审核案卷装订要求
北京联合智业认证有限公司文件
UI认审普[2011]9号
关于归档审核案卷装订要求的通知
各位审核组长：
自现场审核资料由审核组长装订以来，很多审核组长都能够按公司要求和规定的审核资料顺序认真装订现场审核资料，由此不仅降低了认证档案整理工作的难度，也减少了审核资料发生缺失和混乱的几率。但近期发现个别审核组长交回的审核案卷不按规定的审核资料顺序装订或不装订，致使审核资料混乱或缺失，增加了认证档案整理的难度，进而影响了认证评定工作的效率，为减少审核资料接收人员为核对审核资料给审核组长打电话的频次，确保审核资料的完整性，要求审核组长按规定的审核资料顺序装订现场审核资料。
根据公司《UI-GZ-031 H3 认证审核人员责任界定规则》和《UI-GZ-032 H3 认证审核人员管理规则》的规定，审核组长对指定的审核项目应承担的职责包括：负责整理并及时上交审核资料。审核组长应按公司规定的时间和要求完成审核案卷的整理归档工作。对不按时归卷和不按要求装订的审核组长，公司将以每月通报的方式向审核员进行公告。连续两个月被通报的审核组长，将以扣除当次审核组长费用、严重者将暂停或撤销组长资格等方式追究审核组长的责任。
希望各位审核组长，认真履行组长职责，加强认证活动全过程的控制，以确保认证的符合性与有效性。
附件：初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
二〇一一年六月十五
初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
1．第一阶段审核案卷装订顺序及要求
1.1 第一阶段到现场审核
1.1.1 资料按以下顺序排列
（1）现场审核移交清单
（2）认证人员公正性声明
（3）审核任务书
（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料
（5）申请评审信息现场确认表：需将组长签字的确认表及合同评审确定的确认表由档案室一同钉在卷中
（6）管理体系认证现场审核计划：2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料；如合同编号中含有H字母的，则需增加1份，并盖公章
（7）在建项目清单（固定/临时多现场所清单），并盖公章签字
（8）专业培训记录
（9）现场审核首/末次会议签到表
（10）首/末次会议记录
（11）现场审核检查表
（12）企业资质、产品质量检验报告、环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等，相关复印件需盖章
（13）第一阶段现场审核问题清单（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)
（14）一阶段整改资料，并盖公章
（15）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)
1.1.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”请向上或向左，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
1.1.3 组长传给审核部调度由审核方案管理人员签批的资料包括
（1）申请评审信息现场确认表（到现场时）
（2）第一阶段现场审核问题清单（到现场时）
（3）管理体系文件评审报告
（4）一阶段审核报告
按此顺序排列，可用订书钉钉在一起。
1.1.4 其他资料的排序要求
（1）管理体系认证现场审核计划（1份）
（2）第一阶段现场审核问题清单（1份）
（3）一阶段审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。如合同编号中含有H字母的，则需按1.1.4要求加印一套资料并按要求钉在一起。
1.1.5 其他散页的排序要求
（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表
（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表
（4）审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
1.2 第一阶段不到现场审核
1.2.1 资料按以下顺序排列；
（1）认证人员公正性声明
（2）审核任务书
（3）管理体系文件评审报告及文审整改资料
（4）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理
人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)
1.2.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好，可用订书钉订在一起，也可打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。
（2）为了便于阅卷，每页的“字头”请向上，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
2.再认证、第二阶段审核案卷装订顺序及要求
2.1 再认证、第二阶段现场审核资料按以下顺序排列：
（1）现场审核移交清单
（2）认证人员公正性声明
（3）审核任务书
（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料（再认证、外机构转入、扩项必须有。二阶段审核不需要。）
（5）申请评审信息现场确认表（再认证必须有，一阶段到现场审核的，则二阶段审核不要求有。）
（6）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（7）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）
（8）专业培训记录
（9）现场审核首/末次会议签到表
（10）首/末次会议记录
（11）现场审核检查表
（12）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等。（复印件需盖章）
（13）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）
（14）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。
（15）不符合项分布表
（16）受审核方业绩评价表（再认证必须有，二阶段审核不需要。）（17）审核报告（3份，单独装订，见2.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）
