Word2010办公软件教程

Word2010办公软件教程

1.Office办公软件简介：是美国微软公司开发的办公自动化软件，Office2010套件包括了文字处理软件Word2010、电子表格处理软件Excel2010、电子幻灯演示软件PowerPoint2010(也称幻灯片或ppt)、数据库管理软件Aceess2010等。

2.Word2010功能：作为一种文字处理软件，能够创建多种类型的文档文件，如书信文稿、计划报告等一切文字方面的处理与排版，它还可以加入图片、图形、表格对文档进行修饰和美化。在Word中处理文档有一个特点就是所见即所得，就是在屏幕中显示的效果就是打印出来的效果。

3.Word2010界面组成：主要包括[快速访问工具栏]、[标题栏]、[文件按钮]、[菜单选项卡]、[功能区]、[文档编辑区]、[滚动条]、[显示比例]等。

1）[快速访问工具栏]：在工具栏中集成了多个常用的功能按钮，可根据需要进行按钮的添加和更改。（将保存、打印预览和打印按钮显示）在窗口的右端有3个窗口操作按钮，最小化、最大化/向下还原和关闭按钮。

2）[标题栏]：显示当前文档名，

3）[文件按钮]：可以在菜单中针对文档进行新建、打开、保存、打印等操作。不同的选项卡中有不同的操作设置选项。

4）[功能区]：显示的是不同选项卡中包含的操作命令组。右下角带有 标记的按钮，表示有命令设置对话框。单击右上角的 可以显示和隐藏功能区。

5）[文档编辑区]：白色部份就如一张白纸，专门用于加工和编辑文档。

4.新建、保存、打开和关闭：

1）新建：启动Word之后会自动打开一个名为“文档1”的文档，相当于建立了一个新档。如果在编辑文档过程中要重新建立新文档，可单击[快速访问工具栏]中的“新建”按钮。

2）保存：就是将当前正在编辑的内容写入文档文件，可单击[快速访问工具栏]中的“保存”按钮。1）、新文档的保存：如果文档是第一次保存那么点击保存就会弹出“另存为”对话框。选择保存位置——输入文件名——单击保存。2）、已有文档保存：对已经有文件名的文件使用“保存”，那么不会出现对话框，单击保存按钮就可以将新的内容存入原文件中。

3）另存为：如果希望不改变原来的文档内容，就要将文档另存一份，单击“文件”——“另存为”，就会弹出“另存为”对话框。选择保存位置——输入文件名——单击保存。注意：如果二份文件保存在同一位置，不能取相同的文件名；新保存的文件和原来的文件之间是相互独立，不存在任何联系。

4）打开：打开一份已经存在的文档，可单击[快速访问工具栏]中的“打开”按钮，将弹出打开对话框，选择文件位置——单击文件名——单击打开。

文件——最近使用的文档中，存储了最近打开的近20份文档，要快速打开文档可在单击文件名。

5）关闭：完成文档的编辑后，应及时将不用的文档关闭，单击文档右上方的“关闭”按钮。

说明：如果目前文档没有保存，单击关闭，系统会提示您是否保存文档，单击“保存”将会出现“另存为”对话框，保存后关闭退出。单击“不保存”，系统丢弃当前文档，关闭退出。如果是已经保存过的文档，并且对文档有更改，系统也会提示您是否保存文档，单击“保存”，系统会直接保存后关闭退出。单击“不保存”，系统丢弃当前对文档的更改，关闭退出。

6）删除内容：键盘上有二个删除键，←键删除光标前的文字，Delete键删除光标后的文字，对于删除内容，我们更常用Delete键。

7）撤消：Word会记住对文档的操作步骤，所以可以通过撤消来撤消刚才所做的操作，也就是相当于吃了后悔药，文档被关闭后撤消的记录也被清空了。当然并不是所有的操作都是可以撤消的。

8）恢复：它是“撤消”的反过程，撤过头了要重新回到后面的状态就可以使用它，但有重新编辑文档时，反撤消就不可以用了。

5.光标与鼠标：文档里有一个不停闪烁的光标，表明目前编辑的位置，成I 形的是鼠标，单击可改变光标位置。在输入文字后光标会自动向后移，当输入到最右边时，光标会自动移到下一行，表明是同一个段落，当你想要另起一段时按Enter键（注意段落标记）。

