履约担保凭证管理办法.doc
履约担保凭证管理办法（暂行）
、目的
为了加强履约担保凭证的管理，规范此类凭证的接收、保管、提取流程，明确相关管理职责，特制定本办法。
、适用范围
本办法使用于集团（下称公司）的各类合同项下履约担保凭证管理，下属公司参照执行。
、管理原则
概念定义：
本办法所称履约担保类凭证（以下简称凭证）是指合同签订对方为承诺按合同约定全面履行合同义务向公司提交的由企业本身、银行或其他第三方签发、开具的票据、保函及其他保证性担保文件。包括但不限于支票、本票、汇票、预付款保函、履约保函、维修保函等。
保管原则：
履约担保凭证作为合同执行过程中的保证类文件，属于企业资产负债表外或有资产，由合约部负责履行对外接收提交、提取归还的职责。由财务部负责履行内部登记、保管等职责。
、流程图
5、凭证接收：
合约部收到对方按合同约定提交的履约担保凭证后，应及时将凭证移交财务部保管，凭证移交前应完成相应的审核流转程序。
合约部内勤在移交凭证时应填写《履约担保凭证接收通知函》，经部门经理、分管领导及总裁办审核后，提交财务部。
财务部在收到凭证原件后应予以签收确认，并由银行出纳负责保管。
、凭证保管：
财务部应针对此类凭证建立专门的保管台帐，并在签收后及时登记、保管。台帐所载内容应至少包括凭证名称、凭证类型、提交单位、签发单位、签发日、到期日、担保金额等。
出纳应至少每周整理一次保管台帐，检查各类凭证的到期日期，并于各类凭证到期前天提示失效风险，提醒合约部联系提交单位为凭证办理延期手续。
、凭证提取：
履约担保凭证一经移交，除下列三种情况下，不得随意提取：
◆履约完毕归还：担保义务履约完毕，按合同要求将凭证退还。
◆履约期内更新：担保义务未履约完毕，因到期等原因需要更换。
◆违约索赔调用：因对方未能按合同约定履约而调用此凭证索赔。
因上述情况需要提取凭证时，由合约部填写《履约担保凭证提取申请表》，经部门经理、分管领导审核后，向财务部申请提取凭证。
无论何种原因要求更换履约担保凭证的，原则上必须在提交新凭证后方可申请将原凭证退还提交单位。
若将凭证退还提交单位的，应由提交单位人员对退还原件予以签收；若调用凭证执行索赔程序的，由索赔执行人对凭证原件予以签收。
、附则
本办法涉及的各类表单审批流程及使用方法见操作说明，为本办法不可分割的一部分与本办法具有同等效力。
本办法自年月日起实行。
本办法由集团公司财务部负责并解释。
附：
、《履约担保凭证接收通知函》
、《履约担保凭证接收通知函》操作说明
、《履约担保凭证提取申请表》
、《履约担保凭证提取申请表》操作说明
履约担保凭证接收通知函(格式)
《履约担保凭证接收通知函》操作说明
、制表岗位：合约部内勤。
、制表依据：在需要接收担保凭证时，根据凭证所载内容，按本表制表要求制作。
、制表要求：
由合约部内勤按本表设计要求，如实完整地填写本表相关事项，不得对所填写的事项进行涂改，若某一栏目内无相应事项发生，请用斜划线（／）表示，勾选项（□）请用打钩（■）表示。
事项说明
①编号：
◆首次提交时：按２位数“项目代码”８位数“日期”２位数“流水号”２位
数“提交类型识别码”填写，如“”。
◆更新提交时：按“首次提交编码”（除识别码部分）“识别码”填写，如“”
◆项目代码：时代为；天地为。
◆识别码：首次提交为“”，更新提交按更新次数依次为“”“”……。
②签发单位：根据凭证发出单位名称填写。
③更新信息：根据实际更新情况，选择更新方式。
◆以新换旧：以新开具的凭证更换原凭证。编号根据新开具凭证号码填写。
◆补充文件：原凭证不更换，签发单位以补充文件形式变更原凭证相关内容。
编号根据若有的补充文件号码填写。
、审批程序
审批流程
合约部内勤填写本表一式一份，同时提交担保凭证或补充文件，经部门经理复核后，报分管领导审核，并由总裁办出具法务审核意见后，交出纳签收，财务部经理确认。
审批职责
、传递程序
、使用说明
本表一式一份，完成签收确认后，按上表要求留存。
合约部内勤将本表及凭证复印件纳入合同档案资料留存备查，并据此办理后续更新、提取手续。
总裁办将本表及凭证复印件作为合同执行文件留存备查。
财务部出纳根据表内信息登记凭证保管台帐，本表随凭证原件由财务部出纳按编号
顺序放入保险箱妥善保管。
公司所属：
□履约完毕归还
□履约期内更新
□违约索赔调用
履约担保凭证提取申请表(格式)
提取类别：
《履约担保凭证提取申请表》操作说明
、制表岗位：合约部内勤。
、制表依据：在需要提取凭证时，根据提取原因及接收通知函所载内容，按本表制表要求制作。
、制表要求：
由合约部内勤按本表设计要求，如实完整地填写本表相关事项，不得对所填写的事项进行涂改，若某一栏目内无相应事项发生，请用斜划线（／）表示，勾选项（□）请用打钩（■）表示。
事项说明
①提取类别：根据实际提取原因，按本栏设计的内容勾选。
②所属合同：根据凭证对应的合同名称填写。
③担保金额：按凭证上注明的保证金额填写。
④提取原因说明：根据不同的提取类别选择对应的提取原因，进行必要的说明。、审批程序
审批流程
合约部内勤填写本表一式一份，经过部门经理复核后，报分管领导审核，经财务部经理确认后，向财务部出纳申请提取。
审批职责
、传递程序
、使用说明
本表一式一份，凭证提取签收完毕后，按上表要求留存。
合约部内勤将本表复印件纳入合同档案资料留存备查。
财务部按本表审批意见执行并核销凭证保管台帐。签收完毕后，本表原件及凭证复印件作为《接收通知函》的附件留存保管，并定期将履约完毕归还或已进行违约索赔的凭证、《接收通知函》及其附件进行整理装订、归档。