公 文 办 理

公文办理

公文办理是公文处理工作的重要组成部分。做好公文办理工作，对于及时准确地处理机关来往的公文，迅速安全地组织公文运转，有效推进和保障机关工作的顺利进行具有重要作用。

一、公文办理概述

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。

公文办理的主要特点：

1. 系统性。公文办理是一项系统工作，收文办理与发文办理两者既是相对独立的体系，又存在很强的内在联系。强调系统性说明公文办理工作具有很强的综合性，需要灵活掌握运用公文的格式、文种、行文规则等公文处理工作的系统知识。

2. 实践性。公文办理各个环节都有很强的实践性，如何提拟办意见、怎样进行传阅，并无固定模式，需要通过公文办理工作实践去领会掌握。

3. 服务性。公文办理过程是为机关负责人服务的过程，也是为与本机关有公文往来的其他机关服务的过程。

4. 严肃性。公文办理是为党政机关实施领导和处理公务服务的重要手段，事关全局，责任重大。因此，文秘人员必须认真细致、一丝不苟地做好公文办理工作，机关负责人也应对

公文办理工作进行严格把关。

5. 程序性。公文办理由一系列衔接有序的工作环节组成，各个环节环环相扣，体现出鲜明的程序性。《条例》对收文办理、发文办理和整理归档的程序作出了明确规定，文秘人员必须严格按照规定程序办文，才能确保公文办理准确高效，保障机关工作顺利开展。

6. 时效性。党政机关工作节奏快、要求高，公文办理的时效性强，如果因为工作拖拉延误了公文办理的时机，会带来严重的后果和损失。文秘人员要加强公文办理业务的系统训练，特别是要熟练掌握紧急情况下公文办理的要领，高效快速地完成公文办理工作，确保党政机关职能的有效履行。

二、收文办理

收文主要指接收上级机关、同级机关、下级机关等送达本机关的公文，收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和拟办性公文（以下简称办件）两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

（一）签收

收到公文后，收件人应在对方的签收单上签名以示收到。签收的目的是明确交接双方责任，保证公文传递的安全可靠。签收要注意：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。二是要逐份清点核对所收文件编号、份数与签收单上的记载是

否相符。三是签收急件应当注明签收时间（时、分）。

（二）登记

对收文的内容信息进行详细记录，有助于文秘人员掌握公文信息及运转情况。收文登记的常见形式包括簿册式登记、联单式登记、计算机登记。公文登记的内容主要包括：收文编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围、送出时间、办理过程、催办情况、办理结果、答复情况等。公文收到后应及时登记，登记内容要准确齐全，不能随意简化或省略，以防止影响公文检索和办理。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。

（三）初审

初审是收文机关对公文内容、格式等进行审核，决定是否接受办理的关键环节。初审的重点有以下方面：

1. 是否应当由本机关处理。常见问题有：属于行政范围的事务，主送机关应该是政府，却写成了党委；属于甲机关审批权限的事项，误认为是乙机关的审批事项，主送机关写成了乙机关。

2. 是否符合行文规则。常见问题有：请示中一文多事、报告中夹带请示事项、将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公室之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。

3. 文种、格式是否符合要求。常见问题有：该用“请示”

的用了“报告”，主送、抄送机关标注不规范，上行文未标注“签发人”，主附件分离，附件不全，缺页、错页、中间有空白页，印制歪斜等等。

4. 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。常见问题有：未经协商就报文，已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文，多个机关联合行文未会签完毕就报文等。

5. 是否符合公文起草的其他要求。常见问题有：内容不够准确全面，重要事项没交代清楚，如报送的建设纪念设施请示件中没有体现纪念设施的规模、占地、建设资金等事项；出现错别字，如写错姓名、职务、地名等，对一些易混词语使用错误，如“截止”和“截至”、“制定”和“制订”；报文时间与印发日期相隔过长等。

