(董事会管理)董事会办公规章制度 (草稿)

山东亿嘉农化有限公司董事会办公室

规章制度

(草稿)

二零一一年五月

目录

第一章董事会办公室概要 (4)

第二章工作时间 (4)

第三章员工基本守则 (5)

第四章学习、进修制度 (6)

第五章设备购买及使用规定 (7)

第六章文件、资料和合同管理制度 (7)

第七章印鉴使用规定 (8)

第八章费用报销规定 (9)

根据国家有关法律、法规和各项财政政策、及山东亿嘉农化有限公司的规章制度，结合董事会办公室具体情况制定本规定。

第一章董事会办公室概要

董事会办公室为董事会的日常办事机构，属董事会秘书直接领导。负责董事会和股东大会的日常工作；协助筹备股东大会、董事会和监事会；协助董事会秘书履行投资者关系管理工作和信息披露工作，并协助董事会秘书与证券监管机构、中介机构、证券交易所等进行联系与沟通；协助组织编制公司定期报告（年报、中报、季报）、临时报告（董事会、股东会、监事会、重大事项等公告），并准确及时向监管部门报送和发布；负责股东接待及信息反馈等工作，负责公司在证券媒体的形象宣传工作。

第二章工作时间

第一条上班时间为周一至周五9：00 – 17:00 其中12：00 – 13：00为午休时间

第二条国家法定假日12天（元旦1日、春节3日、妇女节半日、清明1日、劳动节1日、青年节半日、端午节1日、中秋节

1日、国庆节3日）

第三条带薪年假：员工累计工作已满1年不满___年的，年休假___天；已满___年不满___年的，年休假___天；已满___年的，

年休假___天。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假

期。员工休年假必须提前___个工作日向董事会秘书申请，

并报人力资源部备案。

第四条婚假和产假：参照有关规定执行。员工享受婚、产假须经总经理审批后，安排好自己的工作，方可休假。

第五条丧假：员工配偶、直系亲属和在一起生活的岳父母死亡可以请丧假，假期不超过5天，到外地奔丧的可根据实际需要适

当延长假期，丧假不包括公休日和法定假日。员工丧假须经

董事长审批后，安排好自己的工作，方可休假。

第三章员工基本守则

为谋求公司发展与员工福祉，全体员工应遵守下列各项所订之服务守则：

第六条员工应忠勤职守，遵守公司一切规章，服从主管人员的合理指挥，不得敷衍塞责，主管人员对员工应亲切指导。

第七条员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高质量，增加生产，对外应保守业务或职务上的机密。

