个人知识管理简析

个人知识管理简析
经历
大概我们都会有这样的经历：花5秒钟的时间随手将一个地址、电话号码或是网址写在一张小纸片上，却要花上5分钟甚至更多时间来寻找这张小纸片；前几天才在报纸上看到篇很不错的文章，今天想要引用其中一段，可却记不清是哪张报纸哪个版面，找不到时还要懊悔一番自己是不是把它当费报纸用去擦窗户了；在记事本上记下了某个信息，以后要复查时却得花时间一页页的翻，一页页的去找这条信息......我们花了太多的时间去寻找一些已经存在的信息，更值得担忧的是我们自己都不能确定我们所认为的已存在的信息是否真的存在。
究竟是什么造成了这样的窘境呢？其实原因很明白：我们没有对自己进行个人知识管理。在我们接受学校教育的过程中，对于知识的摄取都是系统性的，将显性的知识通过思考内化为我们自己的知识，经过积累培养我们也能自学某一领域的知识了，所以我们以为自己已经能很不错的管理自己的专业知识了。可生活中呢？我们脱离了系统，没了指导，可接触到的信息却也更加的纷繁复杂，包括关于你专业的信息、兴趣爱好的信息、生活信息、社会信息、法律信息等等等等，我们乱了章法，我们只知道自己像是在原地打转，取没有意识到自己已步入了疑阵。但相信个人知识管理能助我们破此阵法。
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大概我们都会有这样的经历：花5秒钟的时间随手将一个地址、电话号码或是网址写在一张小纸片上，却要花上5分钟甚至更多时间来寻找这张小纸片；前几天才在报纸上看到篇很不错的文章，今天想要引用其中一段，可却记不清是哪张报纸哪个版面，找不到时还要懊悔一番自己是不是把它当费报纸用去擦窗户了；在记事本上记下了某个信息，以后要复查时却得花时间一页页的翻，一页页的去找这条信息......我们花了太多的时间去寻找一些已经存在的信息，更值得担忧的是我们自己都不能确定我们所认为的已存在的信息是否真的存在。
究竟是什么造成了这样的窘境呢？其实原因很明白：我们没有对自己进行个人知识管理。在我们接受学校教育的过程中，对于知识的摄取都是系统性的，将显性的知识通过思考内化为我们自己的知识，经过积累培养我们也能自学某一领域的知识了，所以我们以为自己已经能很不错的管理自己的专业知识了。可生活中呢？我们脱离了系统，没了指导，可接触到的信息却也更加的纷繁复杂，包括关于你专业的信息、兴趣爱好的信息、生活信息、社会信息、法律信息等等等等，我们乱了章法，我们只知道自己像是在原地打转，取没有意识到自己已步入了疑阵。但

相信个人知识管理能助我们破此阵法。
1.概念
1.1统筹的定义
对于个人知识管理通常采用Dorsey教授与Frand的论述："个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。"
1.2概念层面的定义
将个人知识管理看作逻辑概念层面的技巧和方法，可以引用Frand对个人知识管理的定义："它是一种概念框架，指个人组织和集中自己认为重要的信息，使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的（个人）战略，并以此扩展我们的个人知识。"
Skyrme(1999)则对这种战略进行了更为细致的描述，包括以下内容：
－明确自己的信息需求
－制定一个(知识)获取战略
－设定信息的优先级，确定哪些信息可以丢弃，哪些信息可以收取
－确定如何和何时处理手上的信息
－为需要归档和保存的知识建立规范
－创建个人的文件系统，可以兼顾（管理）自己的工作、生活和其它知识活动
－为不同用途建立信息目录（书签）和索引
－经常评估/评价所存储信息和目录的价值
2.个人知识管理实施
个人知识管理毕竟不像一个组织的知识管理来的那么系统、严谨，它可能没有一个实施计划，更具有随意性、灵活性和偶然性，因此，个人知识管理的实施主要基于以下两个原则：
（1）简单而有效。失去了组织的约束，个人知识管理很可能会半途而废，所以要做到尽量的简单化，充分利用各种工作以达到高效率的目的，让人有耐心继续下去。
（2）经济原则。个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么，以利用每个普通人能得到的工具为主。
2.1个人知识获取途径
只有拥有很多知识的情况下，个人的知识管理才有意义，因此知识管理的第一步是知识的学习（也叫知识的获取）。个人知识学习可以粗略的分为以下几个途径：
（1）学习与培训：没有参加工作的学生学习是其主要任务，公司组织的企业内部培训也是一种学习，这种学习的效果对一个人的发展与未来很有价值。除了这种正规的学习机会外，在这个知识经济时代，每个人都应该不断的学习来充实和提高自己，从而增强自己的竞争力。在这种学习中，个人主要学到的是各种显性的知识及理论。
（2）人际网络：每个人的人际网络都是个人学习知识的一个重要途径。人际交往中可以学到很多书本上、学习软件中学不到的知识——隐性知识。如果你的人际圈子越广，交往的人员的素质越好，可能你学到的知识越多。人际网络的获得和维持都不容易，但建立后，往往是你可以获得最直接最深入知识的重要来源。
你人际交往

