益友Excel账务系统使用手册

益友Excel 账务处理系统使用手册

目录系统介绍开始使用需知系统初始化

一、账务处理、凭证录入、凭证查询、凭证检查、凭证汇总、凭证翻阅打印、结转损益、期末结账、凭证汇总表、科目发生额及余额表、试算平衡表、现金银行日记账、总账查看、明细账查看

二、报表分析、报表设定、报表查看、报表改名、报表稽核、多栏组合式明细账、财务分析

三、系统维护、会计科目维护、账套基本信息、调色板、数据检查

四、首次启用流程

五、日常使用流程

六、其他说明附：常见操作问题处理

系统介绍

首先感谢您对益友的支持和选用!

本系统在微软OFFICE-EXCEL的平台上开发而成，可用于中小企业的会计做账需求；运行本系统的电脑硬件要求较低，软件要有完整安装的微软OFFICE-EXCEL （最佳运行效果EXCEL2003

版，其他版本基本可以使用，但未经严格测试，可能会有部分功能受影响）；系统应用EXCEL表

格编辑，公式函数、控件、窗体和VBA技术等功能，灵活运用实现财务做账电算化的所需功能，

具有界面简洁美观，操作方便快捷，功能完备实用，紧跟做账流程的特点，可以让你轻松实现会计电算化的梦想。本系统虽然在EXCEL平台上运行，但同时基本完整保留EXCEL本身的功能与操作特点，不会因使用此系统而影响其他

EXCEL文件的操作。

开始使用需知

系统运行至少需要二个文件，一个是益友账务处理，另一个是益友操作员；如果进行正常核算建立账套后会多一个账套数据文件，因此日常做账核算时是三个EXCEL文件配合使用。

系统打开与登录：当使用益友系统时，先要将EXCEL的宏安全性设为“中”或以下。设宏安

全等级方法请看图示。

打开EXCEL程序，点菜单“工具”

工具下面选上宏-> 安全性

运行时首先双击打开“益友账务处理”文件，出现以下登录界面：

操作员显示“ Manager” ，初始密码是“ 8888” ，账套路径名栏最后有个按钮，点击打开账套文件选择窗口，当不选择账套文件直接确定将进入演示操作状态，点“新建” 按钮可按系统提示

建立一个带有一级科目的空白账套文件。

益友账务处理系统分为账务处理、报表分析、系统维护三大功能模块。

账务处理：可完成凭证录入及修改，凭证检查，凭证汇总，凭证查询，打印，会计表格及账簿查看，损益结转及期末结账。

报表分析：用于财务报表格式与公式设置与查看，财务数据分析，打印报表等日常工作；系统预设了资产负债表、利润表和现金流量表格式，用户可以修改资产负债表及利润表格式并自行设取数公式，取数公式设定方法可观看报表公式设定操作动画文件；另十五张空白报表自行按需要随意设置。

系统维护：主要可完成账套信息设置（里面包括核算单位信息、凭证字、核算币种、会计部门人员、会计核算年度和期间及部门名称的设置）、会计科目设置、科目初始余额录入、数据检查，还附加一个界面颜色个性化选择的“调色板”功能，还有使用说明。

通过此系统你可以从此抛弃繁琐的手工账，轻轻松松完成账务处理，感受会计工作的乐趣。各功能通过主界面的功能图标启动，随时调用的“益友菜单”及“账证表一体化查询”功能会让你操作起来非常轻松如意。

益友菜单图示（绝大部分功能在此可进入操作）：

系统初始化

益友账务系统采用先进的多账套操作方式，启动时可以按提示新建账套或打开原有账套；成功启动账套后根据需要自行设好新账套启用前的所需信息，进入账套信息填好各项目，包括单位