如果要对文档的内容进行编辑，都要对操作对象进行选定。被选定的文档有底纹显示。

1）使用鼠标进行选定操作：（1）、在起始处按下左键拖曳至结尾处，放开鼠标；（2）、【双击鼠标左键】选择词组；（3）、【快速三击鼠标左键】选择1个自然段文本。（4）、在一行前单击可选定一行。（5）、在一行前单击+拖动可选定多行；（6）、在一行前双击可选定一个段落；

2）使用键盘进行选定操作：（1）、按Ctrl键+A键，选择全部内容；（2）、在文档起始位置单击，按下Shift键后在文档尾单击，可选定区域内连续的内容；（3）、按Alt键+拖动 选定矩形区域文本。（4）用键盘上的方向键←→↑↓可以移动光标在文档的的位置。

3）鼠标：（1）左键：对菜单按钮的操作，用鼠标左键单击。（2）右键功能：单击右键是弹出快捷菜单，提示我们可以进行的操作。右键就这一个功能，其他操作都是用左键。

6.字体格式设置：字体通常是由表现形状的字体、表现大小的字号以及一些具有修饰作用的成分（如下划线、字符边框、底纹等）所构成。字体的设置在“开始”选项卡中。

1)字体：指文字的形状，在软件里一般带有汉字字体和英文字体。当我们需要改变文字的字体形状时就选中相应的字体。

2)字号：控制文字的大小，要根据实际情况选择适当的字号以美化文档。标题字号选择三号或更大，正文用小四或五号。在字号大小顺序是（以从小到大排列）：八号→初号，数字越大字号越大。五号=10，也可以直接在列表框中输入数值来控制字号，比如在字号框中输入200后按Enter确定键，那么字号将是200。

3)增大、缩小字体：单击相应按钮，可将选中的文字增大或缩小1个号的大小。

4)加粗：修饰文字样式的，选中文字后点击加粗（该按钮处于按下状态），那么文字的线条被加粗。再次单击该按钮可取消加粗效果。

5)斜体：是以倾斜的方式显示文字。在文中使用突显出文字的不同。以示重点。

6)下划线：给文字或空格（在word里空格也被当作一个文字来处理）的底端加上一条横线（效果），单击边上向下三角形 弹出横线类型选择项目。单击其中的一种即可。

7)删除线：在所选文字中间划一条线，表明这段文字可以删除。

8)下标与上标：在文字的下方与上方创建小字符，如计算公式:x2+y3=?

9)文本效果：对所选文字使用外观效果（如阴影、映像、发光）

点击字体区右边的↘按钮（或单击右键——字体），打开“字体”对话框，在“字体”对话框中单击“文字效果”——“文本填充”——“渐变填充”，在预设颜色中选择“彩虹出岫”，点击关闭后确定。

10)字体颜色：改变文字颜色，单击边上向下三角形 ，弹出颜色选择框，选择一种颜色，那么被选中字体的颜色就被改变。

11)拼音指南：在选定的文字上方加上拼音标识，如国guó家j iā。

12)字符边框：

13)字符底纹：给文字添加底纹，

更改边框与底纹设置：打开“页面布局”选项卡，单击“页面背景”功能区的“页面边框”。

14)带圈字符：将文字带圈，在设置序号时很方便。○1 1 2

7.设置段落：

在设置段落时，必须选中要改变格式的段落；如果只是对当前自然段（光标所在的段落）进行操作时，可以不用选中。段落的设置在“开始”选项卡中。

1)文本左对齐：将文字左边对齐

2)居中对齐：将文字居中对齐”。

3)文本右对齐：将文字右边对齐。

4)两端对齐：同时将文字左右两端同时对齐，并根据需要增加字间矩。也是默认的对齐方式。

5)分散对齐：使段落两端同时对齐，并根据需要增加字间矩。让文本平均的占有一行宽度。

6)行和段落间距：每行之间的间距，默认是单倍行距，1.5倍行距是单倍行距的1.5倍。

点击段落区右边的↘按钮（或单击右键——段落），显示“段落”对话框。

（1）、缩进：“左侧”：将段落文字在左侧向中间移动的距离。“右侧”：将段落文字在右侧向中间移动的距离。一般文档中均设置为0。可用工具栏上的增加、减少缩进量进行快速设置。

