青建字〔2016〕27号-关于发布《项目材料管理制度》的通知
青建集团股份公司文件
青建字〔2016〕27号
关于发布《项目材料管理制度》的通知
总部各部门、各分公司、控股公司、项目经理部：
为了进一步规范股份公司项目材料管理，提高公司成本控制和经济效益水平，结合集团股份公司实际情况，现修订并发布《项目材料管理制度》，望认真贯彻执行。
该制度自二〇一六年四月一日起实施，股份公司原《项目材料管理制度》（青建字[2015]62号）同时废止。
附件：青建集团股份公司项目材料管理制度
二○一六年三月二十五日
青建集团股份公司 2016年3月25日
1 范围
本制度适用于青建集团股份公司总部、各分公司、控股公司及项目部。
本制度主要包含材料的计划管理、甲方批价、合同管理、现场管理、统计管理、考核与奖罚六部分内容。
2定义
2.1 材料管理
对工程项目所需用材料计划、供应、耗用与回收等活动进行的计划、组织、领导和控制。主要包括材料需用计划、供货商选择、采购实施、材料验收、保管与耗用、回收处理、业主供料、统计分析、物资单据凭证管理以及信息化使用等活动内容。
3 职责
3.1 青建集团股份公司
⑴负责对《项目材料管理制度》进行编写、修订。
⑵对分公司和控股公司、项目部的材料管理工作进行指导、服务、检查。
⑶对分公司和控股公司、项目部的材料采购台账进行收集汇总并分析。
⑷负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、分析工作。
3.2 分公司和控股公司
⑴负责编写适合本单位的材料管理制度，并组织宣贯，组织项目部的材料制度培训工作，给各项目部做好制度交底。
⑵对项目部材料员的相关工作进行培训、指导、考核。
⑶汇总各项目材料需求计划并按月整理归档，及时提报公开招标需求，组织公开招标、比价、竞争性谈判等工作，并负责签订采购合同。
⑷按照相关制度规定做好授权项目部采购部分材料的管理工作，将采购过程资料整理归档。
⑸参与材料询价、定价和业主批价，提供价格与供应商信息。
⑹负责各项目验收与调拨单、月度结算单、材料台账、材料盘点、盈亏分析等工作的审核、汇总、归档工作，并报送相关部门，实现“日清月结，三级账目相符”。
⑺负责项目业主供料的管理，保存相应资料。
⑻根据项目材料采购盈亏分析，协调解决本单位各项目采购中存在的问题，并提高盈利水平。
⑼负责审核各供货商的付款，且保证付款依据齐全有效。
⑽协调各项目剩余材料的回收调配，确认余料的残值和废料的处理。
⑾建立材料采购价格信息数据库。
⑿负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的检查、指导、审核、分析工作。
⒀负责审核本单位材料供应商的评价。
⒁负责易燃、易爆、剧毒物品的采购，负责监督检查项目部材料堆放和物品储存、物品运输工作。
3.3 项目部
⑴按照项目的规模及分包模式设置专职或兼职材料员，负责各种物资验收、保管与发放。
⑵负责向材料设备部报送项目需求的各种材料计划并按月将计划整理归档。
⑶负责采购公司授权的项目所需类别的材料。
⑷参与物资采购的招标工作。
⑸负责办理采购材料的甲方批价，协调与业主方物资部门的关系。
⑹负责所有材料的验收、调拨，按月与供应商、业主、分包单位对账，办理相应手续。
⑺负责项目日清月结工作，每月将各供货商所供应材料的原始送料小票、验收单、调拨单、月度结算单装订成册，报送材料设备部进行审核, 实现“日清月结，三级账目相符”。
⑻按月将项目现场存留的材料进行盘点，并制作盘点表报送材料设备部审核留存。
⑼负责建立材料采购台账、每月采购材料的盈亏分析，并将报送材料设备部进行审核留存。
⑽负责项目材料的现场管理工作。
⑾负责项目管理信息化物资、租赁管理模块的使用、审核、分析工作。
