会计电算化档案管理制度设计问题分析

会计电算化档案管理制度设计问题分析

【摘要】会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。因此,电算化会计档案收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。关键字：电算化；档案管理；会计

会计档案是企业在经济管理活动中产生的并作为历史记录保存的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。会计档案信息无疑会对企业的生产经营和各项管理产生重大影响。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、数据安全控制制度

会计数据的安全维护是为了确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，主要内容包括：必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失,每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份，数据保存要实行双备份。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，数据录入员、系统操作员等其他人员不得进行维护操作。另外，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。

（一）对重要资料进行备份

为了维护会计数据的安全，必须对重要资料进行备份。防止因各种软硬件故障、病毒入侵和黑客破坏等原因导致系统崩溃，造成重大损失。因此，当天的资料分两处备份，一份备份到服务器上，一份备份在自己机器上的逻辑硬盘上。

（二）防病毒安全

计算机病毒对计算机网络的影响是灾难性的，计算机网络病毒的主要来源有两种：一种来自文件的下载，这些被浏览的或是通过Internet下载的文件中可能存在病毒，而这些病毒就会感染共享文件和各种可执行文件；另一种主要来自电子邮件，大多数的Internet邮件系统提供在网络间传送附带格式化文档邮件的功能，受病毒感染的

文档或文件就可能通过网关和邮件传入局域网内进行传播。有效地防止病毒入侵，必须安装防病毒软、硬件。

（三）设置防火墙

对于内部局域网，可以通过在路由器上进行相关的设置或购买更为强大的防火墙产品来进行。对于路由器产品而言，可通过内置的IOS防火墙的设置，防范部分的攻击，而购买的

硬件防火墙，可以进一步保证局域网的安全性。

（四）信息保密防范

为了保障网络安全，可以利用网络操作系统所提供的保密措施，进行用户名登录注册，设置登录密码。由网络管理员增加用户时，设置原始密码，并在用户登录时自己修改原始密码。对文件目录设置访问权限和密码，以控制什么用户访问什么样的目录和文件。

二、电算化会计档案管理制度

电算化会计档案具有磁性化、不可见及易修改的特点，因此，电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，企业必须加强对会计档案管理工作的管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，并由专人负责管理。一个合理完善的档案管理制度一般包括合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应有定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制定出一旦档案被破坏的事件发生时相应的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

（一）数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金、银行记账凭证及日记账的输出及保管

现金收付业务要做到日清月结。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

2、转账凭证的输入、输出与保管

转账凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

3、科目汇总表、账簿打印时间

现金、银行日记账每天打印；银行余额调整表每月打印一次；总分类账和各种明细分类账每月打印一次；现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人

的文件名称及编号，并由借阅人签字。收回档案时，档案员要仔细检查其完好性，如有损坏、失密等现象，应追究借阅人责任。

4、会计档案的归档移交。

当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计档案在向单位档案部门移交时，应由会计档案管理员按归档要求认真填写“会计档案移交清册”，并分类按序将会计档案转移给单位档案部门，档案部门在核收无误后应立即在移交清册上签收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别确需拆封重新装订整理的，应会同财会部门和会计档案管理员共同进行，以分清责任。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

5、规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。

会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

结论：只有充分重视会计信息在企业管理中的地位和作用，规范会计档案信息的管理行为，优化会计和档案工作从业人员知识构成，才能保证提供高质量的会计档案信息为企业经营管理服务，为合规的利用者提供规范的会计信息服务。

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