（2）、特殊格式：首行缩进：段落的第一行首往里缩进指定距离（用空格或按Tab键）。一般在“磅值”设置为2字符（或0.75厘米）。悬挂缩进：段落中除第一行外其它行往里缩进指定距离。

（3）、段落间距：设置段落与段落之间的段前或段后的间距。突出段落，

（4）、行距：设置每行之间的间距，在行距项可选择单倍行距、最小值、固定值、2倍行距、多倍行距来设置行距（行与行之间的距离），改变设置值中的数值可更改行距大小。其中：

单倍行距：行间距为1行，即上下两行间不留空行。正常情况下使用该间距。

1.5倍行距：行间距为1.5行，即单倍行距的1.5倍。2倍行距即单倍行距的2倍。

最小值：以“磅值”中设定的值为最小间距。一般把值设为0。即行行间紧密相连。

固定值：以“磅值”中设定的值为固定行间距，一般把值设为22。

多倍行距：以“磅值”中设定的值所指定的行数为行间距，数值越大越宽。一般不使用。

注意：当选择了“单倍行距”、“1.5倍行距”、“两倍行距”时在“磅值”中不需要输入数值。

7)项目符号：是放在文本列表项目前用以强调效果的点或他符号。单击边上向下三角形 ，可更改

符号，或点击“定义新项目符号”——“符号”——在对话框中选择符号——确定。

8)编号：实现按顺序自动编号。一旦创建了编号或项目符号列表，在按下回车键后会自动产生顺序。

要取消，可以再次点击相应按钮。单击边上向下三角形 ，可更改不同类型的编号。

8.剪贴板：剪贴板允许用户从任意的Office文档或其他程序中搜集文字和图形，再将其粘贴到Office 文档中，与“复制”、“剪切”、“粘贴”命令配合使用。

1）剪切：当我们需要对一段文本移动位置时，①选中文本，②单击剪切，文本被剪掉，内容进入剪贴板，③单击新文本所在的位置，④点击“粘贴”。文本将从剪贴板被插入到光标之后。它和复制一样可以对文档内所有的文本、图片、线条、表格等内容进行操作，也可以对文档外的内容进行操作。在windows 里通用。

2）复制：对文本进行复制，方法同剪切，同样需要使用“粘贴”命令对文本进行粘贴。它与“剪切”唯一不同之处就是被复制的内容还在原来的位置上。而剪切却把文本从原来的位置上挪走了。

3）粘贴：将最近一次剪切或复制的内容，粘贴到文档中，如多次单击粘贴按钮将同一项内容进行多次粘贴。剪贴板可容纳24个项目，在复制第25个项目时，剪贴板中的第一个项目将被删除，要查看已经复制在剪贴板中的内容，可单击“剪贴板”↘按钮显示剪贴板，单击要粘贴的项目，逐项粘贴。

4）无格式粘贴：

或单击“选择性粘贴”，在对话框中选择“无格式文本”再确定。

5）格式刷：用格式刷可以将文本设置成相同的格式，①单击已经排好的格式，②点击格式刷，光标变成了一个刷子，③刷过文本。那么该段内容也就被刷成了同样的格式。

以上操作可以在右键的快捷菜单中出现，平时使用时，可以先选中文本后在选定文字内单击右键，加快操作速度。也可用键盘组合键来完成：Ctrl+X表示剪贴。Ctrl+C表示复制，Ctrl+V表示粘贴

6）移动：是指将选定的文档内容从一个位置移到另一个位置。用鼠标左键直接拖曳至目标后放开鼠标即可（相当于剪贴操作）。在拖曳中如果按住Ctrl键，可以完成复制操作。

9.编辑：在“开始”选项卡最右边的“编辑”选项中，有三个命令，查找、替换与选择。

1）查找：用于在文档中快速确定给定文本的位置。在“导航”窗格中输入要查找的文本，则查找的内容以黄色底纹显示。单击上一处、下一处可查找其他相同内容。

2）替换：可以快速的将文件中的一个内容替换成另一个内容，主要用于更改输入的错误。单击“编辑”——“替换”，在“查找内容”框中输入查找的内容，在“替换为”框中输入要替换成什么的内容。单击“替换”或“全部替换”。或单击“查找下一处”进行一个个选择性的替换。不仅可以替换内容，还可以替换格式。点更多》——在格式或特殊格式中设置。

