如何召开体系审核首末次会议知识讲解

如何召开体系审核首次会议

首次会议纲要

首次会议由审核组长主持。

1．签到与人员介绍

大家早上好!

公司内部管理体系审核首次会议现在开始。

请到会的人员在签到单上签到。

这是公司的第一次管理体系审核。现在我介绍一下审核小组成员及其分工。（如是外审，还需请受审核方总经理或授权人介绍公司主要管理人员）。2．确认本次审核的目的和范围

审核目的：评价公司建立的管理体系是否符合ISO9001（ISO/TS16949）/ISO140 01/ OHSAS18001标准的要求，是否具备认证、注册条件。

审核范围：公司所有部门（过程）。

3．确认审核准则

审核准则：ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001标准；管理手册、程序文件等管理体系文件；适用的法律法规及其他要求。

4．确认审核实施计划

现场审核实施计划已经下发给各位，请问有无变动或其他问题？希望受审核部门主要负责人在计划的时间里在场等待。

（如是外审，还需请受审核方管理者代表简介企业管理体系建立与运行情况（掌握在10分钟内））。

5．审核方法和程序介绍

（1）基本方法：抽样。有一定的风险和局限，审核只能观察样本。审核员尽可能作到抽样的代表性、公正性、客观性以减少风险。审核中不提供咨询，但可对工作的改进与发展提出建议。

1) 对质量/环境/职业健康安全方针、目标的审核，将在部门内部或生产现场抽一部分人员询问。

2) 在部门内抽部分人员询问其职责。

3) 根据要求及记录重要性抽3～12份记录。

4) 对种类标识按使用情况，在现场进行抽查。

（2）审核方式：按部门进行审核（对于ISO/TS16949，按过程进行审核）。（3）审核员工作方法：采用提问、观察、查阅记录、现场确认等方法。

（4）对审核中发现的不符合项将开列不符合报告，并要求受审核部门确认不符合事实和提出纠正措施计划。

不符合的类型：

1）严重不符合。出现下列情况之一，原则上可构成严重不符合项

①体系出现系统性失效。如某个要素或某个关键过程在多个部门重复出现失效现象。例如，在多个部门或多个活动现场均发现有不同版本的文件同时使用，这说明整个系统文件管理失控。

②体系运行区域性失效（可能由多个轻微不符合组成）。如某一部门或场所的全面失效现象。

③可能产生严重的后果。如可能产生严重质量故事/严重环境污染/严重的职业健康安全危害；可能导致不合格品装运；可能导致产品或服务失效或预期的使用性能严重降低；可能严重降低对产品和过程的控制能力。

④组织违反法律法规或其他要求的行为较严重。

⑤目标指标未实现，且没有采取必要的措施。

2）轻微不符合。出现下列情况之一，原则上可构成轻微不符合项：

①对满足管理体系过程或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、性质轻微的不符合。

②对所审核范围的体系而言，是个次要的问题。

③不太可能导致出现下列结果的不合格：

——体系失效；

——降低对过程的控制能力；

——不合格产品可能被装运。

（5）本次审核是公司管理体系建立以来进行的第一次全面的、系统的审核，目的在发现问题，因而希望名部门主管及有关人员积极配合，客观在回答审核中的问题，并正确对待不符合项I承认有疏忽的地方）。

（6）强调审核的客观公正。审核员将以客观、公正的事实为依据，反映公司管理体系存在的问题。

（7）澄清疑问。在会上对有疑问听问题予以澄清。

6．说明审核将得出的结论

由于本次审核的目的是确定公司是否具备ISO9001（ISO/TS16949）

/ISO14001/OHSAS 18001认证条件，因而将根据审核发现做出如下结论中的一种：

1) 公司具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司立即申请认证。

2) 公司基本具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司在本次认证中发现的不符合纠正完成后一个月申请认证。3) 公司管理体系不完善，不具备申请ISO9001（ISO/TS16949）

/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司不申请认证。

如是外审，结论可能是下面中的一种：

1) 推荐认证通过。

2) 推迟推荐认证通过（待定）。

3) 不推荐认证通过。

审核组只提供推荐性意见，由审核机构审定后发布正式结论。

7．确定陪同人员

陪同人员职责：联络、向导、见证（记录）。

8．落实末次会议时间、地点、参加人员

如是外审，还需说明下列事情：

1）请受审方有关人员说明哪些区域及交谈人员为限制性的。

2）保密声明（包括技术秘密和审核信息），递交保证书。

3）现场审核路线及安全注意事项（安全帽）。

4）落实临时办公地点、复印、交通、工作餐安排。

9．审核组长致谢、首次会议结束，转入现场审核。

如何召开体系审核末次会议

末次会议纲要

末次会议由审核组长主持。

（1）大家好!现场审核末次会议现在开始，请参加会议的人员在签到单上签到。（2）两天来，大家对审核活动提供了很好的配合和支持，使审核工作得以顺利地完成。为此我代表审核小组表示衷心的感谢！

