(管理制度)S竣工文件及档案管理办法

(管理制度)S竣工文件及档案管理办法
(管理制度)S竣工文件及档案管理办法

(管理制度)S竣工文件及档

案管理办法

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程

竣工文件编制及档案整理管理办法

(试行)

四川省交通运输厅交通勘察设计研究院

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程建设管理指挥部

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程

竣工文件编制及档案整理管理办法

(试行)

一总则

根据省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程项目建设单位凉山州交通投资开发有限责任公司与委托管理单位四川省交通运输厅交通勘察设计研究院(以下简称“交通设计院”)的管理协议,为了确保完成省道307线内业资料管理有序,竣工文件编制及档案工作的及时性和完整性,特制定本办法。

(一)目的

为加强省道307线建设管理指挥部负责管理的省道307线建设项目竣工文件编制及档案整理,明确档案管理职责,规范工程建设项目文件的形成、编制、收集、整理和归档工作,统一工程档案的验收标准,确保工程文件的真实、完整、准确、系统的归档,实现工程项目如期进行竣工验收和工程竣工档案的按时移交;充分发挥工程档案在工程建设、管理、运行、维护中的作用,实现标准化、规范化管理,顺利通过工程档案验收,并为工程审计及“工程整体竣工验收”创造条件;根据国家有关工程档案管理的规程、规范和标准等,并结合省道307线建设项目的具体情况,特制定本细则。

(二)公路工程档案是指公路工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

(三)本细则规定了各参建单位在工程文件的形成、编制、收集、整理和归档过程中的职责、收集归档范围、质量要求、竣工文件的编制要求以及工程文件的整理、归档以及工程档案的验收移交等要求。

(四)本细则适用于省道307线项目从初步设计图开始,至项目缺陷责任期结束之日止的建设全过程活动过程中工程文件的形成、编制、收集、整理、归档和档案整理及竣工档案验收等。

二依据

(一)交通运输部《公路工程竣(交)工验收办法》(交通运输部2004年第3号令)

(二)交通运输部《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80/1-2004,JTGF80/2-2004)

(三)交通运输部《关于印发《公路工程竣工质量鉴定工作规定(试行)》的通知》(厅质监字[2008]16号文转发)

(四)交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)

(五)交通运输部《公路水运工程安全生产监督管理办法》(交通运输部令2007年第1号)

(六)四川省交通运输厅《转发交通运输部关于印发<交通建设项目档案管理登记办法>、<交通建设项目档案专项验收办法>、<交通档案进馆办法>的通知的通知》(川交函[2007]857号)

(七)四川省交通运输厅、四川省档案局《关于发布〈四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范〉的通知》(川交办[2002]245号)(八)《公路工程施工监理规范》(JTG G10-2006)

三名词解释

(一)项目文件

指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣(交)工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣(交)工验收文件等。

1、项目前期文件

指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2、项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3、项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。

4、项目竣工图文件

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸(简称竣工图)。图中说明采用电脑打印标准宋体5号字,同一竣工图中不得有两种书写字体,图中除签字外不允许出现手写字。

5、项目竣工验收文件

指项目竣(交)工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。

(二)项目档案

指经过整理、检查、审核、归档后的项目文件。

1、电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

2、原件:最初产生的区别于复制件的原始文件,即:具有套红、盖章的文件,或具备真实签名的文件。

3、复制件:与原件内容相同的复制品。

(三)归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件;项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理、检查的文件定期报送档案管理机构(或人员)。

(四)单位、分部、分项工程划分说明

建设项目:指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

单项工程:指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位工程:指具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位、分部、分项工程的具体划分严格按照《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80/1-2004,JTGF80/2-2004)附录A的规定进行,经总监办批准(报建设单位备案)后各参建单位遵照执行。

分项工程编号、单位、分部、分项工程划分代码由总监办依据交通部相关文件编制。

四建设各方责任及工作分工

(一)项目建设各有关单位按照《建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》(附件1)的要求分工负责。

(二)建设单位州交投公司负责对省道307线可行性研究任务书等前期文件、工程管理文件、交竣工验收文件、科研文件的收集和立卷。并负责竣工资料编制及档案管理工作进行监督检查。

(三)根据代建合同,省道307线建设管理指挥部作为省道307线项目的代建单位,负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位等的项目竣工文件编制和项目档案归档,并负责建设期间业主其他档案的归档。

1、省道307线建设管理指挥部综合部负责档案的接收、保管、利用,负责工程管理综合性往来文件的收集、整理、立卷。负责配合地方政府完成征地拆迁、安置补偿系列文件资料的收集、整理、立卷。

2、合约部、财务部负责支付报表、决算和审计文件的整理立卷,按财务档案规范要求,及时将财务资料立卷并请上级行业档案管理部门验收合格后保存。收集整理项目变更文件的立卷、归档,协调联系招标代理公司完成招投标全过程资料的立卷移交归档。

