大学生学籍管理系统的分析报告

大学生学籍管理系统的分析报告

1 引言

1.1系统开发的意义

大学教育是高等教育的高等层次，是培养和造就高层次人才的主要途径。当今世界的科技竞争表明，要赢得竞争，首先要拥有各种创造性的高层次科技人才。这种人才的数量和质量，已成为各国经济、科技和社会发展的决定性力量。随着大学生招生规模逐年扩大，其管理工作量也必将不断增加，如何使大学生管理人员从日常事务中解脱出来，使大学生的管理工作从微观事务性向宏观决策性转变，已成为提高大学生培养质量的一个主要问题。而开发大学生学籍管理信息系统是实现这一目标必不可少的。开发本系统的目的就是将现代化信息处理技术运用到大学生管理中，提高工作效率。其次，在实现高等教育信息化的进程中，开发某高校大学生学籍管理系统也是信息化的一个重要组成部分。另外，通过大学生学籍管理系统的应用，提高管理人员的素质，促进本校的管理水平和效率的提高，提供多层次的学生信息服务和实用的使用手段，以满足管理过程中对大学生信息的共享和利用，并可为学校各级领导的决策提供快捷、有效的辅助信息。[1] [1]

1.2 开发背景

在我国学位与大学生教育信息管理工作中，计算机辅助管理在一定程度上已用于招生、培养、学籍、学位、学科建设和分配等各个方面，并取得了一定的成效，对提高管理水平与效率发挥了积极作用。学位与研究生教育信息管理的网络化是指将网络技术和数据库技术应用于研究生教育信息管理过程中，实现信息的采集整理和管理使用的科学化、规范化和效率的最大化。部分高校开发了基于单机版的管理信息系统，包括招生、学籍、教学、学位、分配等。一些知名高校进行了各管理子系统的集成，并将局域网和广域网技术运用于学位与大学生教育信息管理中，开发基于客户/服务器（C/S）或浏览器/服务器（B/S）结构的网络管理信息系统，适应了当代学位与研究生教育迅速发展的需要。

高校学籍信息管理系统作为高校教务管理中重要的一项工作，面对越来越高的管理需求，管理部门必须对复杂繁多的数据进行整理，对学生和教师的需求做出迅速、准确、可靠的反应，使整个学校的教务管理工作规范化、合理化、科学化、整体化。

为了充分利用学校目前的网络条件及信息资源，节约有限的资金和人力，为了解决现行高校学籍信息管理系统中存在的问题，最重要的是为了提高学校的管理水平，我们需要在现有系统的基础上，开发出功能齐全的新系统。

2 初步调查

这次调查主要是采取访问和座谈会的方式对研究生处的各个管理环节和要求进行实地调查和交流，了解其管理的运作方式和管理业务流程，分析了研究生处现有管理系统的基本运行情况和不足，探讨其需求并提出相应的可行性分析报告。

2.1现有情况

结构化系统分析主要是在充分认识原信息系统的基础上，通过详细调查、问题识别、系统化分析，最后完成新系统得逻辑模型设计。[13]在详细调查阶段，我们通过查阅资料和访问等调查方法，收集了大量的资料，充分了解了现行高校学籍信息管理系统的现状以及其存在的问题，为下一步的工作奠定了一定的基础。

1.组织结构调查

多数高校都有一定的组织部门，这些部门之间存在着隶属关系或管理与被管理的关系，经过调查，我们将原系统的组织结构图如图2.1：

图1 组织结构图

在高校中，校长负责管理教务处、学生处、研究生处以及财务处等组织部门，其中教务处和学生处主要负责管理学生信息和成绩信息，通过这两个处的分工与合作，可以实现学生学籍信息的共享，方便教师和学生的查询，大大提高了教务管理工作的效率。

2.管理功能结构图

为了实现高校学籍信息管理系统的开发目标，该系统必须具有以下各种功能：系统管理、学生基本信息管理、学生成绩管理、奖惩管理、异动管理和毕业生信息管理。在详细调查中，我们可以用管理功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系，如图2所示：

