公文处理相关知识

一、依据文件：

（一）中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）

（二）《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）

（三）《中国兵器工业集团公司公文处理办法》（兵器办字〔2013〕321号）

二、公文及种类

公文是实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和

国家的方针政策，发布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流

情况等的重要工具。

公司可涉及的公文种类主要有：

（一）请示。适用于向上级单位请求指示或批准事项。

（二）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（三）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级

单位不适当的决定事项。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、

转发公文。

（六）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

公司公文主要包括：公司党委文件、公司文件、公司会议纪要、公司部门文件、公司信函式

文件、各子公司文件等。

公司公文的适用范围：

（一）公司党委文件。用于向上级党组织报送请示、报告和意见；传达贯彻党的方针政策以

及上级党组织的指示精神；对重要工作作出部署和安排；印发党委制定的有关规定；通知重

要事项等。

（二）公司文件。用于向上级单位报送请示、报告和意见；印发公司的规章制度；传达贯彻

党和国家的方针政策，以及上级单位的指示精神，就重要工作作出部署和安排；通知重要事项；奖惩有关单位及人员等。

（三）公司会议纪要。用于印发公司党委会、总经理办公会、专题会等会议议定事项及要求。（四）公司部门文件。用于转发上级单位文件、向上级单位报送材料。

（五）公司信函式文件。用于部门组织的会议通知，印发、转发部门职责范围事务类通知，

就一般性业务事项对外商洽工作、征询意见、答复问题等。

（六）各子公司文件。用于向上级单位报送请示、报告和意见；印发本单位的规章制度；传

达贯彻党和国家的方针政策，以及上级单位的指示精神，就重要工作作出部署和安排；通知

重要事项；奖惩本单位有关人员等。

三、公文拟制

（一）公文起草

符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相

衔接。

一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

文种正确，格式规范。

深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

公文涉及其他单位（部门）职权范围内的事项，起草单位（部门）必须征求相关单位（部门）意见，力求达成一致。单位（部门）负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

上级单位的正式文件，可根据工作需求予以转发。其中，需要贯彻落实的，拟文单位（部门）应结合实际，提出具体要求。

转发涉密文件应标注相应密级。转发（摘发）密码或明传电报，按照中央办公厅有关规定办理。

下列文件不得转发：绝密文件、材料；上级单位领导同志未公开的内部讲话；规定限制阅读

范围的文件、材料；政策、法律法规、重要措施的未定稿（讨论稿）；其他按照规定不得转

发的文件、材料。

涉及重大事项（包括规章制度、重要业务流程）的公文，在送签之前应当按规定履行相关审

批程序，未履行审批程序或审批未通过的，不得直接办理发文送签手续。

（二）准备工作

了解有关背景。要认真调查研究，充分占有资料，按照实事求是、切题、典型的原则，选用

材料。

学习相关政策。要认真学习和研究有关政策规定，做到合法合规、依法合理。

把握领导意图。准确、全面领会领导意图，主动争取领导对公文起草工作的指导。

确定行文方式。根据职权范围和隶属关系，正确选择行文方向、发文形式和文种。

设计文稿框架。根据行文目的，提炼主旨，编写提纲，安排结构，力求主旨正确、鲜明，层

次清楚，思路清晰。

（三）公文的语言要求

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么。

表述明确

即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。

表意准确

根据不同的语言环境，正确使用精确词语（如“同意”、“不同意”、“不得”等）

不使用模糊词语（如“近期”、“大多数”、“可能”等），使表述恰当准确。

语言平实

即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力

戒说假话、说大话、说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。

用语得体

即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平

行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。

用词庄重

即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书

面语和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专

业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。

公文结构，是指对公文所阐述、记述、说明的内容先后顺序和层次关系进行谋划与安排。公

文的结构，应从主旨服务入手，力求做到思路清晰，纲目清楚，合乎逻辑，结构严谨，详略

得当。

（四）公文结构的安排

公文结构的安排，要准确反映公务活动的内在联系和客观规律，做到有序、连贯、周密。如

公文内容，可按时间的推移、事物的发展演变过程阐述；也可按事物的层次递进关系阐述，

即可由总到分、由远到近、由局部到整体、由特殊到一般、由原因到结果等；还可按解决问

题的步骤顺序等来安排。这样可使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体。

安排公文结构应当考虑为主旨表达服务。主旨是公文的核心，公文的一切要素都要为表达主

旨服务。如整体结构是采用递进式还是并列式，怎样划分段落层次，要看怎样对充分、清晰

地表达主旨最为有利；如何选取材料，文字表述详略等，要看主旨表达的需要，主旨明了的

一般可简略地写，主旨复杂的就要详细地写。

安排公文结构应当适合公文文种要求。各文种的使用均有各自的要求和特点，其结构也不尽

相同。选择结构，要适应不同文种的特点。如“通知”，其内容可设计为“根据什么（或为了什么）”、“做什么事”和“怎样做”等；如“报告”，其内容可设计为“根据什么”、“做了什么”、“做得怎样”和“有什么经验和教训”等。

（五）公文标题的拟制

公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用

在于向阅读者传达公文的基本内容。其中，发文单位名称可视情况加以省略，但事由和文种

是必备要素。

公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。

（六）公文标题的标点符号

公文标题中一般不使用标点符号。公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号，如：×××关于开展“质量月”活动的通知；

公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号，如：关于印发《 ××××××制度（试行）》

的通知；

公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号，如：关于印发《 ××××××管理

规定》的通知；

公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号，如：《关于×××、×××职务任免的通知》、《×××部、××××部关于×××××的通知》。

