国际承包工程采购管理信息化系统的应用

国际承包工程采购管理信息化系统的应用

中国石油建设总公司（简称CPECC）在巴基斯坦承接的800公里清油管线的建设项目（简称WOPP）中，面临所需各种设备材料的生产和供货厂商众多、品种繁杂、规格型号各异、交货地点和运输方式多样（海陆空）、运输路线较长、贮存条件各不相同等情况。如何保证所有国外和国内供货的设备材料按照工程进度如期到达现场，满足工程建设的需要，是项目领导及采购等相关人员极为关注的问题。为此，配备一套功能完善、符合国际设备材料管理标准的计算机网络信息系统，具有决定性的意义。该系统的建立，将协助CPECC对整个WOPP 项目过程中所需的设备和材料进行全方位、科学化的管理，满足施工进度对材料的要求，最大限度地节约成本。其中包括能够及时、准确地跟踪各种设备材料的定单签订、制造、发货、运输、通关、到货、验收、贮存、领用等全过程的信息资料。

该系统是由CPECC与新中大工程管理技术公司共同合作开发完成的，至今已成功投入运行两年。中外建设各方通过使用该系统对WOPP项目进行采购管理，取得显著的管理效果与经济效益。

一、建立符合国际管理环境的全过程管理流程

WOPP项目过程建设中所管理的采购业务流程涉及ER（工程需求）制定、RBL（被推荐的投标人列表）制定、RFQ（邀价）发布、开标、评标、澄清、授标、签约、交图、制造检验、催交、运输、保险、清关、内陆运输、收货检验、入库、保养、出库、余料处理等。为此，该系统必须考虑符合国际管理环境的采购业务特点，进行系统全过程管理的流程架构。

1.首先制定出ER文件，经相关部门批准后，进行采购；采购部门根据ER文件、RBL文件、商务文件制定相应的RFQ单据。发函给RBL文件中指定的供货商，进行投标邀请。

2.供货商根据自己的实际情况决定是否参与竞标活动，项目部根据供货商的返回信息对参与投标供货商进行登记。

3.在指定的开标日期，组织相关部门对相关投标商的技术、商务竞标行为进行开标、评标。在评标过程中，将通过澄清函对投标商相关的标书条款进行澄清，保证双方对标书理解的一致性。

4.评标结果在交相关部门审批后，向胜出的投标商发送授标函件，通知其投标结果，对方将根据自己是否接受该竞标结果发回函。在收到供货商决定接受投标结果的函件后，与其签订PO（采购订单）草案，并递交相关部门批准，PO正式签订，并作为以后各操作流程的依据。

5.供货商在与项目签订PO后，将根据竞标的物项设计出相关的物项图纸、物项数据等信息进行报批。并根据PO相关的条款，对质量计划进行相应的修改与报批。

6.在供货商对竞标物项投入生产后，将结合供货商的实际生产情况，采取派人驻厂检验、第三方检验、巡回检验三种制造检验方式对供货商的生产流程进行相应的检验，确定对方的生产流程是否符合相关的要求。

7.在供货商完成相关物项的生产过程后，将对物项的包装、供货商的检验文档等信息进行出厂检验，确定供货商的生产符合要求，并将检验结果报送QA（质量评价）/QC（质量控制）部门审批。

8.在所有物项进行运输的操作之前，必须进行装船验收，确定相关的文件和标识是否齐全；在物项进行运输时，需制定与相关运单对应的保险单据、形式发票、装箱清单等单据。

9.进口物项在到达项目所在国后，其海关将根据免税证进行物项通关操作。

10.货物在运抵相关的目的地后，有关部门将组织相关的部门进行卸货检验，主要检验货物的海损、箱件数等内容（海运、空运）；如果物项运输采用海运或空运方式进行运输时，货物在卸货检验后，将组织项目所在国的国内运输，将相关的货物运抵项目的相关仓库。

11.在货物运抵相关的仓库后，将组织到货接收与开箱检验，确定到货物项是否合格。

12.物项在仓库期间，需对物项进行保养。确保物项有适宜的存储条件。

13.根据施工进度，制定相应的物项领料单据，报送相关部门审批后，根据领料单据对物项进行出库操作。

上述流程，即从制定ER文件到出库的整个采购流程，在实际应用中得到成功印证。完全符合国际采购管理惯例。

二、以保障工程施工进度为目标的采购业务管理

该系统对采购监控的目的主要是为总体工程进度与规划的控制提供依据，直观反映出相应的物项相关状态，并能对不满足施工进度的物项进行报警。

该系统相应的监控点信息包括ER制定时间、RBL制定时间、RFQ制定时间、开标时间、BID COMPARASION（评标）时间、评标结果批准时间、LOA（协议书）时间、PO签订时间、DRAWING（图纸、制图、素描术）时间、制造开始时间、出厂验收时间、装船时间、ETA（预计到港）时间、通关时间、巴基斯坦运输启运时间、物项接收时间、开箱检验时间、入库时间等。在监控过程中，某一时间段的时间信息可能存在重复现象。例如：在ER制定完成后，RBL与RFQ文件将同时进行制定。相关物项在对应多个时间点时，取最新的时间点。例如：当某一ER物项对应不同版本的ER文件编制时间时，取最近的ER文件编制时间。

该系统的报警主要分为不满足施工进度的报警与采购报警两种情况。不满足施工进度的报警是指PO规定交货日期已经晚于施工进度，采购报警是指供货商实际供货时间已经晚于PO规定交货时间。

该系统的进度控制包括整个采购过程的催交。催交管理负责对供货商的相关行为进行催促，保证采购业务正常运行，并对相应的催交行为进行记录。催交的公共信息，包括供货商信息、催交人的相关信息、催交报告。

三、全过程的采购成本控制

该系统对采购物项实行全过程的成本跟踪，其控制内容包括：

1.开标和评标期间供货商的总价、FOB（离岸价）价格、CFR（到岸价）价格、备件报价、报价上限、币种等。

2.PO中的多个币种维护，PO价格将由评标胜出的供货商标价信息中读取，而实际价格考虑到discount（折扣）因素，为PO价格减去discount的分摊价格。PO中需维护相应的PO支付点信息，以便监控PO支付情况。

3.保单的投保金额。

4.运单涉及到的保险单、形式发票及其形式发票的金额、币种等。

5.通关中的免税金额、币种等。

6.卸货验收时根据验收结果开具的短、溢、损报告。

7.物项接收时，仓库人员发现到货物项与运单物项不一致所开具的短、溢、损报告。

8.仓库在确认物项库存不能满足领料要求后，制定的库存补缺报告。

9.盘点中系统生成相应的盘盈盘亏单据。

10.施工中领用出错或施工多余物项的退库。

系统基于上述控制内容，通过计划价格和实际价格之间的对比，结合相应的时间进度，产生相应月份的计划及实际发生的各种费用分析，以在线的形式实现物项实时的成本控制。