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新澳翔ERP使用教程

一、物料采购、仓库管理

此处的物料是指服装的辅料，其中也包括各种如纸箱、胶袋之类的包装辅料。

下图是物料采购、仓库管理模块的基本流程图：

物料系统基本业务流程

1、基础资料的建立：

基础资料主要分两类，一类是指如客户、供应商、加工厂之类面对外部的基本资料，一类指物料品种的的初始建立。

(1)客户、供应商、加工厂的基本资料:

(2)物料品种列表:

1.1、计量单位：计量单位指建立各物料的数量单位，如条、只、张等等，其中也须建立转换单位的概念，如当我们跟客户沟通时，可能是多少箱来购买的，但仓库中库存量是以多少条来建立的，所以必须录入箱的单位，且可转换条的数量情况。可以通过“新增”“修改”“删除”来管理计量单位。

新增:

修改:

1.2往来客户：往来客户指我司目前所加工生产的目标客户，如SUPRE、TARGET、BNT 等等。可以通过新增加客户的情况，也可以通过修改来补充或调整客户的基本资料。

新增客户列表:

修改客户资料:

1.3供应商：供应商指与我司物料采购部门、物料仓有物料供应关系的经销商。供应商的基础资料分为“供应商”简称、全称、联系人、地址等等，同样可以通过“新增”“修改”“删除”进行调整供应商的资料。涉及到财务结算方面的如银行地址、汇款代号等

可以由财务部门配合录入。

新增修改列表与客户列表类同.

1.4加工厂：加工厂指为我司进行制衣、洗水、染色等加工的单位，目前系统中的加工厂的基本来处“国内跟单系统”和“SUPRE跟单系统”导过来的，只有加工厂的简称。

加工厂的分类属性：制衣加工、洗染加工、印绣加工。

制衣加工指的是为我司进行加工成品制衣的加工厂。

洗染加工指的是同我司有业务关系的洗水厂、染色厂等。

印绣加工指的是如我司的印花车间和各类印花厂、绣花厂等。

新增列表:

修改列表:

1.5物料基础资料：物料基础资料指的是一种物料在软件中管理的关键数据，是物料采购、仓库管理的最根本要素，其中的每一种设置都直接影响到采购、仓库、财务各方面的数据，须十分认真的录入基本资料。

1.51:从采购的子菜单中进入“基础资料”——“物料列表”，就可以见到目前仓库中管理的各项物料的基本情况了。

物料列表:

1.52新增与修改一种物料：可以在上图中的界面进行一种物料进行修改和新增.

修改时可以定性此种物料的“同类物料组合”，也就是相同类型的物料，但不同的规格、颜色来作为“同类物料组合”，这样可以在今后的计算物料清单中更加方便的与制衣订单中的不同颜色和码数相对应。

1.53新增一种物料时，首先先定位到“类别”，也就是仓库管理中的物料

类别，颜色和规格是判断一种物料中不同的分别，其中只要有一个不同，就必须有不同的物料编码，也就是必须保证一物一码。

码数：码数是一种特殊的规格，不同的码数应是不同的规格，而不同的规格可能是相同的码数。此码数也与制衣订单的码数相对应，当在制衣的物料清单中选择算料时，可以自动的对应。

1.54编号与旧编号：编号是系统自动填入的，当然也可以手工修改，只要保证编号的唯

一性就可以了。旧编号是从原物料仓中导入的原物料编号，因为原物料编号混入了有中文，括号等系统难以识别的字符，且旧编号已为大家所熟识，为使大家更快的使用此系统，此次的软件设计中保留了旧编号来让大家区分。物料采购部或物料仓的人员今后在今后新增物料时，也应填入旧物料编号。

1.54名称与备注:名称当然就是物料的称谓了,名称加上规格加上颜色就成了一种物料的

定性.