3）选择：单击选择按钮，可以进行“全选”和“选择对象”。

10.页面设置：编辑一篇文稿，首先要进行页面设置，以确定版面大小与实际纸张一样，才能正确打印出文档。打开“页面布局”选项卡，在“页面设置”功能区中进行设置。

1）文字方向：可以将文本按水平或垂直方向排列文字。

2）页边距：文档中的文字将与页边相距多少。可单击“自定义边距…”，建议边距均设为2厘米。

3）纸张方向：纵向和横向二种纸张排列方式。

4）纸张大小：设置当前页面的大小，目前办公用的纸张大小为A4纸，如果当前没有你用的纸张大小，可单击“纸张大小”——“其它页面大小”，输入宽度和高度——确定。

5）分栏：是报刊中常见的一种版面编排方法，是将文字在选定范围内或整页分成两栏或几栏显示。对分栏进行设置点击“更多分栏…”，可以在栏数中的增减框里输入栏数，可以设置栏宽度、栏间距，选中“分隔线”前的复选框那么在栏与栏之间将出现一条竖线。

6）分隔符：将文档从光标处强制另起一页。点击“分隔符”——“分页符”：也可用键盘Ctrl+Enter。

7）行号：在文档的每一行的旁边边距中添加行号。

8）页面边框：添加或更改页面周围的边框，可以设置方框、阴影、艺术型等。

9）水印：是显示在文档文本后面的文字或图片。增加趣味性或标识文档的状态。在下选中选一种样式，或通过“自定义水印”，使用自己要求的样式与文字。如果不要水印，在下选中单击“删除水印”。

10）页面颜色：改变页面的背景颜色。

11）稿纸设置：采用稿纸方法显示纸张。

11.表格的创建：在一份文档中，经常会用表格或统计图表来表示一些数据，它可以简明、直观的表达出作者的意思。比如成绩单、课程表、销售统计表等。表格是由水平“行”和垂直“列”组成，交叉形成的部分是单元格，每个单元格是一个独立的编辑区域。

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1）创建表格：

（1）利用虚拟表格创建：在“插入”选项卡中单击“表格”，在表格网格框中移动鼠标，在需要的方格位置上单击。（2）利用插入表格对话框：在“插入”选项卡中单击“表格”——插入表格，在列数和行数中输入数字——确定。（3）绘制表格：在“插入”选项卡中单击“表格”——绘制表格，鼠标变成铅笔的形状，可以在文档内绘制表格。绘制完成后按Esc 键结束。

2）选择表格：当把光标放在表格中时，系统会出现新的菜单“表格工具”，在“布局”选项卡中的“表”，可以进行（1）选择单元格；（2）选择列；（3）选择行；（4）选择表格，对整个表格进行选中。也可以用鼠标对行、列、单元格进行选择。

3）表格的修饰：当把光标放在表格中时，系统会出现新的菜单“表格工具”，在“设计”选项卡中的“绘图边框”功能区中可以对表格进行修饰。（1）擦除：可以擦除表格中不需要的边框；（2）设置样式：线型：控制表格的线型的。粗细：控制线条的大小的。笔颜色：控制线条的颜色。注意：要按要求绘制表格时，必须先设置后再绘制。（3）表格框线：我们理解表格的框线时是在选中的单元格中，用 田 字型来理解，分为 外侧框线、内侧框线；上、下、左、右等方式的框线，根据不同的要求应用

不同的工具来改变线条属性。也可以用笔来重绘，方便的改变线型。在框线中可以绘制斜

线。（4）底纹颜色：给选中的单元格或目前正在编辑的单元格添加底纹颜色。

12. 表格结构的编辑：在“布局”选项卡中进行相关操作

1）行和列操作：在“行和列”功能区，可以对表格的行和列进行插入和删除操作。或在表格中单击右键，在快捷菜单中进行操作。

2）合并与拆分单元格：在“合并”功能区，（1）合并单元格：将选中的2个或2个以上 连续 的单元格变成一个更大的单元格。（2）拆分单元格：将一个单元格或多个单元格拆分成多个或更多的单元格。