图2 高校学籍信息管理系统的功能结构图

通过高校学籍信息管理系统的功能结构图，可以清楚地看到每个管理模块的基本功能，下面详细的描述学籍信息管理系统中每个模块主要完成的管理功能：（1）学生基本信息管理模块主要包括以下功能：学生的基本信息的管理，如学生报到注册后的学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、家庭住址和备注等情况的信息，这个模块可以进行信息的添加、修改、查询等操作。

（2）学生成绩信息管理模块主要包括以下功能：学生各学期的成绩录入、成绩修改、成绩查询和成绩的统计与分析。提供多方面的查询，并能生成成绩信息表，为奖惩管理模块和异动管理模块提供简明清楚的数据信息。

（3）奖惩管理模块主要包括以下功能：根据学生的成绩判断出学生在校期间所获得的各种奖励或者所受的各种处罚记录，并提供查询功能。

（4）异动管理模块主要包括以下功能：学生在校期间的休学、留级、退学等学籍变动信息的录入，并提供修改和查询功能。

（5）毕业生信息管理模块主要包括：毕业生的相关信息的登记、学生毕业后的工作单位等信息的查询功能。

2.2 现有系统运行状况

Office办公软件的运用只能对一些数据进行简单的存储和管理，工作效率低下，存在很多问题：

①信息不能共享：部门与部门间形成了一个个信息的孤岛，不能实现数据共享，不能

实现信息的流通。管理工作很难形成一个有机的整体，没有统一规划和设计。

②信息冗余：报表多，数据重复存放，容易造成数据不一致性。

③平台过于老化：操作平台的硬件配置已跟不上工作量的需求。

④管理效率有限：管理工作还是停留在半手工操作的阶段，工作繁琐，效率低下。

2.3 用户需求分析

随着招生规模的不断扩大，以及我校校园网的接通，传统的管理模式和落后的管理手段必将制约研究生处的发展。所以很有必要开发能集成到新的大学生学籍管理系统中的基于C/S的研究生学籍管理系统，以简化日常管理业务的繁琐操作，提高研究生日常管理的无纸化程度，并提高资源的共享能力。

3 可行性分析

3.1 经济上的可行性研究

经济可行性分析包括对项目的预付费用和经济效益进行研究。（以下投资、收益均可为预测额，且不考虑价格变动因素）。

3.1.1预付费用支出包括：

（1）硬件设备的购置费用（可对原有计算机硬件进行升级）

（2）系统软件及辅助设备的购置、运输、安装、调试、费用、共约3万元。

（3）机房及附属设施费用，共约8万元。

（4）应急预算支出，共约1.5万元。

3.1.2经济效益包括：

（1）能够用货币度量的经济效益。

使用新的大学生学籍管理系统后，可大大提高工作效率，从而精简机构，节约劳

动力，节减工资开支及其它相关办公用品费用的开支。

（2）不能够用货币度量的经济效益。

使用新的大学生学籍管理系统后，能向校方及用人单位提供更多更全的有效信

息，不仅能使校方各级领导更清晰无误地储存、了解学生的学籍、培养等基本情

况，帮助他们获取大学生的各项信息，从而提高相关的决策效率。而且能够及时

准确的向用人单位提供研究生的所有信息，促进大学生就业，以高就业率吸引更

多的学生报考本校，增加大学生生源。

3.2 技术上的可行性研究

新的大学生学籍管理系统其综合技术水平能够满足和适应当前以及将来一段时期（至少5年）的学籍管理变化，不论用户的多少，地点的远近都不会影响系统对查询提供合适的响应。并且在对数据的精确度、存取容易程度、数据保密等技术上能够给予充分的保证。其中安全方面，系统采用project2003作为数据库后台，并对用户划分了等级，赋予不同的权限，防止篡改资料等破坏性行为的发生。该系统平台可应用于win9x/me/2000/xp,具

