文件控制程序

1目的

对本公司质量管理体系所要求的所有文件予以控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。

2 范围

适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。

3 职责

3.1总经理对所有质量管理体系文件的充分性和适宜性负责；

3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查

工作；

3.3管理部负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；

3.4各部门负责本部门文件的日常管理，并确保使用适用文件的有效版本。

4工作程序

文件控制流程图：附后。

4.1文件的分类

本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：

4.1.1公司内部编制的文件包括：

a)第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；

b)第二层次：程序文件（ISO9001:2008标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）；

c)第三层次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等。

d)第四层次：各种记录格式。记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批。记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。

4.1.2本公司相关的外来文件，主要包括：

a)有关法律法规;

b)相关国家、地方及行业标准；

c)上汽-大众各类管理及技术文件；

d)其它适用的外来文件。

各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。

4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效

控制。

4.2文件的编制和审批

4.2.1文件编制和审批的权限

本公司的质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发布；

a)《质量管理手册》由管理者代表组织管理部等相关部门共同编写，管理者代表审核，

经总经理批准后发布；

b)程序文件由各相关职能部门编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布；

c)支持性文件由职能部门编写，部门负责人审核，总经理批准。

d)记录格式随相关文件一同审批。记录表格的使用和管理，执行《记录控制程序》。

4.2.2负责文件审批的人员，应对文件的符合性、充分性、适宜性以及文件间的协调性负责，审批时填写《文件审批表》，以作为审批的证据。文件审批时，同时确定文件的发放范围。（在各个文件封面上审批签字也可。）

4.3文件的编号规则

4.3.1《质量管理手册》、程序文件、与质量管理体系有关的相关文件编号、质量记录编号执行《文件编号原则》。

4.3.2外来文件编号按下述规定：

a)外来文件采用原文件号；

b)属国家标准等外来文件用原编号。

4.4文件的版本及修订状态

4.4.1版本号的管理

文件换版后，该文件的版本号应更新。本公司《质量管理手册》及程序文件的版本号以英文字母A、B、C…表示，A为第一版，B为第二版，依次类推；

4.4.2修订状态的管理

文件作了修改但未换版时，应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版未修订，l为第一次修订，依次类推。

4.5文件的发放与管理

4.5.1经批准后的文件，由管理部列入公司《受控文件清单》，并对文件进行动态管理。管理部统一印制，审批件或原件归档保存，存入计算机的文件均留备份。

4.5.2文件发放前，管理部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由管理部盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。

4.5.3文件发放时，管理部填写《文件发放/回收记录表》，履行发放手续，领用人签字后方可领取。文件的发放，应确保使用处能获得适用文件的有效版本。

4.5.4收到文件后，各职能部门编制《收文登记表》，包括发放给部门个人的文件，此清单作为本部门文件管理的主要依据。

4.5.5外来文件的发放与管理

a)有关法律法规和标准：由管理部组织相关部门进行识别和获取，管理部定期更新《质量手册》附录中《主要法律法规和标准清单》。

b)来自上汽-大众的文件：该类文件各部门及时将相关文件传递给管理部，管理部及时

列入《外来文件清单》。公司领导认为必要时，可打印发放，发放时履行发放手续。

c)其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，应到管理部备案登记在《外来文件清单》，再行发放到相关部门使用。

4.5.6各部门文件的持有者，应妥善保管所持有的文件，不得丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况影响使用时，应报管理部重新办理补发手续。

4.5.7电子文件的管理

a)电子文件应标识清晰，以免新旧版本混用。

b)电子文件由管理部负责修改，其它部门只能使用，不能更改。

c)管理部负责打印质量管理体系文件，其它部门不能擅自打印。

d)不论哪个部门编制的体系文件，其电子版均应及时报管理部备案，任何更改均应报综合部认可，并对备份文件进行更新，并以此作为有效版本。管理部应由专人按类别设计文件夹，以有效管理各类文件。

e)对其它电子媒体形式（如影像资料、软盘、光盘）的文件，各部门进行分类管理，做好防磁、防潮、防划伤、防磕碰，以免损坏、丢失。

4.5.8文件的借阅和复制

a)文件借阅，相关人员应做好登记填写《文件资料借用登记表》，并及时归还。

b)为确保整个公司所有文件的有效管理，文件不能擅自复印，任何文件复印均由管理部负责，应履行文件发放手续，并作发放登记《文件资料借用记录表》。

c)技术文件的借阅，应履行正常的借阅手续，做好《文件资料借用登记表》。

4.5.9文件的目视化管理

对于生产现场使用频繁的文件，公司应采取措施，如挂上墙或设备旁，或塑封等，以便于操作人员方便使用。

4.6文件的评审、更改、回收及作废

4.6.1文件的评审

a)公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次，文件评审工作主要由管理者代表组织管理部及内审组进行评审，评审结果在内审相关记录中体现。

b)特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。

c)评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响，

同时也要考虑到法律法规、相关标准、上汽-大众要求的变化、市场需求等外部因素，填写《文件评审记录》。

4.6.2文件的修改

4.6.2.1当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相关人员对文件进行修改。

4.6.2.2有关人员可填制《文件更改申请单》，明确更改原因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后，由管理部实施更改。

4.6.2.3更改方式可包括杠改、换页和换版。

a)文件可采取杠改方式，但应在文件中注明日期并签字；

b)当页面修改量大影响清晰阅读时，应更换新页，并做好标识。在发放新页时，应收回作废页，以确保文件受控有效。

c)当通过上述方式不能保持文件清晰时，应对文件进行换版，并做好版本标识。在发放新版时，应收回作旧版。

4.6.2.4《质量管理手册》和程序文件更改后，管理部应在相关存档文件的修改栏作好记录。可不再在其它部门持有的相关文件修改栏中记录。

4.6.3文件的作废及销毁

a)文件经多次更改或大幅度修改时，应该换版，原版文件作废。

b)作废文件需要销毁，管理部填写《文件/记录销毁登记表》，由管理者代表签字同意后，

由管理部统一销毁。

c)因任何原因需将作废文件保留时，应经管理者代表同意，并盖“作废保留”章以示区

别。

4.7文件管理的监督检查

管理者代表应组织管理部等相关人员，定期对文件管理等体系的主要过程进行监督检查，对发现的问题责成相关部门整改。

5 相关文件

6 相关记录