手把手教你利用Word制作公文

手把手教你利用Word制作公文(多图)

2004-12-22 16:59

-------------------------------------------------------------- 南方网讯小张在公司里的办公室工作，不仅材料写的好，而且电脑玩的也不错，因此，很受领导赏视。这不，又到年终总结的时候了，领导给他派了活，让他马上把上报分公司的《2004年度工作总结》写出来，由于要用正规的行文格式上报，因此，光写出来是不够的，还要制作成公文。对他来说这些当然不在话下，说干就干，接下来，就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧！

第一步：完成《2004年度工作总结》初稿、审稿、定稿

（初稿由小张来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本文讨论之列，故省略）。

第二步：合理设置页面、字体、字号

由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档（《2004年度工作总结》定稿），首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。

图1 设置字体和字号

依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框。

图2 设定页边距

在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向（通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍就使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面），最后，进入“文档网络”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。

小提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，点

击“格式→字体”，打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。

图3 将常用的字体、字号设为默认值

第三步：利用“边框和底纹”命令制作发文红线

公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单的说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏。

图4 生成一个只有底线的表格

分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、

外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。

图5 底线生成后的效果示例

小提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“﹝﹞”设置快捷方式，具体是：点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮。

图6 给常用符号设定快捷键

进入“自定义键盘”选项卡，将其快捷键设置为“Ctrl+1”，点击“指定”按钮，完成快捷键设置。

图7 完成快捷键设置

依照此方法把六角括号的右半边“﹞”设置快捷键为“Ctrl+2”，这样以后每次处理公文时就不用进入“符号”对话框进行查找了，只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括号的输入（注：也可设置为你所熟悉的快捷键，

更容易操作）。

第四步：利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称

一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word 里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框。

图8 Word中非常实用的“双行合一”功能

输入单位名称（如：中国××××公司××分公司××路营业厅），先输入需要合为一行的文字（中国××××公司），合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。而后输入剩下的文字（××分公司××路营业厅），完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款。

图9 应用“双行合一”功能制作的效果

小提示：在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如：公文落款日期中用的标准零（○）等等。调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。方法是：点击“视图→工具栏→符号栏”，在Word文档的下面就会出现一长条形工具栏，即：“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便落款中日期“○”

的输入（注：落款日期中有一处“○”不同于阿拉伯数字中的“0”以及英文字母中的大、小写“O、o”，应注意）。

图10 常用符号栏

第五步：利用“小技巧”制作公文落款中的粗、细横线

我们知道，作为正规的公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来。

图11 粗、细横线的绘制

如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。我们完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是：在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号（减号要连续输入3下），而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。同样，细横线的制作方法是：先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号（减号），而后按回车键，一条细横线就会自动生成。

第六步：给公文添加页码

经过上面数步之后，一份正规的公文就基本“出炉”了，在完成之前别忘了给公文加上页码，点击“插入→页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端（页脚）”，对齐方式选“居中”，并勾去“首页显示页码”复选框（公文格式规定首页不显示页码），点击“确定”即可。

图12 给页面添加“页码”

到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了，领导审阅后非常满意。

图13 公文完成后的最终效果

全文完。