⑿负责对项目物资分供方进行评价，并报公司审核。
4 管理制度
4.0 总则
加强集团股份公司的物资采购与现场管理，发挥企业整体优势，建立规范的采购运行机制；满
足施工生产需要，减少库存积压和杜绝浪费，降低工程项目施工成本，提高经济效益。
4.1 计划管理
⑴项目部根据需要应提前向公司提供《项目物资需求计划表》，应明确材料名称、规格（对厚度、容重、壁厚、防火等级等参数进行明确说明，避免提报后再公司再反复确认相关参数，延误时间）、型号、质量、数量及进场时间、是否需要甲方批价，需要加工定做的材料，应附图纸并注明要求。计划必须经过材料员、施工员、技术负责人、预算员或者商务经理进行编制及审核，项目经理签字确认。
⑵建设单位（业主）供应的材料，由项目部至少按月或实际需求提报材料计划，材料计划的相应要求、审批程序同上。
⑶材料计划的提报时间，应满足招标中心和材料设备部进行组织招标、比价、竞争性谈判、公示、合同签订所必须的时间，需要招标的材料计划需提前15天报送公司招标中心和材料设备部，其他材料至少提前7天报送公司招标中心和材料设备部。
⑷禁止出现材料计划随意性、不准确、化整为零、技术参数模糊、不预留充裕采购时间等现象。
⑸对总包合同明确约定属业主供料的，且超供进行严厉处罚（如：按采购价的1.5倍或2倍扣罚）的，必须引起项目足够重视，提报材料计划必须准确并不能出现超供。
4.2 甲方批价
⑴甲方批价范围
①清单计价模式中，暂估价和可调价材料；
②定额计价模式中，需要以甲方批价形式确定结算单价的材料；
③实际施工中发生设计变更及签证，总包合同中未包含的材料，根据总包合同约定，需要以甲方批价形式决定结算单价的材料。
⑵甲方批价计划
项目预算完成后，预算人员导出材料清单发送材料设备部，并标明哪些材料是包死价，哪些材料是暂估价，以便材料设备部作出甲方批价计划和工作安排；工程在施工过程中出现设计变更，需要进行甲方批价的安装材料计划需至少提前一个月报送材料设备部，以便询价后进行甲方批价，确定甲方批价后采购，并且项目部需及时办理相应手续，避免工程以后结算时带来的扯皮。
⑶甲方批价材料询价
材料设备部收到甲方批价材料计划后，材料设备部汇总询价结果并确定目标价后，如批价单纯
包含材料价格，由材料人员发送甲方进行谈判，如批价为综合单价，材料人员将目标价发送预算人员汇总后发送甲方共同进行谈判。
⑷甲方批价签字确认
与甲方谈判结束后，批价单纯包含材料价格，由材料人员办理相关手续，如批价为综合单价预算人员与材料人员共同办理相关手续，将甲方认可的材料单价让甲方签字确认，甲方批价确认后进行采购。
4.3 合同管理
⑴各公司项目所需物资应按照集团招标采购平台的相关规定实施采购。符合集团集中招标采购的（30万元以上的大宗物资采购）按照要求实施招标采购；无需集团集中招标的，由各公司自己组织招标、询价、比价，并留存相关记录，经相关部门签字后确定供应厂家，并在签订合同后实施采购。
⑵合同中的主要条款如合同数量、单价、金额必须填写齐全，并约定当需要超过合同数量10%时必须另行签订补充协议。杜绝签订没有数量和价款的合同，杜绝无合同采购情况。
⑶对于市场价格出现波动的材料，在供货过程中出现涨价或降价的情况，根据原合同确定是否调价，如需调价则根据市场价格变动情况，签订补充协议进行价格调整，同时明确相应价格对应的数量界定。
⑷各公司按照集团股份公司合同管理制度进行物资采购合同签订与评审，评审通过后合同方可执行。
⑸零星采购的材料可以不签订合同，零星材料的界定由各公司根据自己的情况自行确定；零星材料的采购必须经过询价、比价，并留存相关记录。
4.4 现场管理
4.4.1 自购材料
⑴各公司采购部门根据本单位生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量，报公司经理审核签字后实施；采购、保管部门建立岗位责任制，严格限制未经授权的人员接触存货。