（3）现在我重申一下这次审核的目的和范围：

审核目的：评价公司建立的管理体系是否符合ISO9001（ISO/TS16949）/ISO140 01/ OHSAS18001标准的要求，是否具备认证、注册条件。

审核范围：公司所有部门（过程）。

（4）审核小组在两天的时间内，对×个部门进行了审核。我们观察到企业的管理体系运行已基本有效，做得较好的是××部门。我们也发现了管理体系运行中的薄弱环节。经过审核小组的分析、归纳，共提出×个不符合项，均为轻微不符合项，分布情况是××××。下面请审核员宣读不符合报告。

这些不符合报告在会前已经过陪同人员和管理者代表的确认。

公司基本具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司在本次审核中发现的不符合纠正完成后一个月申请认证

如是外审，则如此说明审核结论：推荐认证通过。表示祝贺！

现场审核结论只是审核组的意见，不要经过审核机构的审批，因技术方面/程序方面的原因，结论有更改的可能时，由审核组长通知被审核方

（外审）

（5）审核是一种抽样活动，有一定的风险性和局限性，不符合报告所述的区域是发现不符合项的地方，未必是惟一的地方。不符合的原因需要进行分析确定。其他有不符合项的地方未必被查到。审核只能对样本负责，但我们已经尽量做到公正、客观和准确，尽可能减少风险。希望企业能举一反三改进管理体系。（6）再次申明遵守保密承诺，包括保守审核秘密。未经受审核方的书面许可，审核报告不得向第三方展出、宣传。

（外审）

（7）纠正措施要求

1）纠正措施的完成时间和验证。

2）实施纠正措施的部门必须注意提供充足的证据。

（8）证后监督要求。6～12个月监督检查一次。（外审）

（9）按认证机构提供的用户指南要求正确使用证书与标志。（外审）

（10）说明发布审核报告的时间、方式及后续工作的要求。

（11）受审核主领导表态：表示感谢，对审核结论和纠正措施要求作简短的表态，并适当说明今后的打算。

（12）审核组长再次表示感谢！宣布末次会议结束。

解读首次末次会议

如何召开首次会议

首次会议是实施审核的开端，是审核组全体成员与受审核方领导及有关人员共同参加的会议。首次会议由审核组组长主持，向受审核方介绍具体内容及方法，并协调、澄清有关问题，到会人员要有签到记录

1、首次会议应起到如下作用

（１）传达并落实审核计划

（２）简要介绍审核采用的方法和程序

（３）建立审核组与受审核方之间的正式联系

（４）提出并落实审核的有关要求

（５）澄清并协调有关审核问题

2、首次会议召开程序

（１）会议开始。参加会议人员签到，审核组组长宣布会议开始

（２）人员介绍

（３）声明审核目的和范围

（４）传达审核计划

（５）声明审核的原则，强调公正客观的立场

（６）简明澄清有关问题

（７）落实后勤安排。必要时，应对办公、交通、就餐等问题出安安排（８）会议结束。以审核组组长的致谢词结束会议

以上介绍的首次会议的作用和召开程序，给您起一个指引性的作用，具体的运作方法和技巧还有赖于您往日如开会议的经验和方法。

如何实施现场审核

首次会议结束后，即进入现场审核阶段。现场审核应按计划安排时行，具体的审核内容应按准备好的检查表进行。

1、收集客观证据

（１）受审核方人员的面谈

（２）查阅文件和记录

（３）现场观察和核对（对活动和周围的工作与条件观察）

（４）对实际活动及结果的验证

（５）数据图表和业绩指标的汇总、分析

（６）来自其他方面的报告，如顾客所馈、外部报告和中间商的评价等（７）相关抽样方案的水平和确保对抽样、测量过程实施质量控制的程序（８）与职能之间的接口有关的信息应注重收集

2、做好现场审核记录

在提问、验证、观察中，审核员应做好记录，记下审核中听到、看到的信息，这些记录是审核员提出报告的真凭实据。

3、评价审核证据，形成审核发现

（１）对所收集到的客观证据应进行整理、分析、筛选，在此基础上得出审核证据与审核发现。在审核时，应统一审核记录表格形式，并规定填写和保存要求

（２）对所收集的审核证据，审查组应据据审核准则进行评价，以形成审核发现

（３）审核发现可分为合格项或不合格项，审核组应在适当的审核阶段对审核发现进行评审，特别是在与受审核方举行末次会议之前

4、灵活运用现场审核策略

（１）操作流程审核策略及选用。操作流程审核策略适用于操作流程性强、确定性强的审核对象。该策略审核思路清晰，方法简便，容易发现“接口”问题或“系统失效”。在审核设计开发、生产和用务提供的控制度、内部审核等时可采用该策略