3、指挥部负责对各项目交竣工验收工作的宏观管理,组织协调、制定规章制度,监督考核等工作。负责牵头组织参建单位完成竣工验收“公路工程参建单位工作总结报告”,负责提出竣工验收申请报告,配合州交投公司做好工程竣工决算编制、工程决算及财务竣工决算审计工作,组织档案、环保等单项

验收,提交项目执行报告及竣工验收所需资料,协助竣工验收委员会开展有关工作。

4、指挥部统一负责各参建单位的交竣工档案管理。

(1)督促和审核施工、监理、试验检测、设计等参建单位的交竣工档案。对建设项目交竣工验收的各单位进行培训、指导,解决疑难问题,分阶段及时组织单位工程、分部工程的交工验收。及时检查竣工文件的收集编制情况,审查设计单位、施工单位、监理单位上报的资料,包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等,及时签认或反馈审查结果,完成对各参建单位的初步评价,配合州交投公司按时按质完成竣工文件的编制和归档。(2)收集和编制建设管理方面的交竣工档案。包括项目管理往来文件,安全管理系列文件,质量、进度、合同管理文件,计量支付文件,管理制度、办法,报表信息,会议记录、纪要,阶段性工作报告总结、专题报告,其他管理文件,其他综合性重要文件、声像材料等。

(3)配合各主管部门和凉山州交投公司做好交竣工档案编制归档工作。包括配合质监机构交工验收质量检测工作,配合财务部工程竣工决算及财务竣工决算审计工作,配合凉山州交投公司其他部门相关交竣工资料的编制工作,配合向档案接收部门进行档案交接工作。

(四)设计、施工、监理等各参建单位应成立竣工档案资料编制工作领导小组,负责对本单位在进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作中的协调、督促和落实;设立竣工档案资料收集、整理机构和配备相应的人员并报建设单位备案;按合同要求完成各自档案的立卷、编制工作,经上级有关部门检查验收合格后,移交建设单位。

设计单位负责设计基础材料、设计文件、后期服务文件的整理立卷。

施工单位负责施工文件整理、竣工图表编制、立卷,由建设单位组织移交合格的工程档案。

监理单位负责编制、收集、整理、立卷,提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项的全部文件(含监理试验室)和监理工作总结等,由建设单位组织移交合格的工程档案;督促检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位工程文件的收集、积累以及真实、准确、完整情况,并对施工文件和竣工图进行审核、签署意见。

监理试验文件由监理试验室负责整理立卷。

(五)项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。

各单位应建立完善文件资料管理制度,根据项目管理要求将文件资料分类管理,特别是需要归档的文件从工作开始就要系统、完整地收集、整理,通过建立各种台账等管理手段进行有效管理,提高档案的利用效果。

建设项目档案的管理,应纳入工作目标考核、有关部门的职责范围内,各单位各部门应有分管领导抓、专人负责组织人员进行平时资料的收集整理和竣工文件的编制工作,并有相应的检查、考核措施。档案材料要集中统一保存、安全保密、方便查找利用,要防火、防潮、防丢失损坏。

凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入建设项目成套档案。

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;凡是引进技术、设备文件首先由建设单位(或接受委托的承包单位)登记、归档,再行译校、复制和分发使用。

项目交工验收前1个月内,应完成文件材料的编制工作。监理单位负责指导、检查所管辖各施工单位、监理试验室的竣工文件编制工作,对有关竣工文件材料整理立卷工作进行初步审查,并提出初步审查意见;建设单位、交通主管部门档案管理机构组织设计、施工、监理等对有关竣工文件材料整理立卷工作进行预验收,并提出预验收报告。

指挥部按照《中华人民共和国档案法》及有关规定,建立有关档案。项目建设各阶段的文件资料,都要严格按照规定收集、整理、归档。在向凉山州交投公司办理资产移交手续时,一并将工程档案、财务档案及相关资料按规定份数向凉山州交投公司和有关部门移交。

在设立工程竣工结算会签制时,应将工程文件的编制、收集、整理、立卷、归档移交是否完成作为一项考核指标参与会签,对以合同工程为基础的按进度计划完成工程文件整理、立卷、归档移交,并且归档移交的工程档案齐全、完整、准确,案卷质量符合规定要求和无遗留问题,则给予支付全部完工结算款,否则,完工结算款按相应的合同条款予以处罚。

五项目竣工文件的编制

(一)总体要求

1、各单位应指定专人,依照本办法,及时收集、整理有关资料,符合立卷要求的文件应及时立卷。

2、编制竣工文件要认真负责,实事求是,确保竣工文件的完整、齐全、

准确,达到真实、全面地反映工程建设实际情况的要求。

3、指挥部和监理单位应对编制好的竣工文件进行真实性、完整性和准确性审核,发现不准确、遗漏或短缺时,应根据建设项目实际情况,督促编制责任单位进一步收集、完善所缺少的重要文件并及时修改。

