工作实践中的高效任务管理
学会任务管理，提升执行力
--导读：有效的任务管理能让个人理清思路，抓住工作重点，提高工作效率；能让项目协作顺畅，统一管控；能让组织管理透明高效，提升执行力。
撰文 | 彭科
编辑 | 彭科
总体介绍
组织中经常听到管理者抱怨，组织执行力不强，很多既定的战略目标想的很明确，商业模式也很清晰，但是就是没法落地。通过与所在公司及外部企业各级管理层及员工的沟通和访谈，执行力不强的原因，除了业务能力不强、资源不够等客观原因外，很重要的原因是任务管理混乱。个人任务管理方面，总是感觉事情越来越多、压力越来越大，心情变得焦虑，效率不高；在项目任务方面，既定的计划总会
出现拖延，预定的项目目标没法达成；在组织任务管理方面，总是觉得抓不住工作重点，业务推进缓慢，好的商业机会白白错过。
为了更好的提升执行力，我基于互联网、新零售及新能源行业的工作经验，在个人时间管理、项目管理、团队管理方面的心得体会，以任务管理的维度抛砖引玉，通过对个人、项目及企业三个层级在任务管理方面的总结及使用的工具和方法，期望对大家工作有小小帮助。
一、扩容：个人任务管理
我们在工作中可能经常会碰到这样的问题，每天需要处理的事情越来越多，并且很多会议、交流、展示等临时性的工作等着处理。面对计划得工作清单及每天随时可能出现的临时性事务，不知道优先处理什么事情。每天上班前计划要做得事情，总会被临时的事情打断，等到再处理时又得重新预热一次。工作效率不高，压力大，总是感觉脑子不够用。
如何为大脑减负，提升大脑的存储能力，让大脑专注于思考和执行是必须解决的问题。任务管理的方法有很多，GTD、四象限法、看
板、都是很好的方法。通过对任务的收集、处理、整理、执行及回顾，实现任务的有序管理。
1)收集：把任何需要跟踪、记住或者要做的事情全部收集到“工作
篮”中，包括领导交代的事情、项目需跟踪的事情、客户沟通的事项或自己思索出来的好点子等等。
-->原则：做到100%记录，按照时间顺序记录；
-->工具：笔记本+便利贴、微信+印象笔记、记事APP等
2)处理：每天晚上或者下班前花15分钟时间例行对“工作篮”进行
处理，根据自己的价值判断和目标，给每个事项分配执行人、编写事情简述、设置开始和截止时间。
-->原则1：从第一条信息开始处理；每次只处理一条信息；
-->原则2：不把任何信息再放回收集箱；
-->原则3：任何一项需要做的事情，要么马上执行（2分钟能做完），要么委托别人或延期处理。
3)整理:对于厘清的事项，对事项进行分类，制定工作列表，便于进
行跟踪，可以采用四象限法；
4)执行：前面的步骤都是为了做事情的时候, 理清大脑的思路，解
决拖延的问题，让大脑不被太多的琐事所分心，专注与思考何执行。执行的过程中需要遵循一下四项原则
-->原则1：做任何事情必须知道目的及意义，以及可能产生的影响；-->原则2：不要空想，动起来才是最重要的，做的过程中持续改进；-->原则3：按照20/80法则，关注本质问题，不要做完美注意者；-->原则4：做事情必须专注，一次只处理一件事情；
5)回顾：如果没有及时整理和回顾每天的事项和行动，那么整套方
法将毫无用处的。按时回顾自己的工作列表（每周1~2次），通过回顾，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。
随着当下时代的发展，工作模式及内容不再单一，而是多样化与相互融合，好的任务管理方法能帮我们大脑扩容，提升工作效率，舒缓压力。
二、联机：项目组任务管理
除了上面说的个人任务管理外，我们工作中大部分事情是需要与其它人一起协作完成的。如果你在公司是部门主管或项目经理，想你在项目中应该经常会碰到下面的问题，时间紧任务重，老板不停的抽鞭子，项目组成员还在相互指责，项目时时面临延期的风险。如何通过项目任务管理解决上述问题是我们考虑的重点问题，主要包括如下四个步骤：制定合理的任务计划；找到合适的人来完成这项任务；让项目任务与个人任务同步并监控执行过程；保障每个任务都能如期完成并及时反馈。
1)制定合理的任务计划
如何能在有限的时间内制定合理的任务计划，是项目管理的关键步骤。借助项目管理的知识体系，首先需要理清项目的需求并确定项目的范围；其次需要对需求范围进行WBS分解（100%分解）；另外依照前导图（PDM）法理清楚任务之间的逻辑关系；最后依照关键路径法（CPM）制定任务的起始时间和结束时间，并找出项目的关键路径（最长时间路径），并标识出来。
2)找到合适的人来完成这项任务
制定了任务计划后，如何找到合适的人（或者团队）来完成这项任务是需要考虑的重点问题。在项目中可能是大家集中办公的实体团队，也可能是分散在多个物理地点的虚拟团队（随着技术进步，未来这种情况可能很常见）。人的能力各有不同，通常做任务分配时基于如下三个原则。一是让有能力的人解决核心问题，保障交付质量；二是处理关键路径上任务的人，时间不能太紧张；三是任务分配可以基
