会议大厦会议服务流程 - 制度大全

会议大厦会议服务流程-制度大全

会议大厦会议服务流程之相关制度和职责，行政中心会议大厦会议服务流程1.目的规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。2.适用范围行政中心会议大厦会议服...

行政中心会议大厦会议服务流程

1.目的

规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。

2.适用范围

行政中心会议大厦会议服务

3.职权与职责

3.1部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。对整个会议服务加以督察,并负责各部门间的统筹协调。

3.2会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴,并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排,且对每次会议服务进行总结以持续改进。

3.3技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行,就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护,确保各项设备正常工作。

3.4安全管理部负责外围指引(如外围无交警则须提供车辆指引服务)、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理,全面负责会议期间的安全保卫工作。

3.5会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。

3.6清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。

4.会议大厦会议场所分类及用途说明

4.1主会场

接待450人一1200人的大型会议、晚会等。

4.2二楼报告厅

接待100-450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。

4.3主席团会议厅

定向接待政协、人大常委会议。

4.4新闻发布会场

接待30-100人的中型会议。

4.5分组会议室(包括贵宾室、休息室)

接待30人以下的小型会议、接见会议等。

5、过程和方法控制

5.1会议大厦客服助理

5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后,会议大厦客服助理应积极筹备,并应合理安排组织单位到相关会场参观。

5.1.2在机关事务局的许可下,会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目.使组织单位对该会场有所全面了解。

5.1.3经机关事务局书面确认同意后,会议大厦客服助理应在当天知悉会议组织方,并将该会议名称、组织单位、人数、会议时问与地点、联系人与联系电话等信息记录在《会议信息记录表》上(见附表一)。

5.1.4凡是经由机关事务局批准或其自行确定的会议,会议大厦客服助理应及时与会议组织方联系,就该次会议的技术、安全、会务、清洁及代办服务等具体要求进行了解,并详细记录在'会议大厦会议服务通知单》上(见附表二)。

5.1.5会议大厦客服助理制作完《会议大厦会议服务通知单》后,应至少提前2天通知安全、技术、会务、清洁部门。各部门在接到通知后?应马上组织人力、物力作好前期准备工作,若无特殊情况。各部门应于会议前l天准备就绪。

5.1.6会议开始前,会议大厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况,如未达到《会议大厦会议服务通知单》所列之要求,应通知相关部门人员立即整

改,并将有关情况告知部门主管。

5.1.7会议期间,会议大厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调,及时处理现场急发事件?如属重大事件,应及时上报部门经理或分管经理助理,并通知各部门主管。

5.1.8会议结束后,会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作,发现遗失物品

应及时与组织单位或当事人取得联系。同时,制作好《会议大厦会议费用确认单》(见

附表三)转组织单位责任人签字确认,以便事后追缴会议费用。

5.2技术保障部

5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后,应根据通知中技术保障方面的要求,提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

5.2.2各设备项操作流程如下:

1)空调设备

a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作,确保空调设备能够正常运行;

b、会议当天,应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组,并视具体情况提前开启其他必要区域的通道,

c、会议进行当中,应全程跟踪温控,保证室温适中,包括会场、休息室及周边过道等区域;

d、会议结束后,关闭所有空调系统,并对各设备进行例行检修。

2)会场照明设施

5.1.6会议开始前,会议人厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况。如未达到《会议人厦会议服务通知单》所列之要求,应通知相关部门人员立即整改,并将有关情况告知部门主管。

5.1.7会议期间,会议人厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调,及时处理现场急发事件,如属重大事件,应及时上报部门经理或分管经理助理,并通知各部门主管。

5.1.8会议结束后,会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作,发现遗失物品应及时与组织单位或当事人取得联系。同时,制作好《会议大厦会议费用确认单》(见附表三)转组织单位责任人签字确认,以便事后追缴会议费用。

5.2技术保障部

5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后,应根据通知中技术保障方面的要求,提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

5.2.2各设备项操作流程如下:

1)空调设备

a、技术人员应于会议前1天作好空调设备的检修工作,确保空调设备能够正常运行;

b、会议当天,应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组,并视具体情况提前开启其他必要区域的通道,

c、会议进行当中,应全程跟踪温控,保证室温适中,包括会场、休息室及周边过道等区域;

d、会议结束后,关闭所有空调系统,并对各设备进行例行检修。

2)会场照明设施

a、技术人员应于会议前l天检查会场入口、出口、场内、过道、天顶等区域照明是否正常:

b、会议当天,应提前l小时开启所有相关区域灯光;

c、会议结束后,负责关闭所有照灯。

3)会场灯光、音响设备

a、技术人员应于会议前1天调试好所有灯光及音响设备,如发现故障,应及时排除或更换;

b、技术人员应严格按照会议组织方要求进行调试,并配合会议组织方技术人员进行各设备的调试和使用,并注意灯光的扭转方向避免破坏周边的舞台设施.如避免幕布被烤焦现象发生;

c、严格按照会议组织方要求摆放麦克风及其他设备,按照设备开机程序开启音响系统,并逐一调试每个麦克风音量,力求均衡无反馈声和嘈杂音,并保证各设各在会议期间的正常使用(如及时更换电池)。

d、根据会议组织方要求准备好录音带和录音设备,对会议内容全程进行录音,并做

好标识,会后要根据会议方的要求对录音带进行保存或移交。

e、所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心。由会议大厦消防控制中心值班人员进行检查核实。

5.2.3会议结束后,各设备技术人员应统计此次会议的技术物资损耗情况,并上报会议大厦客服助理?由会议大厦客服助理汇总物资损耗并计费于该次会议费用中。

5.3安全管理部

5.3.1收到会议通知后.应根据要求提前1小时开启相关区域门锁及责任范围内电源,包括:大堂、电梯厅、会场等,其作业标准为:

1)岗位设置

在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位,包括正门岗、东门岗、会场口岗、会场机动岗、巡查岗、地下车库岗、地下车库指引岗。

2)标识指引

协助摆放会场指引标识和车位导向标识。

3)现场控制

根据会议组织方要求控制人员出入及岗位查验,并对现场消防安全情况进行全面监控。4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心,并由消防控制中心当班人员进行检查核实。

5)会议结束后。应马上封闭会议现场,检查现场是否有物品、文件资料遗漏,并将有关情况及时上报消防控制中心及会议大厦客服助理。

5.4会务部

5.4.1其作业标准和流程分别为:

A、会议大厦主会场:

接到通知后,到仓库领取相关会议需使用物资。

会议前1个小时将空调调至合适温度(22度左右),提前一个小时将会场门、灯打开。

会议席摆水:

会议前一天将矿泉水摆到一楼会议席桌面,按实际参会人数摆放,如要用到楼座,将水放置于座椅扶手处即可。(如会议组织方要求不摆水或只摆某一部分,按其要求摆放即可)主会场主席台使用过滤茶水。

会议前一天摆放好会议签到台,签到台一般摆放在正门大厅的两侧,具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行;(签到台要求布置桌布及围裙)会议开始前一天摆放好公共区域的烟灰盅;

需摆放烟灰盅的区域包括正门与东门三个服务台、一楼主会场入口处附近、主会场两侧洗手间附近。烟灰盅用活动长条桌摆放,每张长条桌摆放三个,会议进行中由服务台会务人员负责更换,服务台台人员负责检查会议区域内洗手间纸巾准备情况;准备主席台茶水用具;(如主席台未安排座位席且主办方未要求供应茶水可不准备)会议开始前天将茶水用具摆放在舞台两侧准备好的长条桌上,物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓;(物品准备数量根据与会人数而定)所有物资准备在主席台两侧临时茶水台;

会议前一个小时摆放主席台上茶杯及杯垫,并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢;

主会场一般连同贵宾室或休息室一起使用,贵宾室服务流程见第五部分《分组讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》;

9)会议开始前1个小时礼仪岗及负责引导人员上岗:

10)会议开始前十五分钟开始泡茶,将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水。然后加入适量白开水浸泡:

11)会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)。倒茶时,如发现茶水过浓,应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水;

12)会议中加茶;一般为30分钟加一次,但需根据现场的实际情况灵活掌握;

13)会议结柬:将与会人员送走后,开始清理物资,如发现与会人员遗留物资,及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》:

14)清点并归还会务物资;

15)会务人员分布图:(红色代表着礼仪服会务人员。蓝色代表着普通会务服会务人员,黄色表示如需用到楼座需增加的会务人员)。日常会议时,门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