⑵项目部应该根据计划对物资进场、消耗数额及时统计，对已经形成预警的物资，项目部要及时进行分析，落实计划实施情况，只有有效的物资采购计划才能实施采购、入库。
⑶材料进入现场之前，项目材料员应熟悉采购合同、协议及相关材料验收标准。材料进场时，由项目部的材料员、施工员（或项目部其他代表）根据物资采购计划、合同共同对物资进行验收。材料员收集物资的质量证明资料，并配合质检员对物资的外观质量进行检验。项目每次到场的材料需由项目材料员亲自进行现场验收（如因故不在，可由项目部其他人员代验，但绝不允许由分包直接单独验收），在原始小票上签字并加盖“材料数量属实，价格按合同执行”的印章后将材料调拨给分包，并于三日内对所验材料进行信息化录入。
⑷由现场材料员负责组织有关人员，根据国家有关材料验收规范进行验收。如材料属性和相关规定采取检斤、检尺、点数、理论计算等方法进行材料验收并做好验收原始记录。对进场时发现质量不合格的材料，应做出拒收处理并及时通知材料设备部与相关方重新组织进货。收到货物应与合同数量、质量相匹配，不相符的货物应拒收。
在钢筋进场前，现场材料员必须严格履行验收职责，核实生产厂家是否与合同品牌相符，辨别真伪，并根据合同与进场当天网价核对，确认进场单价；现场材料员每月必须抽查1-2次商砼方量，并将过磅或量方记录留存，如发现商砼供应厂家出现亏方现象，按照合同约定进行处罚；材料设备部每月对项目部钢筋验收及商砼抽查结果计入月检考核。⑸进入现场的材料应有生产厂家的材质证明（包括厂名、品种、出厂日期、出厂编号、试验检验单）和出厂合格证。要求复检的材料要有取样送检证明报告。新材料未经试验鉴定，不得用于工程中。
⑹材料的计量器具必须经具有资格的机构定期检验，确保计量所需要的精确度。
⑺凡进入施工现场的材料，应根据现场平面布置规划的位置堆放就位。要按照材料的类别、规格堆放整齐，并做好标识，材料出库要做到易进易出，推陈出新。对易燃、易爆物品及有毒有害物品要有防护措施，有防盗、防火、防潮措施，确保材料安全。低值易耗材料必须入库保存，易潮物品尽量入库保存。现场材料须堆放整齐，砂、石成堆、成方，砖成垛，长大件一头齐，要求场地平整，排水良好，道路畅通，进出方便。
⑻进入施工现场初验合格后经检测不合格，或因保管、搬运等原因造成产品质量下降形成不合格产品，项目质检员、材料员协助仓库保管员要将合格品与不合格品分开堆放，对不合格物资予以标识，并由项目部人员组织相关人员召开评审会议填写《不合格物资评审处理记录表》，对材料做出返修、降级使用、禁用退场、重新组织采购等处理，并以此作为相关责任人的考核依据。
⑼进入施工现场后的材料、构配件及设备由项目经理部结合施工现场及搬运物资的性质、特点确认所搬运物资的难易程度，由此来确定搬运方法及负责人员：对于难度较小的搬运，由施工班组长组织实施；对于难度较大的搬运，由项目总工制定搬运措施并对实施人员进行技术交底；对于难度特别大的搬运，如长度超过18m、单件重量在40t以上，由项目总工制定搬运方案并书面报送公
司级总工批准后实施；如需要专业队伍进行搬运，项目总工会同材料员应考察专业队伍是否具备实施搬运能力，要求其上报搬运方案并监督执行。在材料、构配件与设备搬运过程中，要注意保护产品防止磕碰受损。
⑽材料进场后必须由项目部材料员办理验收、入库、调拨或领用手续，在1日内完成原始单据的确认、收集和整理工作；根据原始单据及时填写验收单、调拨单；并在规定时间整理后送交材料设备部登记。
⑾按月完成当月全部进场材料的验收、调拨和记账，书面确认后形成材料月度结算单，做到项目部、材料设备部和财务部门三级账目相符。现场材料员在每月25日将当月发生材料的单据（原始送料小票、验收单、调拨或领用单）连同月度结算单、台帐全部上交材料设备部，做到当月单据当月记账。
