EXCEL讲义汇总

EXCEL讲义

前言 EXCEL简介（略）

注意与WORD在表格处理上的区别

第一章 EXCEL基础操作

一、启动和退出EXCEL

1、启动EXCEL

方法一：开始菜单

方法二：桌面EXCEL图标

方法三：直接双击EXCEL文件（.xls）

2、退出EXCEL

方法一：单击EXCEL标题栏右端的关闭按钮（注意关闭当前文档与关闭EXCEL的区别）

方法二：点击菜单文件→退出

方法三：快捷键 alt + F4

★小技巧：快速关闭所有打开的Excel文件

按住“Shift”键不放，然后用鼠标单击“文件”菜单，此时“文件”菜单下的“关闭”命令就变为“关闭所有文件”命令。选择此命令后，Excel就会根据打开的Excel文件的新建和修改状态弹出相应的消息框。

二、EXCEL工作界面

?标题栏

?菜单栏

?工具栏

?编辑栏和名称框

?工作表编辑区（单元格）

工作表的基本单位是单元格，其名称由列标和行号组成，列标在前，行号在后。行号由1，2，3……组成，共65536行，列标由A，B，C……组成，共256列

单击某个单元格，其框线变成粗黑线，则该单元格称为当前单元格或活动单元格，当前单元格的地址（名称）显示在名称框中，而内容显示在当前单元格和编辑栏中

★小技巧：如何去掉网格线

执行菜单工具→选项→视图，找到“网格线”，取消选择即可

网格线一般情况下在打印时是不会打印出来的，要想打印出来，可执行菜单文件→页面设置→工作表，将“网格线”打上对勾即可

?滚动条

?工作表标签

?状态栏

用于显示当前命令或操作的有关信息，如在为单元格输入数据时，状态栏显示“输入”，完成输入后，状态栏显示“就绪”

注意：要区分工作簿与工作表

工作簿是一个EXCEL文件（扩展名为XLS），其中可以包含一个或多个工作表。一个新的工作簿默认有3个工作表，分别命名为sheet1、sheet2、sheet3。（工作表的默认数可以改变，

点击菜单工具→选项→常规→新工作簿内的工作表数，最多255个）工作表的标签名可以修改。用户可以把多个内容相关的工作表放在一个工作簿中

工作表就是一张表格，由含有数据的行和列组成，单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表

三、工作簿的操作

1、新建工作簿

方法一：每次启动EXCEL，自动创建一个新工作簿

方法二：单击常用工具栏的“新建“按钮

方法三：点击菜单文件→新建（可以使用向导模板）

方法四：快捷键ctrl+n

2、保存工作簿

方法一：单击常用工具栏的“保存“按钮

方法二：点击菜单文件→保存

方法三：快捷键 ctrl+s

注意：保存时可以加密、设置自动保存时间间隔

3、打开工作簿

方法一：双击要打开的XLS文件

方法二：单击常用工具栏的“打开“按钮

方法三：点击菜单文件→打开

方法四：在文件菜单中单击最近使用过的文件（默认为4个）

注意：EXCEL允许同时打开多个工作簿

四、工作表的操作

1、选定工作表

选定单个工作表，单击相应的工作表标签

选定多个相邻的工作表，单击第一个工作表标签，然后按住shift键单击最后一个工作表标签

选定多个非相邻工作表，单击第一个工作表标签，然后按住ctrl键单击其他工作表标签2、插入工作表

方法一：在工作表标签处右击鼠标，选“插入”

方法二：执行菜单“插入/工作表”

注意：均是在当前工作表之前插入

如果要插入多张工作表，则同时选定与待插工作表相同数目的工作表标签，然后执行上面操作即可

3、移动或复制工作表

(1) 在同一工作簿中移动（或复制）工作表

单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住ctrl键）工作表标签到目标位置即可。

(2) 在不同工作簿间移动（或复制）工作表

打开源工作簿和目标工作簿

在源工作簿中要移动（或复制）的工作表标签处右击鼠标，选“移动（或复制）工作表”，出现“移动（或复制）工作表”对话框

在“工作簿”处选目标工作簿，在“下列选定工作表之前”处选定在目标工作簿中的插

入位置

单击“确定”（若复制，则需选中“建立副本”）

注意：在不同的工作簿之间移动或复制，两个工作簿必须都打开

4、隐藏工作表

执行菜单格式→工作表→隐藏

取消隐藏：格式→工作表→取消隐藏

5、保护工作表

执行菜单工具→保护→保护工作表

★小技巧：工作表保护的口令忘记了怎么办？

如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

6、删除工作表

方法一：在要删除的工作表标签处右击鼠标，选“删除”

