总公司会议纪要管理办法(定)

总公司会议纪要管理办法

为规范总公司及各分公司的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据，特制订本规定。

一、所涉会议范围

包括总公司周工作例会、月度工作例会、总公司管理中心/项目公司工作例会、董事长、执行总裁、副总裁及相关领导召集主持的各类专题会议等。

二、会议通知的发放

（一）原则上所有会议均应提前3-5天下发书面会议通知，会议通知的拟定及下发按下列原则确定：

（二）会议通知的发放必须确保所有与会人员知晓，凡需使用视频会议系统的会议，必须同时通知行政部门提前准备。

三、会议记录人的确定

会议记录人（即会议纪要的撰写人）必须在拟定会议通知时予以确定，原则上可参考下列原则：

四、会议纪要格式

（一）统一采用A4纸，纵向；在页眉处加总公司L060，偏左。

（二）标题采用二号宋体，加粗；其他字均为三号仿宋，单倍行距。

（三）编号统一为：

**纪要【****】**号

编号在标题的下一行，偏右。

（四）所有参会人必须写全名，可不写职务。

（五）时间格式统一为：×年×月×日+时间；时间为24小时制，不写上下午。

（六）会议纪要按部门内容整理归纳，不要按发言顺序以流水账形式记录；部门以一、二、三……为序，部门内容以1、2、3.……为序，原则上不再有其他序号，特殊情况可增加a、b、……小项。

（七）重要事项、重大节点和主持人强调的重点要加黑并加下划线。

（八）最后署名为会议纪要记录部门，并加下发时间。

五、会议纪要的撰写、审核及督办

（一）会议纪要的重点内容

1、明确会议内容及议题。

2、会议讨论的具体事项（包括项目进度、完成情况、预计完成时间等）。

3、针对项目未完成事项及问题，提出的补救措施和整改方向。

4、明确会议后续工作的执行及跟踪负责人。

5、对本次议会内容进行简明扼要的总结。

（二）会议记录人须在会议结束后24小时内提交符合要求的会议纪要。

（三）会议纪要形成后，由会议记录人负责定向发送（通过微信或邮箱发送给本人，而不是只发送至工作群）至会议纪要中所涉及的相关部门负责人或相关人员（不限于与会人员）及运营管理中心，就纪要内容进行审核、确认。

（四）所涉及的相关人员及运营管理中心，在收到会议纪要后24小时内必须就纪要内容完成审核、提出调整意见或确认回复（定向回复至会议记录人），如超过24小时不做任何回复则视同认可，同时追加处罚。

（五）会议记录人在收到所有人员确认回复后将会议纪要定

稿，报送会议召集人审核、签确。

（六）所有会议纪要尤其是涉及考核事项的，均须审核人签字确认，签确后的会议纪要由会议记录人发至总公司运营管理中心予以督办。

（七）会议纪要最终确定版本发出后，运营管理中心按照相关工作流程，对会议纪要中涉及的责任人、时间节点、工作目标等进行任务分解及督办，确保按时、保质完成，输出《会议决议关闭情况一览表》（详见附件），定期反馈至总公司领导。

（八）根据会议纪要内容，运营管理中心将会议纪要中涉及董事长、执行总裁提出的工作要求，作为考核事项纳入每月绩效考核，按考核大纲的规定予以考核。

六、责任认定及处罚

（一）会议纪要管理部门为总公司或项目公司行政中心/行政部，

由其负责日常检查及监督。

（二）责任认定及处罚包括但不限于以下内容，根据情急严重程度，分别处以元经济处罚，屡教不改者加重处罚。

1、会议通知拟定不明确或有重大缺陷，未提前通知相关与会人员及会务人员；

2、会议记录人无正当理由拒绝做会议记录；

3、会议记录人未按时间要求提报会议纪要；

4、会议纪要的撰写不规范，存在较多错、漏事项；

5、会议记录人未按要求向相关人员定向发送会议纪要；

6、所涉及的相关人员在收到会议纪要后未在规定时间内作出明确回复；

7、审核人（或指定审核人)未尽审核义务即签确；

8、总公司运营管理中心未履行运营督办职责，导致工作事项出现严重偏差或滞后；

9、其它不符合规定的行为。

七、其他事项

（一）本规定由总公司行政中心、总公司运营管理中心负责制定及解释，原管理规定与本规定相冲突的，以本规定为准。

（二）本规定自发布之日起开始执行。

（三）附件：《会议决议关闭情况一览表》