档案管理信息化的实现路径探究

作者：谷丽华

来源：《办公室业务》 2017年第11期

【摘要】数字技术的突飞猛进，给档案管理工作带来了极大的发展机遇，使得档案管理信

息化成为可能。档案管理信息化工作同时面临着不少实际问题，需要档案管理工作者在实际工

作中加强软硬件建设，提高档案管理信息化意识，保障档案管理信息安全。

【关键词】档案管理；信息化；路径

档案管理信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和

网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。传统的

档案管理不仅工作效率低，准确度也不高，还容易造成档案的流失，给相关单位和个人都带来

了不少的损失。档案管理的信息化是未来档案管理必然的发展趋势，但是我国目前的档案管理

普遍存在传统管理模式与现代管理模式相结合的现象，充分实现档案管理的信息化是摆在我们

面前的实际课题。

一、档案管理信息化发展的必然性

（一）档案管理信息化具有软硬件基础。当前我国各单位档案管理部门基本上配备了各式

各样的打印机、复印机、扫描仪，数码相机等，管理人员也达到了人手一台计算机的标准，这

样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础；软件建设方面，各单位几乎都配有档案管

理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基础上，档案管理向信息化发展就有

了充足的、完善的条件。

（二）档案管理信息化自身具有无可比拟的优越性。档案信息的数字信息化首先减轻了档

案工作人员的工作量，提高了工作效率。随着科技的不断发展，网络技术不断被人们广泛应用。而档案工作人员对电子档案的充分运用，不仅改变了自身对文字信息的管理与记录，还大大减

少了工作时间，提高了工作效率，减轻了工作人员枯燥乏味的工作量。同时也方便了大众对信

息的搜索。其次，电子档案管理有利于对文件的修改。在记录某些重要信息内容时，难免出现

错误，或随着时间的推移，某些重要文献需要更新，对档案进行修改是在所难免的。所以，如

要进行修改，电子档案对于传统的文字档案而言，是极其方便的，只需利用键盘对文献进行调

整并进行保存，就可以了。最后，电子档案管理有利于文档的保密。在传统的书面档案中，档

案者的信息是在一起的，如果需要对其中某一信息进行查找，其他信息便也会一览无遗。而在

电子档案中，这些信息是分开的，为单份文件提供利用。只需对需要了解的问题进行搜索便可

得到相应数据，而其他内容是无法被获得的。

二、档案管理信息化存在的实际问题

（一）信息化基础设施薄弱。档案本身的性质决定档案信息化建设必然需要一定的软硬件

基础，比如局域网、性能良好的电脑、档案数据库以及大容量服务器等等，同时还需要开发档

案管理专用软件，加强档案网络日常维护管理工作等。然而，档案管理部门本身不具有盈利水平，无法通过提供社会化服务获得相关的收入，资金方面的拨付往往难以满足信息化建设的资

金投入，导致档案管理信息化基础设施较为薄弱。

（二）缺乏统一的标准与规范。档案标准化、规范化是实现档案管理信息化建设的先决条件，即需要共同的信息技术与信息语言组织档案资料。从1979年开始，我国政府陆续颁布了不少档案管理工作方面的标准，然而当中大部分是针对音像、纸质等档案类型，针对数字化档案

的标准与规范则相对较少，使得档案管理信息化建设仍缺乏统一的标准与规范。