文秘管理制度

文秘管理制度

1. 目的

为了提高管理水平和工作效率，使文秘工作有章可循，照章办事，特制定本制度。

2. 职责

2.1负责公司信息对外发布，并经总经理认可。

2.2负责公司未公开重大信息保密工作。

2.3对办公室的文件管理负责分类、归档、整理。

2.4做好会议纪要，工作检查纪要，现场办公纪要等工作，会议纪要在会后次日整理完毕。

2.5协助办公室主任做好各类公文的登记、下发、上报等工作。

2.6协助办公室主任做好节假日的排班、值班工作。

2.7负责总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。

2.8对文件要求的事项跟踪、查办

2.9及时完成总经理和办公室主任交办的各项工作。

2.10做好各部门的服务工作，保证公司内部信息的及时传递到位。

2.11做好文书工作。

2.12内部制发文件流传，由各部门自行登记、收文、立卷、存档

2.13公司的文件由办公室负责起草，由总经理审核并签发；公司内部各部门的文件由各个部门负责起草办公室审核，经总经理签发。

2.14需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

2.15各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

2.16文件收文后，再依据《收文处理单》内所制定的会签顺序，转送其他会签部门

或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件传送办公室。2.17涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理做最终审核、批示，并下发相关部门予以执行。

2.18经办理归档后的文件应立档管理，行政文件由办公室建立归档管理。

2.19文件的借阅，必须经办公室主任签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。借阅后及时归还。

2.20文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁。

3．工作内容及要求

3.1文秘（助理）在办公室主任指导下，负责本公司的公文处理、通信文印、调查研究、接待会晤的日常行政工作。

3.2认真执行贯彻国家各项方针、政策、法规、法令及本公司制定的各种各种工作、管理标准、准确及时的完成公司领导交办的各项工作。

3.3具体负责草拟文件和会议纪要的核稿，文字力求做到言简意赅，结构严谨，政策性强。

3.4负责公司召开会议的组织安排、记录、议定事项的催办工作。

3.5负责上级和有关单位的来文登记、分办、批办、承办、催办和归档工作。各种行政文电传递处理做到及时、迅速、准确、不丢失、不失密。

3.6经授权可负责公司介绍信、公章的管理和使用。

3.7负责公司行政文书档案的保管、整理、归档、销毁等工作。严格执行有关保密规3.8确保档案的完整与安全。

3.9负责公司领导和办公室主任布置的有关工作，随交随办，提高工作效率。

4. 责任和权限

4.1对公司总经理和办公室主任交办的各项任务及时完成。

4.2对文秘工作规定的工作内容和各类标准严格执行。

4.3对文稿质量不合格，会议记录不全及文书档案混乱负责。

4.4对文件积压、丢失及承办不及时造成贻误负责。

4.5对机密文件丢失负责。

4.6有权对公司领导的各种会议所决定的各种事项的督促、检查和催办。

4.7有权对办公室主任分办事项的联系协调和催办。

5. 流程描述

5.1撰写综合性文字材料

5.2撰写会议纪要

6. 罚责

6.1总经理和办公室主任交代的公司事项未及时处理的扣除当月绩效的10%。

6.2文秘档案不对外借阅，重要文件必须经总经理批准，方可借阅，否则按公司纪律处分；对于重要机密文件泄密的承担法律责任。

6.3公司内部信息传递失误或传递不到位，扣除当月绩效的10%。

6.4文件积压、丢失或承办不及时造成贻误的扣除当月绩效的10%。

6.5造成多重失误的累加扣除当月绩效。

6.6会议纪要在会议后次日整理完毕，如果延迟一天处罚50元。

6.7文稿质量不合格、纪要不全和文稿混乱的一处错误处罚20元。.