办公室工作流程(DOC)

办公室工作流程

第一部分办公室工作流程

流程1.1：收文流程

收文流程办公室文员办公室主任所长分管领导及处理

流程1.2：发文流程

发文流程办公室文员办公室主任所长分管领导及处理

流程2.1：印章使用管理流程

用印人

各职能部室

领导

办公室主任 办公室文员

流程2.2：印章借用管理流程

用印人

各职能部室

领导

办公室主任 办公室文员

用印人

流程3：档案借阅、复印管理流程

档案使用人

各职能部室

领导

办公室主任 档案管理员

用印人

流程4：礼品管理流程

礼品使用人

各职能部室

领导 主管领导

总经理

总经理秘书

办公室主任

流程5.1：接待工作流程

来访客人相关部门接待人员各部办领导办公室主任总经理财务处

流程5.2：小型接待流程（来电、来人）

办公室文员办公室主任总经理分管领导

流程5.3：大型接待流程

办公室文员办公室主任总经理各职能部门

流程6.1：参加外部会议流程

办公室文员办公室主任总经理各职能部门

流程6.2：组织内部会议流程

办公室主任办公室文员各职能部门办公室档案员

流程7：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程

处室办公室主任总经理

第二部分办公室管理制度

一、收文、发文管理制度

1、收文

（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；

（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批；

（3）归档。文件办理完毕，及时归档，定期或按公司规定将已归档文件再次分类整理，交由公司档案室集中管理。

2、发文

（1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存）；

（2）文件审核。各部门草拟文件必须交总经办统一审核；

（3）领导审批。所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印制；

（4）文件发布。公司文件领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式发布；

（5）文稿归档。所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。

二、会议筹备制度

1、会议组织

（1）每年召开一次总结表彰大会；

（2）每半年至少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议；

（3）每季度召开一次办公会；

（4）每月召开一次产品沟通会议；

（5）每周各部门召开一次周例会。

2、会前准备：（根据会议的规模大小、重要程度安排）

（1）安排会议议题；

（2）确定会议筹备方案；

（3）办理会议报批手续；

（4）印发会议通知；

（5）准备会议文件材料；

（6）会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列；

（7）安排座次编组和邀请嘉宾；

（8）重要会议的新闻发布。

3、会中、会后安排：

（1）会议签到；

（2）导入会场；

（3）安排发言；

（4）会议记录（录音）；

（5）会场秩序和后勤服务；

（6）参会人员离会；

（7）清理会场；

（8）会议文件的整理；

（9）会议新闻的报道；

（10）会议纪要的印发；

（11）会议精神的贯彻；

（12）会议决定事项的督办。

4、精简会议：

办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。

三、办公用品管理制度

1、采购、印制

（1）提前三天书面申请。部门负责人审核，报公司总经理批准，交由办公室统一采购或印制。（特殊情况可委托办理）。

（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。

（3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。

（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。

（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后签字，报总经理批准后付款。

（6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。

（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；确需维修时，

报请总经理同意后，办公室通知具办。

2、文印、传真

（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。

（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。

（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。

（4）工作之外，需要打、复印的，一律收费（总经办代收）；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给予当事人10元——50元/次罚款。

收费标准：打印：A4纸0.50元/张B5纸1.00/元张

复印：A4纸0.50元/张B5纸1.00元/张A3纸1.00元/张

传真：2.00元/次（发） 1.00元/次（收）

四、印章管理制度

1、印章刊刻与启用

（1）公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代表章，在刊刻前应当由经办人到公司办公室开具专门介绍信。

（2）公司直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到公司办公室开具介绍信。

（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、集中保管。

（4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。

2.、印章保管

（1）各类印章应确定专人保管，保管人员应当同公司签订《责任状》。

（2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。

3、印章使用

（1）用印审批：经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任或分管副职批准。

（2）盖章登记：印章保管人盖章时，应逐笔在《用印登记表》上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字。

（3）空白介绍信：未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在村跟上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回。

（4）空白信笺：未经领导批准，严禁发出空白信笺。经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途。

（5）携章外出：办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出的，应当登记，携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。

五、合同管理制度

1、订立合同必须使用湖南省工商局制定的统一文本或经省工商局批准、监制，企业设计的格式合同文本和数据电文合同，如：电子邮件、电报、传真等，要求先签订合同。若特殊情况用电话、口头、便条订货，必须严格执行事后补订合同。