2.2 装订要求
(1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。(2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。
2.3 其他资料的排序要求
2.3.1
（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（2份）
（2）审核计划（2份）
（3）审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。
2.3.2
（1）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（1份）
（2）审核报告（盖公章）（2份）
按此顺序用订书钉钉在一起。
2.3.3
审核报告（3份）
可用订书钉装订。
2.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按2.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。
（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（3份）
（2）审核计划（3份）
（3）审核报告（4份）
2.4 其他散页的处置
（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表
（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表
（4）审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
3. 监督审核案卷装订顺序及要求
3.1 监督审核资料按以下顺序排列
（1）现场审核移交清单
（2）认证人员公正性声明
（3）审核任务书
（4）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（5）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）
（6）专业培训记录
（7）现场审核首/末次会议签到表
（8）首/末次会议记录
（9）现场审核检查表
（10）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等（复印件需盖章）。
（11）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）
（12）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。
（13）不符合项分布表
（14）监督审核报告（3份，单独装订，见3.3要求。如合同编号中含有H 字母的，则需增加1份）
3.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。
3.3 其他资料的排序要求
3.3.1
（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（1份）
（2）审核计划（1份）
（3）监督审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。
3.3.2
（1）（有变化时填写）组织认证证书表达要求（签字盖公章）
（2）监督审核报告（一份）（盖公章）
按此顺序用订书钉钉在一起。
3.3.3 监督审核报告（1份）
可用订书钉装订。
3.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按3.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。
3.4 其他散页的处理
（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表
（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表
（4）审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
3.5 其他要求
组长须按公司规定的时间将装订好的案卷及时交至公司。
3.6. 借阅文件的归还要求
（1) 组长借阅的管理手册、程序文件请随卷还回，以保证档案卷宗的完整性。
（2) 往年的不符合报告，组长如借走请务必随卷及时归还，以便于监审案卷的阅卷与评定。
二〇一一年六月十五日
行政处罚案卷装订顺序规范意见
行政处罚案卷装订顺序规范意见 一、案卷封面 二、案卷材料目录(正卷、副卷) （正卷） 三、立案审批表（页码起始页） 四、行政处罚决定书 五、行政处罚告知书（听证告知书） 六、对当事人制发的其他法律文书（根据案情需要发给当事人的法律文书，以制发的日期为序） 1、询问通知书； 2、查封（扣押、扣留、封存）财物通知书及清单； 3、先行登记保存通知书； 4、解除强制措施通知书； 5、责令改正通知书； 6、提供证据材料通知书； 7、听证通知书等。 七、送达回证 1、行政处罚决定书送达回证； 2、行政处罚告知书（听证告知书）送达回证； 3、其他法律文书的送达回证（与其他法律文书对应）； 4、邮寄送达的邮寄送达回执； 5、公告送达的刊登公告的报纸或张贴的公告。
九、证据材料 1、立案前初步调查获取的证据； 2、现场检查笔录； 3、调查询问笔录一（当事人、法定代表人或其代理人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料（包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）； 4、调查询问笔录二（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料； 5、调查询问笔录三（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料； 6、当事人陈述； 7、证人证言； 8、营业执照复印件等主体证明材料； 9、鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）； 10、有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）； 11、有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）； 12、视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；
