作业规程

业主档案管理标准作业

规程

文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）

业主档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

１、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

２、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

１、业主档案内容

（１）经业主签署后的《业主公约》。

（２）经业主签署后的《消防安全责任书》。

（３）《业主家庭情况登记表》。

（４）《钥匙领用登记表》。

（５）《业主证领用登记表》。

（６）《业主入住验房表》。

（７）《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（８）《违章处理通知单》及处理结果资料。

（９）业主的有关证件复印件。

（１０）其他应保存的资料。

２、档案盒（夹）的制作

（１）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（２）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限

公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（３）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

３、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

４、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

５、业主档案的跟踪：

（１）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（２）业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费

一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。６、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

７、业主档案应永久保存。

８、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

９、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》