公司信息管理制度与规范

信息系统岗位要求规范

一、总则

第一条为了加海公司信息系统的管理，确保公司数据的准确性和安全性，促进公司信息系统工作持续健康的发展，满足管理决策的需要，根据公司实

际情况，结合信息管理工作的特点，特制定本办法。

第二条信息系统管理是指公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和信息分析技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、

加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。

第三条公司信息系统工作目标是：以供应链、财务会计核算为基础，逐步建立全行业统一的、科学的、经济合理，并具备有辅助核算、支持决策和

办公自动化功能的网络系统。

第四条公司信息管理部负责全公司的信息系统管理工作，基本任务是：

(一)研究制定管理信息系统发展规划，并有计划的组织实施工作；

(二)根据公司领导新的需求组织相关部门、人员对信息管理系统进行改进和

完善；

(三)制定信息管理系统的管理办法和规章制度；

(四)组织和管理信息管理的相关人员的培训工作；

(五)总结、交流推广信息管理系统应用经验，指导各部门开展信息管理工作；

(六)为公司决策层提供信息分析数据，为决策提供依据；

(七)建立公司“技术支持热线”，负责协调各种同信息系统相关的技术服务

和相关技术的解答工作。

第五条信息管理系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高流程管理质量、满足决策需

求，加强公司内部管理的一项重要工作来抓，为决策层、管理层提供高

质量的信息服务，要把信息系统管理工作和其它工作相结合，逐步过渡

到以信息管理系统为基础和手段的工作方式中来，逐渐摆脱手工工作。

信息管理部要做好普及培训工作，使企业绝大部分人掌握各相关岗位的

信息管理系统。

第六条本公司员工在使用公司信息管理系统期间，应尊重公司商业机密，所使用的系统账号密码禁止外泄，公司商业信息不得外传，本管理制度实行

30个工作日内，涉及信息管理系统的员工需与公司签订《商业保密协

议》。

二、岗位及岗位责任

随着公司信息管理的应用层次不断深化，为了使信息化工作沿着健康严谨的方向巩固提高，确保此项工作的准确性、安全性，特制定如下信息管理系统的岗位及岗位职责，各部门要根据实际情况进行管理并进行相应的考核。

㈠我公司信息管理系统目前分为系统管理、销售管理、采购管理、库存管理、财务管理，每个模块对应各部门领导，为该模块的总负责人，根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：

㈡岗位要求及岗位职责

2.1 系统管理员岗位

2.1.1岗位要求

系统管理员是信息管理系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位。经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。

2.1.2岗位职责

a)负责公司软硬件的日常维护工作，并登记相应的维护制度；

b)负责公司电子数据、数据库的备份工作；

c)按照相关制度检查信息管理系统操作人员的工作，根据实际工作需要分

配系统权限；

d)为公司提供系统技术支持，负责解答、解决涉及系统的员工在操作过程

中所碰到的问题；

E)严格遵守公司关于安全性、保密性的规章制度，对于违反规章制度，进

行泄密行为，公司有权利追究其法律责任。

2.2 收银员岗位

2.2.1岗位要求

收银员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作熟练，细心、耐心的岗位，此岗位要求收银员每天及时完成现销单、订单、收款单的录入工作，并熟悉产品型号，以免在工作中频繁出现误操作现象，新入公司的收银员应经过系统培训合格后方可上岗。

2.2.2岗位职责

a)现销单、销售订单的录入；

b)收款单的录入；

c)现金收取、找兑；

d)销售日报表整理，各店设计师、量尺员、导购员业绩统计；

e)客户资料的输入、更新；

f)每日于下班前必须将当天的现销单、订单交财务部，不能因自己的工作

延误影响财务的出货对帐；

g)根据客户的订货情况经店长确认后修改现销单、订单。

2.3 店长岗位

2.3.1岗位要求

店长是信息管理系统中销售单据审核的重要环节，是一个要求有管理经验并要求处理条事情条理清晰的岗位，此岗位要求店长每天及时审核现销单，按时审核订单，确保销单、订单的可执行性。

2.3.2岗位职责

a)现销单、销售订单的审核；

b)本店面销售报表查阅、收发存报表查阅；

c)本店销售回款情况督导；

d)本店导购、收银、仓管人员的管理；

e)操作人员的工作分配;

f)指导、监督销售收银员的工作，检查销售基础数据的正确性，现销单、

订单的正确性；

g)跟踪订单执行情况，如有错误及时指导纠正；

2.4 采购专员岗位

2.4.1岗位要求

采购专员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作熟练，细心、具备一定分析能力的岗位，此岗位要求采购专员每天及时录入综合服务部下达的采购订单以及付款单数据，并熟悉产品型号，以免出现误操作情况，新入的公司的采购专员需要经过系统培训后方可上岗。

2.4.2岗位职责

a)采购订单的录入；

b)付款单据录入；

c)采购日报表整理，采购月报表统计，

d)负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商

数据;

e)到货单数据录入生成；

f)如发现采购订单不正确或有疑问，应及时向部门主管报告，在有关错误

解决后才能进行下一步工作。

2.5 综合服务部经理岗位

2.5.1岗位要求

综合服务部经理是信息管理系统最重要的环节，是一个要求计算机操作熟练，对公司运营情况了解，对公司经营的产品熟悉，并具备统筹、管理能力的重要岗位，此岗位要求把控公司供应链运营周期，合理做出采购、调配产品、派工安装的调度能力。