B、会议大厦报告厅:

1)接到通知后,到仓库领取相关会议使用物资;

2)提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右),提前一个小时将会场门、灯打开;

3)会议用水;

会议前一天即应按照会议组织方要求将矿泉水放置在报告厅座椅扶手处;

会议前一天摆放好签到台;签到台一般摆放在二楼报告厅旁大厅,具体摆放方式及摆放地点按会议组织方要求进行;

公共区域摆放烟灰盅;

烟灰盅摆放的区域包括报告厅侧面休息处的茶几上,如与会人员较多可在报告厅周围摆上活动长条桌,每个桌上摆放3个烟灰盅;会议进行中会务人员要及时更换;检查会议区域内洗手

间纸巾准备情况:

主席台茶水用具:

会议开始时一个时将茶水用具摆放在二楼7号化妆间,物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、自毛巾、小碟、水桶、垃圾篓:(具体物资准备数量根据主席台人数而定)席台上茶杯及杯垫:提前一个小时完成,并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢:报告厅一般连同报告厅休息室一起使用,报告厅休息室服务流程见《分姐讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》:

会议开始前一小时礼仪人员上岗;

会议开始前十五分钟开始泡茶,将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水,然后加入适量白开水浸泡;

开始倒茶:主席台人员就座后开始上茶(装8分杯足够)。倒茶时,如发现茶水过浓,应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水;

会议中加茶;一般为30分钟加一次,但需根据现场的实际情况灵活掌握;

会议结束:将与会人员送走后,开始清理物资,如发现与会人员遗留物资。及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》:

清点并归还会务物资;

会务人员分布图:(红色代表着礼仪服会务人员,蓝色代表着普通会务服会务人员)。

日常会议时,门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

C、会议大厦主席团会议厅:

接到通知后,到仓库领取相关会议使用物资;

提前1个小时将空调调至合适温度(22度左右),提前一个小时将会场门、灯打开;

会议用水准各:

主席团会议厅全部使用过滤好的茶水,并于每个座位上摆放一个装满过滤好的茶水的小保温瓶;

会议开始前一天摆放好签到台,签到台一般摆放在二楼主席团会议厅门口的右侧(玻璃门台阶以下),如会议组织方有特殊要求可作灵活变动;

公共区域摆放烟灰盅;如与会人员有此需要可在主席团会议厅门口右侧准备茶水用具;面(玻璃门外)摆上活动长条桌,每个桌上摆放3个烟灰盅;会议开始前一天将茶水用具准备好。并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、小暖水壶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓、小推车;(具体物资数量根据与会人员的人数而定)会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫,摆放好已装好茶水的小暖水壶,并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢;

主席团会议厅一般连同秘书室一起使用,秘书室提前一个小时将门打开,检查清洁卫生后,随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅;

会议开始前1个小时上岗礼仪人员上岗;

会议开始前十五分钟开始泡茶,将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水,然后加入适量白开水浸泡

会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够):倒茶时,如发现茶水过浓,应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水;

会议过程中不需要加茶,正门需要有服务人员随时准备提供服务;

将与会人员送走后,开始清理物资,如发现与会人员遗留物资,及时交到会堂中心并填写《拾

遗物品登记表》;

清点并归还会务物资;

会务人员分布图:(红色代表着礼仪服会务人员,蓝色代表着普通会务服会务人员)。

日常会议时,门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

茶水准备

D、会议大厦新闻发布厅:

接到通知后,到仓库领取相关会议使用物资:

2)提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右),提前一个小时将会场门、灯打开:

会议用水准备:

新闻发布厅的用水一般有两种方式:第一种为主席台提供过滤茶水,座位席发放矿泉水;第二种为全部席位都提供过滤茶水。

如果采用第一种方式,会务人员需存会议开始前_一天小时将矿泉水摆放在新闻发布厅

内窿椅扶手处,主席台的茶水提前15分种泡好,主席台人员就座后上茶。如果全部席位

用茶水,会务人员需按要求提前准备好茶水用具;

议开始前一天摆放好签到台:签到台一般摆放新闻发布厅门口的右侧(靠墙摆放),

如会议组织方有特殊要求可作灵活变动;

公共区区、域摆放烟灰盅:

如与会人员有此需要可在新闻发布厅门外两侧摆上活动长条桌,每个桌上摆放3个烟灰盅: 准备茶水用具;

会议开始前一天将茶水用具准备好,并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓:.

