大数据时代下的企业档案管理应防止“三个效应”

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作者：刘靖

来源：《商场现代化》2018年第11期

“大数据”时代对企业档案管理工作既创造了新的机遇，也形成了巨大挑战。企业档案管理部门要积极应对大数据带来的环境变化和需求变化，充分运用大数据、智能化、移动终端、云计算、物联网等新技术，颠覆传统的数据采集、共享、开发流程，创新企业档案管理方法，更加全面地提供档案信息服务，更加深入地发掘企业档案潜在价值，更加有效地服务企业现代管理体系建设，让档案管理事业在大数据时代转型升级、提质增效。

一、对企业档案工作的认识要高，防止层层衰减的“涟漪效应”

“涟漪效应”又称“衰减效应”，是指技术、信息、经验和新观念等在经济区域之间扩散传播的过程，能量逐渐消耗、速度逐渐降低、影响逐渐减小。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”充分说明了档案工作的重要性。就企业而言，档案是企业资产的可靠证据、企业管理的重要基石、企业传承的历史文脉、企业管理者的履历本和护身符，在一定意义上，档案是企业生存发展的核心资源和重要资产，具有货币无以替代的价值，对于弘扬企业优良传统、增加企业历史积淀、提高企业文化气质，促进企业竞争力提升和可持续发展具有重要意义。因此，企业管理者应当高度重视档案工作，将其作为落实中央要求的题中之义，作为新形势下企业改革发展的内在之需，作为企业管理者的应尽之责，把档案工作牢牢抓在手上，层层传导压力，层层落实责任，坚决落到实处，防止“涟漪效应”发生。

二、对企业档案管理的思路要新，防止因循故步的“定势效应”

所谓“定势效应”，是指人们如果长期工作和生活在相对稳定的环境中，就会形成一种固定的思维和行为模式，这种思维和行为模式一旦形成，惯性的力量会使这一模式不断自我强化，很难改变，久而久之就会墨守成规、故步自封，定势效应给我们的启示是：现在形势发展和科技进步日新月异，如果我们沿用传统的思维和行为模式，看问题、想办法、做决策、推工作、干事业，就可能事倍功半、欲速而不达，甚至陷入南辕北辙、劳而无功的困境，这是需要我们应当尽力避免的。

随着大数据时代的到来，大数据、智能化、移动终端、云计算、物联网等新技术广泛应用，电子商务方兴未艾、蓬勃发展，电子文件迅猛增长，日益取代纸质文件成为企业文件存储的常态和主流，但电子文件的归档保存和安全利用还是薄弱环节。必须深入研究、准确把握新