⑿必须将数据及时录入信息化系统，全面实现电子制单。
4.4.2 业主材料
⑴业主供料的现场验收、调拨、厂家证明及合格证等相关手续办理均同于自购材料。
⑵业主供料的单价，优先和业主协商确定，如业主不提供单价，则由各单位材料、预算、财务协商确定。
⑶如果业主不能按照上述要求办理材料验收单或数量核对，则材料人员保存原始票据，同步办理材料调拨（领用）手续。
⑷必须将数据及时录入信息化系统，全面实现电子制单。
4.5 统计管理
⑴项目部材料员应在三日内将现场进场材料录入信息化，每月截止25日（12月份截止31日）生成月度结算单及材料供应台账，每月25日对现场剩余 (含已加工) 材料进行盘点，并及时录入信息化生成盘点表，并整理本月整套材料供应台账后于27日前（市内项目26日、市外项目27日）上交材料设备部；定期与材料设备部、财务部门对账，做到帐帐、帐物相符，为实现月度成本核算提供基础数据。
⑵物资月度盈亏统计分析表应在每月截止25日（12月份截止31日）生成，包括材料实际采购价格与业主批价的比较并作出分析，。
⑶项目部材料员应自项目开工到竣工交付使用，应做好各种与材料相关的原始资料单据收集整理工作（包含但不限于业主供料、总包供料、内部分包间调剂等），按月将送料单、验收单、调拨（领
用）单、月度结算单、材料采购台账等装订成册，并交材料设备部审核存档，并报送财务等部门。
⑷因工程停建、竣工等原因，现场未使用的合格材料，包含但不限于：各类原材料、成品、半成品等物资，项目材料员应及时盘点，并根据购买的价格，及时上报材料设备部，调配其他项目或退货处理，避免长期搁置造成浪费。
⑸无法再利用的废旧材料，需要对外处理的，项目材料员填写废旧材料处理申请单，经项目部经理、材料设备部负责人审核并签字，上报公司总经理或其授权人员签字批准后，方可进行废材处理。
4.6 考核与奖罚
⑴材料设备部应定期组织检查材料管理情况，检查内容包含：材料计划、招标比价情况、合同签订、现场管理、月度结算单及原始资料上报的及时性和准确性、盈亏情况是否属实、废料处理等方面是否按本制度执行。
⑵对按本制度执行较好，并在盈利方面超过项目承包协议书约定的，应按承包协议书约定给予奖励。
甲方批价单项奖，按照盈利情况扣除相关费用超出公司正常利润部分，给予材料设备部、预算部、项目部等参与批价人员超额利润10%的奖励，具体计算公式如下。
土建材料甲方批价奖励金额=（甲方批价金额-实际采购金额-甲方批价费用-标价分离确定的目标值）×10%
安装材料甲方批价奖励金额=（甲方批价金额-实际采购金额-甲方批价费用-标价分离确定的目标值）×10%
⑶对现场材料员认真履行钢筋验收、商砼抽检职责，并发现供应商钢筋品牌与合同不符、假货或商砼亏方现象的，给予现场材料员挽回损失的10%的奖励。
⑷实现“日清月结，三级账目相符”、“日清”率达到100%的项目部，对现场材料员奖励3000-5000元/人。
⑸对不能按制度执行，出现以下情况，应给予处罚：
①对无计划采购，超计划采购的，罚组织进场的项目材料员500-1000元，罚项目经理500-1000元，罚材料管理部门责任人500-1000元。
②对应招标而未招标、应比价或竞争性谈判而未进行的，罚组织进场的项目材料员500-1000元，罚项目经理500-1000元，罚材料管理部门责任人500-1000元。
③对未签订合同就组织材料进场的，对组织进场的材料员罚500-1000元，罚项目经理
500-1000元，罚材料设备部责任人500-1000元；虽签订合同，但合同中数量及价款不明确的，罚公司合约部门负责人500-1000元。
④对每月未进行商砼方量抽查的，对组织进场的材料员罚500-1000元，当月月检罚项目部500-1000元。
