公文写作(文种)

机关公文写作知识

——公文种类、要素及基本写法

一、几种常用公文文种、非法定性公文的使用及基本写法

（一）通知

通知是用于发布党内法规、任免干部，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项的公文。通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。二是所通知的事项部分。

1．批示性通知。领导机关在批转下级机关的公文或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示性意见。这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。

2．一般性通知。上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

3．指示性通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。指示性通知的正文一般由两部分构成。开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任务。中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，

使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。

4．会议通知。会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。

（二）请示

请示是向上级机关请求指示和批准使用的公文。

1.请示的基本写法。请示的正文通常由请示缘由、请示事项与要求组成。

请示缘由，围绕?为什么请示?，交代请示的原因、依据和目的以引出请示的内容。这一部分是请示事项的基础，是上级机关批复的依据。因此，必须针对性强，理由充分，语言简明扼要。

请示事项，应重点写明?请示什么?或需要上级答复什么问题。这是请示的核心部分，要写得具体、明确。对请示的问题还要提出本单位倾向性的意见和方案，供上级批复时参考选择。

请示要求，请示的结尾一般都要提出明确的要求，规范用语是?妥否，请批复。?、?当否，请示。?、?现予以呈报，请审批。?

2.请示的写作要求。一是要一文一事。一份请示只能写一件事，不要把性质不同的问题写入同一份请示中。二是不要多头请示。请示的主送机关一般是一个，不要多头请示，以免造成互相推诿。对与请示内容有关的上级机关，可作为抄送机关。三是不要越级行文。下级机关需要请示的事项，应按隶属关系向直接的主管上级请示。若直接主管机关解决不了，再由其逐级向上请示。如因特殊情况而又情况重大、紧急，必须越级行文时，应抄送越过的机关。四是行文要规范。注意区别使用请示、报告、函三个

文种，不要把?的请示?写成?的请示报告?或?报告?。也不要把?函?写成?的请示?。五是用语要谦敬。请示的用语要符合身份，尊重上级，不要使用要挟、命令、催促式的口吻，否则，效果会适得其反。

（三）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问时使用的公文。报告属于上行文，其主要特点是：汇报性和陈述性。根据报告性质和内容，报告分为：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。

1.报告的基本写法。一是工作报告的写法。工作报告正文大致包括引言、主体、结尾三部分。引言一般是概括报告的指导思想、依据、背景和报告目的等，用?现报告如下?来总领全文。主体写报告事项。包括工作的进展情况、主要作法、取得的效果。结尾写工作存在的问题，今后工作的目标、建议措施等。最后用?以上报告如无不妥，请批转执行?，若不需转发可省略结束语，也可用?以上报告若有不当，请指正?等用语结束全文。二是情况报告的写法。情况报告中的情况多指重大情况、特殊情况、新情况。情况报告的写作侧重写清情况，并对有关问题展开分析，寻找事因，寻找对策。此类报告不需增加任何结束语。三是答复报告的开头要写清答复的依据和事项。主体写作与情况报告基本相似，要写清情况，但必须针对上级的查询、催办予以答复。此类报告不用?特此报告?等没有任何意义的文字结尾。四是报送报告主要把报送的文件、物品的名称、件数及有关情况写清楚即可。

2.报告的写作注意事项。一是避免夹带请示事项。报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，不要求批复。因此，在报告中不得夹带请示事项。二是要突出重点，条理清楚。报告是陈

述性公文，需用大量的材料来说明问题，忌讳大发议论。但是材料的丰富并不等于材料的罗列堆砌，而是要经过精心的提炼和选择，围绕中心，突出重点，以最具说复力的最典型的材料来表达自己的观点。切忌材料零乱，使受文者无法掌握要领。三是结束语的使用要注意分寸，要与内容相适应。关于方针、政策的报告，结束语多用?请审查?；关于财经、物质方面的报告，结束语多用?请审核?；情况报告，结束语省略。

（四）批复

批复是?答复下级机关请示事项?时使用的公文。批复的主要特点：一是针对性。批复必须对下级机关的请示事项表明态度，提出意见和办法。二是指导性。批复对下级机关请示事项提出的处理意见和办法，代表了上级机关的指示精神和决策意见，下级机关必须贯彻执行。三是简要性。批复对下级机关请示的问题，只作原则性、结论性的指示和决定，不必作具体分析和深刻阐述，用语精练简洁，行文简明扼要。

批复一般由三部分组成：一是批复根据，主要引述下级来文的日期、编号、标题，也可以简要引用请示事项。二是批复意见，也可称作批复内容，针对请示中提出的问题，逐一做出具体明确的回答。如果同意，就写上肯定性意见；如果不予批准，一定要在否定性意见后面写明理由。三是以?特此批复?或?此复?结束用语作结尾。