各类案件正、副卷诉讼文书材料地装订实用标准
各类案件正、副卷诉讼文书材料的装订标准一、刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序 （1）卷宗封面； （2）卷内目录； （3）审判流程管理信息表、立案审批表、案件移送书（收案笔录）； （4）起诉书（自诉状）正本及附件； （5）送达起诉书笔录； （6）聘请、指定、委托辩护人材料； （7）自行逮捕决定、逮捕证及对家属通知书； （8）搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单； （9）查封令、查封物品清单； （10）取保候审、保外就医决定及保证书； （11）追回补充侦查函及补充侦查材料； （12）撤诉书； （13）调查笔录及证据材料； （14）赃物、证物鉴定结论； （15）审问笔录； （16）被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；（17）延长审限的决定、报告及批复； （18）开庭前的通知、传票、提押票、换押票； （19）开庭公告底稿；
（20）开庭审判笔录（公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词）； （21）判决书、裁定书正本（刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本）； （22）宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）； （23）送达回证； （24）司法建议书； （25）提押票； （26）抗诉书； （27）上诉案件移送书存根； （28）上级人民法院退卷函； （29）上级人民法院判决书、裁定书； （30）执行通知书存根和回执（释放证回执）； （31）赃物、证物移送清单及处理手续材料； （32）死刑、死缓的复核报告及上诉移送函； （33）最高人民法院或高级人民法院判决书、裁定书或批复； （34）退卷函； （35）执行死刑命令； （36）暂停执行死刑的报告及批复； （37）死刑执行前验明正身笔录； （38）执行死刑笔录；
档案装订管理办法
财务档案装订管理办法 财务档案装订管理应参照我国《会计法》的规定执行。为统一规范我公司内部各单位财务档案装订管理，根据我公司的实际特点，制定如下办法。 一、凭证装订 1、凭证应于每月20日前装订。财务人员应于每月结账后打印并拆 分凭证，打印的凭证需经过复核并记帐。 2、原始单据应以左上角为准与打印的记账凭证对齐，折叠整齐并 便于打开查阅，大小应不超过记帐凭证。 3、凭证中保留的原始单据应可支持会计分录记载的经济业务，合 同、内部批示、验收单据等作为附件按顺序拆出并单独装订。 4、凭证不得跨月装订。一个月内凭证少的，可以一个月装订一本； 一个月内凭证数量较多的，可装订成若干册。 5、装订凭证时将整理完毕的每本会计凭证加上封面和封底，并附 包角纸包角。应装订凭证左上斜角，以将单据装订牢靠不掉页 为宜。 6、装订成册的会计凭证封面上应注明单位名称、凭证起止日期、 凭证册数、起讫号码。 7、填写完封面的成册凭证入凭证盒。凭证盒正面上应注明单位名 称、凭证起止日期、凭证册数、起讫号码。凭证盒侧立面应注 明单位名称、年月、本月册数、本盒册数、起讫号码。并在起
讫号码下方用阿拉伯数字对本年度凭证盒连续编号。 8、会计凭证按凭证盒编号顺序存放，便于查阅。 二、附件装订 1、装订记账凭证时拆除的每张附件右上方应标注会计年度及月 份、对应的记账凭证号。 2、纸张规格较大的附件应统一折叠为A4纸大小并便于打开查阅， 规格较小的应以左上角对齐。 3、整本附件为A4纸大小，附帐簿封面和封底，并根据凭证号顺 序自上而下排放，左上角斜角装订。 4、附件不得跨月装订。一个月内较少的，可以一个月装订一本； 一个月内数量较多的，可装订成若干册；数量极少的可每个年 度合并装订一次并加封皮。 5、封面上应标注单位名称、会计年月、本月册数及该本号数等。 三、帐簿装订 1、会计人员应于年度终了结账后打印年度帐。打印的年度帐簿应 包括总帐、现金日记帐、银行日记帐、科目明细帐（包括辅助 核算科目）。 2、打印的银行日记帐应包括银行存款一级至最末级明细科目日记 帐。打印的科目明细帐应包括一级至最末级各级科目明细帐。 存货类科目明细帐应打印数量金额式。 3、打印帐簿时应调整好格式，确保格式美观，数字清晰完整。 4、打印好的帐簿应附封面和封底，并按科目编码顺序自上而下排
河南省公安机关刑事案件卷宗装订标准
河南省公安机关刑事案件卷宗装订标准 一、立卷标准 （一）刑事卷宗的分类 1、正卷第一部分，诉讼文书卷（包括诉讼文书、技术性鉴定材料）。单一犯罪嫌疑人的案件，诉讼文书和技术鉴定材料合并一卷；共同犯罪案件，如诉讼文书材料超过200页的，可以将综合性材料与属于犯罪嫌疑人个人责任材料分别立卷，技术性鉴定材料单独立卷。 2、正卷第二部分，证据材料卷。一案涉及多罪的，如超过200页，可以按涉及的罪名分别立卷。 3、副卷，侦查工作卷。 （二）卷宗分册编号的排列序为：诉讼文书卷、证据材料卷、侦察工作卷。每册以不超过200页为宜。 （三）凡撤销案件或未能移送审查起诉，需要归档的案件，应制作案情说明表、制卡人登记表存入诉讼文书卷排列在卷内目录之后，制作卷内备考表存入诉讼文书卷排列在卷宗封底之前。正卷第一部分与第二部分可以合为一卷（正卷），如超过200页较多的，仍可分别立卷。 （四）卷宗装订要做到整齐规范，符合立卷归档要求。卷宗应下齐和右齐。一律装订在左侧用线绳装订，做到三孔一线，每孔间距10厘米，孔边距左延1.5厘米。每册都要从“1”开始编页码，页码写在右上角，如文书材料的背面有字，页码写在左上角。大小不一、残损破缺的材料，要进行裱糊或作裁剪、折叠处理。 二、装订顺序 （一）诉讼文书卷装订顺序 1、卷宗封面 2、主办警官签署意见表（不编页号）
3、卷内目录 4、接受刑事案件登记表 5、立案决定书 6、传唤通知书，拘传证，询问通知书 7、未成年犯罪嫌疑人法定代理人到场通知书，未成年证人/被害人法定代理人到场通知书 8、拘留证，拘留通知书 9、延长拘留期限通知书 10、回避/驳回申请回避决定书 11、复议决定书 12、提请批准逮捕书，批准逮捕或不批准逮捕决定书，要求复议意见书，检察机关的复议决定书，提请复核意见书，检察机关的复核决定书 13、逮捕证，逮捕通知书，变更强制措施通知书 14、提请批准延长侦查羁押期限意见书，批准延长侦查羁押期限决定书，不批准延长侦查羁押期限决定书，延长侦查羁押期限通知书 15、重新计算侦查羁押期限通知书 16、羁押期限届满通知书 17、安排律师会见非涉密案件在押犯罪嫌疑人通知书，涉密案件聘请律师决定书，准予会见涉密案件在押犯罪嫌疑人决定书、通知书，不准会见涉密案件在押犯罪嫌疑人决定书 18、不予取保候审通知书，取保候审决定书，取保候审保证书，收取保证金通知书，没收保证金决定书、通知书，保证金凭证，对保证人罚款决定书，对保证人罚款/没收保证金复核决定书，责令具结悔过决定书，退还保证金决定书、通知书，解除取保候审决定书 19、监视居住决定书，解除监视居住决定书