有较好的兼容性。还值得强调的是，新系统开发后仍可进行扩充、升级，以适应新情况的变化及需求。

3.3 操作上的可行性研究

新的大学生学籍系统开发、安装好后，操作员只需经过短时间的培训，就可熟练地操作。因为该系统在操作上比旧系统更为简单、便捷，只有少数环节需进行专门学习。用户对建立后的新系统在操作上无明显的不适应性，也很少会出现控制失灵、减慢操作等问题。既使对于外来客户（如用人单位）进行查询，其操作非常简单明了，并且在操作界面上附有详细的帮助栏，使原来不熟悉系统操作的人也能迅速进行操作。

3.4 管理上的可行性

新系统的运用能够实现精简管理机构，使权责明确，提高管理效率，其数据共享功能可使上级各部门间信息交流畅通无阻，从而避免信息不对称带来的决策失误。因此，该系统方案得到学籍管理人员及上层领导的一致好评及支持。

4 业务流程图

高校学籍信息管理系统的业务流程图就是运用一些规定的符号和连线，在功能结构分析的基础上，将业务处理过程中的每一步骤用一个完整地图表示出来，它描述了高校学籍信息管理系统内各组织机构之间的业务处理过程及其之间的关系。通过对高校现有学籍信息管理系统的详细调查和资料总结，我们将现行系统的业务实际处理过程反映在如图4.1的业务流程图中：

图4.1 现行系统的业务流程图

通过对现行系统的详细调查，我们发现现有高校的学籍信息管理系统存在一些问题：

（1）在现行系统的业务流程图中，没有登陆验证步骤，使得系统的安全性和信息的保密性实效。存在业务处理过程不合理的情况，奖惩信息应该根据学生成绩来进行管理，异动管理也应在学生信息和成绩信息共同分析后进行操作。没有提供对学籍表的查询功能。

（2）在现行系统的一层DFD中，也存在数据流处理不合理的情况。依次生成多个数据存储报表，是不必要的冗余，因为这些信息都要汇总与学籍表，没有必要另外产生存储报表。

为了在新系统的建设中，对以上问题予以克服和改进，我们将在原系统的基础上，开发出比原系统更合理、效率更高的新系统。

新系统的业务流程图（见图4.2）

错误

图4.2 新系统的业务流程图

5 数据流程图和数据词典

经过对某高校研究生管理工作的调查和分析，得到了其学籍管理系统主要包括新生管

理、学籍管理、成绩管理、导师管理四个主要功能：

新生管理：新生信息的数据来自招生管理系统的录取库，其输出的录取库为Dbase3格式文件，这就需要首先将其转换SQL Server表格式。再在其基础上生成新生信息库、编学号处理，打印新生名单，补充必要信息补充，最后数据转入在校生库。

学籍管理：要维护的信息有在校研究生的基本学籍信息、学籍异动信息、奖惩信息等。

成绩管理：包含了专业硕士的培养计划成绩、各门课程的性质、学时、学分、任课老师和各项成绩数据，以方便成绩的管理和提取。与及按任课教师、按学生的成绩输入方式和成绩管理及报表的输出。

导师信息的管理：维护研究生指导教师各项基本信息。

通过对上述需求的深入分析，可以得到原系统的数据流程图。

5.1现有数据流程图

顶层：

一层：

5.2新的数据流程图

由于原始的数据流程图存在操作的重复性和流程的不合理性，经过讨论和根据研究生处管理工作的流程绘制了如下的数据流程图：

顶层：

一层：

从新系统的数据流程图中可以看出，数据管理是在学生基本信息管理和学生成绩管理的基础上完成的，奖惩管理也是根据学生成绩管理而处理的，毕业生信息管理直接调用学生基本信息管理中的数据，这些处理操作都比原系统中的操作节省了大量的人力和物力。

5.3 数据字典

1、5.3.1数据项

5.3.2数据流描述