（五）意见

意见是对重要问题提出见解和处理办法所使用的公文。对上对下都可用。针对性、建议性、指导性是它的特点。种类分规划性、实施性、具体性意见。

1.意见作为下行文的基本写法和格式。第一部分写行文原由。说明提出意见的原因、理由、根据，用?提出如下意见?引

领全文。第二部分写具体意见。表明观点、见解、态度，提出处理办法。包括如何明确思想认识、目标、任务、原则、要求，采取什么措施，运用什么方式方法，如何加强领导，发挥组织作用，坚持正确的制度，依照什么法律办事等。一般采用分条列项的写法，或者加上小标题、数码分成几个部分。其格式与通知相同。

2.意见作为上行文的基本写法和格式。第一部分用叙述式的写法写明原由。这一部分是写作的重点，要将工作的情况、发现的问题以及解决问题的重要性和必要性阐述清楚。第二部分用

?综上原因?或?综上所述?开头，提出全文要阐明的观点。第三部分用?以上意见如无不妥，恳请上级同意?结束全文。其格式与请示相同。

意见也可作为平行文，采用函的格式和写法。

从文种的使用频率看，意见的使用频率与通知相当。

3.意见的写作要求。撰写意见的缘由一般要有概括性；意见的见解和事项要围绕核心问题，采取夹叙夹议的方式，分条陈述。即提出、分析问题，再阐述解决问题的办法。所述办法要求具体、可行。

（六）函

函是平行机关或不相隶属机关之间在相互商洽、联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的写作与报告、请示大同小异。一般包括三部分：开头、中段、结尾。函有问函、复函之分，写法也略有不同。问函即去函，是向有关单位商洽、询问事情，是主动的；复函是对问函的答复，是被动的。

1．问函的写法。开头，交代去函的缘由，说明去函的目的、根据、理由。要开门见山，直截了当。中段，是函的核心，要写明询问或商洽的内容，要写得具体、准确、条理清楚。结尾，语气要得体，常用?即请复函?、?盼复?。

2．复函的写法。开头，写法类似批复的开头，先引述来文，但批复是上级对下级，而复函是在平行机关或不相隶属的机关之间行文，要注意语气谦虚礼貌，如称呼对方单位用?贵单位?而不用?你单位?。中段，要针对问函所商洽和询问的事情，作明确具体的答复。语气要诚恳，用词要朴实无华。结尾，不用寒暄，常用?此复?、?特此函复?等语，也可以没有结尾。

（七）决定

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的主要特点：一是要有政策或法律依据；二是决定根据要简明扼要；三是决定事项要具体明确。

1．知照性决定。常用的有表彰决定、处分决定、机构设臵决定、人事决定或某一具体事项的决定。此类决定的正文一般由决定缘由和决定内容两部分组成。在写法上往往开门见山，直陈直叙，篇段合一，不分条目。知照性决定一般不作理由和意见等方面的分析，行文简短，语言精练。

2．指挥性决定。常用的有规定性、规范性决定，指导性、指示性决定，法令、法规、条例性质的决定以及处理问题、重要行动的决定。这类决定一般篇幅较长，说理透彻。正文由决定理由、决定内容、执行要求三部分组成。决定理由应写明决定的根据、意义及背景，文字精当，语言概括、明确。在决定理由之后，常用?特做出如下决定?、?现决定如下?、?特决定?等承启语，过渡到决定内容部分。决定内容是指挥性决定的核心，应阐明决定事项的具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。对内容较多的决定可采用分条陈述的写法，要求用语准确，行文简练，语气肯定。决定的执行要求部分有些决定有，有些决定则无，

应视具体情况而定，其位臵可以穿插在决定的内容部分，也可以专列一段，有重点、有针对性地就执行决定提些具体要求。

（八）通报

通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的公文。具有典型性、教育性的特点。根据通报内容和功用，分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。

1.通报的基本写法。各类通报的正文写法略有不同。但一般由以下三部分组成：一是叙述事实。写明事件的起因、发展、结果、影响等大致概况。二是分析、评议。抓住事件的本质作出评价。指出其先进事迹的精神实质，或其错误的根源和危害，达到了解本质、掌握关键的目的。三是决定、要求。简要概括地表明对通报人物事件的态度；表彰嘉奖或批评惩戒。同时提出希望和要求。

2.通报的写作要求。一是事实要真实、典型。二是分析评价要公正、客观。通报中的分析和评价，应有一定的高度，要从感性认识上升到理性认识。但必须掌握分寸，不能随便拔高或上纲上线。只有客观公正，符合政策才能收到好的效果。三是用语要准确、简洁。通报不能用描述性语言，只能用叙述、说明性的语言。在定性和处理意见等一些关键性的用语上务必准确。叙述和分析的语言要简洁明了，不能写成一般的记叙文和评论文章。

（九）调查报告

调查报告大致可分为三类：综合调查报告（社情调查）、专题调查报告（研究型、总结型、探讨型、披露型）、考察报告。特点是：以事喻理，重在说明；材料求实，刻意求真；形式多样，适应性强。