档案装订标准
档案数字化加工项目招标技术需求书 来源：中国国际招标网发布时间：2007.09.05 天津市档案馆档案数字化加工招标项目（TGPC-2007-D-0080）技术需求书 （一）项目背景 本项目涉及历史档案200万页，均按A4幅面计算；本项目所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面（约占15%）。 （一）扫描技术要求 分辨率： 200dpi 颜色： 24Bit 真彩色 格式： jpg 压缩方式： jpg （一）本项目总体质量要求 1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。 2、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。 3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 （一）扫描加工要求 1、扫描前应先对案卷进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。 2、采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。 3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。 4、为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率为200dpi。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。 5、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。 6、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。 7、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。 （一）扫描图像处理 扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理： 1、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 2、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。 3、字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 4、图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
卷宗规范
昆明市呈贡区法律援助中心 案件卷宗装订规范 为明确全区法律援助卷宗内容、装订顺序及装订要求，根据《云南省法律援助案件档案管理办法》的规定，制定本规范。 一、法律援助案件材料，根据刑事案件、民事案件、行政案件等不同类别，一般按年度编号，采用一案一卷原则，一卷一号的原则立卷。 二、卷宗由封面、卷内文书材料、封底组成。其中： 1.封面、封底应采用区法律援助中心统一订制的卷皮； 2.卷内文书材料以白色A4打印纸或白底黑格A4纸作为标准用纸；不能或不宜采用A4纸张时，可以采用相当规格的纸张；书证、照片等不符合A4纸张规格的文书材料，可以用A4纸张粘贴后入卷。 3.对已提交法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办人员应当将其副本和复印件入卷归档。对不能附件归档的实物证据，承办人员可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载入卷归档，分别保管。 三、卷内文字材料除铅印、复印的以外，使用耐久书写材料（碳素墨、兰黑墨水）书写或者打印，做到字体工整、清晰。 四、封面项目填写完整、准确，美观整洁。 五、卷内文书材料齐全，内容填写完整，装订顺序正确。其中： 1.卷宗目录中，一份材料编为一个序号，标题、页码填写完整、准确，页码应当填写起始页码至终结页码，相同的材料只装一份，不重复装。 2.卷内文书材料按卷宗目录次序排列，并逐页编排页码，写在文书材料每页的右上角；若文书材料背面有内容，页码写在背面的左上角。
卷内文书材料有页码重复或者缺页的，应当加以注明。 六、卷宗一律在左侧用线绳装订，做到三孔一线。装订时，应剔除卷内金属物，案卷材料以右页边和下页边为准，叠放整齐。 七、本规范自2015年1月份起实施，由昆明市呈贡区法律援助中心负责解释。 附件：1.《民事法律援助案件卷宗目录》（当事人申请） 2.《刑事法律援助案件卷宗目录》（当事人申请） 3.《刑事法律援助案件卷宗目录》（检察院、公安 通知卷） 4.《刑事法律援助案件卷宗目录》（法院通知卷） 5.《刑事法律援助案件卷宗目录》（当事人申请）
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法
这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
工程资料装订统一要求
关于施工资料装订的统一要求 施工单位： 工程竣工后，施工资料要按下列统一要求进行装订、装盒： 1、施工单位要向市档案馆或建设档案馆购买档案盒和文件封面、 封底。档案盒要购买红字盒（皮上有城建档案字样）一套，装原件资料，规格为2cm厚的和3cm厚的。2cm厚的装资料，3cm 厚的装竣工图。购买蓝字盒三套（盒上要防伪标志），装复印件资料。规格为2cm厚的3cm和厚的，2cm厚的装复印文件，3cm 厚的装竣工图。 2、施工资料整理齐全后，按施工准备阶段、施工过程阶段、工程 竣工阶段和养护阶段的顺序排好，根据资料多少再按2cm厚分成若干册，每一册装一盒。每一册均要有封皮。封皮上有案卷题名，该册装订的主要内容、编制单位、编制日期均要机打填写。封皮下面是卷内目录（津园监F2表），打卷内目录前要先打好页码，打页码时每册都从1开始。再下面是文件资料，资料后面是卷内备考表（津园监F3表），备考表要说明原件存在何处，填写卷内文件材料多少件，共多少页、立卷人和日期，并加盖公司的章。卷内备考表后面是牛皮纸封底。然后用线三孔装订。 3、竣工图也要和文件资料一样要进行装订。装订前要把竣工图叠 成A4纸大小，排好顺序并编号，也要有封皮、目录、备考表、封底。竣工图每页均需加盖统一要求的竣工图章，竣工章内容
