前台接待的商务礼仪知识

前台是一个单位的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。前台的接待，分为电话接待和来访者接待。
1、电话接待前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，×××（公司名称，如果公司名称较长，应用简称）”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。

2、来访者接待前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。

如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。

如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导助理/秘书，×××单位的×××来访，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。







●课 程 对 象
前台行政秘书及办公室相关人员

●课 程 前 言
前台人员，是客户了解我们最初的窗口，其言行举止与综合素质，将是公司形象直观的写照。前台接待
礼仪看似微不足道，实则十分重要，但现实中，绝大多

数前台人员没有受到过系统训练，将无法从全方
位角度认知自己工作的重要性；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动
掌握工作节奏；想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手，如何节省；这些都是每个前台人员所面
对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。


●课 程 大 纲
一、规范自己的职业形象
1、职场的仪态规范
a、仪态是商务活动的重要组成部分
b、透过仪态了解人的内心世界
c、形体仪态的训练
※站姿—体态美的起点 ※坐姿—高雅仪态的展示 ※走姿—动态美的展示
d、仪态语的分类
2、定位你的职业形象
a、服饰能表达您的品味、情感和个性
3、职业着装的基本原则
a、女士套裙套装 b、职场正装“禁忌” c、着装“TPO”原则
d、服饰与饰物的选用
4、个人形象设计
a、化妆品的种类 b、化妆规则 c、香水的使用
d、表情—内心世界的窗口:目光、笑容


二、务必掌握的公司内部秩序
1、离座和外出 2、严守工作时间 3、闲谈与交谈
4、遵守公司制度 5、关于职业道德


三、商务接待的技巧与训练
1、日常接待工作
a、接引 b、搭乘电梯 c、奉茶 d、送客
2、接待不速之客
a、慧眼识“人” b、说“不”的艺术 c、接待投诉者
3、接待重要宾客
a、有“备”无患 b、接待程序 c、礼品的学问 d、乘车的座次


四、电话的礼仪与技巧
1、如何接听电话
a、接听电话的规范用语 b、办公室常见电话的接听 c、接听电话的常见错误
d、如何对付讨厌的电话 e、接听电话的要决
2、电话沟通技巧
a、电话沟通5W1H b、如何结束通话 c、转接电话


五、必备的商务常识
1、收发E-MAIL 2、收发FAX 3、资料的整理


六、时间管理
1、看待时间的几种观点 2、时间的分配 3、时间价值说
4、浪费时间的原因 5、高效时间管理的基本准则 6、时间管理的方法和技巧


七、课程总结
1、改善的轨迹 2、信念、习惯和方法