秘书日常工作程序细化

一、秘书日常工作程序细化

目的：为使每位员工明确秘书日常工作的负责人员、保证工作的有效性及合理性并保证公司资源的安全性。

（一）、收发电子邮件

主要负责人：备援1：备援2：

步骤：

1.项目人员将邮箱地址、姓名、相关文件存放路径、信件所附文字等信息写清楚并交于秘书。

2.秘书依据所取得信息完成交付工作后，通知该项目人员完成情况并将接收到的文件存放于项目人员指定的路径写下。

3.秘书在发送有关文件之后，必须打电话通知收件人，确认对方接收情况，并作书面记录。

4.秘书发送邮件时应主题明确，达到任何第三人通过主题可以了解邮件的主要内容。同时要充分使用邮箱自身的对方接到、阅读邮件时的反馈功能。

（二）、传真收发

主要负责人：备援1：备援2：

收文步骤：

1.将收到文件及时复印，一份交于指定的收件人，原件及另一份复印件暂时留存秘书处。

2.由指定的收件人将需参阅的人员姓名写于收文顶端，并注明项目编号，然后交于秘书复印给相关人员，将其中一份放入相关的档案中。

3.对于开会后从甲方处直接取回的文件，需交秘书复印存档。

发文步骤：

1.将所要发出文件注明项目编号、接收单位、接收人、接收号码后交于秘书。

2.秘书依据相关信息完成工作后，将原件交还发件人，将复印件存档。

3.秘书在发文之前应打电话通知收件人。发文后在合理时间内打电话询问对方接收情况，如对方未收到的应及时重发，直至确定对方收到。如有必要可要求对方回函确认有关文件已收悉。

（三）、长途电话的拨打

主要负责人：备援1：备援2：

步骤：

1.将所要拨打电话的号码、联系单位、联系人姓名、项目编号告知秘书。由秘书进行《长途电话使用登记》。

2.秘书拨通后直接转给相关人员。

（四）、扫描工作

主要负责人：备援1：备援2：

步骤:

1.项目人员将所要扫描文件交于秘书，并详细注明所需分辨率，文件大小，要求格式，存放路径等相关信息。

2. 秘书依据相关要求进行扫描工作，完成后及时通知所需人员。

（五）、文件刻录工作

主要负责人：备援1：备援2：步骤：

1.项目人员将所要刻录的文件路径、文件名、项目编号、用途等相关信息告知秘书，由秘书进行《刻录登记表》的登记工作。

2. 秘书完成工作后将文件交于项目人员检查，确保无误后方可发出。

（六）、信息收集工作

主要负责人：备援1：备援2：步骤：

1.登陆天津建设网和建设部网站，收集并下载新的规范和

培训信息。

2.通知总建，由总建统一安排。

（七）、图书馆管理工作

主要负责人：备援1：备援2：1.对所有图书进行分类整理，并每周定期检查借阅登记情况，以周为校对期限。

2.妥善保管钥匙，对重要图书流转情况作详细记录，由借阅人签字，确保图书不流失。

3.不允许将公司图书带离办公室。