1.文件控制程序

受控状态：文件编号: SXZQEP-01 持有者：版本: A

上海思想者家具有限公司

文件控制程序

编制：

审核：

批准：

发布日期：2004/01/20 实施日期：2004/01/20

文件控制程序

1 主题内容与适用范围

本标准规定了文件的编制、审核、批准、编号、发放、归档、评审修订、保管等控制内容。

本标准适用于本公司质量、环境管理体系文件的控制。

2 相关文件

2.1 SXZQEP-02 记录管理程序

2.2 技术文件和资料管理办法

3 术语

文件：指质量、环境管理体系实施中所涉及和形成的文件。

4 职责

4.1 后勤部是文件、资料控制的主管部门。

4.2 后勤部负责质量体系文件、检验文件、资料的管理。

4.3 后勤部负责环境体系文件、设备控制文件、资料的管理。

4.4 技术开发部负责产品图样、工艺技术文件（包括外来或顾客提供的图样、技术文件）、试验技术文件、资料的管理。

4.5 各部门、车间负责本部门文件、资料的控制和管理，保证本部门、车间在工作、生产现场、环境控制和管理的岗位上使用有效版本的文件，防止失效文件的误用。

5 控制程序

5.1 文件的编制

5.1.1 质检部负责或组织编制质量体系及有关的文件。

a）负责编制质量手册、质量管理计划；

b）组织各职能部门编制质量管理体系程序文件；

c）检验计划、检验指导书。

5.1.2 后勤部负责或组织编制环境体系及有关的文件。

a）负责编制环境管理手册；

b）组织各职能部门编制环境管理体系程序文件；

c）组织编制设备（含环保设施）运行操作规程；

d）组织编制环境作业指导书。

5.1.3 技术开发部负责编制设计、工艺、试验等技术文件。

5.1.4 体系文件的编制应符合各自相关的标准。

5.2 文件的审核

5.2.1 体系文件由各职能部门经理负责审核；质量保证部、规划发展部分别负责两大体系文件接口和完整性审核。

5.2.2 质量管理计划、检验文件由质量保证部经理、科经理或其指定人员审核。

5.2.3 设备运行操作规程由规划发展部经理、科经理或其指定人员审核。

5.2.4 技术、工艺文件由研究开发部经理、科经理或其指定人员审核，如有顾客特殊要求，审核应包括本公司标准和顾客标准之间的转换。

5.2.5 外购外协件检验指导书由供应部会签后，质量保证部经理或指定人员审核。

5.3 文件的批准

5.3.1 《质量手册》、《环境手册》、质量管理计划由总经理批准后实施。

5.3.2 质量、环境体系程序文件由公司主管总经理批准后实施。

5.3.3 技术文件的批准按《技术文件和资料管理办法》执行。

5.4 文件的编号

5.4.1 质量手册编号为SXZQM-2004，SXZ为本公司名称的缩写，QM是质量手册的英语首字母的缩写，2004，及为2004年编制；环境手册的编号为SXZEM-2004，EM是环境手册的缩写；程序文件编号为SXZQEP-XX，QEP是质量和环境程序的缩写，XX为序号,如SXZQEP-02《记录控制程序》。

5.4.2 相关三级文件编号为WI-XXX-XX，WI是作业指导书的英语缩写,XXX为其对应的标准的章节号,XX为序号,如WI-5.5.1-01《岗位职责及任职要求》。

5.4.3 质量和环境的运行记录编号为QER-XXX-XX，QER是质量和环境记录的英语缩写。XXX为其对应的标准的章节号，XX为序号。

5.4.4 文件的编号应确保唯一性，便于追溯，避免重复使用。

5.5 文件的发放

5.5.1 质量、环境管理体系文件由后勤部负责发放，在公司内部使用的受控文件应加盖“受控”章，按受控编号对号发至持有人，否则应加盖“非受控”章。

5.5.2 各部门、车间设兼职文件资料管理人员，负责收文的传递、处理，确保无效文件不被使用。

5.5.3 文件收发应有记录和签名。

5.6 文件的保管

5.6.1 受控的体系程序文件具有流水编号，对持有者应进行登记，主管部门应每年进行核查，持有者离职，应将持有文件上缴主管部门。

5.6.2 体系程序文件发放应注明日期（包括修订日期），标识明确，按《程序文件编制规定》4.1.1封面条款执行，并应妥善保管，保持文件的整洁，不得在文件上涂改，不得擅自复印、外借。

5.6.3 如有外来文件或顾客文件，应按本单位文件收发流程执行，主管职能部门应有接收登记，与本单位文件分开放置，并应明显标记。

5.6.4 受控文件如因遗失需补发，由使用部门（人）提出申请，经文件主管部门批准后予以补发，并记录备案。

5.6.5 文件（包括硬拷贝和电子媒体）应按公司相应的档案管理规定和要求建立和维护电子文件备份，按时归档。

5.7 文件的评审修订

5.7.1 质量、环境管理体系文件每年应由质量保证部、规划发展部分别组织评审，以确认其有效性及适宜性。

5.7.2 体系文件修订必须履行审核、批准程序。

5.7.3 技术文件的修订应符合《技术文件和资料管理办法》。

5.7.4 技术文件的修订，应充分考虑对顾客的影响。

5.7.5 如有顾客文件更改，应在10个工作日内完成审核转换，分发实施。

5.7.6 文件主管部门应每年编制文件修订一览表或有效版本一览表，供文件使用部门进行核对。

5.8 文件和资料的保存和处理

5.8.1 体系文件归档后存放公司档案室，由总经理办公室负责管理；技术文件和设计、工艺、试验用资料存放公司科技档案室，由研究开发部负责管理；设备、

规划文件和资料，由规划部负责管理和存放。保存环境应符合档案管理的规定。

5.8.2 文件和资料的保存期限按法规、通用准则、顾客的要求、《记录管理程序》等执行。

5.8.3 作废文件由主管部门负责回收、处理，销毁时应有清单，并经主管部经理批准。

5.8.4 因法律、追溯或知识积累等原因，需保留作废文件时，应加盖“作废保留”章，注明作废日期，并不得将作废文件与现行文件混合放置。

5.8.5 需保留的环保体系失效文件,保留时还应包括环境影响的验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。

6 相关记录

6.1受控文件发放记录(QER-4.2.3/4.4.5-01)

6.2文件修改记录(QER-4.2.3/4.4.5-02)

6.3有效文件清单(QER-4.2.3/4.4.5-03)

6.4文件审批单(QER-4.2.3/4.4.5-04)

6.5文件评审单(QER-4.2.3/4.4.5-05)

受控文件发放记录

文件修改记录