(二)文件质量要求

1、档案文件必须具备一套完整的原始件(传真件、作为附件的被转发文件除外)。

2、数据准确,相互关联的数据对应无误。例如,测量记录和试验报告上的数据,应与对应的现场检表、分项工程评定表中的数据(包括签字时间)一致。

3、字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。

4、归档的文件材料不得用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写、绘制。文件材料中需用手写的地方如原始记录、签名等,应使用黑色或蓝黑墨水书写。

5、对于破损的文件材料应托裱,对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽;各种大小不一的非A3幅面文件应适当补镶或折叠成210㎜×297㎜(A4)规格,小于A4规格的文件,可用高度与A4纸张相同的纸条在文件左边镶补(左、下边对齐),象水泥的出厂证明这类比A4纸小得多的,可多张排列贴在一张A4纸上;大于A4纸张的少量文件应进行手风琴式折叠;单独成册组卷的竣工图、计量表及其它资料属A3幅面,不做手风琴式折叠,装盒时,超宽部分整体叠覆于案卷封面之上,放入案卷盒中即可。

6、不易保存的文件应复制,复制件放在原件后立卷;电传文件也应复制

归档,并加以说明。对不符合上述5.2.4项规定的纸质资料,比如用圆珠笔书写的,电传文件(使用易划破的传真纸的)应复印,复印件紧接在原件之后,并加以说明;复印件要求清晰可辨,文字居中,不能有黑色斑底出现,在进行本卷编号时,其页号不能与原件重号。

7、竣工文件中的图表和文字说明,一律使用国家法定计量单位和符号。

8、工程文件有责任人签字部位必须由责任人本人按照身份证的姓名签字,不得使用化名,严禁代签或用印章代替签名;签名时应注明日期。

9、工程文件有责任单位签字盖章部位必须由责任单位责任人签字,并加盖该单位的现场派出机构的公章。

(三)文件资料要求

1、各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行。

2、竣工文件中的文字和表格部分,纸张统一为A4(文字297 mm ×210 mm)号纸或A3(表格297 mm ×420 mm),竣工图统一为A3纸,页边与文字间隙为:装订边距不小于25mm,其余为10mm。在A3纸不能表达一个构筑物时,可以沿A3纸长边加长。

3、声像、图片档案应分类别统一编排、单独成册按国家标准要求装入声像、图片档案盒。声像档案的整理要进行分类、组合、排列和编目,具有系统性,便于保管和利用。文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等,数码图片和摄录资料还应刻录成光盘装入相应的档案盒保存;声像材料应有必要的编辑及准确生动说明,以展示工程建设形象。

(四)竣工图表的编制

1、竣工图表由施工单位编制,竣工图的套数按附件1中保管单位数确

定,每个保管单位一套,均为原件。报送交通运输厅公路局档案馆的竣工文件材料按附件2编制整理。

2、竣工图表每册的组成内容应包括封面-目录-编制说明(分册的装订在第一册)-竣工图表。竣工图按7.4.2条编制成册并且只归档本合同段与工程实体一致的竣工图。竣工图表的排列顺序可参照设计文件,一般是表在前图在后。

3、竣工图表的编制应准确、系统、完整、统一,真实反映工程竣工时的实际情况,图中所有数据如跨度、长度、宽度、厚度、高程、坡度、角度及曲线要素等都必须与竣工部位符合。要特别注意将隐蔽工程的各部尺寸、高程和地质情况在竣工图中标注清楚。

4、所有竣工图不论与原设计图有无变化,均应按统一的图框格式在AutoCAD平台上绘制(竣工图式样见附件4)。若按原设计图施工未发生变化的,竣工图按原设计图绘制;因变更对设计图纸改变的,则按变更后的实物重新绘制;竣工图的说明,应按实际施工情况使用竣工语言如实描述,尤其是未发生变更而参照原设计图重绘者,更应注意。竣工图发生变更的地方,应在说明中注明变更依据和变更日期(变更令的编号)。即:本图是依据原施工图XZXZx(原图号)和XZXZXZ设计变更通知及现场施工的实际情况(重新)编制而成。

5、竣工图所用的图例、图幅、比例尺、字体和字号一般应与原设计图保持一致,竣工图日期为该工程竣工时的日期。施工图没有变动的,也应按上述竣工图编制要求更新图框内容。

6、竣工图内容

竣工图主要内容包括路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、交通安全设施、服务设施、绿化工程等。重复使用的标准图、通用图单独成册,但必须在备考表中加以说明参见图号,指明该图所在位置。

7、竣工图编制时限

每个单位工程如路基、路面、桥梁等完成后3个月之内应完成其竣工图的编制,各独立的分部、分项工程如小桥、涵洞通道、排水、防护工程等完成后应及时编制竣工图。

六项目文件的整理

(一)建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须按档案管理的要求,由文件形成单位(建设、设计、施工、监理等)进行整理。其组卷要求:

1、建设项目征地拆迁文件、招标文件、投标文件、评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料,应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。

2、建设项目设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等,由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。

3、建设项目施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志、质量缺陷(问题)认定处理及中间验收等及有关工程质量、进度、安全、水保环保等来往文件,由施工单位按合同项目的单位(单项)工程或分部(分项)工程和专业及阶段结合问题、年度、保管期限等分别组卷。各项施工原始记录、监理签认的质量保证文件材料等,按路线前进方向,结合单位工程(含分部、分项)及不同专业,分别整理组卷。施工文件要能够系统、完整、准确反映施工管理全过程。

4、建设项目监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工

令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与业主及各参建单位的来往函件、监理月(周、年)报、监理日志,由监理单位按合同项目结合问题、文件类型、年度、保管期限等分别组卷;监理大纲、监理规划、监理细则、监理(总结)报告及其审核或批复意见,由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。监理文件要能够系统、完整、准确地反映工程监理活动。

5、建设项目安全监测、测量、水保环保、试验检测等责任单位形成的文件,分别由各责任单位负责整理。其中月(周、年)报、日志分别按年度组卷;各种抽检原始记录、各种正式成果、报告及与业主和各参建单位的来往函件等分别按合同项目结合单位工程(含分部、分项)、文件类型、问题及不同的专业、保管期限分别组卷。

6、组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理。

7、卷内无重份文件;同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。

(二)卷内文件的排列

1、管理性文件按问题或重要程度排列。

2、项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定、试验检测、证明材料等排列。

3、设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

4、竣工图按里程、专业、图号排列。

5、卷内文件一般批文在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文件在前,被转发文件在后;文字在前,图样在后;有译文的外文资料,译文在前,原文在后。

6、技术文件与文书档案有交叉的,整理时发文以文书档案为主,收文以工程竣工档案为主。

(三)案卷编目

一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。案卷编目包括编写页号,填写卷内目录和卷内备考表,编写案卷封面和案卷目录。

1、编写页号:卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号;折叠后的图纸页号一律编写在图签栏外右下角;编写的页号距离纸张边缘一般在1cm以上。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、卷内目录的编制

卷内文件一般以每份文件为单位形成。综合类文件正文与附件为一份,原件与复制件为一份,转发文件与被转发文件为一份,正文与发文稿纸为一份,来文与复文各为一份;工程施工类文件开工申请单为一份、施工组织设计报审表及附件为一份、施工技术方案报审表及附件为一份、施工放样报验单及附件为一份等;工程监理类文件每份会议纪要为一份,每份监理报告为一份,每个分项(分部、单位)工程质量检验评定表为一份,每本监理记录为一份等。

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成;排列在卷内文件材料的首页之前。

(1)序号,填写文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1依次标注,不编虚位(即“1”不编为“001”)。

(2)文件编号,填写文件或图表的文号或编号。

(3)责任者,填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可采用通用的标准简称。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。若名称太长的可填通用的标准简称,但要加注解。以个人名义制发的文件,应填写作者姓名。有多个责任者时,选择主要责任者,其余用“等”代替。(4)文件材料题名,填写文件标题全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题并用“[ ]”括上。如文上文件标题中没有“××××工程”,则在填写卷内目录时应在原文件标题前加“××××工程”,原文件标题照录并用引号引起。原文上文件标题不全或过于笼统或太简单不能确切地反映文件内容(含附件的内容),应根据文件的内容重新拟写一个符合文件内容的标题,对增加的部分采用中括号即:[ ]括上。

(5)日期,填写文件材料的形成日期,且每件文件以最后一个签字落款的日期作为该件文件的形成时间,用8位数字表示(格式如“20100905”)。(6)页号,填写每份文件首页上标注的页号;最终件注起止号(如“50-55”)。

(7)卷内目录一式两份,一份随案卷装订,另一份按档号装订成册,便于卷内文件检索。

3、卷内备考表的编制

(1)卷内备考表排列在文件材料的尾页之后。

(2)说明包括:卷内材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的问题。

(3)立卷人应由责任人立卷手写签名,不得打印,并填写完成立卷的日期。

(4)检查人应由监理或建设单位的案卷质量审核者手写签名,不得打印,并填写审核的日期。

(5)互见号应填写反映同一内容但形式不同且另行保管的档号。

(6)卷内备考表中应对现有施工桩号与所在公路的统一里程桩号进行说

__页,及其它需要说明的问题。

(7)

档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

4、案卷封面的编制

案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。

(1)案卷题名,由立卷者编制,应简明、准确揭示卷内文件的内容,结构完整、文字通顺、标点正确,字数不超过50个字。其基本格式为:起讫桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)+本卷主要内容+文种(如报告、批复、检验单、图等)。不得出现如“LJ1合同段”等字样的名称,居左,楷体,22磅字号。

