《采购及付款循环》
《採購及付款循環》
《採購及付款循環》文件管制等級：□管制文件□非管制文件
文件履歷紀要頁
1.總則
1.1.制定目的
為促使本公司「內部操纵」（Internal Control）之「採購及付款
循環」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相
關單位遵循。
1.2.適用範圍
凡本公司有關「內部操纵」之「採購及付款循環」作業程序與操纵
重點，悉依照本文件之規範辦理。
1.3.權責單位
資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授
權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。
2.採購及付款循環
2.1.循環圖
【見】（資料1）「採購及付款循環圖」。
2.2.循環作業
本循環之各項作業：
1)請購作業（CP101），另訂之。
2)採購作業（CP102），另訂之。
3)進口作業（CP103），另訂之。
4)驗收作業（CP104），另訂之。
5)與合約不符作業（CP105），另訂之。
6)付款作業（CP106），另訂之。
7)差異分析作業（CP107），另訂之。
3.附則
3.1.制修廢與頒布實施
本文件屬於治理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認
後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。
3.2.編號、版本、日期、頁次／頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁
次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。
3.3.附件
3.3.1.相關資料
（資料1）「採購及付款循環圖」
（資料1）
「採購及付款循環圖」
預
算
------→
| ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ |
| |
| ├--- -------- ---┘ | ↓ | | | | | | ↓
|
是否合格
否
| ------→
------→|
| |
| ↓
| 是 | |
| | | ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ | 入
庫
| | | ↓
|
------ ---┘
第1節作業程序
1.提出需求
1.1.調節性採購
依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來
走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交
由採購單位採購。
1.2.預算採購
依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，
經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預
算內。
預算採購，包括下列二種採購：
1)直截了当材料（常用材料）
係指直截了当耗用之材料。
2)間接材料（常用物料）
係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也
無法預知。
可憑用料單位之需料通知單現用現購。
2.檢查庫存
採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：
1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。
2)請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。
3)申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。
3.臨時需求
緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位
主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。第2節操纵重點
1)「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，
如申請物品須採用特別運送及储存方式者，應加注意事項。
2)「請購單」必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理
。
3)緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究缘故是
否為不可抗力，有無改善計畫。
4)應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合
經濟採購量要求。
第3節相關資料
銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。
第1節作業程序
1.查詢供應商資料
1)準備採購。
2)調閱「供應商資料/廠商料件差不多資料報表」，了解過去採購
及詢價紀錄。
3)向廠商詢比議價。
2.決定購買方式
依材料治理規定，決定應用下列何種方式購買：
1)詢價
金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購
者。
2)議價
採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於
前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形
者，仍應予以議價。
3)比價
若為专门規格或供應廠商家數較少者。
4)牌價收購
根據核定之收購價格收購者。
5)長期合約採購
向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。
6)招標
採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招
標金額時，以公開招標為原則。
3.決定訂購事項
由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單
位主管核准後採購。
4.更新紀錄
將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供應商資料/廠商料件差
不多資料」內。
第2節操纵重點
1)詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，
供應商資料\廠商料件差不多資料亦應隨時更新，保持正確紀錄
。
2)「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後，方得辦理採購。
3)辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須
依預定採購程序操纵追蹤。
4)大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應
