业务流程持续优化的三个方法

大家好

管理工程部的变革、供应链中心成立管理处，当时的初衷就在于设立流程管理的专职人员和部门职责，建立流程持续优化和审核的制度，最终推动流程落地，解决管理实际运行和体系两张皮的现象，两年过去了，我们自我反思，我们在这方面还做的很不足，体系和管理处还无法就流程、制度和体系方面做有效的整合，每次体系审核或者客户审核的时候，还存在体系规定和实际执行不一致的现象，为了体系审核编造一些过程文件和记录的现象还有存在，所以大家看了以下文章应该要有感触，管理处和体系部门应该有工作思路和想法，应该快速拿出具体的计划和行动，解决这些不正常的现象。我建议如下：

1、根据业务主流程或者价值链，分模块搭建起流程和文件的框架体系。能够通过这个框架体系一目了然掌握每个业务节点上的程序文件、作业规范、和记录表单是否完善。

2、管理处和体系定时对流程的执行进行审计和优化，不断充实这张框架图。

3、通过一至两年的运行，我们的整个管理的制度和流程会非常的系统化和体系化，而不至于目前这种现状，缺乏系统比较零散。而且和体系的运行处于两张皮的现象，所以务必要解决体系文件、管理制度和办法、业务流程和实际运作这几方面的无缝衔接。

请各部门认真阅读以下文章，并能学习到其有效的流程管理的方法，谢谢！

业务流程持续优化的三个方法

流程在优化完成后，并不意味着结束，因为流程优化不是“一锤子买卖”，流程管理不是“一次性革命”，需要追求长治久安，进行持续改进。为保证流程的持续优化和落实，需要从以下两个方面入手：

?流程的持续改进不能完全由兼职人员完成，需要专门的人员负责。

?流程管理不应是孤立开展，需要和制度、绩效有效结合。

一、设立专职的流程管理专员

在建立并且规范了流程以后，如果没有专门的人员负责，优化或者规范后的流程的效果是无法保证的。管理流程的核心在于企业中要有人来负责流程这个事情，能够督促业务部门将流程贯彻起来，当业务变更时，流程也能及时变更，并探求业务的创新与流程创新相互促进。流程专员就是这样一种角色。

流程专员在流程管理中具有举足轻重的地位，他要承担规划本单位的流程体系、推动建立或优化跨部门的业务流程、组织流程主人和关键用户参与流程培训、推动流程管理意识的普及、参与流程执行的稽核和审计、协调处理流程管理中出现的争议或问题等工作，要做好这些工作，流程专员要扮演不同的角色：

1.建筑师：所谓建筑师，就是要规划组织的业务流程体系。这个组织可以是公司级别的，也可以是某个平台或者部门级别的。

2.外交家：外交者，纵横捭阖，周旋于诸侯间。企业往往是职能化设置的，一个个专业部门，就仿佛一方方诸侯。而流程却偏偏要打破部门壁垒，弱化地方保护。通常流程管理部门没有简单的实权，可以直接的指挥业务部门如何做，这就需要流程管理人员具备外交家的智慧和口才。

3.传教士：传教士最大的特点是什么？热忱。最多的工作是什么？传教。流程管理者最大的特点是什么？对流程管理理念虔诚的热爱。最多的工作是什么？培训。没有信仰，就不会有热爱；没有培训，就不会有理解；没有理解，就不会有执行。

4.领导者：公司里流程混乱，各自为战，群龙无首。流程管理者要勇于站出来，通过专业知识的呈现，引领公司的流程管理走向规范和有效。

5.发言人：变革管理是企业永恒的话题，沟通计划是变革管理的核心之一。发言人最重要的职责不是说服别人，而是清晰的阐述流程管理的立场--无论对内还是对外。

6.主人翁：固然，流程Owner应该承担过多的业务责任，但是作为流程管理人员，必须敢于承担流程管理的最终责任。

从上面这几个比喻可以看出，流程专员虽然职权不高，但肩负的职责却不小，要承担这样的责任，对流程

专员的个人能力提出了很高的要求：清楚整个流程的工作情况；对周围环境对流程的影响，以及流程对商业的影响有着全面的认识；有着能够影响决策及自身管理职能范围外的人格魅力。