方法二：执行菜单编辑→删除工作表

7、重命名工作表

方法一：双击要改名的工作表标签，输入新名字即可

方法二：右键单击，在快捷菜单中选“重命名”

五、单元格的选择

单元格区域指的是由多个相邻的单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格名称、冒号和右下角单元格名称组成，如B2：F6

1、选定单个单元格

直接单击

2、选定连续的单元格区域

方法一：用鼠标直接圈选

方法二：单击要选定区域的左上角单元格，按住shift键，再单击要选定区域的右下角单元格（适合于面积区域选择）

3、选定不连续的单元格区域

按住ctrl键，使用鼠标拖动

4、选定整行（列）单元格

单击行号或列标即可。

沿行号或列标拖动鼠标，可选择相邻的多行或多列。或先选定第一行（列），按住shift键，再选定最后一行（列）

按住ctrl键再点击其它的行号或列标，可选择非相邻的多行或多列

5、全选单元格

单击“全表选择”框（工作表第0行第0列）

第二章工作表的数据输入

单元格是EXCEL工作簿的最小组成单位，在同一时刻，只有一个单元格为活动单元格，它的地址或名称将出现在名称框中。

EXCEL允许用户向单元格输入中、英文文本、数字或公式与函数。在输入或编辑时当前活动单元格的内容同时显示在编辑栏中。

1、输入数据的步骤

方法一：单击单元格，输入数据，按回车

方法二：单击单元格，在编辑栏中输入，单击“√”确认

方法三：双击单元格，出现插入点后再输入数据，按回车

注意：后两种方法适合于修改数据时使用

按回车后活动单元格自动移至下一行，若要改变方向，可点击工具→选项→编辑→方向进行调整

★小技巧：如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定这些单元格，然后输入数据，按ctrl+回车，即可向这些单元格同时输入相同的数据

★小技巧：在单元格里输入回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。我们可以在要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。

★小技巧：欧元符号€可以按住alt键，再按数字键区的0128即可。

2、输入文本数据

文本在单元格内左对齐

3、输入数字数据

所有数字在单元格中右对齐

应注意如下规则：

?位数较长时自动以科学记数法表示，如输入3410000时会自动显示3.41e+6

?可使用千位分隔符“，”

?分数应使用整数加分数的形式，以避免将输入的数字视作日期，如“1/2”应输入“0 1/2”

?若将数字做为文本是，则在其前加”‘“(必须为半角)，如编号”0001”，应输入”

‘0001”，身份证号”370102************”，应输入”‘370102************”4、输入日期和时间

时间和日期在单元格内右对齐

使用日期和时间时应注意如下规则：

格式：使用“/”或“-”分隔日期，使用“：”分隔时间；若要在同一单元格中输入日期和时间，可用空格分隔。如“2003-3-8 12：03：08”

时间以24小时制显示，如果要以12小时制显示，则在时间后留一空格，再输入AM或PM（或A、P），表示上午或下午

输入当天日期，按 ctrl+；输入当时的时间，按ctrl+shift+；

二、提高输入效率方案

1、记忆式键入

如果用户在单元格内重复键入前面单元格内容的前几个字符，EXCEL会猜测用户正在键入的重复信息并帮用户完成所输入的文字

点击工具→选项→编辑，取消“记忆式键入”复选框的选择即可

2、选择列表（按alt +↓快捷键）

只要用鼠标右键单击某一列的一个空单元格，选择“选择列表”命令，在该单元格下面会出现这一列中已经输入的内容列表，可以从中选择一个，而不必再重输一遍了。

3、自动填充功能

当相邻单元格要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用EXCEL的智能填充功能实现快速输入

(1) 在一行或列中复制数据

方法一：选定要复制数据的单元格，拖动单元格的填充柄至所有要填充的单元格，松开左键即可

方法二：点击菜单编辑→填充（向下、向右、向上、向左）

(2) 以序列数据填充

某些特殊数据在相邻单元格中将按序列增长而非简单的复制，如星期、月份、季度，或有规律的数字（如1，2，3……等）。

操作步骤：

1)在单元格中输入数据序列中的起始值（若为数字序列时，要输入前两个单元格的值，

以说明序列的依据或步长，或者按ctrl拖动，可使数字以1递增），如“一月”、“1、7”

2)选定该单元格或单元格区域

3)拖动填充柄至目标单元格即可

注意：

?向下、向右拖递增，向上、向左拖递减

?要指定序列类型，如等差或等比序列，可按住右键拖动填充柄至目标区域，松开时

在快捷菜单中选择相应的命令即可。

?日期数据拖动时以天为单位递增(按ctrl键则不递增)