在调查研究，获取大量材料数据的基础上，可以着手写调查报告。一般分为前言、正文、结语三部分。

1.前言。包括的内容：一是说明调查的缘起和目的,即：调查什么，解决什么问题；二是说明调查的对象和范围；三是调查的经过，即：时间、地点、过程等。

2.正文。可分为横式结构和纵式结构两种：

一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明和阐述。

二是纵式结构，将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织，前面的内容是后面的前提和条件，后面的内容是前面的发展和结果，次序不能颠倒。

在写作时要注意做到：既要实事求是，全面反映情况，又要有鲜明的倾向性，防止材料罗列；要详略得当，点面结合，有概述、有典型，防止以偏盖全；要以说明、叙述为主要表达方式，用事例和数据说话，防止过多的议论和说理。

3.结语。可以是前面内容的概括和补充，也可以是对策和建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。

调查报告，重在事实清楚，说明充分，观点突出，对策有效。

（十）工作总结

总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是?做了什么?、?怎么做?、?做到什么程度?的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。

综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。

专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。

1.总结的结构形式。常见的有分点式、小标题式、条目式、板块式、全文贯通式五种：

分点式。将内容按性质和主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。一般用于带全局性的专题总结。

小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者阶段性标志来写。多用于专题总结。

条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。

板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照?总—分—总?的思路进行安排。目前，我县绝大部分单位年度总结采用的是这种格式。

全文贯通式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成，多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂烩。

2.总结的组成。不论那种格式，都包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。

开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。

主体。主要包括：一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。二是成绩和经验。

这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的?瓶颈?问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。

3.写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作？这些工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日做什么，X年X月X日做什么；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位臵上。

六、公文要素

（一）秘密等级和保密期限。涉及国家和部门秘密的公文应当标明密级和保密期限。涉密公文分为?绝密?、?机密?和?秘密?，秘密公文应当标明份号。

（二）紧急程度。公文的紧急程度分为?特急?和?加急?，其中电报分为?特提?、?特急?、?加急?和?平急?。

（三）发文机关标识（版头）。公文的发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。如果是几家单位联合行文，应当将主办机关排列在发文机关标识的首位。

（四）发文字号。公文的发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。如果是几家单位联合行文，发文字号只标注主办机关的发文字号。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。

（六）标题。公文的标题一般是公文主要内容的准确简要概括。完整的公文标题应由发文机关名称、主要内容(事由)和文种三要素组成，一般情况下，公文标题的三要素要齐备，以便于文书处理和分类立卷、归档。

（七）主送机关。主送机关是公文的主要受理者，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文机关，俗称?抬头?。普发性的下行文，可以主送两个以上的主送机关，向上级机关报送的请示、报告、意见等上行文，一般只标注—个主送机关。

（八）正文。正文是公文的主体，一般包括开头(导语)、主体和结束语三部分。

（九）附件说明。附件说明是指对附在正文之后的附件进行说明的文字。公文如有附件，需标注附件说明。

（十）成文日期。成文日期即公文形成及生效的日期。《国家行政机关公文处理办法》规定：?成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。?成文日期要使用汉字，并标明完整的年、月、日。这点上，党的机关的公文和行政机关的公文有所不同，党的机关的公文要求标注发文机关署名全称或者规范化简称，位于正文的右下方，而行政机关的公文不要求标注发文机关署名。

（十一）印章。印章是权力和职责的凭证，是公文生效的标志。《国家行政机关公文处理办法》规定：?公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印

章?。

（十二）附注。附注是指正文内容之外需要说明的其它事项。一般包括两方面内容：一是印发范围等，如?此件发至××级?、?此件在《××报》上刊载?；二是对某些文件内容的注释。公文如需标明附注，要标注在成文日期下一行。

（十三）主题词。主题词是用以揭示公文主题并经过规范化处理的名词术语，标注主题词的目的是为了适应办公现代化的要求，便于计算机对公文的检索和管理。公文的主题词由类别词、类属词、文种三个要素组成并依次标注。公文标注主题词的数量一般不超过5个词。

（十四）抄报(送)机关、内部发送单位。公文的阅知范围除主送机关之外，还有抄报单位、抄送单位以及内部发送单位。抄报、抄送单位是指除主送机关以外，与该公文有关的机关单位，即协助承办或者需要知照公文内容，但并不需要办理、答复或执行的机关单位。同一份文件，如需同时发给其他上级机关，用?抄报?，需发给同级或平级机关的用?抄送?。抄报抄送单位可用简称、缩称或特称。

内部发送单位为公文制发机关需要了解公文内容的内设机构。内部发送单位按照办公室、发文主办部门、会签部门及其他需要阅知文件内容的部门或直属单位的顺序排列。

（十五）印发机关和印发日期（印制版记）。印发机关是指公文的主管部门，一般应是办公室或文印部门。印发日期以公文的付印日期为准。