2.5.2岗位职责

a)负责制定采购合同、以及供应商编码、产品编码；

d)分配、指导、监督采购专员的工作，检查供应商数据、采购订单、的正

确性，发现错误及时指导纠正;

b)审核并签字确认系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资

料、产品资料等;

c)提供供应商编码给采购专员，供应商编码发生改变时，应及时通知采购

专员;

e)追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正;

f)根据公司要求制定派工计划，并指导客服专员录入调拨单，安排派工安

装；

g)审核采购订单。

2.6 仓库管理员岗位

2.6.1岗位要求

仓库管理员是信息系统管理中较重要的部分，要求计算机基础操作熟练；

对公司产品型号熟悉，工作细心、认真，能吃苦。此岗位要求严谨、对公司的产品进出管理严格。新入公司仓库管理员需要经过系统培训后方可上岗。

2.6.2岗位职责

a)根据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当

仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门;

b)接到综合服务签字确认后的到货单，和送货单后，当天输入采购入库数

量，完成发货单、销售出库单及其他入库单，并确认审核、联单交财务部；

c)如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠

正；

d)根据调拨需要及时录入调拨单，完成其它出入库流程；

e)所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成

公司经济损失；

f)如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货单、采购订单、到货单、调

拨单不正确或有疑问，应及时通知信息管理部与其它相关部门，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；

g)负责每月月初核对实际库存、账面库存与系统库存，发现错误应根据库

存历史数据提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管、财务部门、信息管理部；

h)照各个仓库的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据

管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点。

2.7 仓储主管

2.7.1岗位要求

仓储主管是信息管理系统中很重要的岗位，要求计算机操作熟练，对公司物流运行情况非常清晰，对产品型号熟悉，并具备调度、调配各仓平衡关系的管理能力；各仓的实物与账面数、系统数要经常性检查，及时发现问题，解决问题。

2.7.2岗位职责

a)负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；

b)审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资

料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等;

c)确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本;

d)负责分配、指导、监督仓库管理员的工作，确保库存数据的准确、确保

出入库控制的及时性和准确性；

e)根据总库存量及销售情况及时调配各仓之间的平衡；

f)核对各仓的盘点差异，找出差异原因，并与财务部协作寻找差异解决办

法，并在库存差异表上确认签字。

g)及时审核当天的到货单、出入库单、调拨单，对公司的物流运行情况要

心中有数，发现问题，应及时找到解决办法。

h)定期检查各仓管理员的库存收发存账、库存报表，找出差异及问题，及

时解决。

信息系统访问安全管理

一、信息系统中的等级与账号

1、企业信息系统中的信息、数据按级别划分，员工根据权限进行阅读、使

用；

2、信息管理部根据员工职位与权限编号，一人一号，禁止使用他人或外借

他人使用账号，造成损失由使用人与账号所有人共同承担责任；

3、越级使用企业信息系统，须经上级批准，否则视为非法使用，擅自越级

使用的企业信息系统的员工视情节轻重将处以100-1000元罚款，对公

司造成严重损失的，公司将保留法律上诉手段。

二、账号申请程序

1、使用部门向信息管理部提交申请，普通员工权限经信息管理部经理批准

后，予以开通；中层以上管理人员权限经公司总裁批准后，予以开通；

2、信息管理部将在2个工作日内进行审批，条件合格部门员工，审批通过

后由信息管理部通过邮件方式发放账号。

三、操作人员规范

1、未经相关部门及信息管理部培训禁止使用系统，以免造成数据重复、错

误；

2、企业信息管理系统的升级、杀毒、安装，统一由信息管理部操作，禁止

使用部门自行操作，造成后果者将承担相应责任；

3、更换操作人员或密码泄露后应及时更换操作人员使用；

4、信息管理部工作人员在信息系统中设置的安全参数与软件系统配置环

境，禁止各部门操作人员进行修改；如经发现将处以500-2000元罚款；

5、信息管理系统中的信息、数据为企业资产，严禁未经授权的员工使用U

盘等移动存储工具拷贝、删除。

四、信息管理部人员确保安全的规范

1、信息管理部人员应定期审阅信息管理系统中账号，避免授权不当或存在

非法账号；

2、系统管理员加强对防火墙、路由器等网络安全方面的管理、防止外网信

息对信息系统造成伤害。

信息管理系统硬件管理规范

一、硬件采购

1、购回的计算机类硬件产品必须由信息管理人员检测，以确认是否符合产

品标准，若不符合，则由采购人员联系供应商退还；

2、购回硬件产品需注意保存使用说明书，驱动程序及保修卡；

3、经检测合格完好的硬件由信息管理部人员贴标签；标签内容注明硬件名

称、编号、硬件购买日期及硬件使用部门、责任人或保管人；

4、逐步建立企业硬件档案管理。

二、硬件使用

1、企业硬件设施由授权人员使用，在未经授权人同意的情况下，其它工作

人员一律不得使用；

2、未经允许禁止移动硬件存放地点，移动硬件设备时需得到信息管理部许

可，方可进行移动；

3、禁止任何人员更换硬件上的标签与硬件部件；如经发现将按市场价赔偿；

三、硬件保管、维修与报废

1、使用部门指定专人对硬件进行保管，没指派专人的视部门负责人为保管

人；

2、硬件使用人因离职、调职等发生变化时，信息管理部工作人员要及时更

新信息，检查完好与否，在质保期内出现人为损坏、硬件丢失相应责任

人将照价进行赔偿；

3、硬件出现问题时，及时联系信息管理部人员，禁止私自修理、拆卸硬件；

4、修理或维护过的硬件由维修人员与保管人填写《硬件维护记录表》，信息

管理人员将此记入《企业硬件管理档案》；

5、定期对硬件进行差错与维护，以确保其稳定运行；

6、设备因老化，损耗及其他原因需报废时，填写《报废申请单》并将信息

计入档案。