名称，地址，会计机构，凭证字，启用年度与期间，核算币别，部门名称等，然后就是设置会计科目，方法是点系统维护“会计科目（图标）”，按窗口提示做科目增减或修改操作；

会计科目增减窗口（点按钮做相应科目操作）

设好科目后点“会计科目（文字）"进入科目一览表（XM表）: 进入科目一览表填写科目初始余额图示（一个个填好科目借或贷方余额）f : 1

填写科目余额时，一级或二级科目有下级科目的可以不填，只填最明细科目余额

初始余额检查，自动核对借贷平衡，科目需要核算数量或外币的在相应栏目填上其初始数。注意：如果账套启用不是从一期开始，那么填好余额后从一期开始做期末结账，

实际启用期间，这时账套初始化工作完成，可开始录入凭证进行账务核算了。

一、账务处理

账务处理模块主要用于处理会计凭证，也是会计日常最主要工作。此功能模块可完成凭证录

入及修改，检查，汇总，查询，打印，损益结转及期末结账等工作，通过凭证汇总可生成各种会计表格、账簿，方便地了解并管理你的全盘账务。主界面中简要描绘了一个账务处理的流程，可以点击主界面相应图标进入所需功能。

点主界面下的账表名称可查看到各种账表数据。

、凭证录入

主界面点“凭证输入”进入，看到预设的凭证样式EXCEL表格，右上面是一排功能按钮。

输入时可以双击摘要单元格开窗选取摘要，双击科目单元格开窗选择会计科目，也可手工输

入科目编码自动获取科目（CTRL+F也可以打开摘要或科目选择窗）；有外币模式和非外币模式，

凭证号自动检测最大号及日期自由调整，凭证字号也可自由调节；借贷方自动平衡检查，严格的

数据输入检测保证数据质量，输入时可自由加行减行，输入完成点“确定"后，数据自动追加到

“凭证分录一览表”；分录科目有数量单价时在下面录入核算数量单价；科目有核算部门时可选择取分录部门；双击金额栏可显示当前科目的最新余额，还有金额栏借贷方跳转选择，方便录入

多借多贷凭证，录入凭证非常方便快捷，很人性化。

、凭证检查

，填完后做

一直结账到

主界面点“凭证检查” ，可对当月的凭证张数统计，每张凭证借贷是否平衡，凭证号是否连续进行检查，以便在录入凭证不慎出错的情况下能方便查出，保证凭证数据准确。

、凭证查询

点“凭证查询”按钮进入“凭证分录一览表” ，日常录入的所有凭证全部放在此表，可用于查询，修改，删除等基本凭证管理操作，点表格左上角“整理”按钮，对凭证信息数据进行整理（自动排序设好格式），还有其他的一系列功能按可方便进行凭证的维护，如“修改” ，“新增”，

“删除”，“复制”，“导岀”等等，“过滤”功能可用来做凭证分析，还可用EXCEL自带的自动筛选及查找功能（此表数据一般不修改，确实要修改需慎重，不要破坏借贷数据的平衡，如修改了

科目编码和金额后要返回到修改的期间结账，后再按期间顺序向后逐个期间结账一次）“更新科目名称”可让改了名称的科目自动更新

“凭证分录一览表”左边按钮：

“凭证分录一览表”右边按钮：

、凭证汇总

点击主界面点“凭证汇总过账” ，开始汇总录入的当月凭证，汇总的条件是录入的科目编码，对凭证中相同科目发生数据汇总成表，并能汇总明细科目逐级到上级科目，汇总后“凭证汇总表” 、

“科目发生额及余额表”、“试算平衡表” 的数据会更新到当前期最新状况；可点击主界面下的相应表名查看汇总结果。

凭证汇总过账窗口：

部分凭证汇总过账过滤窗口：

、凭证翻阅打印

主界面点“凭证翻阅打印”进入，此功能可按传统凭证格式查阅打印凭证。点“打印”可输入起止号（按"字"类别）开始打印。打印纸张为A4纸纵向1/2大小。凭证上方有二个选择框，可选所需凭证月份和凭证字。“查找”按钮是用于快速定位查找指定的凭证，右下左右四个按钮用于换张，可直接到末张或到回首张，上下按钮用于换页。右下还自动显示当前查询月的各类凭证总张数。每次进入默认是当前核算月份的收款一号（也可进入“账套信息”修改凭证字号顺序）凭证翻阅打印相关图示：