2、对外订立合同时，必须掌握供方的一些基本情况，必要时对供方进行现场考察。

3、订立合同必须遵循平等、自愿、公平诚实信用和守法原则，不得徇私舞弊，违反国家法律法规，损害国家和企业利益。

4、所定合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确，文

字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。

5、严肃合同报批制度，订立合同时，必须使用统一的合同审批标签，经部门负责人审核、签字，报请公司或集团主管领导批准后，加盖合同专用章方为生效。

6、合同管理人员建立合同档案分类台账，合同执行完毕叫集团合同管理员存档。

7、委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围，不得签订无效合同，违反合同。

8、合同文本由专人保管登记使用。

9、凡与合同相关人员，必须严格遵守公司制度，严守合同秘密。

六、档案管理制度

1、归档范围公司文件材料的归档范围，包括上级机关印发的有关文件，批件及各部门产生

的各种文件材料，主要在以下几个方面：①基础管理；②党群工作；③经营管理；④产品研发；⑤科学技术；⑥基本建设；⑦会计核算。

2、归档要求：

（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；

（2）归档的文件材料应完整、准备、系统；

（3）文件书写和载体材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不得长期存档；

（4）文件材料整理符合规范；

（5）归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

（6）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；

（7）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按公司规定交公司办公室集中管理，办公室定期或按集团规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。

3、归档时间

（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般按年度一年归档一次，在次年的第二季度前归档；

（2）会计类的文件由财会部门整理立类，保管一年后向集团综合档案室移交；

（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。

4、档案的管理与利用

（1）档案分类：档案形成数量多的，可设二级类目；档案行程数量少，可将有关类目适当合并，归档文件的整理质量要符合国家标准的要求，并要编制各类档案目录；

（2）保管条件：有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定期检查档案的保管状况，对破损或蜕变的档案要进行修复，以确保档案的完整与安全，并切实加强对知识产权档案和商业秘密档案的管理。

（3）保管期限：

①对企业有长远利用价值的档案应永久保存；

②对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

③凡是结余两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（4）鉴定与销毁：定期进行档案鉴定工作，鉴定具体时间根据实际需要确定；销毁前要造销毁清册，提出销毁报告，经总经理批准（重要档案应报集团或县档案机关备案），并由档案人员监销。

（5）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。

七、办公室管理制度

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟、嚼槟榔等。

4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。

5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班期间人员外出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。

