物资管理办法

物资管理办法

第一章总则

第一条为了规范公司物资管理，完善物资请购、采购、收发、领用及处置等流程，降低物料消耗成本，根据公司实际情况，制定本办法。

第二章物资范围

第二条本办法所称物资是指除固定资产和工程物资以外的各种物资，包括食材原料、酒店物料用品、办公用品、劳保用品及其他低值易耗品。

第三条固定资产是指单位价值在2000元以上且使用年限在一年以上的物资，工程物资是指基建工程项目中的采购物资，工程项目竣工并投入运营后的维护保养用物资适用本办法。

第四条按照物资是否必须入库管理，分为仓存物资和直拨物资。除了酒店厨房用的食材原料，以及其他有证据表明不能储存在仓库的物资外，其他物资均为仓存物资。

第三章物资申购

第五条直拨物资的申购部门为物资使用部门，仓存物资的申购部门为财务部管理的总仓。

第六条根据业务实际需要和物资库存实际情况，业务部门可以设立二级仓，二级仓物资申购由各业务部门报总仓汇总集中申购。

第七条物资申购流程

一、物资申购部门填写《物资申购单》。

二、联系采购中心询价，填写预估价格及预算金额。

三、根据审批权限交由部门经理或分管副总、总会计师、

总经理签名核准。

四、经审批的《物资申购单》一式二联，第一联由申请

部门自存，第二联交采购中心购货。

第八条申请时限

一、对于仓存物资中的常用物资，仓库至少提前7个工作

日将审批完成的《物资申购单》交采购中心。每周递

交时间为2次，第一次时间为周一下午4：00之前，

第二次时间为周四下午4：00之前。

二、仓存物资中的特定物资，申购部门根据供应周期提前

递交《物资申购单》。

三、直拨物资中的厨房食材按以下规定时间请购：

(一)干货类，申购部门至少提前3天向采购中心提交《物

资申购单》。

(二)鲜货类，申购部门至少提前1天向采购中心提交《物

资申购单》。

(三)直拨物资中的其他专用物资，申购部门根据供应周

期提前向采购中心递交《物资申购单》。

第九条审批权限

一、单批次请购预算在1000元以下（含1000元）由部门

经理核准；

二、单批次请购预算在1000元以上，10000元以下（含

10000元），除部门经理签批外，还应由分管副总及总会计师核批；

三、单批次请购预算在10000元以上，50000元以下（含

50000元），或超出当期请购预算的，除以上签批外，须经总经理审批。

四、单批次请购超出50000元的，除以上签批外，须报董

事长审批。

五、食材请购统一由厨房负责人申请，餐饮部门负责人或

分店负责人审批。

第四章物资采购

第十条物资采购统一由母公司采购中心负责，对于技术性强，要求特殊的专项物资采购，请购部门应当指定专人配合采购中心共同完成供应商选择、物资品种规格确定、询价谈判工作。

第十一条物资采购根据采购金额分为零星采购和批量采购。

零星采购以一般以采购备用金方式支付货款，批量采购以与供应商订立购货合同采用月结方式结算货款，大额采购按国家法律法规进行招标采购。

第十二条物资采购根据采购时限分为一般采购和紧急采购。

一般采购应遵循正常的采购流程，紧急采购主要是应对突发事件或紧急接待任务所需的物资、配件，如紧急抢修等，可采取先电话、QQ及微信等方式按审批权限向审批人请示购买，后补充完善审批流程。

第十三条采购中心根据《物资申购单》编制一式三联《采购订货单》，第一联留存，第二联财务报账，第三联仓库收货。

第十四条《采购订货单》审批权限：单次采购金额在5000元以下的（含5000元），由采购中心主任审批；单次采购金额在5000元至20000元的（含20000元），报总会计师审批；单次采购金额在20000元至50000元的（含50000元），报总经理审批；单次采购金额在50000元以上的采购，报董事长审批。