的圈子越来越大，对这些人的联系方式的管理也就成为一件很重要的事情。其实我们好多人想联系某个人时却找不到联系方式的原因也很简单，因为我们没有把这些东西当成一件事情认真的处理，只要你下一点工夫，这些联系方式的管理不是很难的事情。充分利用你手头的工具就能做到，如Outlook、你的手机、PDA等。
（3）我的媒体：无论从事哪一行业或对哪一行业有兴趣，我们都可以通过相关的媒体学习。例如你做销售，那么你应该关注销售方面的媒体，而你做的是快速消费品的销售，你同时就应该关注快速消费品领域和销售方面的媒体有什么新的动向、新的方法，并通过媒体学习这些东西。应该结合自己的工作建立自己的"我的媒体"，长期关注，从而可以用从媒体得来的信息分析工作，这些必将对自己的知识结构和进步起到一定作用。
（4）互联网：互联网是人类最伟大的发明之一，同时也是人们进行学习的一件重要工具。互联网上的知识多如牛毛，如果想利用互联网进行学习，就必须善用搜索引擎工具，如google，百度等。此外还要充分利用IE收藏夹，做好分类，并定期备份收藏夹。
2.2个人知识存储管理
搜集资料只是知识管理的第一步，而怎样对这些资料和知识进行管理才是最重要的。因此个人知识管理的第二步就是建立自己的知识系统架构。什么是知识系统架构，简单说就是储藏知识的架构，有系统的知识架构，将有助于你将收集到的资料有系统的储存与未来快速的撷取，缺乏系统化的分类架构，将造成日后撷取与整合资料与创造知识的大量时间浪费，达不到通过知识管理提高个人工作效率的目的。
要建立的自己的知识系统架构，首先要明白有哪些资料和知识需要管理。从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下的内容：
（1）人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）
（2）通讯管理（书信、电子信件、传真等）
（3）个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）
（4）网络资源管理（网站管理与连接）
（5）文件档案管理
对于通讯、时间以及网络资源的管理都有很多不错的工具可以利用，将在下一节中做具体的说明。
而对于文件档案的管理就没有那么简单了。这种文件可以包括各种形式：文本、视频、音频、程序等，对这些东西该如何管理呢？计算机的利用当然对这些文件的管理有重要的作用，但即便我们的东西都存在了硬盘里面，还是有许多不方便。例如我想找我以前起草过的一个方案，因为我想要做一个同样的方案需要参考以前的，假如以前的方案是一年前起草的，你还能

很快的找到吗？这种有明确需求的东西可能还好办，而我们大部分时候是我们只记得以前见过这么一个资料，该去哪里找？这时我们就需要考虑自己的个人知识分类了。分类学是一门学问，当然不需要每个个人都去研究分类学的知识，但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。例如小刘是一名刚刚毕业不久参加工作的大学生，职务是程序员，那么它关注的东西是什么呢？首先它要关注于他的编程技术的提高（编程技术里面又要分好多类，包括语言、软件工程、文档写作等），其次它要加强对自己企业所处的行业的了解，他将来希望能成为一名优秀的项目经理，因此他需要对项目管理的知识进行管理。他还一直在自学德语，因此需要将德语知识学习的内容进行管理。根据小刘的特点，可以将其知识管理的首层目录分为：技术、行业、项目管理、德语。然后每个下面又可以再分。当然每个人的知识库分类都不可能一步到位，在实践中才可能摸索出自己知识库的最佳分类方法。
3.个人知识管理工具
3.1MSOutlook(并非OutlookExpress)
通过MSOutlook可以实现个人的人际交往资源管理、个人通讯管理、个人的时间管理等功能。我们大部分人都没有利用到MSOutlook的强大功能，花点时间去学习一下MSOutlook的应用，一定会让你有不小收获。由于这是一款我们相当熟悉的软件，就不多做介绍了。
3.2Blog网志
网志可以看成是从个人网站、主页发展起来的。这一术语，是由JornBarger在1997年创造的，是指"在网上对某事情的记录"的网站，网站中的内容都连接到互联网上已经存在的内容。网志的编辑都是个人编辑，英文中称为"Blogger"，在发音上与"博客"有一点类似，故又得此名。网志一般具有以下功能：
（1）网上日记
可以在网络上存放你写的文章，包括日记、论文、小说、散文等你愿意在网上公开的文章。只要能连到互联网上，你就能随时随地修改、查阅这些文章。当然，这些文章也不是随意放置的，你需要为它选择一个放置的主题。比如你经常会写一些电影方面的文章，那你就可以自定义一个栏目叫做"电影"，将相关的文章都归入其内。一般而言，博客为了方便文章的管理，也会要求你将你的栏目归入到网站的文章分类中去。
（2）网络书签
网络书签其实和收藏夹没多大区别，但它解决了共享的问题，这样就不必为了不是家里的电脑就找不到需要的网站而犯愁了。一找到自己喜欢的网页就可以加到书签中，并对这些网页进行分门别类的规整，以后就能方便查找了。
（3）网上笔友
由于博客有着共享机制，你总能从别人的网志中学到很多、了解到很

