档案管理规则

档案管理规则

1.管理目标：为了加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务。

2.档案管理划分原则及存档项目边界划分、责任人

2.1档案管理划分原则

2.1.1原则：按公司档案性质、项目边界划分

2.1.2划分类型：证照、公司资质、股东资料（成立公司工商手续、章程、股东资料、股东会决议等）、合同及协议、品牌宣传资料（网上报道、报纸报道、照片等）、制度规则及方案、会议纪要、财务资料（银行资料、帐务资料、审验审计报告、等）、项目申报资料。与政府对接资料……

2.2 档案管理责任人

2.2.1档案实物管理责任人（档案管理员）：任玉凤

2.2.2 档案监督管理责任人：沈沙

3.归档制度

3.1证照

3.1.1归档边界：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、企业证、政府机关核准颁发的与业务需要有关的资格证书等。

3.1.2归档要求：证照产生后及时归档，归档前确认年检信息、审验信息、相关政府联系电话、审验周期等方便后期办理年检审验备查。

3.2公司资质、股东资料

3.2.1归档边界：公司成立工商手续资料、公司章程、公司章程修正案、股东出资证明、股东会决议、股东身份证明等

3.2.2归档要求：按照时间顺序及时归档，档案管理员应按照资料产生历史时间进行整理并集中整理成册或袋。

3.3品牌宣传资料

3.3.1归档边界：媒体报道或媒体广告、公司宣传照片、公司和基地宣传印刷品样本、名片

3.3.2归档要求：按事件、时间顺序归档。纸质装订或集中整理成袋。电子版信息应以光盘媒介归档。宣传印刷品、名片等需要对样本保存2份随同归档。

3.4制度规则及方案

3.4.1归档边界：经评审确认的各类公司制度及工作流程、操作方案等

3.4.2归档要求：按部门整理分职能归档。

3.5会议纪要

3.5.1归档边界：各类会议纪要

3.5.2归档要求：按照时间、部门、业务类型顺序归类，同一内容会议不同时期、不同发展阶段可归为一类。

3.6财务资料

3.6.1归档边界：公司在经营过程中形成的会计凭证、帐簿、月度、季度、年度财务报表、财务部门出具的审计报告、报表、银行业务资料

3.6.2归档要求：公司会计负责公司的会计资料归档。会计档案形成后在本人处保管一个季度，在第二季度开始后将上一季度所产生的会计档案编制会计档案目录，移交给公司档案管理部门进行保管，会计档案按年度区分保管。

3.6.2.1所有资料均以原件入档，对于残破的账页张表应进行修补后再入档。

3.6.2.2财务电子报表应在每月、每季度、年度结束后打印出来，装订成册入档。一册为一件。以光盘形式保存的档案需刻录两份分别保管，以防光盘破损造成信息丢失。一份财务部指定人员保管，一份入档保管。

3.6.2.3存档时，公司档案管理员按公司财务档案分类集中存放在公司档案柜。

3.7项目类

3.7.1归档边界：项目申报资料、项目评审报告、项目审批报告、项目验收报告、合同、报表、证照复印件、名单、图表、影音资料。

3.7.2归档要求：归档按照公司—>归口—>项目归类

3.7.2.1项目授权人负责立项项目文件的归档。

3.7.2.2归档时按项目名称进行区分，一个完整的项目资料为一件。归档时，项目申报资料相关的项目合同类文字资料在前，相关的证照复印件、图表、图纸在后。如果图纸纸张大于文字材料纸张，应该规定折叠成文字材料纸张的大小，附在文字材料之后。

3.7.2.3所有文字资料以A4纸张打印。

3.7.2.4如有软件资料（如光盘、软盘等），同时需交相对应的纸质文档；

3.7.2.5所有材料因以原件归档。项目资料按项目名称进行封存，档案袋上应表明项目计划、项目归口、项目名称、申报时间、资料明细、页数等。

3.7.2.6 资料中含有交叉信息的资料（不同部门或机构共同起草、签订、处理的合同、方案、协议、图表等），应归入由主承担提交资料的项目的项目档案中。

3.7.2.7 对于立项项目资料应对主要项目资料内容进行电子备份.。

4归档规范及归档流程

4.1归档人归档时，应认真整理文件并用文件袋或档案盒装订。

4.2使用A4纸依据以上资料归档要求编制填写《归档明细表》目录附于文件袋或档案盒表皮（封面），填写档案盒需填写盒脊。归档文件目录封面设置序号、编号、档案名称、产生时间、归档人、归档时间、备注（所含资料明细包括资料名称、资料产生时间日期、每份资料内容简短备注，档案名称填写时应使用全称或规范化简称即公司内部约定俗成等）。

