企业管理中的档案信息化建设路径

Management

经管空间

072

2012年4月 https://www.360docs.net/doc/b6414551.html,

探析企业管理中的档案信息化建设路径

中国环境管理干部学院 包学栋 唐山科技职业技术学院 张楠 中国环境管理干部学院 曹岚 谷静

摘 要：

本世纪随着科技的进步与发展，计算机网络技术突飞猛进信息技术呈现全球化、信息化、网络一体化的发展格局。计算机信息技术在企业管理中的运用与普及成为企业步入经济快车道的强劲助剂，档案管理是企业管理中的核心模块，信息化管理下的档案与传统的文档管理相比具有容量大、形式多样、内容丰富、系统、便于传输、易于管理等诸多优势，过去对档案信息的单一需求在全球经济一体化的现代企业中显得过于滞后，针对当前企业档案管理现状，加强企业档案信息化建设进程刻不容缓。本文首先从分析企业档案管理现状入手，阐述了信息化、网络技术运用于档案管理中的重要价值和深刻意义，进而提出了现代企业加强档案信息化建设的路径。

关键词：

企业管理 企业档案 信息化建设 路径 现状中图分类号：

F272 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2012)04(b)-072-031 加强档案信息化管理的重要价值

早在2002年，中央就发出了大力加强企业管理信息化化建设

的要求，其宗旨就是使企业信息化建设能够健康发展，并以此提升企业现代化管理水平和市场竞争力。档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设是以现代计算机网络技术为依托，以数字信息为主要形式，充分利用和发掘档案信息资源，经过一系列操作程序最终实现档案管理工作最大化地服务于企业经济效益的目标。

企业档案是企业的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式涵盖了生产经营、企业管理、运转决策、人事调动、资金周转、技术档案等全面而详实的企业信息，具体内容包括文书档案、经济管理

档案、专利档案、商标档案、人事档案、财会档案等。传统的纸张文档由于长期保存且经常查阅易损坏或遗失，且受温度、空气湿度、虫蚀、火灾等自然条件的限制不易保存，给企业档案的保存、使用带来诸多不便，新时期随着经济的快速发展，企业对于档案的需求也由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图书、情报、情报检索的综合需求，这就给传统的档案管理模式和理论提出了新的挑战，面对错综复杂、海量的市场信息，更好地服务于企业生产、科研、及整个市场运作，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式转变已成为不可逆转的必然趋势，国家对于档案管理也给予在普通英语中的一些常见单词，在商务英语中有不同的含义，一些单词在不同的语境中又表现出不同的意思，这就加大了商务英语的使用和理解难度。我们以单词“premium ”为例，它的常用意思是“额外费用，奖金”，在商务活动的不同领域，它的意思大有不同。在商务合同或保险业务中 premium 指保险费。而在金融期货行业，premium 意思是升水，指远期汇率高出即期汇率的差额，在证券领域指溢价，即所支付的实际金额超过证券或股票的名目价值或面值。除了这种一词多义的情形以外，商务英语的另一大复杂性就是处于不断的发展变化中，商务英语本身就是普通英语在现实需求环境下发展变化的结果，随着经济贸易形势、国际政治局势的不断

变化，一些新词、

新概念、新的表达方式也在不断的出现在商务英语中，商务英语的更新发展速度比普通英语更快。3.2 商务英语的语气用词更加专业

商务英语应用在企业管理中，主要通过三种形式表现出来：一般的语言性交流、文字制度或者规章、工作函电。这是商务英语常见的三种具体应用方式，与一般的语言相比，商务英语在使用过程中，更加注重专业性。这一点在商务英语的语气特征中表现的很明显。商务英语参与企业的管理，往往是为了使企业能有一个更好的工作氛围和工作环境，所以在使用上更加注意礼貌而又准确的表达出自己的观点，特别是在企业内部需要对方的帮助、支持或者理解，对对方的工作需要提出一些建议进行改进时，会更加得体的表达出来。商务英语沟通，能够有效的剔除由于口语化或者随意化带来的误解，激烈的措辞在企业管理中并不能收到良好的效果，所以语气委婉是商务英语使用的重要特征。商务英语语气的委婉，首先与这种语言产生的文化环境密切相关。英语本土化的国家，经济发展水平和发展速度相对于发展中国家来说，都要优胜许多。经济的发展也使得他们的管理水平和管理技巧、管理理念要相对科学

和健全。委婉却又准确的表达自己的意见是英语本土化企业在日常管理工作中的一大特色，所以衍生到商务英语中，这一特色同样被保留下来。

在商务沟通中，如果言辞咄咄逼人，会给对方带来过于自信不留余地的印象，引起对方的反感。善用委婉、含蓄的词语弱化激烈的言辞，可使紧张关系得到缓和。3.3 企业管理中的商务英语，在句式上更加完整

商务英语与普通英语相比，在使用中更加注重完整性，这是商务英语的功能所致。虽然商务英语中会出现一些专业术语的省略，但是在句式结构上却很少出现省略的情况。从商务英语的句式特点来看，陈述句是商务英语最为广泛使用的一种类型，陈述句能够更加准确更加完整的表达一句话的含义，不会过度地使用反问、疑问等句式，虽然有强调语气的特点，但是在商务英语的使用语境中却不太合适。陈述句的使用，就要求句式的结构更加完整，因为不完整的陈述句同样为带来疑问和追问，这样就没有达到我们使用陈述句进行表达的效果。结构复杂的、多层次的复合长句也是商务英语中频繁出现的表达式，尤其是一些正式的商务文体如商务合同中很少使用简单句，而多用主句带从句、从句套从句的“枝状结构”。3.4 企业管理对语言的完整性要求更加严格

商务英语使用在贸易交往活动中，虽然同样要注意准确性和合理性，但是主要方式是通过双方之间的交流对话完成，这样就使得语言同样具有灵活性和随意性，会根据对方的语境来进行语言的调整，在结构上还是口气上都更为随意。在企业管理中使用商务英语，随意性和灵活性方面则要注意控制，特别是在一些会议上，语言的使用要更为严谨。另外，企业管理中使用商务英语的另一个常见形式就是企业的相关文件或者公告，例如在企业OA 系(下转075页)