档案管理实施细则(含表格)

档案管理实施细则

一、目的

规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

二、适用范围

本《细则》适用于公司各部门及以后新开工项目或新成立公司的所有须存档的各类资料。

三、术语和定义

1．档案管理员：专职档案管理员、兼职档案管理员（指在各部门中被指派负责本部门档案管理的人员）。

2．档案管理：文书档案、图表档案、音像档案、实物等不同载体的档案材料。

四、档案分类及编号（文字、图纸、表格、音像、电子版）

（一）立档单位划分及档案划分

1．行政部（办公室）：

1)与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件；

2)各类诉讼档案；

3)公司工作报告、专题报告；

4)召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与

工作计划，重要外事活动记录；

5)公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤

消、更改名称、启用印章；

6)公司下级单位的请示与批复，员工来信来访记录；

7)公司发出和收到的重要贺信、贺电和题词，公司简报；

8)公司财产清理、统计、购物计划；

9)部门年度工作总结；

10)公司各项活动形成的有关音像材料；

11)车辆管理相关文件；

12)网络通讯、办公设备管理制度；

13)公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。

2．人事部：

1)人事任免；

2)员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件。

3．广告策划部：

1)各类企划文件；

2)投放发布的原件及复印件；

3)各项活动形成的有关音像材料。

4．销售部（含客户服务）：

1)买卖合同；

2)客户档案。

5．成本部：项目管理过程中的施工文件、合同、结算书、招投标书，工作联系单及费用结算凭证，按单项工程施工进度进行分类整理。

6．工程部：

1)前期文件（拓展、咨询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告）；

2)各种证书原件；

3)合同（设计、施工、材料）；

4)施工图及电子版；

7．财务部：

1)执照、资质年检资料原件；

2)公司各种证书、合同的原件；

3)各类财务报表及文件等由财务部自行保管。

（二）档案编号：由资料员统一编号

公司代码—部门—年号—数字流水号

以行政为例：AJY—行—2010—001、 AJY—行—2010—001—1

（如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号）

五、档案的收集组卷

1.有关人员在收集、整理档案资料时，应按严格把好质量关。组卷要遵循项目

档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

2.档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须与实物相符，做到字迹

清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

3.凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料，应附该文件资

料的复印件。

4.照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照

片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘／光盘等)应符合公司有关标准。

5.在整理图纸档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作；

1)一张图纸上改动部分超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨

不清的图(表)；

2)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸

或资料；

3)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的；

4)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m)，构造

形式改变，

5)断面尺寸变化，竖向位置变动等；

6)未按施工图位置施工的管线工程。

6.所有竣工图应有竣工图章。内容有；编制单位名称、编制人、技术负责人和

编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

7.有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上，原

则以工程合同规定为准。

8.以上档案收集整理无误后，管理员填写《表1——文字档案存档记录》和《表

2——图纸档案存档记录》（由本部门保存，作为本部门档案管理台帐）。

六、档案的移交归档

1.凡公司各部门在项目施工管理、经营活动中形成的文字材料（包括文字、图

表、声像、实物）承办部门应指定专人写出说明、系统立卷、按期向档案室移交，不得私自保存。

2.项目技术文件资料要按单项工程组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖

通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间文件组卷。

3.施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排

列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

4.其它部门档案按时间顺序组卷。

5.案卷必须填写卷内目录、备案表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置时

文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。

6.移交档案时应如实填写《表3——文字档案交接表》，如有图纸填写《表4

——图纸交接表》，一式两份，档案室一份，部门一份。

七、档案来源、级别、移交时间及保存期限

注：

①各部门向资料员移交资料时需注明类型和保存年限。

② B、C类文件到期后如予销毁，专职档案管理员应提出书面申请，经董事长、总经理、档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁。表6：《档案销毁审批表》

八、档案的查/借阅

1.凡因公务需要公司员工借阅档案，应事先填写——表5《档案借阅申请表》，

请相关领导签字后方可到档案室办理有关手续，并按期归还，到期未还，档案管理员要及时催还。

1)查（借）阅A类档案，须经董事长签字（董事长不在，需总经理和行政

经理双方签字）；

2)查（借）阅B类档案，须经总经理签字（总经理不在，由行政经理签字，

后由总经理补签）；

3)查（借）阅C类档案，须由行政经理签字。

2.外单位要求查（借）阅有关档案，原则上不外借，特殊情况的必须经董事长

批准并按有关规定办理查（借）阅手续，并按期归还。

3.借阅者离职时，离职清单上需经档案室管理人员确认归还、签字方能办理离

职手续。

4.借阅时间不超过5天，由于工作需要延长借阅时间，须补办手续。

5.查（借）阅期间未经分管领导或档案室同意不得擅自复印。

九、附表

表1——文字档案存档记录

表1-文字档案存档

记录.xls

表2——图纸档案存档记录

表2-图纸档案存档

记录.xls

表3——文字档案交接表

表3-文字档案交接

表.xls

表4——图纸交接表

表4-图纸档案交接

表.xls

表5——档案借阅申请表

档案借阅申请表.xl

s

表6——档案销毁审批表

表6-档案销毁审批

表.xls

十、本细则自下发之日起实行。

年月日