（２）组织结构审核策略及选用。当审核质量方针、质量职能的分配与落实、内部沟通、文件控制时可采用该策略

（３）选择过程审核策略及选用。在进行质量管理体系审核、休购、顾客满意调果、数据分析等时经常采用该策略

（４）选择过程审核策略及选用。该策略的适用性与选择部门审核策略相同

（５）重点发散审核策略及选取用。在审核数据分析、顾客投诉、设计和开发更改的控制、不合格品、纠正和预防措施等时可采用该策略

（６）溯源审核策略及选用。在审核资源管理、管理评审、质量目标、过程监视和测量、过程确认、产品的监视和测量实施等时可采用该策略

（７）问题审核策略及选用。在审核不合格品控制、顾客投诉、退货、顾客满意等时往往需要运用该策略

（８）现场院扫描审核策略及选取用。标准中的一些条款、要求，必须亲临现场观察才能得出结论，如产品标识和检验状态、工作环境、在用测量设备技术状态、设备操作与维护、工艺纪律、贮存、搬运、包装、防护等。

5、掌握审核基本技巧

6、控制现场审核使其不偏离原定轨道

（１）忠于审核目的。坚定地按照计划安排和检查清单进行，不要因各种二扰而轻易转移审核视线，偏离审核目的

（２）保持审核节奏。即按计划有序协调地进行，服从审核组组长指挥，审核员之间彼此充分沟通、协调、互补

（３）召开审核小组会。在末次会议之前应召开一次小组会，对审核结果进行归纳、分析，并做出评价，研究末次会议审核组发言内容

（４）控制审核计划。通常应依照审核计划和检查表进行审核，只有当认为改变审核计划可以更好地达到审核目的时，才可适当变更

（５）控制审核进行。审核工作应按照预定的时间安排完成，如果出现了不能按预定时间完成的情况，审核组组长应及时做出调整

（６）审核气氛。审核组组长应时刻注意审核工作的进展情况

（７）控制审核范围。从内部审核的目的出发，审核中常有扩大审核范围的情况出现，当要改变审核范围时应征得审核组组长的同意，必要时审核员有权扩大抽样范围和抽样数量

（８）不合格控制。所有的不合格项均应报告审核组组长，审核组组长每天都应对不合格项进行审查

（９）与受审核方沟通。审核期间，审核组组长应定期就审核的状况和任何相关的问题与受审核方进行适当的沟通

（１０）其他控制。应注意对客观证据的确认，不定时复查；对违反审核经律或不利于审核正常进行的言行及时纠正；对革些意外情况应及时妥善处理总之，现场审核相当重要，应按照以上方法和要求进行有效开展和控制。

如何召开末次会议

内部审核进行结束阶段，该准备召开末次会议了。职业经理人在如开末次时必须掌握以下事项：

1、明确末次会议任务

（１）向受审核方介绍审核情况，以使他们能够清楚地了解审核的结果，并予以确认。

（２）报告审核发现（重点在不合格项）和审核结论

（３）提出后续工作要求（纠下措施、跟踪审核等）

（４）结束现场审核

2、宣读末次会议内容

对受审核方在整个审核期间的合作表示感谢，要真诚具体，但不必声势很大，过分热情。

（１）重申审核目的和范围。考虑到参加末次会议的人员不一定以加过首次会议。审核组组长应重申一次。

（２）强调审核的局限性。审核是抽样进行的，存在一定风险。但审核组应尽量使这种抽样具有代表性，使审核意见具有公正性。

（３）宣读不合格项报告（可选择主要部分）

（４）提出纠下措施要求。审核组向受审核方提出采取纠正措施的要求，包括确定纠正措施的时间，完成纠正措施的期限，验证纠正措施的方法等（５）宣读审核意见。审核组组长宣布审核意见，并说明审核报告的发布时间、方式及其他后续工作要求

（６）受审核方领导表态，并对纠正做出承诺

（７）会议结束，审核方表示谢意

3、末次会议的注意事项

（１）末次会议不仅是第三方审核结束时的一个重要会议，也是内部审核结束时的一个重要会议，不能省略

（２）末次会议的重点应是围绕着不合格项提出纠正措施及要求

（３）审核结果、意见涉及到的重要部门和人员应到会，以便实施纠正，所有到会的人员应签到

（４）末次会议的召开时间是在审核计划中确定的，应保持审核风格和良好的氛围

（５）末次会议应有会议记录，并保存，记录应包括到会人员的签到

（６）有些不合格项的受审核方已在末次会议前采取了纠正措施，经审核员验证也较为满意的，可不在会上提出或在会上表示不满意态度

（７）末次会议应适当肯定受审核方取得的成功经验和好的做法，不要一味谈问题

（８）宣读不合格项报告或对受审核方不利结论时，应选择适当措施，防止陷入“僵局”

（９）所有的审核都具有一定的不确定因素

（10）在末次会议之前审核组应进行内部商议，以便：

①提审所有审核发现

②达成一致的审核结论

③讨论审核的跟踪措施

总之，应遵循以上要求来召开末次会议，为内部审核画上一个圆满的句号