于实际情况调整，但必需遵照进度基线；
3)让项目任务与个人任务同步并监控执行过程
在将项目任务分配到人员后，如何保障项目任务与个人任务的同步，让整个项目任务管理透明化是接下来需要考虑的问题。我们通常基于以下原则：一是个人任务开始时间不能晚于项目任务制定的开始时间；二是个人任务完成时间必须早于项目制定的结束时间；三是设置提醒和报警机制，提醒个人开始任务及对延期的任务给与报警；四是个人任务的进展情况需时时反馈并同步到项目任务；
4)保障每个任务都能如期完成并及时反馈。
做好了上述步骤后，最重要的一点是如何保障每个任务都能如期完成。作为项目负责人必须做到如下几点：一是制定项目管理制度，要求个人执行过程中必须遵守项目进度要求；二是利用项目任务管理工具（例：Teambition）搭建项目组协同工作环境，实现个人任务与项目任务实时同步。三是建立考评机制，通过进度及质量两个维度对个人任务完成情况进行考评。四是通过周总结对个人任务交付情况进行演示，实时跟踪项目任务完成情况。
好的项目任务管理方法及措施是保障项目成功交付的必要条件，通过将个人任务联机，分布式管理及统一调度是实现项目任务管理的关键因素。
三、组网：组织任务管理
我们这里说的组织的范畴包括一个业务领域、一个事业部或者一个企业。在当今互联网时代，组织作为复杂经营主体，业务开展都是通过多个项目或任务的执行来实现的。项目与项目之间的任务和资源存在相互融合，项目的任务也可能需跨多个横向部门进行处理。作为组织的负责人，在任务管理方面你需要考虑的问题将会更宏观，需要协调的事情不仅包括外部的经营事项，也包括内部的管理事项。如何保障任务的高效执行，达成组织的战略目标是必须考虑的重点问题。主要包括如下四个方面：一是结果导向及关键任务；二是建立“任务树”；三是分清任务中的变与不变；四是保障执行到位。
1)结果导向找出关键任务
按照结果导向的定义，经营管理和日常工作中表现出来的能力、态度均要符合结果的要求，否则没有价值和意义。组织所有任务都是基于经营为目的的，所有的管理都是为经营服务。在任务还没开始前就必须对结果是否支撑公司战略发展，商业模式是否合理，是否能持续盈利等准确判断，否则就是无意义无效的工作。
在实际工作中我们发现，每个目标的达成往往只与几个关键任务有关，其它任务都知识作为辅助。按照二八原则，要达到目的只需要做好20%的关键任务即可达到80%的效果。在这个阶段我们可以依照“把大象放进冰箱里”的原则，例如销售业务，寻找客户-签订合同-提供产品或服务-完成收款即是关键任务；产品研制中，需求调研及分析-产品设计-实施交付就是关键任务。我们必须能找出达成目标的任务骨干。
2)建立任务网络
有了前面的关键任务形成的骨干后，我们必须能依据骨干建立“任务树”，通常我们有两种方法“分解”及“连结”。例如上面销售业务的例子，“寻找客户”这个关键任务就可以分解为市场分析及定位、建立沟通渠道、主动与被动与客户建立连接等任务。“寻找客户”与“签订合同”直接的连结包括了客户沟通及跟踪、制定产品及服务方案、定价、商务谈判等任务。通过上面方式基本可以完成一棵“任务树”，再由一棵棵“任务树”的复制与进化，组成组织的任务网络。
3)分清任务中的变与不变
在企业经营及管理中，不管是职能型组织、项目型组织还是近年来比较流行的阿米巴模式，细化到任务级别基本上都可以分为变和不变两类（这里说的不变指一段时间内不变）。例如客户是变化的但服务客户的标准是不变的；合同是变化的但合同的范本是不变的；服务是变化的但产品不变的；组织任务是变化的但内部流程和制度是不变的。在组织任务管理中必须经常对不变的东西进行总结，有助于形成核心竞争力。
4)保障执行到位
在组织任务管理中，上述以目标为导向、关键任务、任务树及分清任务中的变与不变等等管理方法都是为了更高效的执行任务。为了保障任务执行到位，还需要有组织结构和企业文化进行支撑。建议尽量采用扁平化的组织结构，让每个员工都知道任务执行的目的及对公司的影响，提升员工的成就感和积极性。企业文化中提倡以结果为导
向，做好了才是做；团结、协作、互助的团队氛围；打造学习型组织，相信每个人都是不完美的，擅于发现别人的优点并学习改进。
好的组织任务管理方法和执行保障是组织的核心竞争力，将组织任务进行网络化管理，能使组织管理更透明高效，提升组织执行力。
总结
为了解决公司执行力低下的问题，通过个人、项目及组织在任务管理中可能存在的问题进行了分析，并提出了解决方法和保障措施。业务和市场的差异很大，可能存在很多以偏概全的说法，仅希望此文对您在任务管理中能起到一点点的帮助。