会议准备工作流程资料讲解

会议准备工作流程

1.会场预约

根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

2.会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3.印刷材料的设计制作

根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

4.参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

5.参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

6.参会者业余时间的安排

设计专门的旅游线路。选择不同的休闲方式；根据参会人员的喜好，

如何选择会议场所

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：

★大小要适中

会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

★地点要合理

临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。

★附属设施要齐全

会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很可能会给会议造成损失。

★要有停车场

现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。．

公开场合你会发言吗

有些时候，行政、秘书人员不仅仅是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应该好好把握。那么在公开场合发言需要注意些什么呢?

◆为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料及一些需要用来回答听

众提问的资料。

◆预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰明了。建议在卡片上记下说话要点。

◆对着镜子练习发言，特别要注意脸部表情、身体姿势及手势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改进的地方。

◆使用简洁、明了、易懂的语言。

◆保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情，要泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的注意。

◆测定自己的发言时间，使它保持在一个许可的时间范围内。

◆用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。尤其要突出你的声音响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。

◆控制讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。

◆演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思考余地，使他

们能够理解消化所讲的内容。．

◆避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。

◆在系统陈述以前，应该为整篇发言构思总体结构。有了这种总

体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被认为是浪费了听众的时间和精力。

展览会安排规范

展览会是企业扩大影响吸引客户促进交易的重要途径。

从内容上看，展览会既, 有专, 业性, 的，譬如“英国教育展”；也有贸易性的，譬如“广州出口商品交易会”；还有综合性的，譬如“万国博览会”。

从形式上看，展览会有产品展示、交易洽谈、宣传推广、酬宾娱乐等多种形式。

无论什么样的内容与形式，展览会都有着自己鲜明的主题。因此，参展安排首先必须根据主题来决定参展的方法。

其次，有针对性的筹划是确保参展成为一次成功演示的关键。我们必须十分清晰详尽地制订一份参展计划，把所有应该考虑的，可能涉及的问题一网打尽，给出十分明确清楚而且卓有成效的答案。具体而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策划参展方法，选择参层位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织．

参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动非常的井然有序，还有就是拟定参展的费用预算。

再次，制订某些非常实用的策略，构思某些独特新颖的策划，使一个简单的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我们组织能力和策划能力的一次机会。高级秘书对于上司的重要性，也正是

从这种发挥中得以清楚地体现。

将上述计划与预算呈报上司审批，并且在上司授权的情况下关心甚至亲自参与整个参展过程，在参展现场直接处理各类问题，确保成功参展。

最后，做好展览会结束的善后工作，并且亲自拟定或组织有关人员撰写总结报告提交给上司。

巧妙安排商务谈判场所

安排谈判场所应舒适简洁宽敞大气，谈判桌要宽大，座椅、少发要舒服，环境布置要有商业气氛，没必要为了高雅而故弄玄虚，将谈判场所弄得像个艺术陈列室。

在商务谈判中，双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位子上，谈判桌应该是长而宽阔、明净而考究的；其他谈判人员一般分列两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平等。．如果是多边谈判，则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位子。圆桌通常较大，也可分段而置；翻译人员及其他谈判工作人员一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐，也可坐于主谈者的身后。

无论是双边谈判还是多边谈判，桌子和椅子的大小应当与环境和谈判相适应，任何不协调与别扭的随意安排都会给谈判者心理带来压抑感或不适。

与长方形谈判桌不同，圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在一些轻松友好的会见场所，一般采用圆桌。

无论是方桌还是圆桌，都应注意座位的朝向。通常人们总是认为

面对门口的座位最具影响力，西方人觉得这个座位具有权力感，中国人则习惯称此座位为“上座”；而背朝门口的座位最不具影响力，西方人一般认为这具座位具有从属感，中国人习惯称此座位为“下座”，因此，在安排就座时要充分考虑这方面的心理习惯，避免发生不愉快，比较合乎社交礼仪的，往往礼待来宾坐上座，否则还不如在第三方场地举行谈判以避讳。

你如果在谈判中想通过座位的安排暗示影响力，最好的办法是在座位上摆名牌，指明某人应当就座于某处，这样就可对每个人形成某种影响力。按照双方各自团体中地位高低的顺序来排座，也是比较符合社交礼仪规范的。