档案数字化加工方案设计和投标书

历史档案数字化加工解决方案

东软集团股份有限公司2011年02月

1 项目建设内容 (5)

2 历史档案数字化处理标准 (5)

2.1. 纸质档案数字化处理标准 (6)

2.2. 照片档案数字化标准 (8)

2.3. 声音档案数字化标准 (8)

2.4. 影像档案数字化标准 (9)

2.5. 实物档案数字化标准 (9)

3 数字化加工环节 (10)

3.1. 档案接收 (11)

3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立 (11)

3.3. 建立目录数据库 (11)

3.4. 档案著录的工作细节 (12)

3.5. 档案整理 (13)

3.6. 档案扫描 (16)

3.7. 图像处理 (19)

3.8. 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) (21)

3.9. 著录标记一稿双录、人机校验 (22)

3.10. 数据挂接 (23)

3.11. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) (23)

3.12. 光盘制作 (24)

3.13. 数据的硬盘备份 (27)

3.14. 现场测试和检验 (27)

3.16. 档案装订还原 (28)

3.17. 档案原件的还库 (30)

4. 服务成品 (30)

4.1. 成品数据技术参数 (30)

4.2. 服务效果 (31)

5. 数据检验、验收和备份 (31)

5.1. 数据检验 (31)

5.2. 验收审核 (32)

5.3. 验收登记 (32)

5.4. 数据备份 (32)

6. 电子数据质量标准 (33)

6.1. 图像顺序 (33)

6.2. 图像质量 (33)

6.3. 图像分辨率 (33)

6.4. 图像与目录挂接 (33)

6.5. 防病毒 (33)

6.6. 存储格式 (33)

6.7. 操作使用 (33)

7. 安全措施 (34)

7.1. 数字化加工管理 (34)

7.2. 档案安全管理 (35)

1项目建设内容

档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行著录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。

本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。

2历史档案数字化处理标准

2.1.纸质档案数字化处理标准

（1）纸质文件扫描后的电子文件技术指标

●纸质档案扫描采用黑白方式。

●文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。

●文件扫描分辨率不低于300dpi.

●电子文件大小应在25K/张左右

●扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中

（2）文件名称要求:

●案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案

卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须

输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久

保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。

●电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份

文件也需要单独创建目录。

（3）纸质档案文件拆分要求

●标页码的准确率不低于95%；

●页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；

●除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；

●有相关《档案拆分记录》。

（4）纸质档案文件装订要求

●恢复文档原样，不漏页、错页；

●装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；

●有相关的《档案相关记录》；

●按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100% （5）纸质档案文件扫描要求

●不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；

●文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；

●有相关的《档案扫描记录》。

（6）纸质档案文件修图要求

●文档清晰，无多余杂点；

●保留原文档的字迹；

●有相关的《档案修图记录》

●保存方式为年份一卷号。

（7）纸质档案文件分件要求

●按照卷内目录对扫描文件编号；

●保存方式为卷号—文件号；

●分件准确率不低于98%；

●有相关的《档案分件记录》。

（8）纸质档案文件录入要求

●录入的正确率不低于97%；

●记录条清晰，格式严谨；

●有相关的《档案录入记录》。

（9）纸质档案文件挂接要求

●为扫描文件分发文件号，便于挂接；

●保存方式为年份—卷内—目录号；

●有相关的《档案挂接记录》。

2.2.照片档案数字化标准

（1）前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。

（2）扫描方式：照片按全彩方式扫描。

（3）分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi

（4）扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸

为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照

片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸

以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用

600dpi。若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。

（5）文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。

（6）文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

（7）照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打

出。

2.3.声音档案数字化标准

（1）存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定

的声音文件存储为：WAV或MP3。

（2）采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。

2.4.影像档案数字化标准

（1）存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选

用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）。

（2）数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。

2.5.实物档案数字化标准

1 实物档案数字化要求

（1）存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG。经过处理后，文件保存时必须选用图像选项

中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。

（2）存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。

例：1995-JP-05 前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为

实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号

（第五块）。

（3）实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。

2 电子文件接收

3数字化加工环节

档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质

量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。

3.1.档案接收

将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。

对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。

加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

3.2.标准的目录结构和文件夹的建立

按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。

原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：

文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页

照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致3.3.建立目录数据库

主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。

3.4.档案著录的工作细节

3.4.1.按原目录著录

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

3.4.2.自拟目录著录

按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。

3.4.3.目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

3.4.4.一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

3.4.5.数据库数据格式检验

按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，结合用户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误

或不规范的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。3.4.6.目录册的形成和打印

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册(案卷目录、文件目录)。对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。3.5.档案整理

3.5.1.档案实体记录

加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入用户方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让用户签字确认。对照用户方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让用户签字确认。

填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和分类。

3.5.2.档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：

修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作

修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。

在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。

档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。3.5.3.扫描前整理

根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录。在用户要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案

的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

根据用户需要可以形成用户库存档案各种目录册的同时形成库存档案的财产帐和统计台帐。

通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库形成电子文件夹和扫描任务单。

3.5.