初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，进入承办程序。

（四）承办

1. 承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则，根据公文内容、要求来确定分送范围，做到不漏送、不错送、不扩大范围送。分送阅件时附公文处理单，这样可使机关负责人在阅看文件的同时知悉该文件在什么时

间分送了哪些负责人和部门。

2. 承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理，这指出了办件拟办、转办两种办理方式，公文承办的过程就是拟办、转办的过程。需要2个以上部门办理的办件，应当明确主办部门，协办部门要配合主办部门做好工作。

转办适用于党委、政府办公室根据有关规定有明确授权或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。转办时，可由文秘部门“注请××部门研办”或“注请××部门商××部门研办”。

拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。对于程序性的拟办事项，拟办意见要提出报请机关负责人批示或上会审议等程序性建议，以简明扼要为宜；对于事务性的拟办事项，要认真研究、充分协商，提出拟办意见报机关负责人批示后答复。

拟办意见是否准确恰当，直接关系到办件办理的质量和效率。写好拟办意见要注重以下几个方面：

（1）掌握文件内容，搞清拟办事项。这是写拟办意见最基本的要求，内容吃得透，意见才能提得准。

（2）把握政策规定，领会机关负责人意图。提出拟办意见之前，要认真学习掌握与拟办事项相关的法律法规和中央及地方、部门的政策规定，深入研究拟办事项内容是否符合有关法律法规和政策规定。

（3）查找档案资料，对照先例比较。提出拟办意见之前，要注意在档案中查找类似文件办理的程序和结果。

（4）尊重部门意见，注意协商协调。涉及领域宽、内容广的办件，需要多方征求相关业务部门的意见。业务部门因为熟悉政策、了解情况，他们提出的意见往往专业性强，考虑得更加周到、缜密。

（5）立论有根有据，建议完整准确。提出拟办意见时，要将办件内容与相关政策规定和查档情况进行认真对比，综合考虑业务部门的意见，形成全面客观、具有针对性和可操作性的建议。建议的每个论点都要有事实依据或政策依据支撑，这样才有说服力。

（6）用语规范简洁，答复简明得体。拟办意见在用语上要注意表述严密，涉及人名、地名、时间、数字时要确保准确；规范严谨，涉及文字、标点符号等要符合规范；言简意赅，用简洁的语言表达清晰、完整、准确的意见。

（五）传阅

传阅指根据机关负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。传阅一般由文秘人员组织实施，以文秘人员为传阅的中心节点，由文秘人员将公文依次或同时送阅批人，阅批人阅批后退文秘人员，经检查无误后继续传阅或作进一步处理。

1. 传阅的分类。根据传阅文件份数和传阅先后次序的不

同，可以将“文秘人员组织传阅”分为“按顺序传批”和“分传”方式。

（1）按顺序传批。即将一份文件按照特定顺序依次送多位阅批人阅批的传阅方式，适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。根据传阅顺序的不同，按顺序传批可以分为正传和倒传。

①正传。是指按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。

②倒传。是指按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于拟办类公文。

（2）分传。即将公文同时分送机关所有相关负责人阅批，适用于有多位阅批人，并且时限特别紧急的拟办类公文或者内容较多、阅读耗时的阅知性公文。

实际工作中，对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批。

以上介绍的是常规的传阅方式。在公文处理实践中，为了加快传阅速度、提高传阅效率，还可根据实际情况采用多种方式组织开展公文传阅工作，如设立阅文室并指定固定的时间阅悉公文，利用各种会议集中传达公文，利用计算机网络、传真等现代通讯设备和技术手段传阅公文等。

2. 传阅工作中的注意事项。要严格传阅范围，掌握公文

去向，控制传阅周期，不得漏传、误传、横传、延误。确保传阅安全保密。及时将已传阅完毕的文件归档。

（六）催办

要注意及时了解掌握公文的办理进展情况，督促有关部门按期办结或反馈意见。催办的方式有电话催办、发函催办、会议催办、登门催办等，要根据不同情况区别使用。催办要注意以下方面：一要区分情况适时催办。二要注意加强协调配合。三要及时记载催办情况。