第八条员工负有保密义务，凡涉及公司和董事会方面者，未经许可，不得对外发表。

第九条员工应尊重公司信誉，除办理公司或董事会指定任务外，不得擅用公司或董事会办公室名义。

第十条员工报告工作应循级而上，不得越级呈报，但紧急或特殊情况

不在此限。

第十一条员工应自觉维护室内清洁卫生，保持工作场所肃静、整洁。第十二条公司员工必须保持良好的职容风纪，上班必须着装整齐。

第十三条公司员工未经同意，不得为自己或第三人从事与公司相同或类似的事物。

第十四条员工不得因职务上之便接受招待，或受馈赠、回扣或其它不法利益。

第十五条员工对外接洽事项，应态度谦和，不得有骄傲满足以损害本公司名誉的行为。

第十六条员工应依照规定时间上下班，除出差请假外。

第四章学习、进修制度

第十七条参加与工作相关的职称、资格证或课程培训或考试的员工可申请学费资助，经批准后，员工可报销其参加培训或考试

的费用。

第十八条以下情况员工须返还所享受的学费资助：

1 由于个人原因未参加或完成课程或考试；

2 完成课程或考试后12个月内由于个人原因离职需返还所

报销课程或考试费用的50%。

第十九条员工可享受不超过___天的带薪假期去准备其培训或资质考试。

第五章设备购买及使用规定

第二十条设备基本分为：固定办公设备和移动办公设备。固定办公设备包括：台式电脑、传真机、扫描仪、装订机、打印机等；

移动办公设备包括：笔记本电脑、便携式打印机、刻录机、

摄像机、数码相机、移动存储设备等。

第二十一条由于工作需要添置设备，应事先填写书面申请，经报销审批人批准，再由公司行政部门安排购买。

第二十二条固定设备因长期使用，归员工个人或部门向公司长期借用，使用人或部门同时有保管和维护的责任；

第二十三条移动设备使用时，需向库管办理借用手续，使用完后应归还给库房。

第二十四条在借用过程中，如因个人疏忽或操作上的失误，而导致设备的丢失或人为性的损坏，并给公司造成一定的经济损

失，公司将酌情对借用人或部门进行经济索赔或处分。

第二十五条固定办公设备、移动办公设备，由固定人员负责领用登记和保管。借用设备时由管理员负责登记记录。

第六章文件、资料和合同管理制度

第二十六条范围：系指公司和董事会所签属的文件，包括记录、信函、文件、合作协议、合同等。

第二十七条公司或董事会的文件、传达各部门的文件、各部门之间

的文件、会议记录、决议等等文件，由专人负责传达、保存

工作。

第二十八条合同文件一般由部门负责人负责起草，由财务人员对成本进行核算，董事长审核。

第二十九条文件、资料和合同由公司或董事会指定人员管理，进行分类、建档、保存、备份等工作。

第七章印鉴使用规定

第三十条印鉴由专人负责管理和使用，印鉴管理人员必须坚持原则，办事公正，对工作认真负责，有高度的组织纪律性。

第三十一条因公需要使用公司或董事会办公室印鉴的，须经主管领导批准方可用印。印鉴的使用实行登记制度，有关人员在使

用印鉴时应先履行必要的登记手续。

第三十二条印鉴管理人员必须对用印文件检查并进行登记，无误后方可用印。使用印鉴必须与落款的名称一致，不符者拒绝用

印。

第三十三条如遇特殊情况需将印鉴带出使用时，应明确使用事由和使用人及时间，部门负责人应监督使用过程，妥善保管，用

后及时交回。

第八章费用报销规定

第三十四条当月发生的费用应尽量在当月报销。超期报销的，应说明原因，报主管领导、财务部和董事长批准后办理报销。第三十五条办理报销手续时，报销人员须提供真实、完整、合格的原始票据，发票单位名称应为“______________公司”,严禁

以虚假或非法的发票或行政事业性单位收据作为报销凭证。第三十六条办理报销应填写费用报销单据并如实注明规定事项。费用报销单据应有摘要、经手人签字、审批人员签字、财务验

收和审核人员签字。所有签字应真实，不得冒签。未按要求

填写费用报销单据或注明规定事项的，不予签批或报销。第三十七条遗失票据的，原则上不予报销。特别情况须向主管领导提交书面申请，说明情况，经财务部门会签，董事长批准后

方可办理报销。

第三十八条员工以虚假或非法发票或行政事业性单位收据报销的，或弄虚作假，不如实填写报销单据及相关事项的，给公司造

成损失的应承担赔偿责任,情节严重的公司可解除其劳动合

同。

第三十九条报销审批和审核

1 报销审批采取逐级审批制。办理报销，应由报销人按类或

项目自行整齐粘贴，并注明事由、时间、经办人，经授权人

审批通过再经财务部复核方可付款。

员工报销流程：经办人（粘贴票据）→董事会秘书（审核）

→财务部（复核）→董事长（审批）

2 报销审批/核权应由授权本人执行，不经批准不得授权他人

执行。因特殊情况必须授权时，应书面将拟授权人员、期限

和管辖人员等信息报送公司财务部，财务部应妥善保存报销

审批/核权的审批和授权资料。

3 报销审批/核权人应在权限范围内按照公司和董事会办公

室有关规定对报销事项的手续、事实、标准和合理性等认真

进行审查，并对所签事项负责,不符合规定的不应签批。错签、

错批的，须承担相应责任；给公司造成损失的，与报销人承

担连带赔偿责任。

4 财务人员应对票据的真实性和合法性进行验收，对审批事

项的合规性、合理性及审批流程是否完整、正确进行审核,不

符合规定的，不得验收和核签。错验、错核的须承担相应责

任。

第四十条报销标准

1 市内车费（或车辆补贴）在以下限额内实行实报实销制度：

单位:元/人/天

2 通信费在以下限额内实行实报实销制度：

单位:元/人/天

3差旅费

3.1员工因公出差，可事先填写《借款单》，简要注明出差地点和事由，经审批核准后可到财务部门预支现金。借款金额原则上不超过_____元人民币（含）。

3.2差旅费借款应自出差返回之日起10日内到财务部办理结算。超过期限未办理结算的，财务部有权以借款人的工资或其他收入冲抵借款，进行结算。

3.3公司员工因公出差，应本着节约的原则。原则上应乘坐火车软座、飞机经济舱，车（机）票应由公司统一购买。

3.4住宿费用在以下限额内实行实报实销制度：

单位:元/人/天

3.5如因特殊情况食宿费用超过限额标准的，应书面说明原

因，经总经理审批并经公司财务审核同意，方可办理报销。

4业务招待费应根据工作需要严格控制，并应事先报主管领导，花销在1000元以上（含）应报董事长批准，临时发生的必须在事后补得核准。业务招待费报销流程如下：

事前核准→粘贴票据、填写《应酬说明单》→董事会秘书（审核）→财务部（复核）→董事长（审批）

5因工作需要发生的其他费用，应由报销审批权人批准后办理报销。