保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作
業。
5)重要採購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。
6)為提高進貨品質，降低進貨成本，便於治理，應建立可完全配
合之協力廠商。
7)遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位
，以便事先連繫；報告呈核後，赶忙採取應變措施。
第3節相關資料
「供應商資料\廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等。
第1節作業程序
1.需比例結匯
1)由採購單位計算結匯所需金額。
2)所需金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核准。
3)預付外購款，依請購案號或L/C逐案操纵。
2.記帳
1)請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。
2)應付憑單交由出納單位開出支票。
3)支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信用狀。
3.申請信用狀
1)準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：
(A)開發信用狀申請書。
(B)已繳納收訖或已核章之結匯申請單。
2)依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。
3)於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。
4)申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申
請：
(A)商業發票（Performance Invoice）。
(B)目錄或型錄。
(C)特別規定。
4.銀行開具信用狀
上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。
5.在途品作業
1)起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事
宜。投保依相關保險規定辦理。
2)對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。
3)貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排
進口報關事宜，並通知倉儲單位。
6.準備提貨
1)資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單
位、財會單位及報關公司（報關人員(深圳）。
2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及
存置位置。
3)財會單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，
準備結匯。
7.結匯還款
1)檢核利息計确实是否正確。
2)結匯費用是否依銀行之收費標準計算。
3)依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之「
進口器材付款紀錄表」。
8.提貨
1)費用項目均為固定，多出項目應查核缘故是否合理。每一項費
用是否均有合理憑證。
2)核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣
除免費日期。
3)對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核准。
4)實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於
公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。
第2節操纵重點
1)有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整
時，所應附之原始憑證必須經核准，內容必須合理。
2)應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙
集歸檔。
3)應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始
簽付。
4)預付貨款之支付一律規定以支票支付，並抬頭、劃線、禁止背
書轉讓。如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。
5)已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，
以免重複付款或冒領情事發生。
6)開發信用狀除應秉持公平互利外，更應幸免下列條款：
(A)開立保兌信用狀。
(B)押匯手續由買方負擔。
(C)可裝運於甲板上。
(D)信用狀可轉讓。
(E)指定開狀銀行或押匯銀行。
(F)可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。
7)在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉操纵力求完整
。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應
追查缘故。
8)合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明缘
故。
9)注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸帳未解，有
無虛列帳目情形。
10)對於在途產品發生遺失及短損，依合約規定處理。約定條款要
合理，已支付費用不可損及公司權益。
11)核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品若有損壞
或短少，應赶忙請公證機構公認。實收數量少於裝運數量，須
辦理索賠。
12)是否有結匯費用不符規定者，或金額不符之情形，核算各項計
費方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項費用是否均
有合理憑證。
第3節相關資料
「進口器材暫付款紀錄表」等。
第1節作業程序
1.採購通知倉儲
1)採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位。
2)倉儲單位於收到經核准之「採購單」時，應依採購類別、數量
、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。
2.廠商交貨
1)廠商於交貨日備妥送貨資料（「送貨單」）、三聯式「發票」
於廠內指定地點交貨。
2)屬計重之材料入廠時，應予過磅其重量，並以過磅單作為核對
收料重量之依據。
3.警衛登記檢查
1)警衛應將廠商交貨卡車之資料，登錄於「進出廠登記簿」。
2)廠商交貨時，警衛人員應就廠商檢附之「送貨單」、與「採購
