浅谈电子文件管理

浅谈电子文件管理

摘要:电子文件是在办公自动化过程中生成的,电子文件与传统文件在载体、使用和保存方式不同,在电子文件管理过程中面临新问题，本文提出了切实可行的管理办法。

关键词:信息工程;电子文件；管理

0 前言

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件在使用计算机办公的过程中产生，或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理(如扫描、数码摄入等)而产生的有价值的信息,如办公类电子文件、资料扫描件、Ｅ-ＭAIL、WＥB页面、CAＤ/CAM文件、MPEG 文件、ＭP3文件等。随着科技进步,党政机关和各行各业都在积极创造条件,采用计算机提高效率,加速现代化进程，随之产生大量电子文件。电子文件操作方便、传递快捷、存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势,成为改革、发展和增效的宝贵资源,同时也提出了新问题:应如何对电子文件进行科学有效的管理,以更好地提供服务。

1 电子文件管理存在的问题

电子文件管理的理念在199８年前后传入我国,但没有象西方发达国家那样在全社会范围内得到推广，造成这种状况的原因之一是对电子文件管理的重要性认识不足,仍按习惯停留在纸质文件管理上,据了解,在电子文件管理方面有以下问题:

1．1对电子文件的认识

有的未充分认识电子文件的意义、功用和重要性,未对电子文件进行整理、鉴定和归档;有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法改动和损害;有的电子文件处于自生自灭状态；有的只用计算机起草和打印文件,打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其它信息而被删除;有的对电子文件不分价值,全部保存下来；

收稿日期：２０0５-０3-２8有的仅保存在硬盘里，日积月累，电子文件数量庞大,有的数量多达上千MB，增加了管理和使用的时间和精力，因此需对电子文件进行收集、整理和归档。

1.２传统文件的保存

纸质文件只要避开天灾人祸，遵守保管要求，就能长期保存。电子文件则不然，电子文件依赖于软硬件设备,当设备将信息记录于存储载体后,就离不开设备，只能上机读取,不能直接读取。电子文件易被更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等,这些因素影响了电子文件的有效使用和长期保存。

１.3计算机更新换代对电子文件保存的影响。

随着科技进步,计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文件无法在新的软硬件环

境下直接使用，给电子文件的长期有效使用增加了难度。例如:在软件方面，Windowｓ ME、Ｗindows ２00０、WindowsＸP、Wｉndoｗs２００３计算机操作系统平台中,如要使用DＯS操作系统下形成的电子文件,有的须迁移到上述平台,

或在上述平台中仿真ＤOＳ环境才能正常使用；在硬件方面,日益普及的６４位计算机平台中也存在上述问题。

1.４办公自动化与电子档案的关系。

办公自动化系统与电子档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难。采用计算机及网络的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件,而单位档案室的档案管理系统,是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的软件。二者的设计单位不同，在各自的软件环境下采用的电子文件格式不同，因此有些电子文件须先转为规定格式后归档,有些无法转换,增加了电子文件归档的难度。

2 电子文件的科学有效管理

要把电子文件管理好、开发利用好，记录生产工作活动，为更好地提供服务做好准备。那么，如何对电子文件进行科学有效的管理呢?

2.1电子文件管理的要点

电子文件易被修改和删除,同纸质文件相比更容易失真或丢失，不能照搬纸质文件管理的方法，要充分了解电子文件的特性，找出特殊之处。电子文件管理靠技术条件实现,电子文件的保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文件与计算机软硬件平台的一致性。要统一电子文件的软硬件设施,对电子文件的形成、收集、归档进行全过程管理,并使管理标准化、规范化、制度化。规定电子文件归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求。确保电子文件的真实性(其内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致)、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据,包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据无缺损)、有效性（可理解、可被利用,信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）。还要做好安全防护。