会议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫,并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢:

主席团会议厅一般连同秘书室一起使用,秘书室提前一个小时将门打开,检查清洁卫生后,随时作好茶水服务的准备。秘书室内提前准备好5张折叠椅:

礼仪人员上岗;会议开始前1个小时上岗:

会议开始前十五分钟开始泡茶,将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水,然后加入适量白开水浸泡:

会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够):倒茶时,如发现茶水过浓,应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水;

会议过程中每隔30分钟加一次茶;

会议结束:将与会人员送走后,开始清理物资,如发现与会人员遗留物资,及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》;

清点并归还会务物资;

会务人员分布图:(红色代表着礼仪服会务人员,蓝色代表着普通会务服会务人员)。

日常会议时,门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

E、会议人厦分组讨论厅、贵宾室、休息室:

接到通知后,到仓库领取相长会议使用物资:

提前一个小时将空调调至合适温度(22度左右),提前一个小时将室内门、窗、灯打开,于会议开始前30分钟将窗关闭:

检查室内卫生情况:

会议用水准备:全部提供过滤茶水:

公共区区域摆放烟灰盅;分组讨论厅楼层内的公共休息区在会议开始前一个半小时摆放好烟灰盅及纸巾盒,每张茶几摆放2个烟灰盅、一盒纸巾,会议进行过程中由就近分组讨论厅的服务人员及时清理;

准备茶水用具;

会议开始前一天将茶水用具准备好,并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓;

议开始前一个小时完成摆放好茶杯及杯垫,并仔细检查水杯有没有破损及有无茶垢;

会议开始前一个小时检查会议区域内洗手间的卫生及纸巾放置情况并及时处理:

礼仪人员上岗:会议开始前1个小时上岗;

会议开始前十五分钟开始泡茶:将茶叶放入茶壶(根据茶叶种类确定用量)进行清洗滤水,然后加入适量白开水浸泡;

室内会务人员全部准备工作完成后到门口迎接与会人员;

开始倒茶:与会人员进入会议室开始倒(茶装8分杯足够)。倒茶时,如发现茶水过浓,应立即加入白开水稀释。如参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水:

会议过程中每隔30分钟加一次茶;

会议结束:将与会人员送走后,开始清理物资,如发现与会人员遗留物资,及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》;

清点并归还会务物资;

会务人员分布图:(红色代表着礼仪服会务人员,蓝色代表着普通会务服会务人员)。日常会议时,门岗可不设且可根据实际情况予以灵活安排。

5.4.2上茶水的顺序:

A、正式大会(特指设置主席台的会议):按照先主席台后会议席,由前排至后排的总体原则上茶。

B、圆桌及讨论厅会议

1)内部会议。如领导集中坐一起,先给领导上茶,然后按照顺时针或逆时针方向上茶;如果没有明显的界限,从级别最高的领导开始,按照顺时针或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

2)与来访单位会议。如果主宾分开,先客人再主人;如果主宾混坐,从级别最高的客人开始.按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

3)与分承包方会议。如果甲乙方分开,先甲方再乙方;如果甲乙方混坐,从甲方级别最高领导开始按照顺时针方向或逆时针方向上茶。具体方向由领导的座位来决定。

5.5环境管理部

5.5.1部门主管在接到会议通知后,应组织人员于会议前1天做好规定区域清洁卫生。

5.5.2清洁区域应包括大厅、大厅至会场沿途路线、

会场、休息室、洗手间等,对地面、门窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席台、茶几、沙发、花盆、垃圾筒等应加以清理。

5.5.3会议结束后,应组织清洁人员清理会议现场

包括垃圾袋、饮用水瓶、花草、废纸、废物等,若发现顾客遗失物品或文件资料等应及时上报消防控制中心或会议大厦客服助理。

5.6质量记录表格

DGWY(行政中心)-G-05一F1《会议大厦会议信息记录表》

DGWY(行政中心)-G-05一F2《会议大厦会议服务通知单》

DGWY(行政中心)-G一05一F3《会议大厦会议费用确认单》编辑部职责网吧职责网点职责

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