合同管理办法

合同管理办法

第一章总则

第一条为加强公司合同管理工作，保障公司业务的正常开展，防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称合同是指公司对外签署的协议、合同、备忘录等对公司具有约束力的契约性文件。

公司与员工之间的劳动合同，适用劳动合同管理的有关规章制度。

第三条公司合规风控部是合同的归口管理部门，履行合同管理的职责；其职责包括：

（一）负责草拟、修订、完善公司合同管理制度；

（二）负责公司日常合同的起草、审核，参与合同谈判；

（三）参与公司对外投资、合作、重大商务活动的谈判工作，参与和指导合同文件的草拟工作，负责对公司合同文件合法性的审核工作；

（四）负责公司合同的编号、合同归档；

（五）负责追踪公司各部门合同履约完成情况，进行年度合规审查；

（六）参与公司合同纠纷的协商、仲裁、诉讼等法律事务工作及违约纠纷案的解决；

（七）负责公司重大合同备案管理工作；

（八）参与公司的公司分立、合并、破产、解散、投融资、担保、租赁、股权转让、重组、业务公司上市等重大经济活动合同起草、审核，处理有关法律事务；

（九）向公司有关人员提供合同专业知识咨询与培训。

第四条原则上，合同均必须按本办法的规定采取书面形式签订。

第五条签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，坚持公平、诚实信用、平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第六条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确具体，文字表达清楚准确。

第七条业务经办部门是指按照公司职能分配承担某项业务主要处理工作的

部门。业务经办人是指由业务经办部门负责人指定负责某项业务的员工。

第八条公司合规风控部、财务部为合同的主要审核部门，财务部门主要对合同财务条款进行审核。

第二章合同起草、条款审核、变更、解除的一般规定第九条业务经办人负责业务内容的谈判，业务内容谈判完成并达成合作意向后，业务经办人即可着手合同草案准备工作。

第十条标准合同是指公司就某项业务制定的格式合同（即合同范本），原则上，公司已经有标准合同的，应使用公司的标准合同。

经业务经办部门的书面请求或公司合规风控部认为有必要制定标准合同的，可经咨询业务经办部门、财务部门及其他相关部门后，由公司合规风控部制定相关业务的标准合同。

若公司尚未就某个事项制定标准合同，但合同对方为经营该业务的传统企业并且提供规范、公平的标准合同，公司可使用对方提供的标准合同作为草案。

若合同双方就某个合作内容均未制定标准合同，业务经办人应当根据合作中涉及的合作方案（如合作模式、双方权利义务等）自行拟定合同草案。

第十一条合同条款审核是指业务经办人将合同草案以电子邮件方式发送至公司合规风控部专项审核人员邮箱，由专项审核人员进行法律条款审核。

上述合同中，如涉及金额（付款或者收款）的，应当同时抄送公司财务部专项审核人员邮箱，由财务专项审核人员进行财务条款审核。

第十二条合规风控部以审核合同的法律风险为主，从合同各方的主体资格、交易的合法性、有效性，是否存在交易无效、被撤销的情形、交易中可能存在的履约风险以及与公司有关决策是否一致等方面进行审查，提出审核意见。

财务部以审核合同的资金收付为主，从资金的收付期限、方式及与公司的资金安排是否协调等方面进行审查，提出审核意见。

第十三条业务经办人在送审合同的电子邮件中应同时注明以下事项：

（一）项目情况（项目背景、对方公司名称、合作事项、合作期限等）；

（二）合同紧急程度（一般情况下，合同草案应该提前 2-3 天交合规风控部审查，合同范本及特殊情况除外）；

（二）合同申请人联系方法。

第十四条由于特殊原因，对方提供的标准合同为纸面版本，业务经办人仍

应提供合同扫描件进行合同的条款审核。

第十五条合同的条款审核按如下程序进行：

（一）合规风控部专项审核人员对合同草案进行审核、条款修改后，以电子邮件发送给业务经办人及其他收文人。

（二）涉及金额的合同，财务专项审核人员在合规风控部专项审核人员修改版本的基础上，进行财务条款的审查和修改，之后以电子邮件发送给业务经办人及其他收文人；

（三）业务经办人与拟签订合同的对方主体确认合同文本，如业务经办人或对方有任何修改意见，必须及时向合规风控部专项审核人员、财务专项审核人员进行反馈，双方达成一致意见后，方能确定最终的合同定稿。

