公文格式及办理知识讲座1

公文格式及办理知识讲座

一、公文有哪些规矩？我们如何规范？

(一)公文文种。这是我们一拿到手里就要明确的问题，公文种类主要有15种。其中命令、公报、公告、议案等不是我们这个级别使用的，不讲。平时用得较多的是下面的几个文种：

1.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

2.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

3.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

4.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

5.批复。适用于答复下级机关请示事项。

6.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

7.纪要。在2012年4月以前的规定中叫会议纪要，现在直接改为纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。各单位都没统一，我就在这里附带先讲一下，后面就不再涉及。①纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。②标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。③标注请假和列席人员名单，

除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

8.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

9.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。很少用，但是意见要比决议的级别高，显得份量更重一些。

10.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公文格式。中国式公文是世界上最严谨最精美最天衣无缝的语言系统。打个比方说公文用纸。按规范要用纸张定量为60—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸，轻不得、重不得。纸张白度85%左右，白不得、黑不得。横向耐折度≥15次，硬不得、软不得。不透明度≥85%，亮不得、暗不得。pH值为8.5左右，酸不得、碱不得。我们不搞这么复杂，就用普通A4纸张就行了，一般不要再用16开等其他规格的纸张。下面就是我们在公文办理中要遵守的基本格式：

1.文头。正式公文必须要有红色文头，纸张页面为A4或A3。各单位原则上要印制两种常用的文头，一种为单位全称便签，我们叫做小文头，如“XX县交通投资有限公司”；一种为“单位全称+文件”，如“XX县交通投资有限公司文件”，这种文头需要编发文号，也就是我们说的大文头，大文头都要用文号。

2. 标题。一般用2号小标宋简体字（有些文件用的华文中宋，这个不行，一定要用方正小标宋）。标题编排于文头红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯

形或菱形。比如《XX县交通运输局关于进一步规范公文管理的通知》就可以将XX县交通运输局放一排，内容摆一排，不能从完整的短语中间断开。其实就是一个原则：摆的好看。标题中除法规等能用书名号外，一般不出现其他标点符号。

3.字体和字号。公文格式各要素一般用3号仿宋体字，公文中文字的颜色均为黑色。行间距一般为28.8，特定情况可以作适当调整。比如一级标题在本页最后一行，或者某一面只有一排字，就可以通过调整行间距来进行编排。也可以使用小三号仿宋体字来编排正文。

4.行数和字数。如无特殊要求，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，和上面一条类似。一般要保证公文的页数是4的倍数，只是也是2的倍数。

5.正文。这有三个规矩要遵守。一是公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。二是每个自然段左空二字，回行顶格。三是文中结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注，标注就是加黑的意思。

6.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）。特别要注意的是附件名称后不加标点符号，名称较长的附件需回行时，应与上一行附件名称首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字

顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行、附件顺序号和附件标点符号应当与附件说明的表述一致。附附件的格式要求和正文的格式一样。

7.日期和印章。成文日期一般右空四字编排，距正文空三行，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，须端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

8.单位署名。一般在成文日期之上、（成文日期以签发日期为准，领导什么时候签的，就是以什么日期为准），以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位臵。

9.装订要求。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间无误差、无毛茬、无缺损。包本装订公文的封皮与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

10. 页码。指公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。有一点要注意，如果公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。（这种情况一般出现在A3里面）

11.版记。行政公文要素标识之一。包括三项：抄送单位，印发单位和印发日期等。抄送用四号仿宋字体（前空一字，右空一字。抄送单位之间有等级排序，单位间用逗号隔开，结尾用句

号）。落款单位（前空一字）日期右空一字。共印汉文XX份版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间部分的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

二、公文有哪些误区？我们如何规避？

在公文的办理中也容易出现一些比较常见的错误或问题，我简单列举几个方面的情况：

1.缺少主送机关。公文一般要有主送机关，就是这个文件要送往哪里？谁受理？部分文件没有主送机关，或者具体到某某领导，都是不规范的。公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位臵（约10mm），居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。“请示”和“报告”一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送的形式。

2.文种张冠李戴。“请示”和“函”，“请示”只适应于向上级机关请求指示、批准，向非上级机关的业务职能部门请求批准有关事项，机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等都用“函”。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如“事宜”、“申请”等都是非公文文种。

2.“报告”夹带“请示”。《党政机关公文处理工作条例》行文规则第十五条的第四小条明确要求，请示应当一文一事，不得在

报告等非请示性公文中夹带请示事项。因为“报告”是陈述是阅件，不能要求上级予以回复，故时限性不强；而“请示”是办件，是送给你来办理的处理的，有很强的时限性，上级机关对请示一般都会很快回复。所以，报告中夹带请示事项，该事项极易被延误。