三、数据有效性

用户在输入数据前可以首先限定取值范围，在输错时系统可以自动提醒禁止用户输入错误的数据

方法：

选择目标单元格

执行数据→有效数据，出现“数据有效性”对话框

设置有效数据条件、输入信息提示、出错警告等

四、批注

给一些特殊数值或公式的单元格添加批注，能使用户更容易记忆、理解相应单元格的信息1、插入批注

选中要加批注的单元格，执行菜单插入→批注

2、查看批注

将鼠标指针指向目标单元格，批注信息会自动显示

3、编辑批注

右键单击目标单元格，选“编辑批注”

4、删除批注

右键单击目标单元格，选“删除批注”

第三章工作表的编辑

一、移动与复制单元格数据

方法一：拖动鼠标法

选定要移动或复制的单元格区域

将鼠标指针移动所选区域边线上，然后拖动（按ctrl键复制）到目标区域即可

注意：

在拖动时，同时按住shift键可进行插入式移动，按住ctrl+shift键可进行插入式复制（此时在目标位置显示大“I”型光标）

若拖到的目标单元格内有内容，则提示“是否替换目标单元格内容？”

方法二：剪贴法

菜单编辑→剪切、复制、粘贴

常用工具栏剪切、复制、粘贴按钮

Ctrl+c ctrl+x ctrl+v

★小技巧：使用以上方法，将会移动或复制单元格的内容和格式，如果要分离它们，有选择的移动或复制，可以点击菜单编辑→选择性粘贴，进行相应指定

★小技巧：选中某行数据复制，再点击菜单编辑→选择性粘贴，选“转置”，可实现行列转置

★小技巧：利用选择性粘贴快速地批量修改数据

假如有一份Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：

首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

二、插入与删除单元格

1、插入行、列、单元格

(1)插入行（列）

方法一：执行菜单插入→行（列）若事先选定N行（列），则可以插入N行（列）

方法二：右键单击鼠标，在快捷菜单中选择“插入→整行（整列）”

注意：EXCEL默认在当前行的上方、当前列的左侧插入

(2) 插入单元格

方法一：执行菜单插入→单元格

方法二：右键单击鼠标，在快捷菜单中选择“插入→单元格”

注意：选定的单元格数目应与待插入的空单元格数目相同

2、删除行、列、单元格

(1)删除行（列）

方法一：选择要删除的行（列），执行菜单编辑→删除

方法二：右键单击鼠标，在快捷菜单中选择“删除”

(2)删除单元格

方法一：选择要删除单元格，执行菜单编辑→删除

方法二：右键单击鼠标，在快捷菜单中选择“删除”

三、清除单元格

单元格的属性包括内容、格式、批注及全部，EXCEL可根据用户需要清除相应的属性，并且清除后的单元格仍可保留在工作表中。而删除单元格时，被删除的单元格将从工作表中消失，所以要注意两者的区别

方法：执行菜单编辑→清除即可

注意：如果按del或backspace键，将只清除单元格的内容而保留其中的格式

四、查找与替换（略）

注意：利用替换功能可以将某列中的值删除掉

例如要将某列的值从“2002*******”转为“*******”

假定“2002*******”处于A列，选中整个列后，按“Ctrl+H”组合键调出“替换”窗口，在“查找内容”一项填入“2002”（引号不用），“替换为”保留为空，单击“全部替换”后则成功进行了转换。

第四章格式化工作表

一、调整行高或列宽

方法一：将鼠标指针移到行号或列标的分界线上（行的下边界，列的右边界），变成分隔光标时，拖动鼠标即可（选中多行（列），拖动任一行（列）的分界线，可同时改变多行（列））方法二：执行菜单格式→行→行高或格式→列→列宽

二、设置数字格式

方法一：用格式工具栏

如货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数点位数、减少小数点位数等

方法二：执行菜单格式→单元格→数字

三、设置文本格式

方法一：用格式工具栏

方法二：执行菜单格式→单元格→字体

四、设置对齐方式

EXCEL默认文本左对齐、数字右对齐

方法一：用格式工具栏

方法二：执行菜单格式→单元格→对齐

五、设置单元格边框和底纹

方法一：用格式工具栏

方法二：执行菜单格式→单元格→边框（或图案）

★小技巧：如何做斜线表头？

先在单元格上单击鼠标，先输入右上端文本“科目”，按Alt+Enter键，再输入左下端文本“姓名”，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。将此单元格文本左对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。

在此单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。注意：也可以在word中做好斜线表头，再复制粘贴过来