(2)立卷单位,填写负责组卷的部门(应填写法人单位全称)。

(3)起止日期,填写案卷内文件形成的起止日期(格式如20090425—20090925)。

(4)保管期限,填写组卷时划定的保管期限(按附件一规定)。

(5)密级(暂不填写)。

(6)档号,由全宗号、大类号、属类号、项目代号案卷顺序号构成。档号编制按下列图示填写:

A—B·C·D·E·F—G (注意:分隔点在中间)

A—全宗号(单位代号):西昭路采用XZ表示;

B—大类号:项目属于公路工程类,用GL5表示;

C—属类号:公路属道路类,用1表示;

D—项目代号:用1表示;

E—立卷单位代号:本项目建设单位用JS表示,设计单位用SJ表示,监理单位用合同段号JL1、JL2表示,监理试验室用合同段号JLSYS表示,施工单位用各自合同段号如LJA~LJD、LME、LMF表示。

F—小类号:按照川交办[2002]245号文附件《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》(见附件1)中小类号填写。前期文件、设计文件小类号为1~3,建设单位文件为4,施工单位文件为5,监理单位(含业主试验室)文件为6,交、竣工验收文件(包括竣工图)用7表示,科研文件用8表示。

G—案卷顺序号:在各小类号后面,根据组卷顺序依次从1起编写案卷流水号。在未确定档号流水号之前,立卷的每一类案卷可在科技档案案卷目录(见附件5)表中暂编一组顺序号进行管理。

文件档案管理制度

文件档案管理制度

目的:为保证公司档案的完整性、实用性和有效性,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的安全,特制定本制度。 适用范围:公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任:各部门负责人、档案管理员。 内容: 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料,各部门按照要求,根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档,QA领用批生产的报告不另作归档,随批记录即时归档(如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等)。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密:是公司涉密事务中的核心部分,限极少数人知悉的事项,一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失,涉及公司命运。 3.2、机密:是公司涉密事务中比较重要的部分,限少数人知悉,一旦泄密,将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密:公司保密事务中重要程度较低的部分,一旦泄密会对公司造成一定的危害,或者潜在的损失,对公司内部公开,对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储:纸质档案(文件盒存于部门文件柜)、电子档案(专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储) 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件:复印分发至各部门后,文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录:按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料:各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。

竣工资料管理办法.docx

竣工资料管理办法 编号: GDOPS-QAQC-P2-003版本号:0 所属体系:营运管理 编写部门:营运部 生效日期: 20xx 年 xx 月 xx 日

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1目的 为规范维修更新改造项目竣工资料编制管理工作,加强竣工资料编制过程管理,特制定本办法。 2适用范围 本办法适用于营运更新改造项目,所有参予营运更新改造项目的各参建单位都必须按本管理办法作好竣工文件的收集、整理、编制及归档工作。 3编制依据 3.1《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,DA/28-2002。3.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》,GB/T11822—2000。 3.3《电子文件光盘储存档案管理要求》,GB/T17678.1——1999。 3.4《建设工程管理条例》。 3.5《石油天然气建设工程施工质量验收规范》,SY/4208——2008。 3.6《广东LNG接收站竣工文件的交付规定》。 4职责分工 4.1质量组文控员职责

4.1.1严格执行国家、公司关于竣工资料档案标准规范的有关要求、严格按 照公司有关文件的要求组织实施。 4.1.2负责施工记录的规范、完整。 4.1.3负责项目竣工资料的收集、审核、整理组卷,移交公司DCC和档案馆4.1.4协助项目专项验收,如消防、压力管道/ 压力容器、防雷、节能、竣工资料验收,提供相关验收文件。 4.1.5协助监理单位组织分部工程验收、单位工程验收和工程初步验收,及 公司对建设项目进行竣工验收及竣工备案工作。 4.1.6协助营运项目竣工表格的审定和备案。 4.1.7参与营运部维修组组织的建设项目的竣工验收。 4.1.8参与开工会、图纸会审、技术交底等活动。 4.2施工承包商职责 4.2.1施工承包商采购(以下简称自购)的原材料、备件技术文件,由承包 商按照《竣工资料管理细则》的要求进行组卷。 4.2.2每一批自购原材料、设备进场时,必须进行报验,原材料设备的技术 文件必须齐全、实物与设计要求和所附技术文件一致,及时填写“合格证、质量

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责: 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责: 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据); b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡) h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本,防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制,保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作,负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作,对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括: a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规:适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准:适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件:项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文:单位在对内实施管理和对外交往过程中,形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写,管理者代表审核,局长批准;管理制度由各主管职能部门编写,质量管理部组织审核,管理者代表批准,质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准:局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》,各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准,并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件:项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性,可以是编号或其他方式,如利用计算机进行管理记录,应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时,应对原文件重新进行评审、修改、批准,并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止,要做到下沉一级,使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订,经管理者代表审核,局长批准;管理制度的修订由原编制部门负责,管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》,说明更改理由,按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本,各部门应及时更新。