二、基于流程的绩效考核

流程管理如果缺乏考核导向的牵引与配合，推进的难度会很大，主要有如下问题：

?考核部门导向，考核以部门工作为主，对于内部客户的需求不太关心，跨部门协作难度大。

?对流程绩效缺乏管理，设置目标后也没人关心。

?流程运行中发现问题得不到足够重视与有效整改。

?流程优化没有动力机制，基本是处于被动参与状态。

要解决这些问题，必须将绩效考核引入流程管理体系。流程绩效管理是对企业商务经营活动的动态管理，通过对时间、成本、质量与风险等关键业绩指标分析，能够及时反映企业经营状态，检验企业经营策略与业务流程设计的合理性，实时提出优化建议。流程绩效管理的优势在于，可以按照企业战略发展规划制定具体实施的量化目标，并通过客观的数据采集与加工来体现公司的实际运营状况，并针对检测结果做出及时调整，从而更好地实现企业战略规划。基本流程的绩效考核主要有如下几个指标：

（1）时间指标。在企业整体流程层面，时间指标主要是指订单完成时间，即企业在接到顾客订单之后，安排原材料采购、生产加工、物流配送、指导向顾客提交合格产品等一整套过程所需要的时间。通过任务分解，则可针对每一环节派生出分环节时间指标。

（2）成本指标。综合运用财务会计手段及管理会计手段，监督企业在价值创造过程中人、财、物等经营要素的使用状况，尤其是运用会计手段、采用直接成本核算方式对企业主要的资源消耗环节进行重点监控，力求通过优化流程、节约资源来降低成本。

（3）质量指标。企业内部各个环节向下游传递的物品是否符合要求反映了企业内部的质量控制，是否能向顾客提供符合要求的产品或服务代表了企业外部的质量水平。

（4）风险指标。主要包括财务风险和市场风险，其中财务风险是指企业现金流和支付能力、资本周转率、投资回报率等一系列财务指标，市场风险主要是指企业的销售数据与发展趋势等。

将以上四方面关键指标作为企业定量化业务流程管理的主要手段，可以使企业随时掌握内部的经营状况，并透过一系列表象发现企业实际运行状况的因果关系，其优势在于监督控制过程的实时性和持续性，是对企业全环节的动态流程管理。

三、理顺流程管理中的几张“皮”

很多企业都建立了ISO9001管理体系，覆盖了人力、设备、工作环境、采购、产品开发、生产等众多环节。但是ISO9001并不是企业管理的全部，因此企业还会根据各种管理需要建立诸如企业内控体系、供应链管理体系、设备维护管理体系等。同时为了持续提高竞争能力，企业还会不断的吸纳和应用各种新的管理理念与方法，这些理念和方法的引进一般都以项目实施的形式展开，并随着项目的结束而给企业留下一套套新的管理流程，也就是所谓的一张张“皮”。

事实上，不管企业引入并建立了多少种管理理念和管理体系，企业的业务流程都只能有一套，企业的业务人员在工作时只要严格按照这套流程中所规定的的要求开展工作即可满足所有管理体系的要求。也就是说这几张“皮”应合为一张“皮”。在企业内部实现三个统一：即建立统一的信息化的业务流程管理平台，采用统一的信息化业务流程描述语言，设立统一的业务流程管理部门。

上述措施只是从技术上实现了设计的管理体系的整合，而在企业中可能还存在着两张“大皮”之间的脱节。这就是所设计的管理体系与实际被执行的管理体系之间的脱节，即所谓的蓝图与现实之间的脱节。简言之，就是业务人员不按所规定的流程进行工作。

要避免这两张“大皮”之间的脱节，一般来说有两种解决方案：

（1）建立业务流程合规审核制度。这种方法需要人工执行，可以在统一的业务流程管理平台上设计出整体的流程合规审核制度，以一定的频率和周期，不断对流程中关键的节点进行合规检查，并出具流程合规审核的风险报告。类似于ISO9001中所规定的内审制度。

（2）通过管理信息化来固化业务流程，这种方法是目前的趋势，即用信息化的管理系统来固化流程，这种方式还可以提升流程的效率。甚至带来流程的创新。