單」核對，無誤後與倉儲人員聯繫，並由其指示廠商卸貨地點
，並要求應依規定之堆疊方式卸料。
4.數量核對點收
1)卸貨完畢後，倉儲人員應依過磅單核對其重量，或依計算之方
式核對數量。
2)核對無誤後，倉儲人員除簽章暫收材料外，並通知品管單位準
備檢驗。
5.檢驗
1)材料暫收後，品管人員應依材料檢驗規定或是買賣合約辦理取
樣，並開立「進貨檢驗報告單」。
2)檢驗之品質標準以採數值表示方法為原則(IQC檢驗標準)。
3)材料檢驗規定應包括：
(A)取樣樣品數。
(B)依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。
(C)各檢驗項目之品質標準或可同意範圍。
4)檢驗單位就檢驗結果評定樣品係正常或異常，並就檢驗情形加
以說明，以供呈核及收用與否之參考。
6.入庫記帳
檢驗合格時，品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位，並即登入「料
件管制卡」進料欄內，辦理入庫，並於備註欄註明「收料單」之號
碼。
7.請款
辦理入庫後，倉儲單位應將驗收單據（「驗收單」）、「發票」等
轉送採購單位辦理請款。
8.索賠
1)若檢驗不合格時，則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手
續。
2)依『與合約不符作業』規定辦理。
第2節操纵重點
1)驗收作業應依照材料檢驗相關規定辦理。
2)發票之原物料名稱、規格、數量、金額與「送貨單」或「驗收
單」必須相符。
3)原料驗收，必須會同驗收單位與採購單位辦理。
4)如已分批收料，倉儲人員應在「訂購單\採購單」上註明分批收
料日期、數量，以影本送採購人員。
5)不合格之原物料應通知採購單位退回或扣款。
第3節相關資料
「採購單」、「送貨單」、「發票」、「進出廠登記簿」、「訂購
單」、「進貨檢驗報告單」、「料料管制卡」、「進貨單」、「驗
收單」等。
第1節作業程序
1)逾期未交貨之交易，應去電\寄函催辦。
2)違約情形若須經法律途徑解決時，交由公關單位提出告訴。
3)延期交貨之購置，按合約規定罰款。
4)所交貨品之品質、規範如不符合但仍可使用者，亦屬違約情形
，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由採購人員
將計算處理方式填入「不履行合約處理單」，始可減價收貨。
5)將不履行合約情形及處理過程，記入「不履行合約處理單」，
並核算不履行合約對公司之損失，列入供應商往來紀錄。
第2節操纵重點
1)各項違約是否依供應商治理規定及合約規定處理。
2)貨品因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送貨品
到達日期為準。
3)所交貨品之品質、規格與合約不合，但可使用者，如因急需勉
予驗收使用，應經有關單位主管事前認可，按規定扣款或減價
(折讓單)處理。
4)如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報
請公司有關主管同意，並確定逾期罰款或其他處理辦法。
5)如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否有事後赶
忙檢具之認可證件。
6)因事實無法依採購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須
經有權人員批准。
第3節相關資料
「不履行合約處理單」「折讓單」等。
第1節作業程序
1.請款
1)倉儲單位於辦理收料手續完妥並經品管單位檢驗合格後，應將
各項單據及「發票」（扣抵、收執二聯）轉送採購單位請款。
2)採購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證，批上採購材料單價，
經主管簽核後轉財會單位核對審核。
2.核對
財會單位依上述之程序詳細審核，若有不合規定或異常之情事者，
應反映之。
3.記帳
1)請款條件審核無誤後，開立「應付憑單」，製作傳票，記入帳
冊。
2)於每月固定日期整理「應付憑單」交由出納單位開出支票。4.開立支票
1)出納單位收到支出傳票後，應注意其支付程序是否已齊備。
2)除現金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付。
3)支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或「應付憑單」註明銀行戶號
、支票號碼及日期。
4)支票之到期日應與付款條件相符。
5)若有廠商特別要求以非禁止背書轉讓之支票支付時，應報備主
管核准後辦理之。
6)將支票號碼、到期日、帳號，填於「應付憑單」內。
5.蓋印
1)將填妥支票送印鑑保管人員審核、蓋章、簽字。
2)須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。
6.領款
付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式：
1)以掛號郵寄。
2)定期（如每個月之5、20日等）。
3)隨時。
第2節操纵重點
1)出納付款時，應嚴格核對支付憑證上之金額數目，領款人身份
與印鑑必須相符；如有疑問，應於查詢後始能支付。
2)支付款項，除有专门理由，得以現金支付外，其餘一律開立抬
頭劃線支票；如受款人堅持免劃線或抬頭，應即聯絡資材部或
經辦人員。經其同意並保證無誤後，准予免填，必要時，得呈
報董事長核准。
3)出納人員支付各項貨款及費用，支票或現款均應交予受款人或
廠商，公司人員不得代領；如因专门缘故必須代領者，應經主
管核准。
4)支付手續應俟支付單據審核完妥，並經財會人員編製傳票後始
得為之。
5)請購案交貨延期罰款暨品質不良罰扣之列計，須經過詳細核對
，確認合理。
6)已屆法定或約定支付期限，尚未支付者，應追查其缘故並簽報
催辦情形。
7)支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或「應付憑單」上，註明銀行
戶頭、支票號碼及日期。
8)已付款原始憑證是否蓋『付訖』章，支付傳票背後是否有領款
人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。
9)領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其缘故。
第3節相關資料
「發票」、「應付憑單」等。
第1節作業程序
1)將購買實際數量及金額與標準成本或預算比較，分析差異缘故
是否合理。
2)計算不良品比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。
3)大宗用料之採購應分析其成本是否合理。
4)分析庫存呆廢料缘故與變化情形，並通函各單位。
5)分析採購數量時機及運送方式是否經濟。
6)對各項差異缘故，作通盤檢討並擬對策改善之。
7)研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。
第2節操纵重點
1)差異如係人為因素造成，當追查並懲戒或獎賞。
2)材料品質不良造成公司之損失，在許可範圍外者，必須索賠。
3)國外購置應利用避險方法，使成本固定或將匯率變動損失降
4)至最低。