文件管理办法(1)

深圳市特航航空服务有限公司

文件管理办法

1.0 总则

1.1 目的

为使公司的文件管理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关文件处理办法》以及ISO9000质量文件体系编写要求，结合公司情况，制定本办法。

1.2 定义

1.2.1文件定义

公司的文件，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。

1.2.2文件处理定义

文件处理是指文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。

1.3 原则

1.3.1精简高效原则：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

1.3.2保密原则：严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密文件的安全。

1.3.3责任原则：公司各级负责人应当重视文件处理工作，并加强对本公司文件处理工作的

领导和检查。

1.4 组织职责

人力资源部是文件处理的管理机构，主管公司文件处理工作并指导各部门的文件处理工作。

1.5 文件分类

公司文件分为红头文件与制度文件两大类。

2.0 红头文件种类及格式

2.1 红头文件种类

2.1.1 决定

决定“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

决定是公司总经理办公会发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。

各类决定的写法：

2.1.1.1表彰决定：这类知照性决定，是将决定事项简要地传达给有关单位，极少要求执行

的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2.1.1.2处分决定：处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分

内容等。

2.1.1.3重大行动或重要事项的决定：这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项。

这类决定大都经过会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

2.1.2 通知

通知“适用于批转下级机关的红头文件，转发上级机关和不相隶属机关的红头文件，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

在拟制通知时应当注意以下几点：

2.1.2.1标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事

由和通知即可。

2.1.2.2批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的红头文件而发的，通知成了主

件，原红头文件成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的红头文件名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发红头文件的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。

2.1.2.3要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据

的法律、法规、政策。

2.1.2.4要根据转发红头文件的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则

同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

2.1.2.5任免通知。除分（子）公司决策层人员任免外，其他人员任免一般采用“通知”。

任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务、主要职权职责、任期等。

2.1.3 通报

通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。

通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

2.1.

3.1表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求

四个部分。

2.3.1.2批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某

单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

2.1.4 报告

“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

报告大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

2.1.4.1工作报告用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。

它的正文包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。2.1.4.2情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级

作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。

2.1.4.3答复报告是答复公司总经理的查询、提问或汇报某项指示、意见的结果的报告。正

文包括答复依据、答复事项两部分。

2.1.5 请示

请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示可以分为三种类型。

2.1.5.1请求指示。对上级制定的方针、政策规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解

释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

2.1.5.2请求批示、解决问题。请求上级解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提

出处理意见请求上级批复而写的请示。

2.1.5.3请求批转。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能

直接要求平级或不相隶属的部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行。

请示由标题、正文、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。

2.1.6 批复

批复“适用于答复下级机关的请示事项”。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据是极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题；

批复事项是主要部分，是针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。

2.1.7 意见

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见主要用于对重要问题提出见解和处理办法。意见由引言、正文和结尾三部分组成。

引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。

意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

2.1.8 函

函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

公函格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“特此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。

2.1.9 会议纪要

会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于加强无卡支付业务推广的会议纪要。

会议纪要内容结构如下：

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员；

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。主要写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布臵的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

2.2 红头文件格式

2.2.1用纸尺寸

2.2.1.1用纸幅面尺寸

红头文件用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm；

2.2.1.2红头文件页边与版心尺寸

红头文件用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

红头文件用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

2.2.2 图文颜色

未作特殊说明红头文件中图文颜色均为黑色。

2.2.3排版规格与印刷装订要求

2.2.

3.1排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行28个字。

2.2.

3.2制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

2.2.

3.3印制要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。2.2.3.4装订要求

红头文件应左侧装订，不掉页。

2.2.4红头文件各要素标识

红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于红头文件首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

2.2.4.1份数序号

红头文件份数序号是将同一文稿印制若干份时每份红头文件的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.2.4.2秘密等级和保密期限

标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。

2.2.4.3紧急程度

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

2.2.4.4发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的红头文件，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

2.2.4.5发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“…?”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

2.2.4.6红色反线

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2.2.4.7签发人

上报的红头文件需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

2.2.4.8红头文件标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.2.4.9主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使红头文件首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

2.2.4.10红头文件正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

2.2.4.11附件

红头文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与红头文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与红头文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识红头文件的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

2.2.4.12成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”

2.2.4.13红头文件生效标识

单一机关制发的红头文件在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

2.2.4.14特殊情况说明

当红头文件排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

2.2.4.15附注

红头文件如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。2.2.4.16主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

2.2.4.17抄送

红头文件如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

2.2.4.18印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以红头文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

2.2.4.19版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

2.2.4.20版记的位臵

版记应臵于红头文件最后一页（封四），版记的最后一个要素臵于最后一行。

2.2.4.21页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

2.2.4.22红头文件中的表格

红头文件如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

红头文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

3.0 制度文件内容与格式

3.1制度文件编号

3.2

制度文件描述公司开展某项活动的目的(WHY)、范围；做什么（WHAT）、何时（WHEN）、何地（WHERE）、谁（WHO）来做；应采用什么设备和文件，如何对活动进行控制和记录（HOW）等，即5W1H。内容结构分为：

1.总则

1.1目的

1.2定义

1.3适用范围

1.4职责

1.5原则

2.管理内容一

2.1 工作程序

2.2 工作标准

3.0管理内容二

3.1工作程序

3.2 工作标准

4.0相关文件

5.0记录

6.0附件

3.3小标题编号规则

3.3.1一级标识：1.，2.或1.0，2.0；

3.3.2二级标识：1.1，1.2；

3.3.3三级标识：1.1.1，1.2.1；

3.3.4四级标识：1.1.1.1，1.2.1.1.