、结转损益

每月账务处理完了，要将损益类科目余额结转到本年利润，点“结转损益”可自动生成损益

结转凭证，收入类结转到本年利润贷方，费用类结转到借方，可以正确算岀每月经营收益或亏损（贷方正数盈利，负数亏损）。注意：损益类科目编码首位数字应为5 或6，会计科目一定要有“本年利润” 。

损益结转操作窗口：

、期末结账

每月账务处理完了点“期末结账”进行结账。月末结账功能主要完成：第一、当月凭证从凭证输入表中移除到凭证一览表，并在凭证输入表中清除已结账凭证；第二、计算月末科目发生额、累计发生额及余额；第三、复制科目发生额、余额到科目（KM表相应栏目。结完账后自动跳转

进入下一个月核算。如到了12期会进行年终结账，在12 期结账后，再点一次“期末结账” ，按提示完成年结后系统自动形成一个空白账套开始下年账务，同时会备份一个已完成年度的账套数据文件（备份到原账套文件同一目录下），空白账套保留了科目列表，新年度的的年初数。年结完后操作的账套文件即是新年度账套文件，一切按原操作模式即可。

、凭证汇总表

“凭证汇总表”在主界面下方点击进入，此表是汇总完凭证后生成的一级科目当期发生数。

、科目发生额及余额表

“科目发生额及余额表”在主界面下方，此表是一个包括所有科目的期初数、本月发生、本

年累计及期末数的科目试算平衡表。此表可查看每个科目的各月余额及发生情况。右上还有“余

额表选项”按钮，用于设置查看的表格数据及格式样式，方便阅读, 选不同期间可为生成季报数

据之用；（启用账证表一体化查询功能）双击任一行科目数据可查看对应明细账。此表的所有数据由程序生成，用户只需按月查询、核对、分析汇总结果即可，财务报表可从此表取数。每一会计期间做了凭证汇总或结账后相应月份才会有数据。

、试算平衡表

“试算平衡表”在主界面下方，此表是所有一级科目的汇总，数据来源于明细科目表，因此与明细科目表数据总额是一致的。表中没有公式，全部数据由程序自动生成。数据主要用于查询及会计报表取数，双击任一行科目数据可查看对应明细账。

、现金银行日记账

点“现金银行日记账” ，此表用来核对或分析现金和银行存款的发生情况，左上有个现金银行账户选择框，双击对应名称开始生成账页，账户选择框旁边有个月份选择框，可选择所需月份。右上有结余方式选择，可选择按日结余或按每一笔结余方式计算结余数。双击数据行也可查对应

凭证。最后一列双击可出现或取消核对标记。

、总账查看

点“总分类账” ，表格界面左上有个科目选择框，选中所需科目生成对应明细账用于查询。开始是显示所有业务明细，点“总账格式”筛选后就是总账格式，“打印”按钮设置打印账页，可打印出来装订成册备查。双击数据行可查看对应凭证。科目选择图示：

、明细账查看

点“明细分类账” ，系统按科目自动生成明细账格式，左上有个科目选择框，选中所需科目生成对应明细账用于查询。数据来源于凭证，凭证没有明细账也没有数据。“打印”按钮设置连

续打印账页，可打印出来装订成册备查。双击数据行可查看对应凭证。“打印”按钮设置连续打印账页，“外币”按钮可以显示或隐藏外币栏。此外还有“数量单价明细账” 、“多栏组合式明细账”和“部门金额明细账”提供另外不同格式的账页查询。

二、报表分析

此功能模块用于管理财务会计报表，设计报表格式，设置报表公式，报表改名及做些简单的财务数据分析等。（CTRL+A随时可显示报表窗口）

、报表设定

点击“报表定义”图标打开管理小窗口，打开预设的报表可按自己要求重新设计，点管理小窗口的“编辑”打开下面表格标签，用于设置财务报表的取数公式，方法就象EXCEL公式编辑一