4.档案整理过程中注意的细节

由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。

1 档案排序、编页码

档案排序：根据用户单位的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。

编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。

2 档案拆分及标记

档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。

对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。

3 创建加工任务

在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案时间、总页码、资料分类记录、整理人员名等。扫描任务单可以记录分配人、受分配人、分配时间及完成时间等项，确保任务与责任明确，保证及时有效的完成任务。

生成工作单：生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。

生成扫描任务单：根据档案不同纸张状况生成不同扫描仪的每日任务单。

3.6.档案扫描

3.6.1.档案扫描实施方法

档案经过整理人员整理完毕后，生成电子版扫描任务单分给扫描人员，即档案根据任务单扫描原则。工作人员首先需要输入“工号”和“密码”登陆到数字化加工系统的扫描模块，接收到扫描任务单。

登录：扫描人员进入数字化加工系统的扫描模块，输入“工号”和“密码”进入扫描操作状态，根据整理时标记出档案的具体情况，选择扫描仪及调整各项扫描参数。

【软件扫描界面】

打开软件生成的电子版扫描任务单，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。

扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，根据扫描件实际情况选择黑白、灰度及彩色扫描方式，调整相关参数。

扫描形成的图像文件保存到服务器中，文件采用黑白、灰度或彩色扫描，分辨率采用300dqi，存储为Tiff或JPEG标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。

扫描完成的图像为单页TIFF/JPEG文件，文以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。

3.6.2.扫描仪的选择

扫描操作员对将整理好的档案资料，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：

普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。

破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。

字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差。

装订成册档案：采用PS7000高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间，防止档案错乱。

灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。

3.6.3.扫描过程中的注意事项

不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。例如：1985年以前的档案，灰度、彩色页档案，胶封、不易拆卷的档案，需采用平板扫描仪和不拆卷扫描仪。

使用扫描仪扫描图像时，应先进行试扫，调整扫描仪参数，以使扫描后的图像清晰，尽量无黑边。

工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档案资料带离现场。

逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号的情况，需及时补编、改编页号。

遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的纸张，将其粘贴复原。

一件资料扫描完成后，必须及时核对首尾页是否正确，扫描图像与原档是否一致；对图像出现的歪斜、黑边进行处理。

一批资料扫描结束后，必须核对该批资料中的扫描文件份数是否与档案资料的结果一致，如不一致，要仔细核对，找出原因及时更正。

较薄纸张（如信纸、便笺纸），应在纸张下加入白色打印纸作衬，调整扫描仪进纸为厚

纸模式并采用中、低速档进行扫描；破损纸张，先进行修复再扫描。将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重的修复资料，则采用平板扫描仪完成。

底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸），如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，如采用灰度扫描，也应注意适当调值。

字迹较浅的资料（如铅笔字），如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。

如纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3，则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一个完整的图像。

扫描分辨率至少采用300DPI。若档案原件质量较差，应提高扫描分辨率，以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件（OCR软件）智能识别的需要。

每扫描一页图像，保存成一个文件。灰度扫描保存为JPG文件或TIFF文件，以统一的保存格式为佳，电子文件的命名要求有明确统一的规则。

扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致。

3.7.图像处理

3.7.1.基本概念

为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏

点等处理。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题。

对扫描完的彩色和灰度图像运用加工方专业加工处理软件(ImageWorks)进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。

对于原档案有“红头”的，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工局部套红技术，将影像中的“红头”还原为红色

3.7.2.对劣质图像采用的处理工艺

对于不同的图像状况，分别采用如下方式进行图像处理：

局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

局部加粗：采用字迹填补功能，填补断线笔画。

去污去噪：采用图像去噪功能，去除图像杂点，具有局部清除功能，去除图像局部脏点、脏斑。

3.7.3.图像处理中应注意的几点

图像偏度不得大于3度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。

对方向不正确的图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。

保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等。图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。