1.55最离库存和最低库存:

最高库存指的是一种物料在仓库中最多只能有多少仓存量,当超过此最高库存时,仓库管理人员就必须报告采购人员或公司主管部门,找出为何会导致库存量过多的原因.

最低库存与最高库存对应,指的是一些常用或通用的物料品种,如纸箱、唛头等等之类，当仓库的实际存货量少于最底库存时，软件就会报警，仓库人员必须报告采购人员或公司主管部门，提出“采购申请单”进行补仓。

1.56期初单价：期初入库价指的一种物料在第一次入仓的价格。因为目前的期初价必须从原物料仓软件中导入，为方便一些原物料仓软件中没有的期初价进行补充，目前准许进行修改与调整期初入库价，在今后将会锁住。只有第一次入库的单价才能自动生成。

1.57平均单价:采用移动平均方式得到的价格。

1.58物料图片：建议在初始一种物料时都可以录入此物料的图片，物料的图片最好能压缩成403*283像素的BMP格式图片。对于“同类物料组合”的物料如果不是必要，可以

不必再录入图片，也就是只要是“同类物料组合”里面中的物料，都可以直接调用同一张图片。

1.59所属款号：指的是有一些特殊的TARGET订单的物料，如价钱贴纸等，是用款号和颜色、码数来区别的（如有KEYCODE），此时为简单物料管理，便不录入KEYCODE，只采用款号和颜色、码数几者配合来区别。

1．60所属客户：指的是对一些物料，原来在旧的仓库管理软件中，是以客户来区别仓库名称的，如SUPRE仓、TARGET仓等，后经公司领导同意，决定不再以客户来区别仓库，但为方便统计某些客户的专用物料，所以在物料的属性中加入的“所属客户”。对于公司的物料以PUBLIC来确认。

1.61 物理库存：指的是仓库中实际的库存，包含已被预定的数量。

被预订量：指的是物料需求计划单预订的数量且并未发出仓的。

可用库存：物理库存减掉被预订量就是可用库存。

在途量：此种物料已被批准采购但还未入仓的数量。

2、与制衣订单的配合：

2.1目前此系统与制衣订单的配合指的是与“SUPRE订单系统”和“国内订单

系统”两者之间的配合。只要点击“从订单系统导入”，软件就可以自动更新订

单系统里面的数据。

2.2导入的订单定性是：导入两个跟单系统中“未完成订单”的，已完成的不导入。对于在导入时是“未完成”，当重新导入时会自动更新，发现此订单号在跟单系统中已是变成了“已完成订单”，状态会更新为“已完成”。

当导入订单后，就可以在“订单导入”界面中见到跟单系统中各类订单的状态。其中的状态处，只有“生产中”或“已完成”的状态对应跟单系统的“未完成订单”“已完成订单”两种状态，已完成指的是跟单系统中已经出货的订单，生产中指的是跟单系统中还没有出货的正在各个部门中处理的订单。

从下图中我们可以见到，在菜单栏中有“新增”“修改”，指的是对一些特殊的订单直接在此软件中处理的情况。而目前我司的订单都是通过跟单系统处理的，所以暂时不必理它。

另外，打开订单后，也可以见到此订单的详细情况。其中下列中的“款式”“明细”“用料需求”等等是在今后板房系统开发完成后对应的数据显示。暂时也未能使用。

总的来说，此“订单导入”的界面目前只提供参考，里面的数据是不应修改的。

下图是订单的数据在各个软件中的处理过程。

3、物料需求计划：

这里的物料计划指的是针对制衣订单所需要的物料提供的物料采购或预订仓库库存量的需求计划。在菜单栏的“生产计划”处，点开“物料计划”就可以见到已提交的物料计划情况或可以新增物料需求计划。

据初步了解，目前SUPRE和其他国内客户的订单，每一张订单的物料需求计划是由“物料采购部”来做的，而TARGET的订单可能今后是由跟单员自己录入物料需求清单的。对于Target跟单员自己录入的物料清单，须注意物料的编码方式。

3.1新增物料需求计划:点击“新增”按钮，可以见到如下的界面，可以在“订单号”处直接录入制衣订单号码，也可以点击进行直接选择订单。

对于已选择过的订单，会出现下面的红色标记，这时证明此张订单已有人在录入了。

3.2物料清单: 在选好订单后，就是按照这张的订单的实际物料需求情况，录入相应的物料。这点类似于以往物料部做的“物料通知单”和TARGET跟单的“物料清单”EXCEL 表格.