（七）答复

办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。及时答复是机关认真履职的重要表现，对相关单位提出需要办理的事项，机关要予以认真研究，及时答复。答复的方式可分为以下2类：

1. 书面答复。书面答复分2种情况：（1）制发答复公文。将经机关负责人批准的答复以公文形式送来文单位，此种方式较为常见。（2）印送批件。将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后送来文单位和相关单位。

2. 口头答复。口头答复分2种情况：（1）电话答复。将答复意见电话告知来文单位。（2）面谈答复。有些请示事项较为复杂，可以当面答复来文单位，以利于来文单位详细了解答复单位对请示事项的具体意见。口头答复后，要注意详细记载答复情况以备查询。

三、发文办理

发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。

（一）复核

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核，复核的重点有以下方面：

1. 是否经过发文机关办公室审核。未经过发文机关办公室审核、由部门直接报机关负责人签批的公文，一般不能直接发文，应向主管机关负责人报告后进行审核，重新按程序上报审批。

2. 公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。

3. 内容、文种、格式是否准确规范。已经机关负责人签批的公文清样要在内容、文种、格式方面进行复核。

（二）登记

公文发文的登记要遵循以下基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等，送印公文清样上的要素应与发文登记的内容相一致。发文登记的内容要准确齐全，不得随意简化或省略。公文的成文日期一般以机关负责人签发日期为准。

（三）印制

公文印制需要遵循以下基本要求：

1. 确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据，严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，印制的成品文件要确保质量。

2. 确保时效。对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得压误。对于紧急程度未作具体要求的公文，也要及时印制，防止文件实际发出时间与版记标注印发时间相隔过长。

3. 确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制，以确保涉密公文的安全保密。

（四）核发

公文的核发需要遵循以下基本要求：

1. 认真检查成品文件质量。公文印制完毕后，应当从以下方面对成品文件进行检查：一是文字。成品文件的内容准确，无错字、多字、少字。二是格式。成品文件格式要素的使用准确规范，符合《格式》国家标准的要求。三是印刷质量。成品文件页面整洁、墨色均匀、字迹清晰，装订整齐美观，不缺页、不多页、不错页。

2. 准确及时分发成品文件。成品文件经检查无误后即可分发有关收文单位，分发的要求有以下方面：一是准确。严格按照文件的发送范围分送，发送范围应当为实际工作中确有必

要知悉的单位，并根据发送对象的变化情况及时调整。二是及时。在规定时限内分发完毕，以保证发文的时效性。

四、公文传递与传输

公文传递传输的方式、方法、途径多种多样，必须做到准确、及时、安全、保密。

（一）涉密公文传递

机要交通负责中央发给各省（区、市）和中央各部门的涉密公文、省军级单位工作中异地往来的绝密级公文等的传递。邮政机要通信负责不经过机要交通传递的其他绝密级公文和机密级以下公文的传递。城市机要文件交换站负责本机关与其他机关之间机密级以下公文的传递。收发件机关机要收发人员负责本机关重要紧急公文的传递。

（二）涉密公文传输

对于时限要求急的涉密公文，可以通过国家密码管理部门批准建立的密码通信系统加密传输。

涉密公文禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输。

五、公文整理归档

（一）收集范围

根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，机关公文材料归档范围是：1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文

材料。2. 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。3. 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。4. 其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

对2个以上机关联合办理的公文以及机关负责人兼任其他机关职务时所形成公文的归档问题，《条例》进行了规定：“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”

（二）系统整理

立档单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质公文材料，应当按照“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则整理。

整理的方法是：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。对于不需要整理的公文材料，应进行登记后，按有关保密规定销毁。

（三）移交归档

通过系统整理后的公文材料，应定期交本机关档案部门或者档案工作人员保存，以保证机关档案的完整，便于查找利用。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。