六、快速设置单元格格式

1、使用格式刷

注意：格式刷仅复制单元格格式，不复制内容

2、自动套用格式

执行菜单格式→自动套用格式（有17种）

七、设置条件格式

在EXCEL中，可以为满足一定条件的单元格设置特殊格式。比如，将成绩表中不及格的分数用红色显示

方法：执行菜单格式→条件格式

第五章公式与函数

一、输入公式

1、公式形式

输入的公式的形式是： =表达式

如 =2+3 =a1-a2

2、运算符

如果要在某列单元格内容上统一添加相同的数据，比如在电话号码前加8，可以使用&运算符

如A列为电话号码，可以B列的B1单元格中输入 =”8”&A1，然后拖动填充柄复制即可3、修改公式

先选中包含公式的单元格，在编辑栏中修改；或双击单元格，直接修改

注意：按ctrl+~（波纹）键，可以在公式和结果之间切换显示

4、举列

在表格中，一般是以单元格名称代表数据进行运算

如 =a1+a2+a3 =a1/a2

二、复制公式

很多形式类似、单元格有规律变化的公式不必重复输入，可以采用复制公式的方法，通过单元格的引用进行推算

方法：拖动单元格的填充柄

双击填充柄，可将公式一次性复制到整列中

单元格的引用分为相对引用、绝对引用

1、相对引用（默认）

随公式复制的单元格位置变化而变化的单元格引用称为相对引用

2、绝对引用

在复制公式时，该项地址引用不改变，这样的单元格引用称为绝对引用

方法：在普通单元格名称前加$ 如单元格d1写作 $d$1

三、自动求和

常用工具栏自动求和按钮

注意：在单元格区域引用时，连续区域用“：”分隔，不连续区域用“，”分隔

★小技巧：选定单元格后，Excel 将在状态栏(就是Excel 2000工作表窗口底部的水平区域，如果未显示，可单击“视图”菜单中的“状态栏”命令)中显示单元格区域的总和，因为Excel 2000启动时会将自动计算缺省设置为“求和”。当我们需要计数时，右击状态栏，从显示的快捷菜单中单击“计数”。这样，当我们选择一个数据区域后，系统会自动显示选定区域内单元格的数目。

四、函数

函数实际上就是一种公式，它将用户经常用到的公式和一些特殊的计算作为内置的公式提供给用户，当输入公式比较复杂时，用函数代表公式，将大大提高计算的效率。EXCEL共有9大类，几百个函数。

函数的形式：函数名（参数）

使用方法：

常用工具栏的“粘贴函数”按钮

执行菜单插入→函数

常用函数有：sum、average、count、max、 min、

第六章管理数据

在EXCEL中，可以对数据表进行排序、检索、筛选、分类汇总等管理操作。为了能正确的对数据表进行以上处理，用户在建立表时应注意以下事项：

避免在一个工作表中建立多个数据表，最好一个工作表中建立一个数据表

在数据表的第一行建立各列的标题，列标题使用的字体、格式等应与数据表的数据相区别同一列的数据的类型应一致

不要在数据表中放置空白行或列

一、排序

排序的依据称为关键字，有时关键字不止一个，则第一个关键字称为“主关键字”

，第二个关键字称为“次关键字”，仅当主关键字列中有相同数据时才起作用。

方法一：常用工具栏“升序”或“降序”按钮（只能按一列排序）

方法二：执行菜单数据→排序（可以按多列排序）

注意：通过排序，可以将表中的空行去掉

二、筛选数据

筛选包括自动筛选和高级筛选

1、自动筛选

执行菜单数据→筛选

要取消筛选，则执行菜单数据→筛选→全部显示即可

★小技巧：自动筛选可以帮助用户快速删除特定的数据

假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”＼“筛选”＼“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”＼“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。

如果要快速删除工作表中的空行，可使用上例的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。

2、高级筛选

如果筛选条件涉及多个字段，可用高级筛选完成

(1)构造筛选条件

在数据表的下方输入字段名，并在字段名的下方输入筛选条件值

“与”关系的条件必须在同一行

如年龄>=20且工资>2000

年龄工资

>=20 >2000

“或”关系的条件必须在不同行

如年龄>=20或工资>2000

年龄

>=20 工资

>2000

(2) 执行高级筛选

执行菜单数据→筛选→高级筛选

在数据区域栏中指定数据区域（即数据表区域）

在条件区域栏中指定筛选条件区域

注意：可以将筛选结果复制到其它位置显示，而不影响原数据

三、分类汇总

对于进行了排序的数据，可以按照某一字段分类（字段中值相同的归为一类），并分别为各类数据的一些数据项进行统计汇总，如求和、求均值、最大值、最小值等。

需要注意的是：在汇总之前，首先要按分类字段进行排序

方法：执行菜单数据→分类汇总

第七章图表

数据以图表显示出来更直观、易懂。

图表有两种类型：嵌入式图表、独立图表

方法：单击常用工具栏的“图表向导”按钮

执行菜单插入→图表

第八章打印工作表

页面设置（注意顶端标题行的设置）、打印预览、打印等（略）