（3）拆分表格：是将一个表格从选定的位置开始分成两个表格

3）单元格大小：在“单元格大小”功能区，（1）指定行高、列宽；输入数字后确定，可以精确的设计表格。或在“表”功能区中点属性，在属性对话框中进行设置。（2）分布行、分布列：对选中的行或列进行平均分布，大小一致。（3）通过鼠标拖曳改变行高或列宽：鼠标指向表格线上，变成一个垂直的双向箭头时拖动可以改变大小。

4）对齐方式：（1）对齐方式：是文字在单元格内的位置，在“对齐方式”功能区，提供9种对齐方式，其中比较常用的中部居中对齐。（2）文字方向：更改单元格中文字的方向。（3）单元格边框：自定义单元格边距，一般情况下不要设置，如果想在单元格中容下更多的字，可以把边距均设置为0。

13. 表格中的数据处理：在“布局”选项卡—— “数据”功能区。

1）排序：对选定的数据区进行排序，在排序对话框中可以按主要和次要关键字来排序，或在类型中选按 数字或拼音方式。对汉字的排序应采用拼音。

2）重复标题行：当表格多于一个页面时，从第二页开始就看不到表格的表头，使用重复功能，可以使指定的标题行重复出现在每一页表格的开头。

3）fx 公式：在弹出的“公式”对话框中，在“粘贴函数”里选择需要的公式。公式以=号开头，在“公式”里输入范围，比如：=sum(above),表示求当前单元格上方的数据之和，如果把above 改为left ，那么就是求左边数据之和，right 表示右边数据之和。求平均值函数：AVERAGE().

掌握利用“表格”菜单下“公式”，在对话框中求单元格数据中的 + - * /。行用 1 2 3……顺序来表示，列用A B C ……顺序表示。单元格用A1 A2 B1 B2等名称来表示。所以在C2中求A2 B2的乘积方法是：在A3单元格中单击，“表格”——“公式”，在对话框中输入公式：= A2*B2

4）转换成文本：将表格转换成文本，选择每个数据之间的文字分隔符。

5）将文本转换成表格：将排列整齐的文本转换成表格的形式。在“插入”选项卡—— “表格”功能区——表格——文本转换成表格。

14. WORD 对象的插入：在Word 中，除了文字之外，还有图片、艺术字、图表、公式等，这些非文本的内容都是用特定的工具编辑的，称为对象。在“插入”选项卡—— “插图”功能区。

1）图片：将插入来自文件的图片。

2）剪贴画：剪贴画是word 收藏集中的图片，在右侧窗格中的搜索文字框中输入搜索内容（例如computer ），单击“搜索”，单击准备使用的剪贴画。

3）形状：在Word 中提供了许多类图形，如线条、基本形状等，利用这些自选图形可以绘制出常用线段、箭头、规则和不规则的几何图形。当绘制时可以同时按住shift 绘制。

4）SmartArt 图形：用于在文档中演示流程、层次结构、循环或关系。

5）屏幕截图：单击屏幕截图——屏幕剪辑，可以将屏幕一部分的图片插入到文件中。

6）艺术字：插入一些具有美感的艺术字，用于制作漂亮的封面文字或标题文字，起到装饰文档的作用，在“插入”选项卡—— “文本”功能区。艺术字被当成图形对象，有别于一般文字。

7）公式：插入常见的数学公式，或者使用数学符号库构造自己的公式。()

3+++=

∑X C B A M 8）符号：插入键盘上没有的符号。

9）文本框：文本框是一种图形对象，作为存放文本、图形的容器，可以实现图形和文字的混排，可以将它们作为一个整体放置在页面的任何位置。

15.图片和图形的修改：

单击图片就可以选中图片，系统会出现“图片工具”菜单。允许对图片格式进行操作。

单击自选图形就可以选中自选图形，系统会出现“绘图工具”菜单。允许对图形格式进行操作。

1）改变大小和位置：单击图片后，图片四周将出现8个小控点，将鼠标移至图片上，鼠标指针变成十字箭头指针时可以移动位置，变成双向箭头（←→）时可以改变大小。

2）改变图片样式：在图片样式功能区中系统提供了28种样式，还可以在图片边框中对边框的颜色、粗细、线型进行设置。在图片效果设置图片视觉效果，设置的好可以产生专业级的图片修饰效果。