选择物料新增的方法可以直接按“+”按钮调出物料仓存界面，也可以直接在“物料编号”处录入物料的编号后回车就可以直接调出此物料的相关情况了。

在调出来的物料仓存表中，当我们选中我们所需要的物料时，右下角可以直接显示此物料的图片。可以根据要选择的物料的各项描述，直接在菜单下面的空格栏中填入，也就是下图红色框中的地方。

注意：此系统中的菜单中都可以通过右键菜单栏，会弹出一个窗口，对于不需要显示的菜单名称，可以选中“显示/隐藏字段”，可以直接拉到“自定义显示字段”中，第2次以后再进去就不会显示了。当想再显示时，可以再直接接出来。

物料清单中的算料：在物料清单中的菜单中，有算料一栏，此算料必须严格配合仓库中的基础资料，如什么颜色的规格物料，对应工制衣订单中的那个颜色与码数，因为目前板房一块还没有开发完成，所以暂时此算料的功能建议暂时不要使用，可以直接选择物料。

菜单栏中的“平均用量”和“制衣数量”是与“算料相配合的”，因为算料的功能未能完善，所以建议大家隐藏掉“平均用量”和“制衣数量”。

3.3采购项目：采购项目是根据物料清单提到的物料品种结合库存情况，看是否需要并提出采购建议。

3.31名词描述:使用库存---是根据实际可用库存情况,填入此物料品种可以使用库存量.

建议采购---建议采购是“总需求量”减去“使用库存”。

已批采购----已批采购指的是当此物料在采购合同单中被“已审核”时的数量。

已入库----已入库指的是此物料在采购后并已入仓的数量。

在途数量---在途数量指的是“已批采购”减去“已入库”的数量

已领用-----指的是仓库根据此计划单已发出的同一种物料的数量。

备注：当然是给提出需求计划单的人员写一些注明。

可用库存：是“物理库存”减去“已被预订量”的数量。

接收方：通知物料仓将此物料发往的对象。一般指的是此张订单的加工厂和包装中心。

已被预订量：指的是所有“使用库存”数量的总和（当双击已被预订量的数量时，会弹出一个窗口，显示此物料已被预订的其他订单情况）。

物理库存：指的是目前仓库的实际存货数量。

3.32状态描述: 草稿-----指的是跟单员列出物料需求后,未决定提交审核的.

审核中----指的是已提交给部门主管审核的,跟单员已不能再修改,除非部门主管退出给跟单员,此时单据会重新变回草稿.

已审核----指的是部门主管已审批同意的单据.一经审核,将不能更改.

废旧:指的是此计划需求单已取消.

已完成：指的是此订单在跟单系统中已变成了完成状态。

3.33流程: 跟单员提出物料需求单,但并未决定是否提交审核,此时单据状态为草稿,决定后提交给部门主管林燕审核.此时单据变成审核中,且里面的数据不能再修改了.林燕确定后,点击已审核,此时单据变成已审核.此不同意,可以点击“返回草稿”，此时单据的状态又变成草稿，跟单员可以重新修改数据。

须注意的是：在草稿状态下，开单人可以无定时修改且不保存历史记录，但提交审核后便不能再修改。

反审核：当一张计划单已审核完成后，发现计划单里面的一些数据需要修改，此时需要执行反审核的动作。但如果此时已有采购合同单是根据这张计划单来进行采购，此时须丢弃此张采购合同后才能进行反审核。

