公司文件处理规则

公司文件处理规则

一、本规则适用于公司所有文件的处理工作。文件是公司信息资源的重要组成部分，确保信息的有效利用，是公司管理的重要环节。本公司文件用于指导过程运行，实现信息交流，统一组织行动，为产品符合要求和过程有效提供证据。公司文件处理工作是指文件拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、各部门主管本部门的文件处理工作，行政部对公司的文件处理工作进行业务指导和督促检查。

三、公司文件的种类：

（一）公司通用类文件：

1、制度：制度是公司制订的要求所属人员共同遵守的准则，是对某项具体工作、具体事项制订的必须遵守的行为规范。

2、规则：规则是公司为维护劳动纪律和公共利益而制定的要求大家遵守的关于工作原则、方法和手续等的条规。

3、规程：规程是公司为了保证质量，使工作、试验、生产按程序进行而制订的一些具体规定。

4、守则：守则是公司要求所属人员遵守的行为准则，它倡导有关人员遵守一定的行为、品德规范。

5、须知：须知是指公司为了维护正常秩序，搞好某项具体活动，完成某项工作而制订的具有指导性、规定性的守则。

6、沟通文件：决议（经过会议讨论通过，要求贯彻执行的重大决策事项）、决定（公司对某些问题或者重大行动作出的安排）、通告（在公司范围内公布的应当遵守或者周知的事项）、通知（传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，和有关部门周知或者执行的事项）、通报（公司用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况）、报告（用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问）、请示（向上级请求指示、批准）、批复（答复请示事项）、联络函（平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题）、会议纪要（传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行）。

（二）公司技术类文件：

1、设计文件：设计文件由设计部门编制,用以规定产品的组成、型式、结构尺寸、技术要求、原理以及制造、调试、试验、验收、使用、维护、贮存和运输时所需的技术数据和说明的技术文件。

2、软件文档：软件文档是软件的书面描述和说明。它规定了软件的功能、性能、组成、设计、测试、维护和使用方法。

3、工艺文件：工艺文件主要包括工艺总方案、各类工艺规程、管理用工艺文件、专用工装、非标准设备的设计文件。其它工艺文件。

4、研究试验文件：在研究、设计、试制、试验、生产过程中产生的,反映任务由来、方案论证、试验状况、研制总结、定型鉴定和技术管理等内容的文件

5、工艺细则：工艺细则不针对某种产品,而是仅针对某种工艺方法编制的通用型技术文件。

6、技术规范：技术标准是规定产品、过程或服务应满足的技术要求的文件。

7、检验规程：检验规程是由质量部门主管的一项技术文件。

8、计量文件：计量文件是指导产品研制、试验和生产过程中对采用的计量手段和选用的计量器具等进行分析和规定的技术文件,一般可包括设计参数计量文件、工艺控制计量文件和质量控制计量文件。

9、产品文件：包括产品合同、评审书、任务书、进度表等相关文件。

10、管理体系文件：包括规定性文件（规定性文件是用以规定公司管理工作的原则,阐述体系的构成,明确有关部门和人员的职责,规定各项活动的目标、要求、内容和程序的文件）、见证性文件（见证性文件是用以表明体系运行情况和证实其有效性的文件）。

（三）公司外来文件：

1、法律、法规、规章：包括法律、条例（条例是国家最高权力机关、最高行政机关对有关法律、法令作辅助性、阐释性的说明和规定）、规定（规定是国务院各部委、各级人民政府及所属机构对有关工作或事项作出局部的具体的规定）、办法（办法是国务院各部委、各级人民政府及所属机构对有关法令、条例、规章提出具体可行的实施措施）、细则（细则是国务院各部委、各级人民政府及所属机构为实施“条例”、“规定”、“办法”作详细、具体或补充的规定，对贯彻方针、政策起具体说明和指导的作用）。

2、技术法规：规定技术要求的法规。

3、标准：包括产品和过程适用的国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

4、技术规范：外部来源的规定产品、过程或服务应满足的技术要求的文件。

四、公司文件的编制：公司各部门依据其各自应履行的职责，编制本部门相应的文件。本公司文件的编制原则：

1、文件的类型、数量、详略程度依公司和各部门的实际状况决定，应与公司的规模和活动的类型、过程及其相互作用的复杂程度、人员的能力相适应。

2、本公司文件不追求形式，类型和媒体可多种多样。

3、文件的制定宜最大限度地调动相关人员参与，以便能够详细反映实际工作。

4、本公司所有文件均应有明确的标识和说明，包括：标题、日期、作者、索引编号等。

五、文件的审批：本公司所有文件在发布实施之前均应由相应的授权人进行审批，以保

证文件的充分性和适宜性。

六、文件的更新。文件更新的时机：

1、当公司内部环境发生变化时：包括公司组织机构的变化、主要管理者的变化、重大产品/设备/工艺的变化等。

2、当公司外部环境发生变化时：包括相关方的需求变化、市场形式的变化、法律法规的变化等。

3、当出现重大事故和重大相关方投诉时。

4、定期进行文件评审，自下而上对文件的适宜性、操作性和充分性和符合性进行评价，对发现的问题进行改正。

七、文件的状态控制：本公司所有有效文件均应有文件名称、文件编号、版本号或修订号标识。

八、文件的发放控制：

1、凡是需要用文件指导对过程进行控制的场所都要发放适用的有关文件，发放的范围由文件的发放部门依据岗位职责确定。

2、所有发放的文件应是最新版本的文件。发放新文件时，应确保旧版文件能够有效回收，以防误用。

3、特殊情况下，当旧版文件也适用时，由文件的发放部门确定。

九、文件的使用控制：各部门在使用文件过程中应妥善保护，保持清晰，信息不能有误。应能准确地辨识不同用途的文件，包括文件名、文件编号、公司确定的文件格式等。

十、外来文件的控制：

1、公司各部门根据其职责要关注其相关外来文件的制定和发布的相关信息，并确保及时收纳和更新。

2、相关部门获得的外来文件应及时分发至适用的相关场所，并确保及时回收旧版文件，以防误用。

十一、作废文件的控制：

1、各部门在对有效文件进行发放时，应进行编号管理，当此文件作废时能够准确地按编号收回，以防非预期的使用。

2、如因需要保留作废文件时，应对作废文件加以明确的标识以区别。

3、文件的发放部门应及时对作废文件进行销毁处置，防止误用。

十二、记录的控制：

1、各部门在对表格进行策划时，应采用编号、颜色等适宜方式对记录进行标识。

2、记录的贮存环境应适宜，以防止记录损坏或丢失。对记录的贮存方式要适合介记的介质，将记录的损耗、损坏、丢失的风险降至最低。

3、各部门根据其职责履行相应记录的保护责任，包括对记录采取适宜的防护措施、进行有效的保管，并对记录的借阅进行控制。

4、各部门应对相应记录采取编目、归档等合适的检索方式，使记录易于查找。

5、各部门应根据产品和过程相适应的情况、法律法规的要求、顾客的要求、可能的产品可靠性要求、财务要求等确定记录的保留期，以使记录在需要时发挥证实和追溯的作用。

6、当记录超过保留期限时，各部门经授权人员确认应对记录进行最终销毁。

7、本公司所有记录内容应清晰，保证信息的客观准确，只有经责任人确认时，才能对记录进行更正。