要求填齐，封面盖施工单位公章，最后用线三孔装订。 4、施工资料及竣工图按要求装订后，要装盒，资料装2cm厚的盒， 竣工图装3cm厚的盒。盒的封面上要填写案卷题名，该册主要 内容、编写单位、编写日期，红字盒面上要用8cmx14cm的纸打 上案卷题名、该册资料主要内容、编制单位、编制日期，并按 封皮填写要求一样机打，贴在城建档案字下面处。蓝字盒面上 用手填写案卷题名，该册装订的主要内容、编制单位、编制日 期。每册案卷脊背要填写案卷号和案卷名称。
法律援助案件卷宗装订规范
金川区法律援助中心、律师事务所、法律服务所、法律援助工作站法律援助案件卷宗装订规范 为明确全区法律援助机构法律援助卷宗内容、装订顺序及装订要求，根据《法律援助条例》及相关规定，制定本规范。 一、卷宗装订坚持一案一卷原则，即每件法律援助案件装订一个卷宗。 二、卷宗由封面、卷内文书材料、封底组成。其中： 1.封面、封底应采用显示法律援助的卷皮； 2.卷内文书材料以白色A4打印纸或白底黑格A4纸作为标准用纸；不能或不宜采用A4纸张时，可以采用相当规格的纸张； 3.书证、照片等不符合A4纸张规格的文书材料，可以用A4纸张粘贴后入卷。 三、卷内文字材料除铅印、复印的以外，使用碳素墨水书写或者打印，做到字体工整、清晰。 四、封面项目填写完整、准确，美观整洁。 五、卷内文书材料齐全，装订顺序正确。其中： 1.卷宗目录中，一份材料编为一个序号，标题、页码填写完整、准确，页码应当填写起始页码至终结页码。 2.卷内文书材料按卷宗目录次序排列，并逐页编排页码，写在文书材料每页的右上角；若文书材料背面有内容，页码写在背面的左上角。卷内文书材料有页码重复或者缺页的，应当加以注明。
六、卷宗一律在左侧用线绳装订，做到三孔一线。装订时，应剔除卷内金属物，案卷材料以右页边和下页边为准，叠放整齐。 法律援助民事诉讼代理案卷内容及装订顺序: 1.卷宗目录； 2.法律援助申请书（或者申请表）； 3.申请人（包括其代理人）身份证明； 4.法律援助申请委托书； 5.申请人经济状况困难证明； 6.法律援助审批表； 7.给予法律援助决定书; 8.法律援助申请材料接收凭证; 9.指派通知书; 10.送达回执; 11.律师事务所委托代理风险告知书; 12.授权委托书或者委托代理合同； 13.民事起诉状、答辩状或者上诉状、二审答辩状、一审判决书； 14.证据材料； 15.如果进行过调查，则调查笔录； 16.出庭通知书，或者出庭通知电话记录； 17.庭审笔录； 18.代理词；
会计档案的整理立卷及装订要求
精选文档 会计档案的整理立卷及装订要求 1.会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类 标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 1）分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 2）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。 3）管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 2.会计档案的装订 会计档案的装订主要包括:会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 （1）会计凭证的装订 会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 1）会计凭证装订前的准备工作。（［分类整理，按序列排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；（3摘除凭证内的金属物（如钉书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；34 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；35 记账凭证上有关人员（如财务主管、 复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 2）会计凭证装订时的要求。31 用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；32凭证外面要加封面，封面纸用上 好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；33装订凭证厚度一般为1.5 厘米，方可保证装订 精选文档
档案装订标准
档案装订标准 Prepared on 22 November 2020
来源：中国国际招标网 天津市档案馆档案数字化加工招标项目（TGPC-2007-D-0080）技术需求书 （一）项目背景 本项目涉及历史档案200万页，均按A4幅面计算；本项目所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面（约占15%）。 （一）扫描技术要求 分辨率： 200dpi 颜色： 24Bit 真彩色 格式： jpg 压缩方式： jpg （一）本项目总体质量要求 1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。 2、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。 3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 （一）扫描加工要求 1、扫描前应先对案卷进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。 2、采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。 3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。 4、为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率为200dpi。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi。 5、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。 6、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。 