样（报表某一单元格等于要取数的另一表单元格，并可加减乘除等），取数一般从“明细科目汇

总表”或“总账科目汇总表”或“KM 表”中获取，也可报表之间互取。点击“隐藏”下面表格

标签消失。

、报表查看

主界面预放了三个会计主表，资产负债表、损益表和现金流量表，点击可进到相应报表，点

击“报表定义”图标打开管理小窗口后按提示可查看到所有的会计报表。资产负债表、损益表取

值公式须自设。

、报表改名

点击“报表定义”图标打开管理小窗口，右旁边有一个改名按钮，点击可对左边方框选中的

报表改名。报表改名图示：

、报表稽核

点“报表定义”进入报表管理窗口，点“编辑”打开工作表标签，关闭管理窗口。点“报表稽核”，打开“报表稽核表” ，设置报表间的勾稽关系，勾稽关系是指报表与报表之间存在相等关系的项目，应该相等的报表项预先设好自动检查，方便发现报表数据错误。

、多栏组合式明细账

多栏账格式要自行设置，功能强大，科目任意组合，主要用于凭证数据分析。进入此功能会

岀现多栏账格式设计窗口，通过预设所需多栏账组合项目，会自动生成多栏账格式报表，分析科

目发生额及月份汇总，相当灵活方便，具体操作在窗口提示下很快会熟悉理解。

、财务分析

数据计算来源于报表，计算列岀一些常用财务指标。目的用于一些简单的财务指标分析。

三、系统维护

此功能模块用于系统设置及维护。

、会计科目维护

点击“会计科目（图标）”会弹岀一个科目显示窗口，旁边有按钮用于科目的增加、修改或删除。科目维护后，三个有科目的表同步更新。窗口右边是设定科目的核算选项，可以根据自己

核算需要设定。科目增减会有一系列限制检查，确保科目正确完整。在做科目维护时岀现的各种

提示会让你明白的。注意：输入凭证科目一般都是末级明细，因此总账科目入凭证时要慎重考滤，

确实不需明细核算才录入凭证中。科目维护图示：

、账套基本信息

用于设置核算单位的基本信息，包括单位信息、会计机构人员、核算年度月份、凭证字、币别。其中单位信息和会计机构人员按单位情况照实填写，核算年度、启始月份、当前期间也按实填写。凭证字可任意设六类“记账”、“收款”、“付款”、“转账”、“银收”、“银付”、“现收”、“现

付”等。常用摘要在凭证录入时显示摘要的窗口内按实际情况自由设置。币别是为核算外币时备

查用，有外币核算时在输入凭证时将币别、币种、汇率录入到相应位置。部门列表信息自由按实

际情况设定。

、调色板

进入调色板，用户可根据自己喜好调整主界面色彩搭配；一共提供六种精选颜色用于备选。

数据检查

会计科目编码是系统关键字段，数据检查功能确保科目及凭证科目编码数据正确，以便数据汇总准确无误，具体功能内容点开功能图标时有详细过程说明。在KM表还有一个科目表整理功

能，可以自动排好科目格式，中时还有自动科目表对齐功能。

四、首次启用流程

首次流程：打开“益友账务处理” 文件，启用宏-＞新建账套-＞操作员密码：8888-＞账套路径：点右边的“ -”选择-＞系统维护-＞设好账套基本信息-＞设好会计科目-＞录入科目初始余额-＞核对平衡-＞启用账套。工作表保护密码全部为32856 。

五、日常使用流程

日常流程：录入凭证-＞汇总凭证-＞核对科目汇总数-＞全部凭证录入修改完毕-＞结转损益-＞

汇总凭证-＞查看会计报表-＞报表核对0K-＞结账-＞备份账套-＞进入下一会计期间