3.越级请示和报告问题。《党政机关公文处理工作条例》行文规则第十四条明确规定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。向上级机关请示问题应当一文一事，“请示”应报送上级机关的办公室按规定程序处理，不应直接送领导同志个人。因为，公文只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送个人审阅。

4.标题标注缺乏逻辑。标题一般由“发文机关+关于+事由+文种”构成。比如：关于邀请李所长、王书记参加“12345”工程奠基仪式并致辞的请示报告。标题中常出现4方面的错误：一是多用标点符号。标题中除书名号外一般不用标点符号，上述标题中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。二是人物模糊不清，顺序排列不当。公文中提到的人物应使用全名，党先政后，书记和所长同时出现，书记应排在前面。三是项目不宜使用代号，因为有些项目和工程的代号只有该领域的人才知道，而公文是明晰的，应让阅读人一看便知。四是文种混用。请示和报告属于不同的文种，不能混而为一。

要注意的问题还有很多，大家可以上网查看相关资料进行学习。

三、公文有哪些要求？我们如何流转？

（一）统一公文格式。各单位要印制符合标准的文头，所有上行文件必须要用文头纸进行打印。

（二）认真起草文稿。各单位要严格按要求起草公文和草拟文稿。原则上由各办公室负责人拟稿，对文稿内容负责。若由办公室其他人拟稿，办公室负责人必须仔细审核把关后，和拟稿人一起在发文单上签字呈报。拟稿要求正确使用文种，遵守行文规则，符合规定格式，做到明确政策，情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、数据准确、力求简短。（谁核稿、谁签字，都要承担一定的责任）

（三）规范流转程序。我向大家推荐这样两套程序，大家可以根据本单位实际情况进行调整，不压文、不漏文、不错文，将文件高效流转起来。

1.收文程序。一是登记。上级发文、同级来文、下级上报文等各类公文必须先交由办公室进行登记，再按办文程序呈送领导批阅。文件登记要详细核对并填写来文机关、文种、来文字号、收文日期、收文序号、文件标题等，以便日后备查。二是批办。文件登记入册并填写文件处理单后，立即送办公室主任分办，办公室主任按照文件的主次缓急、阅件和办件以及文件内容分办后，送有关领导阅批，领导对来文办理提出处臵意见后通知局办公室转送相关人员落实。三是承办。在承办过程中，一般性公文，应在5个工作日之内办复；限定办理时限的公文，应在规定时限内办复；紧急公文，应随到随办。办理结束，要及时将文件返回办公室，由办公室负责整理归档。

2.发文程序。一是审核签发。发文办理要遵循“先核后签”的

原则。拟稿后，送办公室初核，再转交办公室主任复核、分管领导审核或审签，重大公文需要报一把手签发。二是印制公文。经领导签发后的公文由办公室编发文件顺序号后，再进行印制。公文印制成文件正本后，送办公室盖印，盖印后的3份文件正本连同公文拟稿笺留底存档。三是上报下达。公文的具体下达和落实工作由拟稿人负责。除涉密或其它原因不宜公开外，原则上要由相关人员进行送达或分发。

（四）严肃办文纪律

1.严格控制发文数量。严格控制发文数量和篇幅，遵循“确有必要、注重效用”的原则，提高公文法定效力。对可发可不发的文件，办公室可以不予核稿；对于可长可短的文件，核稿时一律从短。

2.切实加快办理速度。除急件外，办公室每天分送公文一次。领导在家期间，应每天及时签批公文，出差期间，可以实行电话签批；并在规定期限内将办理结果及公文签批件返回办公室存档。凡经督办仍不将收文返回办公室或遗失的，办公室要不定期予以通报。

3.不断规范公文格式。各单位一般不得直接越级向局或县上报公文。所有上报公文必须用文头纸按规范公文格式排版盖印后上报。对越级上报公文和不规范格式公文，办公室不予办理收文登记。

4.统一实行归口管理。各单位要争取领导支持，进一步明确公文处理中心和公文运转枢纽中心的职能，配齐相关人员。杜绝其他业务科室多头办文。办公室要加强对公文的“五统一”管理，

即统一收发、统一审核、统一用印、统一归档、统一销毁。凡未经办公室审核的文稿，办公室有权拒绝用印。

5.严格公文用印管理。印章使用原则上必须经本单位领导签字同意，其他非正式文稿使用印章必须经科室负责人以上人员签名登记。未经办公室审核的公文，办公室应该不予用印。