外贸部业务管理制度

1.业务人员在客户的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采

购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。

2.对于客户的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向客户解

释及大概需要的时间。

3.对于客户的产品报价，统一由总经理制订报价单，若有新款没有报价单时，应先报总经理核

定价格之后再报。

4.对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门

经理裁定；部门经理不能批复的，报总经理裁定。

5.对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人

员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

6.对于客户的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在

正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。

7.对于客户需要打样的，业务人员应和打样部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品

需要部品管部门检验合格后寄出；客户对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经客户确认。

8.资金流转是公司的命脉，货款回收关系公司职工的切身利益和企业的正常运转，业务员应该

负起对所做订单的销售回款的催收责任。付款方式上，原则上考虑前TT 30%以上作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知客户修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。需特殊处理的客户，必须由总经理批准。

9.原则上，公司在收到客户定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织物料，进行

生产。确有特殊情况须报总经理裁决。

10.在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问

题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同客户的约定。

11.对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；

一般在船期前二日，安排装柜、运输。

12.需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介

机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。

13.收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收

汇。

14.全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据交财务部门给外汇局、税务局办

理核销、退税。并注意对客户的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。

15.公司将给每个新加盟的业务人员配备业务邮箱，业务人员进行业务联系时必须使用公司所配

的业务邮箱。

16.所有业务人员进行业务联系时必须将邮件CC一份到邮箱里。