7、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。 （一）扫描图像处理 扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理： 1、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 2、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。 3、字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 4、图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。 5、将原始jpg(200Dpi)格式的图像文件压缩成jpg(100Dpi)格式，最终提供给用户的档案数据200Dpi和100Dpi两种格式各一份，并将上述两种格式数据刻录成一套DVD光盘，提供给用户，保证图像清晰，详
会计档案装订要求
会计档案的装订要求 一、会计凭证的装订 1、凭证的整理 会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。 会计凭证的整理主要是对记账凭证所附的原始凭证进行整理。会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。具体方法： ⑴、对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出，以便于装订后的展开查阅。 ⑵、对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的白纸上。粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的单据粘在一起；如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。粘贴完成后，应在白纸一旁注明原始凭证的张数和合计金额。 ⑶、对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。 ⑷、对于数量过多的原始凭证，如工资结算表、领料单等，可
以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明“附件”字样，另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。 ⑸、此外，各种经济合同、存出保证金收据以及文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 2、凭证的装订 凭证装订是指将整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。 会计凭证不得跨月装订。记账凭证少的，可以一个月装订一本；一个月内凭证数量较多的，可装订成若干册。并在凭证封面上注明本月总计册数和本册数。采用科目汇总表会计核算形式的企业，原则上以一张科目汇总表及所附的记账凭证、原始凭证装订成一册，凭证少的，也可将若干张科目汇总表及相关记账凭证、原始凭证合并装订成一册。序号每月一编。装订好的会计凭证厚度通常为1.5cm。 装订成册的会计凭证必须加盖封面，封面上应注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。会计凭证封面由分公司统一格式印制。 会计凭证的装订程序如下： ⑴、整理记账凭证，摘掉凭证上的大头针等，并将记账凭证按编号顺序码放。 ⑵、将记账凭证汇总表、银行存款余额调节表放在最前面，并
档案馆归档立卷装订要求
市城建档案馆对归档文件 质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011） 1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：天富房地产开发公司51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。 2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。 4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。 6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 竣工图章示例如下 80 竣工图15 50 施工单位7 编制人审核人7 技术负责人编制日期7 监理单位7 总监现场监理7 20 20 20 20 竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。 立卷的原则和方法 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 例如：新疆天业股份公司自备电厂4×135MW机组（建设工程项目），由1＃ 2＃阀门室、工业废水处理室、1＃循环水泵房、员工餐厅、综合水池、点火油泵房、主厂房、化水室（单位工程）等工程组成，应按每个单位工程组卷。 世纪广场工程，包括背景音响、C区旱泉、C区叠泉、A区玻璃桥、张拉膜等工程。 3、建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等部分。 4、立卷过程中必须遵循下列要求： （1）案卷不宜过厚，一般在20mm左右（因为查阅档案时需要复印不用拆卷）。 （2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 卷内文件的排列 1、同一事项的的请示和批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列（主要指开、竣工部分的文件）。 2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号（建施图、结施图、设施图、电气图）顺序排列。 3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后（因为先产生批文等文字材料，后产生设计图）。 4、如果开、竣工资料超过20mm厚度时，应装订成两卷（便于提供利用）。 案卷的编目
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
最新整理档案组卷原则和案卷的装订.docx