多，也会发现一些与你志同道合的朋友。你可以对你有感触的网志留言，一来一往的很有可能就交上个网友，但你们的交流并不像QQ那样的聊天形式，而更像是书信来往以文会友，相信这样的交流过程也能让你学到很多东西。
3.3Mybase
Mybase是一个功能强大且可随心所欲自定义格式及层次关系的通用资料管理软件，它有一套自己独特的数据库来存储一个树形框架。你可以向这个框架中插入条目，并以你喜欢的任何方式来组织他们。每一个条目可以包含RTF文本，附件和与其它条目之间的随意链接。这种树形框架很灵活，所以你可以在单个数据库中存储任何类型的信息。通过一个小的程序内核和一定数量的插件和组件，你可以拥有一个：个人知识库，演示工具，电子书，HTML生成器，日程表，客户管理工具，Web收集器，记事本，地址簿，相册，日记本，收藏家，文件管理器，RTF编辑器，可以独立运行的数据库等等。即使毫无规律的资料，经过精心组织后，也一样可以管理得有条不紊。
Mybase软件具有两个版本：桌面版和网络版。这里介绍的是个人使用的桌面版，唯一的缺陷就是不能共享，而网络版需要有服务器技术的支持。
4.个人知识管理的挑战
4.1个人知识管理技能的挑战
一般地，可以概括和定义以下7项核心个人知识管理技能：重拾（重新找回）、评价/评估、组织、分析、表述、保护（防止知识泄漏）和（与他人）信息协同（共享）。虽然我们也知道它们具体指的是哪些内容，但要真正做到本身就需要知识、经验、技术的积累。比如我们能否快速定位正确/合适的信息？能否同时兼顾自己的工作、生活和其它知识活动？能否经常评估/评价所存储信息和目录的价值？并不是说我们按部就班就能很快掌握个人知识管理的技能，这还需要长时间的训练。
其次，以上的定义只是解决问题的技能而非定义问题的技能。个人知识管理需要的技巧是以以下的两个假设为前提的：
（1）需要解决的问题已经被很好的定义了；
（2）解决这个问题的人有足够的信息定义这个问题。
一旦问题被定义，以上的每个技巧都可以被看作通向解决问题方法的重要一步。虽然这些技巧内部有自然的顺序，但这并不是说在个人的知识管理中用到以上的技巧时存在着顺序问题。事实上是，这些不同的技巧可以根据需要的不同选用（例如你可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息）。
4.2知识运用的挑战
太阳东升西落、月圆之后会月缺、水往低处流等等这些自然的事情，我们都可以认为是常识，因为它们来自于我们日常的观察。而知识则在解释这种种现

象，"天圆地方"曾经被认为是常识，"地球中心"也曾经被认为是常识，后来都被新的发现推翻，圆的地球、太阳为中心的太阳系才被我们接受。也就是说知识和常识其实是可以转化的。
在今天的教案里所讲授的常识的内容，过去可能曾经是一种人类新获得知识。在专家眼里是常识的内容，我们可能要花很多时间去学习，是一个求知的过程。有一句话讲"不怕没有知识，就怕没有常识"，对于个人知识管理应该是有所启迪的，其实简单地说就是我们不能忽略人际间的基本关系，而用复杂的知识体系来解释身边的事情。
学习知识的最终目的就是要把知识变为我们自身拥有的常识，因为常识更能被我们自觉地运用，其效能更高，一个人的知识体系其实是可能转化为其常识体系的，不断运用知识的过程就能帮助我们实现这一点。在知识管理中，就是要判断那些已经成为我们的常识，不需要再翻书本就能得到正确的解答，常识越多运用能力也就越强。
管理学上有一条很重要的定律是木桶定律，描述一着水桶所能装的水由最短的那一块木板决定。在个人知识结构方面，这条定律也同样成立，无论是专家还是知识面极宽的人，其知识的发挥机会与其知识结构直接相关，并且总是存在瓶颈，在能力发挥方面会受到其制约。相信花些时间好好对我们的个人知识进行管理并养成一种习惯能帮助我们认识到自己知识的缺口，优先吸纳知识结构方面的短项，早日带我们走出自己的知识迷宫。
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