（七）主送单位的确定

主送单位是指公文的主要受理单位。确定主送单位应注意准确、规范、有序。

准确是指公文的主送单位，特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位，若

涉及若干单位职能的事项，公文的主送单位应是主办单位，其他单位可采取抄送形式。

规范是指主送单位要写全称、规范简称或统称。主送单位较少时，应将单位列全，写全称或

规范简称；主送单位较多时，应写规范统称或简称，若写“有关单位”，则应将有关单位名称

逐一列明，另附名单一并存档。

有序是指公文的主送单位超过一个时，一般应按主要执行单位在前并兼顾编制序列和管理层

级的原则排列。对普发的下行文，受文单位应有固定的顺序，此顺序一经确定，就应相对固

定，不能随意变更。有关主送单位之间要用顿号或逗号分清层次，一般不同层级公文（不同

性质类的单位）之间用逗号，同一层级（同一性质类的单位）之间用顿号。如：“各省、自治区、直辖市国资委，各中央企业”。

（八）抄送单位的确定

抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓的其他单位。

应作为抄送单位的情况：除主送单位外，公文涉及内容需要执行或知晓的其他单位；特殊情

况下的越级请示，应抄送被越过的上级单位；受双重领导的单位向上级单位的行文，应写明

主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级单位；会

签文应抄送有关会签单位。

不应作为抄送单位的情况：呈报上级单位的请示件，不抄送下级单位；联合发文时，联合发

文的单位不作为抄送单位。

确定抄送单位时，应与发文单位的级别相对应。

（九）公文中引用有关材料的注意事项

拟写公文中，有时需引用有关材料（领导批示、领导讲话、公文、法律法规条文等），应注

意以下几点：

完整。即要保持所引内容的完整性，切忌断章取义。引用某一公文时，要写明标题和发文字号，二者缺一不可，但当同一公文被再次引用时，可省略发文字号只引用标题或省略标题只

引用发文字号。引用法律法规条文若涉及到有关条款说明时，要将其“条”、“款”、“项”引全，不要漏引。

准确。即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号

加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。需注意的是，领导同志未公开的讲

话和批示，不得直接引用。

得体。即引用材料一定要结合上下文内容进行，使之衔接顺畅，切忌牵强附会；引用内容要

适度，能说明问题即可。

有序。即引用有关材料时，要按照一定的顺序。如引用公文，应按照发文时间、发文单位、

标题、发文字号的顺序；引用法律法规，一般应按照法律法规名称、章、节、条、款、项的

顺序；引用出版物，一般可按照卷次、版次、页数的顺序。

四、分类并举例说明：

（一）请示的一般写法

请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。

请示缘由。即写明事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。

请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单

位提出自己对解决问题的态度或意见。情况复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，供上

级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。

结束语。常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”

等作结束语。

1.请求批准的请示模版

2.请求解决问题的请示模版

3.请求指示的请示模版

4.外事请示模版

5.内部请示(签报)模版

(二)拟写报告注意事项

报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，不可拖沓。

报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理性和逻辑性。

报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。

1.工作报告模版

2.答复上级单位询问和交办事项的报告模版

3.反映情况的报告模版

（三）决定的一般写法

决定一般由决定缘由，决定内容、执行要求三部分组成

决定缘由。概括地写明决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。

决定内容。写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事件等，要求用语准确简练，语气肯定。

执行要求。既提出执行本决定的要求、意见或期望。要注意的是，决定的标题一般要求完整地写出发文机关、事由和文种三个部分。

1.重要事项决定模版

2.嘉奖决定模版

3.处分决定模版

(四)批复的写法

批复的结构一般是：批复的依据，批复的具体内容、希望和要求

批复的依据。一是要写明针对什么请示所作出的批复，要求严谨、明确。二是若以有关规定或文件精神为依据作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标引有关文件或规定的名称、文号或条款序号，以备执行中查考。

批复的具体内容。主要写明针对下级单位请示事项所作出的指示或批准决定，以及相关补充内容。拟写时要注意：一是文字精练，言简意赅，态度鲜明，语气肯定。二是对同意性的批复一般不需说明理由，只明确表态即可，有时需对同意事项作几点原则规定；对上报规划、方案的批复，要对需要注意的问题加以强调；对否定性的批复，要简述原因、理由。三是批复内容若涉及其他部门，应会签或协商有关部门。

希望和要求。主要是从上级单位的角度，提出一些补充性的意见，或提出希望和执行批复的有关要求等。

批复示例模版1

批复示例模版2

(五)指示性通知写法

指示性通知主要用于上级单位对开展某项工作或针对工作中出现的带有普遍性的问题作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。拟写该类通知，在开头部分应写明通知缘由，即行文的目的和意义；通知的内容部分，大多采用分条列项法，具体阐明原则，明确政策，提出要求、措施和办法等。

指示性通知模版

(六)周知性和事务性通知写法

周知性和事务性通知，主要用于处理日常事务性工作，以及要求有关单位办理或周知的有关事宜，如催报材料、撤销或成立机构、启用或废止印章等。拟写时，首先要写明通知的缘由或依据；其次是写明办理或周知事项的具体内容，要注意简明扼要地将有关事项逐项交代清楚。

周知性通知模版

周知性通知模版

(七)会议通知写法

拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿要安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要时需附“会议回执”。

“会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系方式等，必要时还应注明到达及返程时间等。

会议通知模版1

会议通知模版2