最新整理档案组卷原则和案卷的装订 [找文章到☆()一站在手，写作无忧!] 1、质量要求 1.1案卷内文件材料必须齐全、完 整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。 1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。 1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。 2、组卷的方法 组卷要便于档案的利用和保管。 2.本公司档案的组卷 同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点：（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。 （2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。
（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。 （4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。 （5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。 （6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。（注：永久卷中不许有短期保存的文件） 2.2基本建设类 2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷 2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。 2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。 3、卷宗内文件材料的排列 3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。 3.2由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。 3.3由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。 3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在
市场监管系统行政处罚案件案卷装订规范
市场监管系统行政处罚案件案卷装订规范 文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）
市场监管行政处罚案件案卷装订规范规范的主要依据：《工商行政管理机关行政处罚程序规定》 一、封面 1、案件名称：当事人名称全称+违法行为表述+案； 2、行政处罚决定书文号：按下达的处罚决定书字号填写； 3、办案单位：填写办案机构名称全称； 4、归档时间：本案所有应该入卷材料齐全，装订完毕时间； 5、归档号：一般情况下，填写处罚决定书序号[或由作出处罚决定的工商局统一填写]。 二、正卷隔页 A4纸竖式居中“正卷”二字。 三、正卷材料 1、正卷目录表； 2、立案审批表； 3、行政处罚决定书[正稿]； 4、对当事人制发的其他法律文书：A、实施强制措施通知书[含财物清单]；B、询问通知书；C、解除行政强制措施通知书；D、先行处理物品通知书；E、分期缴纳罚款通知书；F、行政处罚听证告知书；G、行政处罚告知书； 5、送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等]。 6、听证笔录； 7、证据材料：A、当事人或者其代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料；B、当事人的主体资格证明材料[单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书、前置审批证书，个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等]；C、证据复制（提取）单[涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等]；D证人证言材料[含证人身份材料]；E鉴定结论[含抽样取证记录]；F现场笔录和现场检查图片材料；G巡查笔录；H、责令改正通知书；I、催办通知书。[G、H、I作为证据则放于此] 8、财物处理单据：A、罚没款收据；B、物品处理记录[含销毁记录和图片]。 9、其他材料：A、涉嫌犯罪案件移送书；B、案件移送通知书；C、领取查封扣留财物收据；D、委托鉴定书；E、当事人提交的报告[分期缴纳罚款的报告、要求从轻处罚的报告等]；F、案件回访表。 四、副卷隔页 A4纸竖式居中“副卷”二字。
市场监管系统行政处罚案件案卷装订规范
市场监管行政处罚案件案卷装订规范 规范的主要依据：《工商行政管理机关行政处罚程序规定》 一、封面 1、案件名称：当事人名称全称+违法行为表述+案； 2、行政处罚决定书文号：按下达的处罚决定书字号填写； 3、办案单位：填写办案机构名称全称； 4、归档时间：本案所有应该入卷材料齐全，装订完毕时间； 5、归档号：一般情况下，填写处罚决定书序号[或由作出处罚决定的工商局统一填写]。 二、正卷隔页 A4纸竖式居中“正卷”二字。 三、正卷材料 1、正卷目录表； 2、立案审批表； 3、行政处罚决定书[正稿]； 4、对当事人制发的其他法律文书：A、实施强制措施通知书[含财物清单]； B、询问通知书； C、解除行政强制措施通知书； D、先行处理物品通知书； E、分期缴纳罚款通知书； F、行政处罚听证告知书； G、行政处罚告知书； 5、送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等]。 6、听证笔录； 7、证据材料：A、当事人或者其代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料；B、当事人的主体资格证明材料[单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书、前置审批证书，个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等]；C、证据复制（提取）单[涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等]；D证人证言材料[含证人身份材料]；E鉴定结论[含抽样取证记录]；F现场笔录和现场检查图片材料；G巡查笔录；H、责令改正通知书；I、催办通知书。[G、H、I作为证据则放于此] 8、财物处理单据：A、罚没款收据；B、物品处理记录[含销毁记录和图片]。 9、其他材料：A、涉嫌犯罪案件移送书；B、案件移送通知书；C、领取查封扣留财物收据；D、委托鉴定书；E、当事人提交的报告[分期缴纳罚款的报告、要求从轻处罚的报告等]；F、案件回访表。 四、副卷隔页 A4纸竖式居中“副卷”二字。 五、副卷材料 1、副卷目录表； 2、案件来源登记表[有案源实时报告登记表的附后]；