（四）合同定稿后，原则上不得进行任何修改。如业务经办人对合同定稿又有修改需求的，应重新进行合同的条款审核程序。

第十六条如果合规风控部专项审核人员、财务专项审核人员需要确定合同对方的某些特定资格，要求业务经办人提供关于合同对方的证照或授权书等相关文件，或就其中的某些事项要求业务经办人的直管上级或分管领导、公司总经理特别确认时，业务经办人必须按照要求提供。

第十七条合同的条款审核，除特殊情况外，自提交审核之日起，风控部、财务部应于三个工作日内提出审核意见；重大合同审核时限可适当延长。

第十八条在签订合同之前，经办人必须认真了解对方是否具备订立合同资格、有否经营权及相关资质证书、有否履约能力及其资信情况，以及要求对方提供营业执照及相关资质证书等文件的影印件并验证。

第十九条合同经协商一致，可以变更、解除。如须变更、解除时，应按法律规定或合同约定在合理期限内与对方当事人进行协商，并及时签订有关协议。

合同签订、变更、解除的手续，应按本办法规定的审批权限和程序办理。未经审批的，经办人不得擅自改变原合同。

第二十条合同有关纠纷原则上应由公司所在地人民法院或仲裁委员会管辖。

第二十一条依照法律、行政法规规定应当向政府有关部门办理批准、登记等手续的合同，必须依法办理。

第二十二条公司合同原则上应签署中文合同或以中文为准。

第二十三条公司合同应适用中华人民共和国法律。

第三章合同的审批

第二十四条业务经办人经过合同的条款审核程序，获得合同定稿后，即可以发起合同审批流程；合同审批流程由合规风控部根据本办法具体制定，可通过书面审批表、电子审批流等方式。经办人应认真填写审批表中需要填写的事项，由于表单填写错误导致流程错误从而延误合同的审批和签署，责任由业务经办人承担。

第二十五条合同的审核（批）人应当严格按照公司赋予的职责进行审核（批），严格审核（批）合同的各项条款，准确签署审核（批）意见。

第二十六条由公司签订的合同，由所在部门负责人或公司分管业务领导同意后，一律须经公司风控部审查，会签财务部后，报公司总经理审批；根据公司章程或公司基本管理制度，需要由董事会或投资委员会决定的对外合同，按其规定进行审批。

第二十七条合同必须由法定代表人或由法定代表人书面授权的委托代理人签订。

第四章合同的签署、归档

第二十八条合同通过审批后，由经办人打印并核对内容无误,由合规风控部按照特定规则编制合同编号。业务经办人持审批文件、合同编号、打印的纸质合同，到合规风控部加盖“风控审核章”，到财务部加盖“财务审核章”后再按下条规定进行盖章。

第二十九条加盖审核章后，经法定代表人或授权代表签署后，加盖合同章（或公章）及骑缝章。

第三十条公司原则上应持有合同原件不低于贰份。

第三十一条在合同原件盖章、签字后，由经办人及时安排合作方确认、盖章；合同原件返还期限为自公司盖章之日起14日，届时经办人应将盖有双方印章的两份合同原件提交保管存档。公司合规风控部保留一份合同正本，公司财务部保留一份合同正本。

归档期限届至，业务经办人员未能将合同原件返回的，公司合规风控部可将上述情况汇报相关部门，由相关部门按照员工手册对其作出相应处分。若有特殊原因无法按时归档的，经办人应提交情况说明，并由其部门负责人签字。

第三十二条只有合同的经办人及审核、审批人、合同实际履行人有权查阅合同，其他人员不能随意查阅相关合同或制作复印件。对公司合规风控部归档合同进行查阅，须发起“合同使用申请”（由合规风控部制定），申请通过后，查阅人方可至相应的合同保管人处办理借阅或复印、原件借出手续。经办人不得将合

