会议室工作流程

会议室工作流程

会前

1、查看会议通知单

会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。

2、布置会场

1）根据客人要求来布置会场

常见会场分为：课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型（董事会型）、鸡尾酒会型、舞台式

等。

2）根据客人要求准备会议用的设施及工具

常用：纸、铅笔（圆珠笔）、水（茶水、矿泉水）、话筒（有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风）、舞台、大白板、马克笔、投

影仪、投影屏幕等。

3）会议摆台

①桌子摆放、椅子摆放

②摆放文具及杯具、信纸、铅笔（圆珠笔）、纸垫及水杯

③摆放要求：会议桌椅横竖一条线；信纸横竖一条线；水杯横竖一条线

4）横幅的摆放及签到台的摆放

3、会前检查

5）会议桌椅及台面的检查

①桌椅摆放是否符合标准

②纸、笔、水摆放是否符合标准

③会议桌椅上无垃圾、污迹，台面干净、整洁

6）会议设备检查

①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备，确保全部正常使用。

②提前半个小时开启会议有关区域的空调，保持温度20度左右。

③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能

否正常使用，如有故障及时通知动力部进行修理。

7）工作台检查

①复核会议通知单的所有要求

②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足

8）卫生检查

①清洁地面卫生，确保地面无垃圾、污迹。

②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。

9）其它的检查

①检查横幅的摆放及内容，确保悬挂对称、内容无错误。

②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌，签到本的摆放是否标

准、正确、

③检查告示牌，确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。

10）人员安排

①会议服务人员提前半小时站立门口，迎接客人到来。

②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。

会中

4、了解会议安排

负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系，了解会议议程，便于安排员工进行配合。

5、迎接客人

1）负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。

2）迎接客人的注意事项：

挺胸、收腹、直立、双手放于腰后，双脚与肩并齐，面带微笑；

当客人到达时，主动向客人打招呼，问候客人。

3）引客入位：

当客人到达时，引导客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，为客人拉椅协助客人入座。

6、会议期间服务

7、会议进行期间，服务员要在会场当班，不能脱岗或自行

做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。

8、为客人添加茶水：

客人入座后，应及时为客人倒一杯茶，俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

3）随时注意所有会议设备的运作情况，发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决

9、由会议服务员打出会议帐单，询问前台是否挂账，有效

签单人的姓名。

会后

10、找会议举办方的负责人，将帐单交于负责人签字确认

1）现金支付，将客人带至前台支付现金。

2）如挂账支付，将帐单交于有效签单人签字确认。

11、检查会议设备与客人物品

1）会议结束时，服务员要引导客人乘坐电梯或楼梯离开会场到下一个目的地。

2）会议结束时，服务员应马上检查会议设备和会议桌椅，确保没有损坏或遗失。

3）如有损坏或遗失，马上和会议负责人反映，并通知领班或主管来解决。

4）快速巡视，有无客人遗忘的物品。如有遗失的物品要及时归还客人。

12、收拾会场

1）先收拾玻璃器皿、瓷器、重要设备（手提电脑、投影仪等贵重物品），然后收布草，点清数量，分类放好，送至布草房清洗。

2）把告示牌、横幅等物品收回整齐，摆放仓库。

3）整理桌椅，摆放入仓库。

13、清洁卫生工作

清场后，先把桌面的垃圾清理干净，然后清理地面的垃圾和污迹

12、关闭电源

1）客人全部离场后，首先关闭空调和部分照明电源

2）整个会场清洁做完后，关闭所有的电源。

13、关门上锁

1）领班或主管全部检查一遍，确保无问题后，将会议室关门上锁。

2）由会议室服务员将钥匙交于前厅部