四级以外如需增加标识采用

A．B. C.

a. b. c

3.4 字体标识

3.4.1 一级与二级小标题采用小四、楷体-GB2312、加粗；

3.4.2 三、四级及以下标题、正文采用小四、楷体-GB2312；

具体格式见《制度文件模版》。

4.0 发文办理

4.1 发文办理包括草拟、审核、定稿、签发、复核、登记、印发（发布）、签收程序。4.1.1草拟

草拟文件应当做到：情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

4.1.2审核

4.1.2.1红头文件由公司人力资源部审核、定稿；

4.1.2.2制度文件先由草拟部门审核，并由草拟部门组织相关部门召开审核会进行审核；4.1.3定稿

拟稿人根据审核意见汇总进行修改后，再交定稿人定稿。公司文件的定稿职责由人力资源部承担。

4.1.4签发

定稿后的文件在发文前须由相关单位（部门）会签。

4.1.4.1以董事会名义发文，会签人包括所有董事，签发人为董事长；

4.1.4.2以公司名义对外发文，会签人包括副总经理、文件涉及的主管领导等，签发人为总经理；

4.1.4.3以公司名义对内发文，会签人包括相关部门经理，签发人为总经理或总经理授权人。

4.1.5复核

复核重点是审核、签发手续是否完备，用字是否准确等；公司文件由人力资源部负责印发并存档，文件正式印发前，必须进行复核。

4.1.6登记

文件在印制或发布前，需进行登记，正确编号。

4.1.7印制（发布）

文件印制（发布）由人力资源部承担。

4.1.8签收

重要文件，接收人应在《发文签收单》上签字确认。

4.2 公司内部行文规则

4.2.1未经审核批准，公司内部任何单位（部门）不得自行对外正式发文。

4.2.2涉及多个单位（部门）职权范围的事项，主办单位（部门）应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

5.0 收文办理

5.1 收文办理指收到外单位文件的办理过程，包括收到登记、传递、签收、处理四个程序。

5.2 收到登记指由行政部门专人在收到外单位文件时统一进行登记，填写《收文登记表》。

5.3 传递指专人收到并登记完毕外单位文件后，立即送至文件所列收文对象处。

5.4 签收指收文对象在收到人力资源部门专人送至的外单位文件后，在《收文登记表》上签名予以确认。

5.5 处理指收文对象在收到外单位文件后处理并行文的过程。

6.0 文件管理

6.1 文件办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，以确保归档文件的齐全、完整，便于以后调用；员工个人不得保存应当归档的文件。

6.2 公司内各部门所发的文件由人力资源部统一留存管理，文件底稿作为文件审核签发单的必备附件由人力资源部统一归档保管。

6.3 公司文件的调阅、借阅、复印需总经理审批.

6.4 员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7.0 记录

7.1 文件登记单

7.2 发文审核签发单

7.3 发文签收单

7.4 收文登记表

7.5 红头文件模版

7.6制度文件模版

附件1：文件登记单

文件登记单

第 9 页共 23 页

附件2：发文审核签发单

发文审核签发单

附件3：发文签收单

发文签收单

发文签收单

附件4：收文登记表

收文登记表

附件5：红头文件模版

第 12 页共 23 页

深圳市特航航空服务有限公司文件

特航 [2010]××号

特航航空关于

×××××××××××××的决定

××××单位：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××。

（特航航空印）

二○××年×月×日

主题词：××××××决定

抄送：×××，×××××，×××，×××，×××，×××，×××××，××××××，××××××，

×××，××××××，×××××××。

特航航空人力资源部 2009年×月×日印发

（共印××份）

深圳市特航航空文件

特航[2009]××号签发人：×××

深圳特航航空关于

××××××××××××××的请示

×××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

妥否，请批示。

附件：1.×××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

××××××××

中（印）

二○××年×月×日（联系人：×××，联系电话：×××××××××）

附件1

×××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件2

×××××××××××××××

×××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

主题词：××××××请示

抄送：×××，×××××，×××，×××，×××。

特航航空人力资源部 2009年×月×日印发

（共印××份）

深圳市特航航空服务有限公司机密★一年特航函[2009]×号

深圳市特航航空有限公司关于

××××××××××问题的函

××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

妥否，请函复。

（印）

二○○九年×月×日

主题词：××××××函

抄送：×××，×××。

（共印××份）