小提示：在右上角有一个“详细”的小按钮，点击它可以见到此订单的里面的详细各色各码数量。

4、物料采购：

4.1采购申请单：采购申请单指的是采购人员接到仓管员针对安全库存提出采购要求，或是公司根据客户要求或战略储备需要等等的采购申请。

4.11状态：采购申请单有4种状态：草稿---申请人员已开始录入数据，但并未自我确定，还在保留中，当确定后点击左上角“送审核”，状态将变成“审核中”；

审核中----申请人员已将申请单据提交给部门主管等待审核，此时申请人员已不能修改此单据，如果部门主管同意，点击“已审核”，单据的状态就变成了“已审核”，如不同意，点击退回，状态又变回“草稿”。

已审核----部门主管同意了采购申请。

废除----申请人员取消申请。

4.12采购申请单的界面:

申请单号:系统自动生成,以MOA加上年月日和后面的3位流水编号.

申请日期:系统以电脑时间自动生成,但可以改动.

到货日期:此申请单希望能在预期到达的时间.

经手人:此申请单提出申请的人员.

客户:此申请单里面的物料是提供给那个客户使用的.

紧急状态:有正常\很急\超急三种,来判别此申请单的紧急状态.

用途:此申请单里面的物料是用在那个用途上的,如补仓之类的等等.

4.2报价单:报价单指的是采购人员向供应商的询问价格并录入系统作记录的数据,报价单需要用到的物料品种必须来自“物料需求计划单”和“采购申请单”的已审核单据。报价单并不需要经部门主管审核，询价的采购人员确定后可以自己点击“已审核”的按钮来确定。

4.3最低报价列表指的是一种物料有多个供应商报价的情况下，最低的供应商报价。

4.4采购合同单：采购合同单是整个系统中最为重要的部份，当采购人员通过询价和对比供应商的各类情况，便可以根据物料需求计划单的建议采购量和采购申请单来生成采购合同单。

4.41状态:与采购申请单相比，多了一项“已完成”，但审核采购合同单的审核权为伟哥。

已完成---当此张合同单的所有物料品种的入库数量大于采购数量时，单据状态变成了已完成。

反审核：反审核指的是当一张采购合同已交付执行后，忽然因为各种原因需要修改或丢弃此张合同的，此时需要执行反审核的动作。执行反审核时，此确定此张合同单里面的货物还没有购买并入仓，如果已入仓，需要执行退仓的动作，才能再进行反审核。

4.42采购合同单的主要界面:

采购合同单号:系统自动生成,但也可以自己改动.