竣工资料管理办法

竣工资料管理办法 第一章总则 第一条竣工资料是工程建设的真实记录,是施工技术、管理经验和科研成果的总结,是质量终身制可追溯的文字体现。竣工资料对工程以后的管理运行有着重要的参考价值。 第二条为进一步规范公司工程项目竣工资料立卷档案管理工作,确保竣工资料完整、准确、系统,依据国家及行业有关规定,结合公司实际,特制定本办法。 第三条本办法所称公路工程竣工资料是指从建设项目开工到竣工全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种载体的文件材料。 第四条本办法适用于中交路桥建设有限公司新增省道225安平线南水北调桥至水泥厂段改建工程项目经理部 第五条本办法与建设单位要求不一致的地方,按建设单位要求整理,上交公司的竣工文件必须符合《竣工文件归档管理办法》所列内容。 第二章竣工资料编制管理依据{ TC "1.2 竣工资料编制管理依据" \f C \l "2" } 第六条《中华人民共和国公路法》; 第七条《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》; 第八条《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000); 第九条《公路工程竣(交)工验收办法》(交通部2004年第3号令); 第十条《公路工程竣工资料立卷归档管理办法》(交办发[2001]390号); 第十一条《中交路桥公路工程竣工文件收集归档办法》(编号:ZJLQ/XM-办03-2012); 第十二条《照片档案管理规范》(GB/T11821-89); 第十三条《公路工程质量检验评定标准》(JTG F80/1—2004) 第十四条其他有关国家、行业及地方标准、规范及规程。 第十五条《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发[2010]65号)(2010年5月执行) 第三章组织与职责 第十六条公司总工程师为主管领导,公司安全质量环保监督部负责各项目竣工资料的编制指导和监督审核,公司档案室负责竣工文件的接收与归档。 第十七条对于自营项目,项目经理及总工为责任领导,项目质检(技术)部门为竣工资料的责任编制部门,项目其它各部门应有责任和义务给予支持和配合。对于协作项目,公司派驻代表为第一责任人,负责竣工资料的监督管理。 第十八条各项目总工程师负责组织本项目竣工文件的编制,项目主体工程完工后一个月内成立竣工资料编制小组,确定小组负责人,并将小组成员名单报公司安全质量环保监督部。 第十九条项目经理部必须配备专职或兼职资料员,负责项目的工程施工文件及材料的收集、整理、立卷工作,直至形成一套完整的竣工资料上交相关单位,确保竣工文件资料的完整、准确与系统。 第二十条竣工资料编制小组负责人组织人员,按照业主要求及本办法组织编制竣工文件。编制完成后与公司档案室联系归档事宜。 第二十一条专(兼)职资料管理人员应经过一定的培训和学习,具备相应的专业技能。 第四章竣工资料编制管理总体要求{ TC "1.4 编制管理总要求" \f C \l "2" }

安全文件和档案管理制度

安全文件和档案管理制度 一、目的 为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理,确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统,充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用,特制定本制度。 本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。 二、编制依据 1.《中华人民共和国档案法》(主席令第77 号) 2. 《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008) 3. 《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002) 4. 《安全生产监管档案管理规定》(安监总办[2007]126 号) 三、术语和定义 安全档案资料:是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。 工作职责 (一)分管安全主任

分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。 (二)安监科 1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度,并定期进行修订。 2. 按安全文件和档案管理制度要求,将所负责的文件资料进行归档。 3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。 (三)行政办公室 1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录; 2.文件发放、归档及安全档案管理。 (四)其他科室、所 1.执行安全生产档案管理制度,将各类安全生产档案按要求归档。 三、管理活动的内容和要求 (一)安全文件管理 1.发文管理 (1)文件编制 ①文件编制人员根据管理和工作需要,视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。

②编制文件,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。 (2)文件审批 ①拟稿人完成文件拟制,发所在部门领导审核后,由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿,核稿的重点是:是否需要行文、有关部门是否已协商、会签;提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行;文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。 ②行政办公室核稿完毕后,拟稿人送管理处分管领导审批。 (3)文件标识、校对 ①文件经管理处领导审批后,由行政办公室登记编号,并应建立统一标识,编制发文目录。 ②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。 ③文件缮印 ④文件正式印制前,缮印人员应进行核对,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。 (4)文件分发