第十五条采购时限

一、厨房食材用料采购采取“日采购”原则，即每日安排

一次出车采购，实行“晚出早归”方式，厨房必须于21:00前以书面或电子形式提交次日物资申购单。

二、百货类采购采取“周采购”原则，即每周安排2次统

一的采购时间：周二、周五定为每周百货类的固定采购日。

三、紧急采购实行即时采购原则。

第十六条物资到位时限

一、百货类在收到《物资申购单》后7个工作日内，物资

配送到使用部门。

二、厨房食材干货类在收到《物资申购单》3个工作日内配

送到位，鲜货类当天配送到位。

三、专项采购在收到《物资申购单》后30个工作日内物资

采购到位。

第十七条采购原则

采购的基本原则为：适价、适时、适质、适量、适地。

第十八条采购流程

一、收单

采购中心必须凭经有效签批的《物资申购单》执行采购任务，即“见单采购”原则。

二、派车

所有提货制的物资采购，公司派车购货。有采购任务时，由采购中心文员开具《出车派遣单》，并经采购中心主任签批。

三、采购

(一)固定供应商供货

常用物品采购、或专项采购、批量采购须进行年度供应商招标，通过入围供应商报价，使用部门、计财部及采购中心联合比

价、议价、定价，报总经理审批后，确定供应商，签订供货合同，据时据需供货，定期对帐付款。批量供货时，由供应商送货，并协助各区域配送。

(二)零星采购

未签订供货合同的现金采购，必须2人以上现场参与。要求货比三家，并选择有资质的供应商，开具货品明细清单及发票。

四、回单

所有供货商送货明细清单（原始单）必须包含以下内容：

(一)供货商名称、负责人姓名、联系电话；

(二)货品信息：名称、单价、数量、金额；

(三)经办采购员签名，并签署日期；

(四)付款信息：采用现场付款的零星采购注明有无现付。

第五章物资验收

第十九条零星物资采购完成后，采购员必须将相关单据随货品一并带回，做到账实相符。

第二十条供应商送货的采购，仓管员根据《采购订货单》、供应商送货单等现场验货。需要质检、检验的专项物资，采

购员通知物资申购部门派人参与验货。

第二十一条验货完成后，仓管员开具《物资入库单》，验收人员在《物资入库单》上签名确认。《物资入库单》一式

三联，一联仓库自存，一联交计划财务部，一联用于结算

货款。

第二十二条直拨物资由使用部门会同仓库管理员共同验收，验收后由仓库开具《物资直拨单》，《物资直拨单》一式三联，一联仓库自存，一联交计划财务部，一联用于结算货款。

第六章物资领用

第二十三条物资领用实行“谁申购，请领用”的原则。物资验收入库后，仓库通知使用部门领用并开具《物资领用单》，领用人在单上签收。

第二十四条物资领用实行审批制度，单次领用金额在1000元以下（含1000元）由部门经理审批；单次领用金额在1000元以上，10000元以下（含10000元），由分管副总审批；单次领用金额在10000元以上，50000元（含50000元）以下的，由总会计师审批；单次领用金额在50000元以上，由总经理审批。

第二十五条《物资领用单》一式三联，第一联仓库自存、第二联交计划财务部、第三联随物资交领用部门。

第二十六条需要在各部门间调剂的物资，由调入部门开具《内部调拨单》，审批权限参照《物资领用单》。

第七章库存管理

第二十七条闲杂人员不得随意进出仓库，特殊情况需进入的必须由仓库人员一同随行，不得随意动用仓库中任何货物。

第二十八条仓库布局要做到科学合理，库存物资实行分库分区分类存放。遵循“三个一致”的基本原则，即：物资的自然属性、性能一致，物资的保管保养措施一致，物资的消防方法一致。

第二十九条物资验收入库后应及时上架摆放、堆码，做到有序、合理，挂齐标签。

第三十条仓库保管人员负责库存物资保管保养日常性工作，保持物资的完好状态，做到无差错、无丢失、无损坏、无锈蚀、无变质。要确保库存物资规格不串，材质不混，数量准确。应对在库物资上的所有标识予以保护，包装完整，资料齐全，标牌明显，严禁拆除零部件借用或挪用。

第三十一条仓库的账务处理要做到日清月结，切实做到账卡物相符。

第三十二条仓库物资采用不定期盘点和定期盘点相结合的方式进行清查，盘点过程中发现在库物资有规格串换、盈、亏、损毁等问题应做好详细记录，及时向上一级领导汇报，查明原因，分清责任，及时处理。每年度末仓库物资进行全面盘点，由财务部、物资使用部门、综合办公室等部门共同参加。

第三十三条仓库应做好日常的卫生清洁工作，提高安全防范意识，做好“四防”工作，严防一切灾害、事故的发生，确保公司的财产安全。

第八章物资报损、报废

第三十四条仓管员根据物资的实际状况编制《物资报损报废处置单》，仓存物资报损报废处置统一由仓管员申报，各物资使用部门的物资报损报废先作退库，由仓库集中办理处置。

第三十五条直拨物资的报损报废处置由物资使用部门编制《物资报损报废处置单》

第三十六条毁损废旧物资的处置由财务部、综合办公室、物资管理部门三部门共同完成。

第三十七条《物资报损报废处置单》一式两联，第一联由编制单位自存、第二联交财务部。

第三十八条《物资报损报废处置单》按损失金额大小进行审批，损失金额在1000元以下的，由分管副总审核，总会计师审批；损失金额在1000元以上的，10000元以下的由总经理审批；损失金额超过10000元的，报公司总经理办公会审议。

第九章附则

第三十九条原公司管理制度中与本办法不一致的，按本办法

执行。

第四十条本办法涉及的单据由财务部根据需要设计格式与联次，印制后由财务部统一管理并进行收发登记。

第四十一条本办法经总经理办公会审议后通过后，经总经理签发后实施。