行政执法案卷制作规范
行政执法案卷制作规范 Last revised by LE LE in 2021
行政执法案卷制作规范 第一条为加强和规范城市管理行政执法案卷管理，进一步促进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省依法行政考核办法》和《江苏省城市管理行政执法规范（试行）》等法律、法规的规范，结合工作实际，制定本规范。 第二条本规范所称行政执法案卷，是指行政执法活动中形成的、具有查考利用的、能反映案件真实情况、体现整个行政执法过程、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录，包括行政执法过程中制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律定义的材料。 第三条城市管理行政执法机关具体办理行政执法事项的机关处（科、室）和执法机构，均应按本规范做好行政执法案卷管理工作。行政执法案卷管理绩效列入行政执法责任制、依法行政考核、法制工作考核、本单位综合绩效考核内容。 第四条行政执法案件承办人在受理案件后，应当收集本案的各种文书及证据材料。案件办结后，应核查案件材料是否齐全完整，发现缺漏和法律手续不完备的，及时补齐或在法律允许范围内进行补救，以确保案卷材料的完整性、规范性。 第五条案卷文书材料一般应使用计算机打印的文书原件，尺寸规格为A4型纸；不能使用文书原件的可使用与原件核对无误的A4型纸张复印件，并注明出处及加盖文书原件保管单位公章。文书材料确需手工填写的，不得使用不耐久字迹材料书写，应使用黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写，字体工整、清晰。文书材料有涂改的应更换修正后的文书原件，不能更换的应由相关人员在涂改处加盖印章或按手印。 第六条行政执法案卷立卷归档，一般按年度编号，一案一卷一号，区分行政许可、行政处罚、行政复议、违纪处理等不同类别。案卷材料较多的可分为正卷、副卷，结论性材料归入正卷，依据性材料归入副卷；涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜公开的文书材料，应归入副卷保存。案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。 第七条案卷文书材料编目顺序，应体现行政执法程序，其排序的原则： 1、密不可分的材料依顺序排列在一起； 2、文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后； 3、结论性材料在前，案件（许可）办理的客观进程形成的案件材料按自然顺序排列在后。 第八条行政许可案卷材料装订顺序为：案卷封面，卷宗材料目录，行政许可文件、决定及送达回证，行政许可申请材料，申请材料接收凭证，受理或不予受理书面凭证及回证，审查材料，听证材料，延期办理文书，行政许可事项收费收据，其他应归档的文件材料，备考表，案卷封底。 第九条一般程序处罚案卷材料装订顺序：案卷封面，卷宗材料目录，行政处罚决定及送达回证，上级部门交办或其他部门移送或群众举报案件的材料，立案审批表，调查笔录，现场笔录、登记保存决定书、涉案物品清单，行政处罚告知书及送达回证，陈述申辩笔录，听证材料，解除登记保存决定书，案件讨论记录，强制执行申请书，涉案物品处理记录、处理凭证、罚没款收据，其他应归档的文书材料，结案报告表，备考表，案卷封底。 简易程序处罚案卷材料装订顺序为：目录，当场行政处罚决定书，送达回执，罚款收据报查联，按时间先后排序的调查取证相关材料。案卷文书材料较少的可按工作阶段合订立卷。 第十条行政复议案卷的装订按照《江苏省人民政府法制办公室、江苏省档案局关于印发（江苏省行政复议档案管理办法）的通知》（苏府法［2003］79号）要求整理、装订。 第十一条行政执法违纪行为处理案卷的装订，参照行政处罚案卷材料装订顺序进行。 第十二条案卷文书材料整理、装订应注意下列事项： （一）破损、字迹模糊或容易褪色的文书材料应托裱或复印，复印件应置于原件前面； （二）大于A4型标准规格的纸张应折叠，小于A4型标准规格的纸张应托裱； （三）案卷装订不得压住字迹或画面； （四）需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸,邮票不得撕揭； （五）文书材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法 本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。 一、文书档案整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。 二、文书档案整理的具体方法 1、收集。 文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。 第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。 第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。 如：“白头文件”： （1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。 （2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 （3）、合同、协议、出版物原稿（附原本） （4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。 （5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) （6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。 按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 （1）、文件材料归档范围 （2）、不归档的文件材料的范围 不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。 4、分类 (归档方法)。