3）自动换行：在“排列”功能区中，更改图片周围的文字环绕方式。常用的有“嵌入型”、“四周型”、“上下型”、“衬于文字下方”、“衬于文字上方”，可在“其他布局选项”中进行更多调整。

4）旋转：对图片进行旋转操作，可以在“其他旋转选项”中进行更多调整。

5）裁剪：在“大小”功能区，裁剪可以对图片四周的图形进行修剪，去掉不想显示的部分。

6）大小：可以调整图片的高度与宽度。

7）在图形中添加文字：在绘制的图形上单击右键——添加文字。可以将图形转换成文本框。

8）修改艺术字样式：选中艺术字后，在绘图工具菜单——格式——艺术字样式中，进行设置。

9）组合图形：将多个图形进行组合成一个整体。可以在图形上方右键——组合，也可以将组合在一起的图形取消组合，每个图形重新成为一个单体。

10）设置SmartArt图形：在SmartArt中可以进行设计与格式的修改，包括更改布局，更改样式，更改形状，更改颜色等。

16.WORD的视图功能：是指查看或编辑文档的视觉效果。为满足不同用户对各种文档的编辑习惯，word 提供了多种视图方式。在“视图”选项卡。

1）文档视图：在“视图”选项卡——“文档视图”功能区。（1）页面视图：一页一页稿纸方式显示，显示的效果就是打印出来的效果，是常用的方法。（2）Web版式视图：用网页的方式查看文档，让屏幕显示更多的文字。并自动适应页面的宽度。

2）显示：在屏幕上控制是不显示“标尺”、“网格线”和“导航窗格”。

3）显示比例：它是起放大镜的作用，控制的是显示的比例，比如我们选择显示比例为200%，那么窗口内的字体将被变大一倍显示出来，使我们看的更清楚，也可以在显示比例框中直接输入显示比例。比如输入75%，文档将以原来的75%方式显示。但要记住：放大只是显示效果上变大，原文档并没有发现变化。显示比例可以在右下角的比例控制框中快速设置。

17.Word的其他功能：

1）打印预览：可以在“自定义快速访问工具栏”，把“快速打印”和“打印预览”二个工具显示出来，也可以单击“文件”——“打印”。（1）快速打印：可以直接打印当前文档的所有内容；（2）打印预览：在打印前，先进行预览，查看文档编排效果后，再确定是否打印，在预览中可以对打印选项进行设置。

份数：表示要将当前文档打印几份。

打印所有页：打印文档的所有页面。其中还有“打印当前页面”、“打印所选页”、“打印自定义范围”、“打印奇数页”和“打印偶数页”。或面页数中输入数字，表示打印那些页面。（1,3,5,9-15）

单面打印；设置纸张方向；设置纸张大小；进行页面设置，完成后只要单击“打印”就可以。

2）设置文档权限：文件——信息——保护文档——用密码进行加密。输入密码后保存，在下次打开时就要求输入密码。（注意：密码一定要记住，忘了就打不开了）。

3）自动保存：文件——选项——保存——保存自动恢复信息时间间隔。为了防止意外没有保存，可以设置自动保存时间间隔为2分钟。让电脑在间隔时间内自动保存文档，减少损失。

4）页眉和页脚：页面正文的顶部空白称为页眉，页面底部空白称为页脚。并且该内容会出现在后面的每一页中。

（1）创建页眉：单击“插入”——页眉——编辑页眉，输入文字、图形或图片等。

（2）创建页脚：单击“插入”——页眉——编辑页脚，或在编辑页眉时单击“转至页脚”。一般在页脚插入的是页码，单击“页码”——页面底端——“加粗显示的数字2”。注意“页码的数字不能自己输入，一定要采用系统提供的，否则页码不会在每一页自动变化”。

（3）删除页眉和页脚：单击“插入”——页眉——删除页眉或页脚。

5）字数统计：单击“审阅”选项卡，在“校对”功能区，单击“字数统计”可显示统计信息。

6）屏幕截图：单击“插入”选项卡——屏幕截图——屏幕剪辑，拖动鼠标进行选择区域，将屏幕进行截图并作为图片插入到文档中，在进行屏幕截图时，当前文档会被隐藏。

7）首字下沉：将段落的第一个字变得很大，单击一个段落，单击“插入”选项卡——首字下沉——首字下沉选项，可以进行相应设置。