供应商:点击旁边的小按钮，就可以从基础资料的供应商资料中调出，如供应商的名称、联系人、联系人电话。

采购日期：系统自动生成，但也可以自己改成的日期。

到货日期：此合同单要求供应商交货的日期。

支付方式：此合同单的财务支付方式，如是否月结、银行扣款等。

支付定金：此合同单是否有向客户支付过定金金额。

采购方式：此采购合同单是从“物料需求计划单”或者“采购申请单”过来的。

供应商合同号：此一般用在网上订购时，对方生成的合同单有合同单号的。

采购员：此采购合同是由哪个采购员去执行采购的。

货币：此采购合同支付的是那种货币。

汇率：当选择货币为外币后，会出现本月的汇率。

4.43采购项目：此合同单要购买的物料品种、数量录入的地方。

订单号、款号：指的是此种物料是购买给那个订单使用的。

建议采购量：指的是从“物料需求计划单”和“采购申请单”是提出的建议采购数量。

订单预定数量：指的是当一张采购合同单是从“物料需求计划单”调过来的，建议采购数量就会被当作订单预订数量预订起来。

订购数量、订购单位、订购单价：是采购合同才有的概念，因为可能有些物品，采购员跟供应商购买的，是以盒为单位的，如每盒有100个钮扣，但我们的仓库管理却

必须以库存量多少粒来计算的，所以就有了订购单位和入库单位之分了。这

些订购数量、订购单价不影响库存或其他单据，只不过在打印合同时有必要

显示出来给客户。

入库数量、入库单位、入库单价：对应订购数量、订购单位、订购单价，是影响到其他单据或与其他单据相关连的，也影响库存情况。

如下图，就是当订购单位与入库单位不相同时，出现的情况。可以选择“订购单位”，此时会出现一个小窗口，可以录入转换的概念及相关系数。

4.44合同报表：

下表是采购合同打印出来的基本样式。

5、仓库管理

此处的仓库管理指的是公司的物料仓库。

5.1仓库设置：可以根据仓库的物理位置或逻辑位置来设置仓库。在以往的仓库软件，我们是按照客户来划分仓库的，这样会导致一些公用的物料在出仓时，并没有进行调仓的动作，这样导致了数据的不准确。IT部的建议是可以划分成“物料仓”“客货仓”，物料仓存放的是我司自己采购的物料，而客货仓存放的是我司为国内客户加工客户发过来的物料。

所有仓库的出入库单据，只有“草稿”和“完成”两种动作，不需要进行审核之类的动作。

5.2采购入库单和采购退货单。

这两种单据只能是按照采购合同单来执行的。

入库单的主界面：

出库单的主界面：

在出库单中，有一个“是否已入库”的选项，当勾上时，证明此物料是已经入仓后才发现

不合格而进行退仓，而不勾上的情况下，证明此物料当供应商交货时发现不及格并及时退货的，此时物料并没有入仓。

5.3、生产领料单和生产退料单：

所有的生产领料单和退料单都必须跟“物料需求计划单”相关连，也是就必须从“物料需求计划单中”调出的来的制衣订单号。

注意的是，所有物料需求单都必须是已审核的才能显示并关连。

据IT部了解，生产方面的退料单有两种，一种是可以明确的清楚退回的物料是从那张生产单退回来的，一种是到了一定时间后才集中在一起退回，此时已不通判断从张单生产单退回的物料，这种情况不能采用“生产退料单”，只能采用其他入库单。

5.4、其他出入库

其他出入库指的是那些非采购也非生产领退料及委外加工的出入库形式，如盘盈、物品赠送等等形式。

5.5、委外加工出入库

委外加工是整个仓库进入仓管理中较为复杂的一个环节。

目前我司的物料仓委外加工的场景是这样的，有一种或几种物料，需要加工转变成另外一种物料，此时在财务的角度来看，需要明白原物料的成本与加工后转变的物料成本。

物料委外加工后的入库价（实际价）：

(加工前金额+加工费)/加工后数量=实际价

加工后数量=加工前数量-损耗

一些物料，如胚，准备出库加工，出库前有这种物料的物料编号、名称、价格、数量。这些物料经过加工后，会产生的质的变化，成为另外一种物料。委外加工单号是对应此物料在加工后回仓时登记的关键记录。

5.52委外加工---入库:

物料在加工后，变成另外一种物料回仓时，此时作为仓管人员，必须明确清楚此次回仓的物料是由原来那张委外加工单出库单据的，才能对应好物料加工前与加工后的关系。明白加工后的物料价格计算方法。

入库过程：选择是由张单“委外加工单号”，然后才可以进行对原委外加工的物料进行选择。

加工前物料编号：原物料在加工前的物料编号。

加工前名称：原物料在加工前的名称。

加工前单价：原珠料在加工前的单价（默认不显示）。

加工前金额：此批回来的物料数量*加工前单价得到金额（默认不显示）。

数量：此批回来的物料数量，可以手工录入（因为可能同一批委外加工的数量会分批回来源于。

加工费：此批回来的物料加工费用。

物料编号：物料加工后变成的新的物料编号。

加工后数量：此批物料在加工后是否经过损耗的数量。