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

最新建设工程竣工验收资料归档及移交管理细则

公司建设工程竣工资料归档及移交管理细则建筑施工工程竣工资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据,也是许多建筑安装工程质量等级的重要依据,是单位工程日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料;为加强本公司各个竣工项目工程竣工验收资料的收集、整理与归档工作,确保向公司移交竣工验收资料的完整性与准确性,同时确保各相关部门移交工作的顺利进行,实现建设工程竣工验收资料归档及移交制度的规范化、标准化,特制定本实施细则: 一、基本原则: 1、凡我公司在工程项目建设管理和工程建设活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,均属工程项目资料档案范围。 2、工程项目资料档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3、工程项目资料档案必须要纳入公司职能部门管理制度和项目部管理人员职责范围之中,做到项目工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 二、归档范围及质量要求: 1、公司职能部门及项目部对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、工程管理文件、施工、竣工、预算、决算等方面材料,均应收集齐全,按要求整理后归档,具体归档范围及归档时间见附表一。 2、归档的文件应该是原件(材料质保书、检验报告、检测报告),使用复印件必须注明原件存放地点,如特殊原因无法归原件的请在复印件上写明原件在哪里、复印人、复印日期,并盖项目章;如竣工资料是复印件

请写说明,并由项目经理签字、盖章,工程应在施工前确定具体归档份数。 3、文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范,标准和规程。 4、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。 5、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水。 6、工程文件应字迹清楚,图样清晰、图表整洁、日期及签字盖章手续完备。 7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297㎜×210㎜),图纸宜采用国家标准图幅;所有材料合格证及小的质保书都要贴在A4纸上,并盖项目章。 8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大,耐久性强的纸张,图纸一般采用蓝晒图,用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图。 9、所用竣工图均应加盖竣工图章,竣工图章的基本内容应包括:"竣工图"字样,施工单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监,竣工图章尺寸为:50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在蓝图右下角设计图签的上方或不压盖图形文字的地方。 三、整理原则和方法 1、要遵循工程文件的自然规律,保持文件的有机联系,便于档案的保管和利用;归档的文件要反映项目管理和项目建设的全过程,并具有成套性。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程整理归档。 3、确定归档材料的“件”,一般以每份材料为一件,按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。 4、归档文件的“件”不宜过厚,一般不超过40㎜,卷内不应有重复文件;

公司档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案 的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1)负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制 部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间:每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》检索利用。,以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须 当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;

公司文件档案管理制度

公司人事档案及技术档案管理制度 总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。 适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部) 2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部) 3.公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:行政部) 4.会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门:行政部)5.公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门:行政部) 6. 公司的请示与上级批复文件(主要收集部门:行政部) 7.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门:行政部)8.公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门:财务部) 9.公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; 10.公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门:行政部) 11.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门:财务部、行政部) 12.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门:行政部) 13.公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门:行政部) 14.公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门:行政部)

文件、档案管理制度

精品文档,助你起航,欢迎收藏和关注! 文件、档案管理制度 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 八、对于公司机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。

安全文件和档案管理制度

安全生产文件和档案管理制度 1目的 为进一步加强本公司安全生产管理工作,预防和减少安全生产事故,提高本公司安全生产管理水平,根据《档案法》的有关规定和《安全生产许可证条例》规定,根据本公司具体情况,特制定如下安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有安全文件、档案的管理。 3 职责 3.1技术科负责参考资料和文献的收集、保存。 3.2安全科负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。 3.3车间、工段、班组负责各自安全资料的建档、保存。 4 管理内容 4.1 安全生产管理工作必须建立安全档案,由安全科统一管理,公司、车间,工段(班组)分级保管。 4.2 企业根据需要,重要文件以文件形成由企业负责人签发并加盖公章,保管员将原件存入档案。 4.3 安全生产管理所形成有关记录,按规定保存归档。 4.3.1 有关职业安全健康上报材料、文件、表格、企业各种安全证件应复印保存。 4.3.2 安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。 4.3.3 责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书。 4.3.4 制度文件:有关部门制订和下发的制度性文件。 4.3.5花名册:全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。 4.3.6 危险化学品管理台帐资料

4.3.7 安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐(附票证复印件)。 4.3.8 安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。 5 档案管理要求 5.1对档案分类、管理由企业安全管理员负责,档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。 5.2 存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单,以便于查阅。 5.3 建立本单位的安全档案,主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等,并接档案管理制度定期存档案室。 5.4 企业重要安全档案,日常由安全管理员负责编制、管理,并按档案管理制度定期将重要档案存档。 5.5 档案保存的形式有:文字书面版本、照片录像等。 5.6 档案管理必须有专门的档案柜,并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。 5.7 根据国家和有关部门的规定,档案保管期限分为永久、长期、短期三种,确定保管期限的基本原则是: 1)对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存; 2)对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存; 3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。 5.8 安全档案保存期限由相应规定确定。 6 档案销毁 6.1 档案销毁必须慎重,销毁前要填写“销毁文件清单”,经企业负责人批准同意后进行。 6.2 档案销毁至少要二人进行,档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法,燃烧时应做好防火工作。 7 档案借阅 7.1 安全档案借阅需经企业负责人批准。 7.2 档案材料原则上现场查阅,必须借出时须办理借阅手续。 7.3 外单位调阅档案时,须经企业负责人同意,并办理借阅手续。 7.4 凡属外借档案,借阅人应及时交回,如未按期交回,安管员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报企业负责人,按档案管理制度进行处罚或追究其责任。