同的电子档或复印件提供给其他部门查阅；公司财务部原则上不提供合同的查阅。

第五章合同的管理

第三十三条公司应当建立合同管理台账，合同管理台账可用纸质卷宗台账或电子台账。电子台账应上传公司信息管理系统并及时更新。

第三十四条公司合同的履行由经办人（部门）负责，并负责协调合规风控部、财务部或其他部门；合规风控部、财务部协助经办人（部门）履行合同。

第三十五条公司和子公司应当建立合同履行动态管理制度。

经办人为各项合同跟踪管理的责任人，负责合同履行的全过程跟踪管理，并建立所有经办合同的动态履行台账，同时将合同履行状况及时反馈给部门领导、财务部、合规风控部及公司领导，发现问题及时处理或汇报。

合规风控部应对合同履行过程进行全面监督，督促经办人实施动态管理、收集合同履行状况书面资料并建档、及时更新合同台账，对合同履行异常情况提示或协助经办人及时处理，对合同履行过程中发出的重要法律文件进行审核。

财务部负责合同支付、结算情况的跟踪管理，并将合同的支付、结算情况及时反馈到经办人、合规风控部。

第三十六条公司应当建立合同履行的多部门沟通联动机制。

公司应通过定期举行的业务分析会、协调会等形式，加强经办人（部门）、财务部和风控部之间的沟通和联动，对合同履行过程中的数据进行核实、对履行异常情况进行沟通和处理。

第三十七条公司应建立合同风险排查工作机制。实行日常排查与集中排查相结合，在加强日常风险监控的同时，对重大合同实行每半年一次的集中风险排查。

第六章合同履行中应当注意的问题

第三十八条所有合同都必须经双方正式签署后才能开始履行，原则上不允许先履行后签订合同。

第三十九条在合同的付款条件未满足之前，公司财务部有权拒绝支付该合同项下的款项。

第四十条正确履行合同：经办部门应严格按照合同条款履行合同。合同履行过程中的单据、信函、传真等，经办人应妥善收集、整理和保存。

第四十一条合同履行发生纠纷，由经办部门负责处理。合同履行过程中的纠

纷：发生纠纷后，经办部门应首先与对方协商解决，同时特别注意收集整理与纠纷有关的证据材料。经协商不能解决的，业务经办部门应尽快告知公司合规风控部，及时采取法律措施。

第七章罚则

第四十二条所有员工必须保守公司的商业秘密，对于泄密行为，公司有权依照保密协议或公司保密规定及员工手册的规定，根据其行为给公司造成损害的程度，给予相应处分；凡因泄密给公司造成经济或其他损失的，公司将追究其法律责任（包括民事及刑事责任等）。

第四十三条任何员工不得利用合同与第三方合谋损害公司利益，一旦查实员工在合同中故意损害公司利益，则依照公司规定，根据其行为给公司造成的损害程度，给予相应处分，公司保留依法追究其民事责任的权利，如其行为构成刑事犯罪，则依法追究其刑事责任。

第四十四条任何经办部门及经办人应严格遵守本制度中关于业务开展必须签订书面合同的规定，未签署书面合同的，任何员工不得以公司名义对外履行义务。擅自以公司名义与他人达成协议而未按照本制度规定签署书面合同的，公司将按照公司规定给予相关责任人以相应处分，协议规定的义务由经办人或经办部门自行承担，给公司造成损失的，公司有权要求赔偿。

第四十五条印章保管人应当严格按照本制度的规定履行合同盖章职责，未按照本制度的规定行使职责而给公司造成损害的，公司将按照员工手册的规定给予相应处分，并保留就公司的损失追究相关责任人法律责任的权利。

第四十六条在整个合同签订及保管过程需要接触合同原件的人员（包括但不限于业务经办人、归档人等）应当严格保管合同原件，除不可抗力外，任何人员遗失合同原件，公司均可按照员工手册的规定给予责任人相应处分；如给公司造成损害，公司将有权要求责任人赔偿。

第八章附则

第四十七条严格按制度规定报批合同，禁止不报、漏报，严禁对超出审批权限的合同进行拆分，规避报批责任。

第四十八条合规风控部可根据本办法的规定，制定审核、审批、用印、归档等合同管理环节的具体规定。

第四十九条本办法由合规风控部制订并负责解释。第五十条本办法自公司公司董事会批准之日起实施。