6、建立“投稿”专箱，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。

7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。

第三部分公司办公工作表单

收文登记簿

发文登记簿编号：GL/YJ-BG-02

第四部分办公室各种表单使用及销毁流程

1、控制清单使用及销毁流程

编制填写审核、签字保存二年

办公室相关部门总经理办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

2、部门控制清单收集处理汇总表使用及销毁流程

编制填写收集、审核保存一年

办公室相关部门总经理办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

3、收文登记表使用及销毁流程

编制填写审核保存二年

办公室相关部门办公室主任办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

4、发文登记表使用及销毁流程

编制填写审核保存二年

办公室办公室文员办公室主任办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

5、固定资产登记表使用及销毁流程

编制填写审核

办公室办公室文员办公室主任办公室文员（长期保存）

6、房租登记表使用及销毁流程

编制填写审阅保存二年

办公室办公室文员办公室主任办公室文员销毁（责任人：办公室主任）

7、定额费用登记表使用及销毁流程

编制填写审核保存一年

办公室办公室文员办公室主任办公室文员销毁（责任人：办公室主任）

8、手机费用登记表使用及销毁流程

编制填写审核保存一年

办公室办公室文员办公室主任办公室文员销毁（责任人：办公室主任）

9、印章使用记录表使用及销毁流程

编制填写审核、签字保存二年

办公室使用人总经理办公室主任销毁（责任人：办公室主任

10、客餐招待通知单使用及销毁流程

保存一年

编制填写办公室主任销毁（责任人：）办公室相关部门办公室

11、档案明细表使用及销毁流程

编制填写审核

办公室相关部门办公室主任办公室主任（长期保存）

12、合同登记表使用及销毁流程

编制填写审核保存十年

办公室相关部门办公室办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

13、会议签到簿使用及销毁流程

编制填写收集、审核保存一年

办公室参会人员办公室办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

14、会议记录簿使用及销毁流程

编制填写收集、审核保存一年

办公室各部门办公室办公室主任销毁（责任人：办公室主任）

15、办公室评分表使用及销毁流程

办公室参与检查人员

保存一年

办公室文员销毁（责任人：文员）

16、介绍信使用及销毁流程

送

相关部门销毁（责任人：部门负责人）

办公室

整理归档保存一年

办公室文员销毁（责任人：办公室主任）

第五部分办公室工作标准

标准1：办公室人员岗位主要职责及工作常规

岗位名称：办公室主任

汇报对象：公司总经理

主要职责：

1、贯彻集团精神；执行公司方针，安排本部门工作，配合各公司、各部门工作；

2、带领部门员工提高业务水平和市场意识；

3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作；

4、做好公司内部各部门、公司与集团各部门之间的协调工作；

5、接待来访客户安排商务谈判；

6、草拟公司文件及相关材料；保管公司档案及其他物件；

7、召集公司例会，召开办公室例会；

8、协助总经理健全公司规章制度；

9、管理车辆及后勤工作，组织卫生检查；

10、管理维护各种设备，保证水电供应正常，网络、通讯设备运行良好；

11、处理紧急事务及突发事件；

12、落实总经理具体事务及时提醒总经理办理相关事宜；

13、公司电脑新增、报废的登记上报；网络开通情况的登记、上报；

14、协助公司员工办理电信手机业务。

工作常规：

（1）每周一（几点）召开办公室人员工作例会（现场或电话方式）；（2）每周一安排本周主要重点工作任务；

（3）每周一安排办公室人员工作备忘录；

（4）每周一至周五开展正常工作并落实公司及集团交办的各项事宜。

3、办公室主任月工作常规：

（1）每月1日-3日组织召集公司月度工作例会；

（2）每月22-24日对总社各部门进行月度内务大检查并做检查通报；

4、办公室主任年度工作常规：

（1）年末召开公司年度总结及表彰大会；

（2）每周一初组织公司经理例会；

（3）6月召开各部门和各分公司半年工作总结会；

（4）12月准备公司年度工作总结及下年度工作报告。

5、办公室主任交接内容：

（1）各种印章、公司证照；

（2）公司文件及外来文件；

（3）各部及各处室批文；

（4）各种工作手册；

（5）其它各类批件（如文件、旅游申请、合同协议等）；

（6）其它在用的公共财产；

（7）公司其他档案及各种未办事宜。

岗位名称：办公室综合文员

汇报对象：办公室主任

主要职责：

1、熟悉公司制度，完成领导交办事宜；

2、公司日常通知，与各分公司、营业部的联络、沟通；与集团各部门的联系；

4、负责集团《华天报》的通讯。公司各部门和分公司稿件的征集和通报；

5、负责本部门日常接待；

6、收发文件，打印、复印、登记、发放、归档各种材料；

7、负责相关文件的保密，拒绝他人查阅，要求他人回避；

8、总经理和办公室主任交代的其他工作和临时性工作。

工作常规：

2、办公室综合文员周工作常规

（1）每周一（8:30）参加公司经理例会，并做好例会记录；

（2）每周一（几点）参加办公室工作例会，上报本周工作计划，接受主任安排事宜；（3）每周五晚总结本周工作任务完成情况，补缺补差，及时完成。

3、办公室综合文员月工作常规

（1）每月1日参加办公室月度工作会议，汇报上月计划执行情况，安排本月工作；（2）每月5日至10日，做好定额费用登记（差旅费、电话费、水电费、办公室招待费、手机费、固定资产购置费、房租费等）工作；

（3）月底汇总办公室本月工作资料，撰写办公室工作总结；

（4）每年5月底收集上半年工作小结，每月12月底收集全年工作总结；每季度末（25-30日）收集各分公司、营业部季度工作小结。

4、综合文员交接内容

（1）公司发文、字号文件、公司办文件原件，外来文件以及其发放回收登记表；（2）公司各种证照、复印件及备份；

（3）公司文员类、经营类档案资料；

（4）公司经营性合同、后勤类协议等；

（5）车辆费用登记表及相关批件；

（6）各种在用的公共财产；

（7）各种未办事宜。

标准2：办公室日常行为规范

（2）常规接待规范