2.２电子文件管理的技术细节

电子文件的归档范围可参考纸质文件的相

关规范,文字型电子文件的通用格式为ＸMＬ、R ＴF、TXＴ;扫描型电子文件的通用格式为JPEＧ、TＩFF；视频和多媒体电子文件的通用格式为MPEG、AＶI;音频电子文件的通用格式为WＡV、MP3；在形成和处理电子文件时尽量采用上述格式,这样可减少电子文件归档时的格式转换环节,节省大量时间和精力。

电子文件归档时，用文字处理软件形成的文本电子文件,注明存储格式和文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。用扫描仪等获得的非通用格式的图像电子文件则转换成通

用格式，如无法转换，则将相关软件一并收集。用CAD或绘图等设备获得的图形电子文件,注明其软硬件环境和相关数据。用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结制作的文件,同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。用音频设备获得的声音文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。对通用软件产生的电子文件,同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处

理有关的参数、管理数据等与电子文件一同收集。套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的前提下，其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。

归档的电子文件脱机保存,集中复制到耐久性好的载体上，以免计算机出故障后无法弥补,加密的电子文件解密后再拷贝。采用的存储载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘易损、容量小、易丢失文件,不能用软磁盘作长期保存的载体。归档后的电子文件载体设置为禁止写操作。特殊格式的电子文件,在存储载体中同时存有相应的查看软件。

在电子文件的保存技术中，光盘刻录具有使用简便、价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存的优点，成为很多部门存储电子文档的首选。有一点要注意,目前ＣD-R刻录盘主要有蓝盘、绿盘、金绿盘和金盘，其中绿盘对各种刻录机的兼容性较好，但在阳光等强光下,绿盘中的染料会发生物理和化学变化，使光盘报废。相比之下，金绿色盘不仅兼容性好,保存时间也比绿盘长得多。金盘对刻录机的写入激光功率要求较高，对各种刻录机的兼容性相对差些,但保存时间最长。长方形、5边形等刻录盘虽小巧好看，但使用的可靠性和经济性不如圆形刻录盘。综合考虑，有条件的话,光盘刻录尽量采用圆形金盘，以利长久保存。如采用磁带保存,要避开高温和磁场影响;如采用硬磁盘保存,要注意防震防潮、并防止静电损坏硬磁盘的电子器件。

对归档的电子文件，为提高效率、提升管理的标准化和自动化,可采用符合档案管理最新规范的电子档案管理系统。选用的电子档案管理系统应包括下述功能:文件管理(含档案回收）、借阅管理（个人借阅、借阅审批）、分类管理(含列表管理、著录界面设计）、档案编研（含编研目录管理）、报表管理(统计报表和列表）、系统管理（含基本资料管理,用户组管理,流水号管理,系统管理授权）等。

在电子文件安全防护方面，除防盗外,保证良好的室内环境，保证设备和存储介质不因温度太高或温度大幅波动及各种灾害而受损。在办公自动化系统中设定文件属性和登录限制，设定各相关人员使用文件的权限等，在权限管理上杜绝不必要的权限提高或扩大。做好数据备份,对正在网络中流转，暂无法确定保管责任的电子文件实时收集，集中存于符合安全要求的暂时存储器中以防散失。计算机系统使用防病毒软件及防火墙,例如：金辰冠群KILL、MacAfee、江民KV、瑞星、金山毒霸等，并实时监控、自动杀毒，防病毒软件经常更新病毒库,使之能查杀不断出现的新病毒。不要随便使用外来的软件和数据，必须使用则先行病毒检测，确认无病毒后再用。在不需要读写文件的地方可采用无盘工作站。

3 结语

电子文件具有传统文件无可比拟的优势,随着现代化的进程,电子文件应用的深度和广度将不断拓展,本文对于电子文件管理中存在的一些普遍问题，提出了上述管理办法，希望能够抛砖引玉,使电子文件管理科学有效,提升标准化、规范化、制度化和信息化水平,为改革和发展提供优质高效的服务。

参考文献：

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［2］丁海斌.电子文件与电子档案管理［M].辽宁大学出版社,2００0.

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