信息及资料管理制度
销售信息管理制度
一、销售信息保密制度
1.每个人员都应做好公司及项目的保密工作；
2.项目销售情况：关于项目接点性及阶段性销售情况，面对市场（客户）
和业内人士，公司所有员工对外都必须按照公司制定的统一说辞统一口
径，违反者公司将严厉惩处；
3.销售代表收入保密：所有销售代表的销售提成收入保密；
4.客户资料保密：
1）所有销售代表对项目的销售情况和客户资料应当严格保密，不得自行以任何形式向外界透露；
2）所有的客户资料都应当在当天存入电脑指定文档，并由专人负责保管。注：销售代表违反以上条款中任意一条者，公司视情节严重性分别给予警告、开除处分，并追加相应的经济处罚。
二、销售信息管理制度
1.客户资料：
1）每个销售代表做好自己的客户资料记录和保存；
2）客户信息原始资料由销售内勤负责存留和管理；
3）销售代表离职时，手头客户资料需全部交回。
2.项目资料：
1）项目资料由专人（销售部经理）负责存留，传达；
2）销售代表手头的项目资料需妥善保存，严防丢失；
3）销售代表离职时，项目所有资料全部交回。
3.销售信息：
1）项目销售信息（房源、价格表等）统一由销售内勤负责管理；
2）销售代表应按照公司的要求向外传达，对违反者，酌情给予处理；
3）销售内勤除对每日营销变动情况进行登记外，另需根据统一表格进行认购情况、签约及收款情况统计，经销售部经理审核后传达公
司。
a)订购阶段客户资料、签约阶段客户档案分别以订购情况明细表、销售
情况明细表串联。销售内勤必须使用活页文件夹对客户资料分门别类
进行整理，摆放；
b)销售内勤应对合同分别放置，已签合同需统一编号，一个客户一个文
件袋，并注明资料完整或缺少项目。合同的保存与调阅仅限于销售部
经理、销售主管与销售内勤，其他人员无权擅自领取合同，销售内勤
可另准备一份合同样本，供销售代表、客户借阅；
c)未签约客户如提出借阅合同并拿离现场，销售代表应首先婉拒，若客
户坚持借阅，则应统一至销售内勤处办理借阅手续，并留下明确借条，
合同的限期归还由当事销售代表负责，对于已签约客户需凭合同办理
提款事宜，由销售内勤办理借阅手续。
d)对于已初始登记合同返还客户，需销售内勤专门准备签收本，在客户
领取合同时签收。
4.案场表单：
案场所需表单应有完整的一份，由销售内勤负责保管，根据需要复印。
客户档案管理制度
合同档案管理遵循安全、有序、查找便捷的原则，对销售过程中涉及客户的《房屋预定合同》、《商品房买卖合同》、《商品房备案信息表》、《地下室、车库使用协议书》、优惠申请单、客户身份证明、相关变更手续等文本文件及数据进行有序存档管理。
一、档案建立
1.自客户签订“认购协议”的同时，开始对该客户建立相应的客户档案；
销售内勤应建立协议台账及合同台账，对档案信息做数据管理。当天
成交认购客户及合同客户信息应及时录入数据，回款面积等房屋信息
应与财务保持一致并于当日录入报表；
2.客户档案由销售内勤统一管理，待客户在销售部办理完所有相关手续
后，交公司办公室统一存档；
3.客户档案管理人员应做好客户档案的保密工作；
4.由于客户档案管理人员的原因，造成档案破损或丢失，由档案管理人
员承担相应责任。
二、文件点收
文件归档时，按以下原则进行点收：
1.对需要归档的文件，应做到及时归档；
2.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查借阅人；
3.文件如经过借阅，应有管理部门主管的确认；
4.与本客户档案无关的文件或不应归档的文件，应立即退回经办部门；
5.客户档案包括：“购房大订单”、“商品房买卖合同”、“客户变更通知
单”、“客户交房通知回单”、“客户基本情况登记表”、“商品房备案信
息表”、客户身份资料，按照楼栋编号原则存入一个档案袋进行归档
管理。
三、档案的分类
1.客户档案分楼号进行管理；
2.对客户档案进行一户一档的管理方法，客户档案管理人员将每一份客
户档案存放在一个档案袋内，在每一个档案袋的右下角贴上一个粘贴
标签，标签上标明该客户所签订的“商品房买卖合同”的合同号，以
便以后查阅；
3.房屋认购协议、车位、地下室协议应按照协议号、分期原则进行书面
资料存档保存；
4.客户档案袋的正面需标注该客户所购商品房的楼号、购买人姓名、签
订“商品房买卖合同”的合同号、所购房屋的面积、单价、总金额、
付款方式、贷款金额、贷款年限；
5.档案袋背面标明袋内存放内容。
四、档案的借阅与归还
1.本部门人员借阅档案时，必须在借阅档案登记簿登记后，方可借阅；
2.借阅档案人员必须爱护档案，做好档案的保密工作；
3.借阅档案交还时，客户服务人员必须当面点交清楚，如发现遗失或损
坏，应立即报告借阅人并追究相应责任；
外部门借阅客户档案时，需经销售部经理同意后，方可借阅。
4.