⑤发现钢筋品牌与合同不符或以次充好的，每发现一批次对组织进场的材料员罚500-1000元，当月月检罚项目部500-1000元。
⑥对现场进场进场材料超过三日录入信息化，每发现一条对现场材料员罚50-100元，当月月检罚项目部500-1000元。
⑹对不符合要求的材料严禁使用，如使用并给公司造成声誉、经济损失的，对当事人处以10000-20000元罚款。
⑺对月度结算单、原始资料不齐的，财务部门拒绝付款。
5 其他
⑴各公司在项目开工时发生供料行为前，均须与相关分包方办理指定材料签收人的授权委托书，详见附件1。
⑵材料供应商的评定与评价：分公司对物资分供方进行管理，包括对初次合作的分供方评定，根据分供方填写的《物资、租赁供应方考察表》及相关资料、样品等进行采购合同签订前评定，必要时到货源处考察验证，经分公司审批后报股份公司招标中心备案；项目部材料员负责对业主指定的项目材料分供方进行评定，将相关资料提交分分公司审核。对项目所有物资分供方进行年末合同履行后评价，填写《物资、租赁供应方考评表》，报分公司材料设备部审核；分公司对项目部提交的《物资、租赁供应方考评表》进行初审汇总，经分管领导审核后形成分公司年度合格物资分供方名册，并提交青建集团股份公司材料设备部，形成青建集团股份公司年度合格物资分供方名册。在合同履行期内合格分供方名称、地址、业务范围等发生变化时，项目部、分公司应对分供方重新进行评定，相关资料及评定结果报上级主管部门备案。详见《分供方选择与考评办法》。
6 相关文件
7 记录
附件1
授权委托书
致：青建集团股份公司
由贵司总承包施工的项目，贵司将其中的分项工程劳务/专业分包给我公司施工，施工过程中贵司所供应的材料，我公司授权，身份证号码：，进行签收确认，其所签字的单据我公司均予以认可。
特此委托！
粘贴身份证复印件，盖骑缝章
授权单位：
日期：年月日
附件2 CNQC-ZD-241青建集团股份公司分公司/直管项目
项目物资需用计划
工程名称：年月日编号：
备注：如需填写总计划，已进场数量、本次计划数量和拟进场时间可不填。
项目经理：审核：编制：
CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
料、具采购验收单
供料单位承建单位
材料类别年月日收料仓库
一
联
存
根
联
存
档材料部门审核：采购人：收料人：
13
CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
业主供料验收单
供料单位承建单位
材料类别年月日工程名称
一
联
存
根
联
存
档建设单位经办人：施工单位经办人：
14
CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
材料调拨（领用）单
承建单位材料来源
转出仓库年月日转入仓库(班组)
一
联
存
根
联
存
档项目经理：发料人：转入仓库收料人：
15
CNQC-ZD-241 青建集团股份公司分公司/直管项目材料供应台账
工程名称：单位：元
16
附件7
CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
______________（供货商）材料月度结算单
工程名称：结算月份：年月单位：元
17
附件8 CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
材料盈亏分析表
工程名称：时间：年月单位：元
材料设备部：项目经理：项目部材料员：
附件9
CNQC-ZD-241
青建集团股份公司分公司/直管项目
材料盘点表
工程名称：时间：年月日编号：
材料设备部：项目经理：项目部材料员：
附件10 CNQC-ZD-161
不合格品评审处理记录
工程名称 : NO.