4.3 档案管理员应按照归档要求及归档规范检查归档人是否依要求进行归档，如发现不符信息或遗漏项目应帮助归档人完成相关信息顺利移交。

4.4 归档流程：归档人提出归档申请填写《档案归档表》——档案管理负责人确认——总裁授权人审批——档案管理员办理归档资料交接

5.档案借阅规范

5.1档案借阅流程：借阅人提出申请并填写《档案借阅表》——档案管理负责人确认——总裁授权人审批——档案管理员办理借阅资料交接

5.2公司人员因为工作的需要借阅公司档案时，先到公司档案管理员处或行政部提供的查阅平台查看公司档案目录，确定自己所需的档案范围和内容。

5.3借阅人确定需要的档案目录后，档案管理员向借阅人提供相应的档案借阅表。借阅人需详细填写所需档案的名称，用途、资料类型、借阅周期，并提交给相应的档案管理负责人和授权人进行档案确认并签字。

5.4档案管理员再接到签字确认的档案借阅表后，为借阅人进行提档。提档时档案管理员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请授权负责人处理。

5.5档案管理员提档后现场和借阅人确认档案状态，确认档案的完整程度、明确责任后进行交接。

5.6借阅人需要保证档案的完好，不得私自涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，不得泄密。如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经授权负责人批准。

5.7凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，需得到档案管理负责人确认后复印。复印手续与借阅手续同构。违规复印按公司有关保密规定办理。

5.8如遇查阅档案资料内容不外借者，可直接由档案管理员提档查阅，档案管理员需全程陪同。如临时外借（以时间不多于半小时为限且不拿出公司的档案），档案管理员填写临时借阅表，借阅人签字即可借阅档案。档案管理员应及时找档案借阅授权人确认借阅事宜（提前确认或后续补确认需结合事件紧急程度而定），档案授权人如不能判断是否同意借阅的资料需及时与档案管理负责人确认。档案管理员应及时回收临时外借档案并及时办理相关手续补签；

6.档案归还规范

6.1档案归还流程：借阅人归还借阅资料——档案管理员依《档案借阅表》明细审核资料完整性并确认入库——档案帐务人员帐务更新

6.2借阅人在借阅期间对档案负有管理责任，应对档案妥善保管，不得遗失。档案使用完后，档案借阅人需及时归还。

6.3档案管理员在接到借阅人的归还请求时，查找借阅人在借阅时的档案借阅表，需按照借阅内容逐一核实借阅人所还档案是否与借阅资料相符。

6.4档案管理员与借阅人按照借阅表填写的档案信息状态，当面进行检查，清点，并在档案归还表上签字。

6.5档案管理员收到档案后应立即对档案进行入库，并在登记簿上及时进行登记注销。

6.6借阅档案时间一般不超过十个工作日；档案授权人需对超过十个工作日的档案进行重点核实。

6.7 档案管理员每日对前日借阅资料进行检查，做到日清日结。对于未归还档案应核实是否到期未归还，并对未归还档案进行追踪。每周五内网信息及时公布未归还档案信息。

6.7.1 信息公布形式：档案名称、借阅人、周期、借阅事由

6.7.2信息公布范围：发送给外借档案管理负责人、借阅人抄送给行政部主管、档案帐务管理人员

7.相关责任人及其职责

7.1档案管理负责人

7.1.1对外实物管理人

7.1.1.1职责

7.1.1.1.1日报表：每天由档案实物管理责任人发送当天档案借阅登记日报表到帐务管理责任人进行帐务核对；档案实物管理责任人每日抽查档案内容完整性、资料借阅是否按时归还，必要时督促档案借阅人归还档案。

7.1.1.1.2月报表：每月初由档案帐务管理人出具上月档案月报表，和档案实物管理责任人核对无误后签字确认。档案帐务管理责任人督促档案实物管理责任人按照档案分类将各报表报送相关责任人处审核签批。完成后，月报表入档，归入集团行政部资料。

7.1.2对外帐务管理人

7.1.2.1职责

7.1.2.1.1对确属归档重要资料范围内的归档行为监督上帐，及时更新帐务；

7.1.2.1.2对每日借阅的档案及时更新借阅归还状态，超时归还须监督实物管理人催还；

7.1.2.1.3每月初打印上月月报表，同实物管理人核实，帐实相符双方确认后，由实物管理人提交责任人审核。

7.1.2.1.4监督抽查实物管理人的管理状态及规则，发现问题及时反馈。

7.1.3审批职责

7.1.3.1日常授权审批职责：日常档案借阅审核，审核项目：借阅内容填写完整、准确，包括内容、原件/复印件、借阅天数；

8.处罚

各责任人未尽职责按事件处以50元~300元处罚，当月纳入考核。具体处罚由人力资源部出具处罚方案处罚。