文件、档案管理制度(通用版)

( 安全管理 ) 单位:_________________________ 姓名:_________________________ 日期:_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进

行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

(管理制度)竣工资料管理办法(终)

(管理制度)竣工资料管理 办法(终)

保定新奥燃气有限公司燃气工程竣工资料管理办法 1总则 1.1目的为保证工程竣工资料的收集做到及时、真实、准确、完整、系统,进一步加强改善工程管理,规范项目管理,确保工程质量,根据《城镇燃气设计规范》(GB50028—2006)《城镇燃气输配工程施工及验收规范》(CJJ33—2005),《城镇燃气室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94—2009)等国家及行业现行相关规范,并结合我公司情况编制本管理办法。 1.2适用范围本办法适用于公司所有燃气工程(燃气管道、设施等相关工程)竣工资料的管理。 1.3相关解释 燃气工程竣工资料:记录和反映燃气工程施工项目全过程工程技术与管理档案资料的总称,是施工状态完工后的最终表现,是对工程施工全过程的真实的综合描述,是真实记录燃气管道设施,特别是隐蔽工程的技术文件,是对工程进行竣工验收、质量评定、日后维修、改扩建的重要依据。 2燃气工程竣工资料相关内容(附件1) (1)工程竣工资料封面 (2)工程建设立项报告 (3)建设工程规划许可证(路网) (4)施工单位资质证书

(5)施工单位施工许可证 (6)工程项目建设合同 (7)开工报告 (8)技术设计文件及工程设计图纸 (9)图纸会审记录 (10)技术交底记录 (11)设计变更通知单或变更图纸 (12)施工人员登记表 (13)焊工合格证(复印件) (14)进场材料、配件验收记录 (15)钢管检查验收记录 (16)管件检查验收记录 (17)设备检验记录 (18)材料、设备合格证汇总表 (19)合格证张贴单 (20)工程所用管材、阀门、调压设施、涡轮流量计、压力表等燃气设施及附属设施的出厂证明、材质书及检验报告 (21)架空管道涂漆前除锈施工记录 (22)架空管道涂漆质量验收记录 (23)管道架空安装记录 (24)室外架空管道安装、焊接及防腐验收表 (25)工程测量记录

1、文件和档案管理制度

文件和档案管理制度 1目的 为加强安全生产管理,使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化,公司根据安全生产法建立了安全生产档案,并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容,尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结:将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结:将上月所开展的主要安全工作,在认真总结的基础上,实事求是的填写在台账内;本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记: 主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账 安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理,按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表,分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目,应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。

工程竣工资料整理归档管理办法要点

工程竣工资料整理归档管理办法要点

关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部: 为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范,各项目监理部在整编工程竣工资料过程中,要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266- 的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真,确保质量,保证上交的工程竣工资料规范、合理,否则,竣工验收资料不合格公司将不予接收,并作为年底考核的内容。 附件:《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0一三年一月八日 工程竣工资料整理归档管理办法

工程档案资料是工程建设的重要组成部分,是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据,也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作,做好工程竣工验收工作,依据《建设工程监理规范》(GB50319- )、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328- ) 、《建筑工程资料管理规程》(DB64/266- )及公司管理手册、程序文件、质量记录等,特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段:项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件(包括电子版)均应收集齐全,整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集,并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要

公司文件档案管理流程及管理制度

本文从网络收集而来,上传到平台为了帮到更多的人,如果您需要使用本文档,请点击下载,另外祝您生活愉快,工作顺利,万事如意! 公司文件档案管理流程及管理制度 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员

1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

文件档案管理制度

郑州海缔邦林制药有限公司文件编码:SMP-JG01001 目的:为保证公司档案的完整性、实用性和有效性,便于查找利用,做好 收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的安全,特制定本制度。 适用范围:公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任:各部门负责人、档案管理员。 内容: 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料,各部门按照要求,根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档,QA领用批生产的报告不另作归档,随批记录即时归档(如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记 录、清场合格证等)。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归 档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理

2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

2.2、公司设档案管理员一名,对全公司电子版档案进行管理。 3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密:是公司涉密事务中的核心部分,限极少数人知悉的事项,一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失,涉及公司命运。 3.2、机密:是公司涉密事务中比较重要的部分,限少数人知悉,一旦泄密,将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密:公司保密事务中重要程度较低的部分,一旦泄密会对公司造成一定的危害,或者潜在的损失,对公司内部公开,对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的所以档案必须同时以两种形式四种方法存储:纸质档案(文件盒存于部门文件柜)、电子档案(专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储) 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件:复印分发至各部门后,文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录:按照《记录管理制度》执行。 C、其他资料:各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。 5.1.2、接收程序 A、整理需要归档的文件资料。 B、归档人员从文件档案管理员处领取一份《文件档案移交清单》或申请一份《文件档案移交清单》电子版。

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